Créer votre plan de gouvernance de collaboration

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Il est toujours préférable de commencer votre transition vers Microsoft 365 avec une vision claire :

  • Quels sont vos principaux objectifs métier ?

  • Comment les outils et les fonctionnalités apporteront-ils de la valeur à l’organization dans son ensemble et aux employés individuels ?

  • Comment mesurerez-vous le succès ?

Une déclaration de vision claire fournit des conseils essentiels pour les compromis inévitables que vous devrez prendre en pensant à votre plan de gouvernance. Le degré de formalité et la profondeur à laquelle vous devez documenter le plan de gouvernance doivent s’aligner sur les résultats que vous souhaitez obtenir. La vision fournit donc un cadre pour le contexte et l’investissement dans la gouvernance.

Microsoft 365 crée de nouveaux paradigmes pour les technologies pour prendre en charge l’entreprise. Ces nouveaux paradigmes changent la façon dont ces technologies sont adoptées, gérées et régies.

La gouvernance Microsoft 365 doit compléter les stratégies existantes qui régissent les environnements locaux. Toutefois, étant donné que le cloud offre de nouvelles opportunités de prise en charge de l’entreprise, il est important de comprendre ces opportunités et de réfléchir à une approche de gouvernance qui crée un équilibre approprié entre les objectifs des utilisateurs, les risques métier et les exigences industrielles et réglementaires.

Penser d’abord à la gouvernance signifie commencer votre parcours Microsoft 365 avec quelques décisions clés pour la meilleure position pour réussir dans l’ensemble. Voici quelques-unes de ces décisions :

Il n’y a pas de réponse parfaite à ces questions : les bonnes réponses sont celles qui équilibrent les risques et les avantages pour votre organization.

Que signifie la gouvernance pour Microsoft 365 ?

La planification de la gouvernance pour Microsoft 365 consiste à s’assurer que vous protégez vos ressources d’informations critiques tout en minimisant les risques. La gouvernance comprend plusieurs domaines clés, chacun devant être planifié, coordonné et adapté pour s’adapter aux besoins changeants de l’organisation et à l’évolution de la technologie.

  • Assurance opérationnelle : maintien de la plateforme opérationnelle, garantissant les performances. Il s’agit en grande partie d’une tâche informatique avec la plupart du travail fourni par Microsoft.

  • Information Assurance : gestion du contenu tout au long du cycle de vie, traitement des informations comme une ressource, y compris la gestion des enregistrements, la conformité et la sécurité. L’assurance de l’information nécessite une compréhension des objectifs métier et des exigences réglementaires. Dans l’idéal, vous souhaitez utiliser des stratégies automatisées qui empêchent les utilisateurs de faire des erreurs ou les avertissent dans les scénarios où ils doivent prendre une décision éclairée. Lorsqu’il n’est pas possible d’appliquer par la politique, vous devez planifier l’éducation et la formation.

  • Assurance des résultats : diriger les propriétaires de site ou d’équipe autonomes dans la bonne direction pour obtenir des résultats commerciaux. L’assurance des résultats consiste en grande partie à fournir des conseils aux auteurs de contenu et aux propriétaires de sites, de groupes et d’équipe, en s’assurant que la formation appropriée est disponible pour s’assurer qu’ils savent comment faire de bons choix pour obtenir les résultats souhaités dans le cadre des normes et pratiques globales de l’organisation.

La planification de la gouvernance doit passer en premier, mais la gouvernance doit être un élément que vous revisitez en permanence dans un processus itératif. À mesure que votre patrimoine de données change au fil du temps, vous souhaiterez revoir vos décisions de gouvernance pour vous adapter à l’évolution des besoins métier et à la disponibilité des fonctionnalités. Vous constaterez peut-être que vous avez besoin d’une plus grande surveillance pour garantir la conformité. Vous constaterez peut-être que vous avez besoin de moins de supervision pour encourager une application plus créative des fonctionnalités de base. Vous constaterez peut-être que les rôles et les responsabilités doivent être mis à jour pour refléter les modifications apportées à la solution ou les modifications apportées à la façon dont les utilisateurs utilisent différentes applications.

Par exemple, l’une des principales fonctionnalités de Microsoft 365 est la possibilité de collaborer facilement avec des personnes extérieures à votre organization. Certaines organisations de certains secteurs choisissent de bloquer tout partage externe. D’autres permettent le partage externe dans des scénarios spécifiques ou avec des organisations spécifiques. Il n’existe aucune décision de gouvernance appropriée ou incorrecte en matière de partage externe, et il existe de nombreux scénarios différents dans lesquels vous pouvez activer différents paramètres dans Microsoft 365 pour autoriser le partage dans certains cas et le bloquer dans d’autres. Si vous débutez votre parcours d’un environnement local vers le cloud, il est important de réfléchir aux décisions de partage externe et de comprendre les avantages et les risques associés aux différentes options disponibles.

Pensez d’abord à la gouvernance

Votre investissement dans Microsoft 365 est seulement aussi bon que la valeur du contenu et des expériences que vous activez. Par conséquent, si vous réfléchissez à la gouvernance au début de votre parcours, vous vous assurez que vous ne verrouillez pas ou activez trop avant d’avoir eu l’occasion de comprendre et d’évaluer les implications de chaque décision. Il existe plusieurs « boutons et cadrans » que vous pouvez retourner dans Microsoft 365. Un plan de gouvernance efficace est essentiel pour atteindre les objectifs de l’entreprise, mais la gouvernance consiste à équilibrer les risques et les avantages. Si nous verrouillons tout, les gens trouveront un moyen de contourner les règles s’ils ont besoin de le faire pour accomplir leur travail.

Penser d’abord à la gouvernance vous permet d’effectuer les actions suivantes :

  • Équilibrer les risques et les avantages. L’examen minutieux des décisions de gouvernance au début du déploiement permet aux organisations de comprendre l’environnement complet (métier, réglementaire, juridique, conformité) et de planifier une solution qui optimise tous les résultats , en équilibrant les risques et les avantages, en acceptant parfois le risque et d’autres fois, en choisissant de ne pas accepter le risque. Si vous prenez des décisions éclairées à l’avance, vous obtenez de meilleurs résultats sans étalement et sans contenu non managé.

  • S’adapter à différentes organisations et à différents types de contenu et de scénarios. Les décisions de gouvernance sont des décisions uniques pour chaque organization : une taille ne convient pas à tous. Non seulement chaque organization a des besoins de gouvernance différents, mais les décisions de gouvernance ne sont souvent pas les mêmes pour chaque type de contenu dans Microsoft 365. Par exemple, la gouvernance du contenu d’équipe peut être différente de la gouvernance du contenu intranet et du contenu individuel dans OneDrive.

  • Aligner sur les priorités de l’entreprise. Le moment de commencer à réfléchir à la gouvernance est lorsque vous identifiez les principales priorités métier pour les solutions que vous créez dans Microsoft 365. Ces principaux résultats métier définissent le contexte de la planification de la gouvernance. Cela est important, car vos objectifs métier peuvent vous aider à définir le temps et l’énergie dont vous avez besoin pour investir dans la gouvernance. Par exemple, si l’amélioration de la détectabilité du contenu dans l’organization n’est pas très importante, vous n’avez probablement pas besoin de consacrer trop de temps à l’application ou à la planification des conventions de nommage de fichiers. Si, en revanche, vous souhaitez aider à réduire les instances de plusieurs versions du même document dans différents référentiels au sein de l’entreprise, vos décisions de gouvernance nécessitent des processus et des stratégies et une formation pour vous assurer que les auteurs de contenu comprennent comment nommer des fichiers et suivent les instructions « une copie d’un document » pour s’assurer que le contenu est publié dans un seul emplacement. Cela signifie également que vous avez besoin d’un processus pour vous assurer que vous ne créez pas inutilement plusieurs sites ou équipes dans le même but.

Comment devons-nous communiquer sur la gouvernance ?

De nombreuses décisions de gouvernance peuvent être implémentées en activant ou en désactivant les fonctionnalités dans Microsoft 365. Cela peut vous aider à appliquer vos normes de gouvernance, mais cela peut ne pas aider les personnes de votre organization à comprendre ce qui est disponible pour eux et pourquoi (ou pourquoi pas).

Traditionnellement, les équipes de gouvernance ont créé de longs documents décrivant chaque décision de gouvernance. Malheureusement, ces longs documents sont rarement lus, ce qui signifie que les exigences de gouvernance qui s’appuient sur les personnes pour appliquer fonctionnent rarement. Essayez d’éviter de créer des documents longs destinés à plusieurs publics lorsque vous réfléchissez à la façon de communiquer vos décisions clés en matière de gouvernance. Au lieu de cela, réfléchissez à ces alternatives :

  • Incorporez les décisions de gouvernance directement dans les solutions que vous créez. Si vous souhaitez vous assurer que les informations sensibles sont protégées dans Microsoft 365, implémentez des étiquettes de confidentialité pour vous assurer que vos utilisateurs n’exposent pas accidentellement des informations qu’ils ne devraient pas. Bloquez les applications pour lesquelles vous ne pouvez pas fournir la protection appropriée. En savoir plus sur les étiquettes de confidentialité.

  • Renforcez avec la formation. Adaptez des solutions telles que les parcours d’apprentissage Microsoft 365 pour vous assurer que vos attentes spécifiques aux organization sont renforcées par la formation fournie par Microsoft.

  • Remettre en tant que site, et non en tant que document. Créez votre propre Centre d’adoption Microsoft 365 dans un site de communication SharePoint pour vous assurer que vos auteurs de contenu et propriétaires de site et d’équipe comprennent non seulement « comment » mais également « comment faire ». Créez des pages spécifiques à une rubrique qui traitent de différents scénarios métier afin de fournir des conseils et des bonnes pratiques pour utiliser ou activer différentes fonctionnalités dans SharePoint et Teams et d’autres applications afin d’obtenir des résultats métier. Intégrer ces pages à votre intranet SharePoint.

Quels sont les principaux facteurs de réussite ?

Incorporez ces facteurs clés de réussite pour garantir la réussite de la planification de la gouvernance pour Microsoft 365.

Identifier votre équipe principale de gouvernance

La gouvernance est un sport d’équipe. Assurez-vous que votre équipe principale de planification de la gouvernance comprend des représentants de l’entreprise et de l’informatique. Votre équipe devra probablement se réunir plus fréquemment au début de votre déploiement, puis régulièrement passer en revue les nouvelles fonctionnalités et les nouvelles attentes métier.

Passez en revue les décisions clés en matière de gouvernance, mais n’essayez pas de prendre toutes les décisions à la fois. Prenez les décisions critiques concernant l’approvisionnement, le nommage et l’accès externe, puis passez en revue les décisions restantes.

En plus du partage externe, mentionné précédemment, une autre décision clé pour chaque organization est la façon de provisionner des sites et des groupes. Par exemple, tenez compte des éléments suivants :

  • Étant donné qu’il est si facile pour les utilisateurs de créer des groupes et des équipes Microsoft 365, vous pouvez ouvrir la création de groupes et d’équipes afin que le service informatique ne soit pas inondé de demandes pour les créer au nom d’autres personnes. Pour éviter la prolifération, vous pouvez créer un workflow personnalisé qui envoie un e-mail avec la gouvernance, la formation et d’autres informations aux créateurs de groupes et d’équipe. (Par exemple, « Vous venez de créer un site/une équipe, une communauté, etc. -- voici vos responsabilités et les liens vers la formation...) D’autre part, selon votre entreprise, vous pouvez contrôler qui a la capacité de créer des groupes.

  • Si vous souhaitez contrôler la façon dont les sites SharePoint sont créés, vous pouvez masquer le lien Créer un site sur la page de démarrage SharePoint. Créez un formulaire personnalisé ou créez une conception de site et un script de site personnalisés pour automatiser l’approvisionnement de nouveaux sites SharePoint modernes à l’aide d’une structure de site prédéfinie qui peut inclure des liens vers vos meilleures pratiques de gouvernance et de formation.

Aligner les décisions sur les objectifs de l’entreprise

Les objectifs de résultats métier doivent être le principal moteur de vos décisions de gouvernance :

  • Comprendre les exigences réglementaires qui affectent votre organization. Certaines de vos décisions clés et exigences d’implémentation doivent peut-être être alignées sur l’environnement dans lequel vous travaillez.

  • Essayez de ne pas vous laisser enfermer dans « C’est ce que nous avons toujours fait ». Le cloud et la mondialisation croissante de nombreuses organisations offrent de nouvelles opportunités. Remettre en question les hypothèses si elles ne s’alignent pas sur les objectifs de l’entreprise. Pouvez-vous assouplir les règles pour certains scénarios ou pour certaines personnes ? Pouvez-vous obtenir le même résultat métier à l’aide des fonctionnalités de Microsoft 365 plutôt que de bloquer entièrement une activité ?

  • Si vous verrouillez tout, les gens trouveront une solution. Essayez de comprendre les principaux scénarios métier que vos utilisateurs souhaitent activer et fournissez des instructions et des formations le cas échéant.

  • Envisagez d’incorporer des activités pour passer en revue les sites et les activités clés pour vous assurer que les propriétaires de site et d’équipe suivent vos conseils de gouvernance.

Définir des rôles et des responsabilités

En plus de votre équipe de gouvernance, il existe plusieurs autres rôles ou équipes clés qui peuvent vous aider à positionner vos organization pour réussir avec Microsoft 365. Certains rôles peuvent être combinés ou remplis par la même personne, tandis que d’autres peuvent ne pas convenir à toutes les organisations. La plupart des organisations ont un sponsor exécutif pour Microsoft 365 dans son ensemble et certaines ont également un comité directeur ou une équipe pour Microsoft 365 dans son ensemble ou simplement pour l’intranet. En savoir plus sur les rôles d’administrateur complets et les autorisations disponibles dans Microsoft 365.

Revisiter au fur et à mesure que l’entreprise et la technologie changent

La gouvernance pour Microsoft 365 n’est pas « une fois et terminée ». Prévoyez de rester informé de ce qui change dans Microsoft 365 et adaptez vos directives de gouvernance si nécessaire. (Il s’agit d’une raison importante pour laquelle la création d’un document de gouvernance long n’est pas une bonne idée. Les entreprises et les technologies changent. La mise à jour d’une page web est facile. La mise à jour et la re-distribution d’un document sont beaucoup plus difficiles.)

Disposer d’une stratégie pour communiquer les stratégies et les directives de gouvernance

En fin de compte, le succès de vos efforts de planification de gouvernance dépend de la façon dont vous avez communiqué vos attentes aux membres de votre organization. En plus des suggestions décrites précédemment, tenez compte des éléments suivants :

  • Pouvez-vous incorporer « comment » à votre formation « comment faire » ? En d’autres termes, pouvez-vous créer un « centre de ressources utilisateur » pour Microsoft 365 où vous pouvez fournir des ressources et des formations pour aider à fournir des conseils et des formations qui aident les utilisateurs à adopter Microsoft 365 efficacement ? Le meilleur contenu de gouvernance fournit des conseils qui aident tous les utilisateurs à adopter et à tirer le meilleur parti de Microsoft 365.

  • Devez-vous créer une certification et une re-certification pour les propriétaires de site et d’équipe ?

  • Pouvez-vous créer un programme Microsoft 365 Champions pour votre organization ? Envisagez de rejoindre le programme mondial des champions Microsoft 365 pour obtenir des idées et des approches pour votre propre programme de champions et pour vous connecter avec des personnes et des leaders d’idées partageant les mêmes idées à l’intérieur et autour de Microsoft.

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