Résoudre les problèmes liés à une demande de signature dans eSignature

Impossible de créer une demande

Si vous ne pouvez pas créer de demande de signature, vérifiez que vous disposez des droits de modification sur le dossier contenant le document et que le fichier PDF est inférieur à 10 Mo. Si le document est stocké dans un groupe privé, les signataires doivent être membres du groupe privé pour recevoir la demande. Vous pouvez également case activée les paramètres de la visionneuse PDF, les paramètres de collaboration ou les stratégies d’accès. Reportez-vous à Administration configuration pour vous assurer que les paramètres corrects sont effectués. En outre, case activée que le fichier PDF que vous essayez de signer n’est pas déjà signé électroniquement à l’aide d’eSignature ou d’un autre fournisseur de signature électronique.

Remarque

Les nouvelles demandes de signature électronique ne peuvent pas être démarrées à partir de documents précédemment signés. Vous devez choisir un autre document pour créer la demande.

Programme par défaut pour l’affichage PDF

La visionneuse PDF est ouverte en sélectionnant un fichier PDF à partir d’une bibliothèque SharePoint. La possibilité d’utiliser l’option Obtenir des signatures n’est pas disponible si le FICHIER PDF est consulté d’une autre manière, par exemple, dans Microsoft Edge ou Adobe Reader.

Paramètres de collaboration

Le service eSignature est une extension du service de gestion et de stockage de documents SharePoint. Les stratégies d’accès, de partage et de protection contre la perte de données existantes à différents niveaux (locataire, site SharePoint, bibliothèque, dossier ou fichier) peuvent avoir un impact sur le fait qu’une demande puisse être lancée à partir d’un document dans SharePoint et à qui elle peut être envoyée. Voici quelques-uns des scénarios susceptibles d’affecter le processus de demande de signature :

• Si le chiffrement est appliqué (par exemple, l’étiquetage de confidentialité appliqué au fichier), la possibilité d’afficher le document n’est pas disponible à partir de SharePoint et ne peut donc pas démarrer une demande de signature à partir de cet emplacement. En savoir plus sur les étiquettes de confidentialité.

• Le document est stocké dans une bibliothèque ou un dossier disposant d’autorisations ou de paramètres de partage uniques. Cet événement peut remplacer les paramètres par défaut du site ou du locataire SharePoint et autoriser ou empêcher certains utilisateurs d’initier ou d’accéder à une demande de signature électronique avec ce document.

• Microsoft Entra paramètres de collaboration limitent le partage de documents à des personnes spécifiques. Cet événement limite les personnes à qui les demandes peuvent être envoyées.

Pour case activée si tous les paramètres de partage externe SharePoint sont activés, vous pouvez utiliser le script PowerShell suivant :

</> Shell
Connect-SPOService -Url "https://yourtenant.sharepoint.com"
Get-SPOSite -Limit All | Select-Object Url, SharingCapability

Impossible d’envoyer une demande à un destinataire externe

Votre administrateur informatique n’a peut-être pas configuré Microsoft Entra B2B pour autoriser de nouveaux invités externes. Consultez la section Destinataires externes dans Administration configuration pour déterminer si cela répond à vos exigences de conformité et de sécurité lors de l’activation de la signature électronique.

Certaines stratégies d’accès conditionnel peuvent déterminer si un destinataire externe (signataires en dehors de votre organization ou locataire Microsoft 365) peut signer un document. Dans ce cas, les signataires externes peuvent ne pas être en mesure d’accéder au document à des fins de signature. Dans d’autres cas, ils peuvent accéder au document pour la signature, mais l’opération de signature échoue. L’un des moyens courants de résoudre ce problème consiste à contacter votre administrateur informatique qui peut ajouter l’application eSignature à la liste des applications approuvées via le centre d’administration Microsoft Entra.

Dans certains cas, l’administrateur peut avoir besoin d’ajouter l’application eSignature (anciennement appelée service Microsoft eSign) à la liste Applications exclues dans la sectionRessources cibles de la stratégie> d’accès conditionnel afin que la stratégie ne s’applique pas à l’application eSignature. L’administrateur peut vérifier les modifications à l’aide de l’outil WhatIf avec la stratégie.

Impossible de créer une demande à partir d’un autre fournisseur de signatures

Lorsque vous lancez une demande de signature à partir d’un document pour un autre fournisseur, tel qu’Adobe Acrobat Sign et DocuSign, des stratégies de sécurité et d’accès peuvent être appliquées pour empêcher l’ouverture du document dans le service fournisseur. Les stratégies les plus courantes incluent les stratégies de téléchargement et de chiffrement appliquées. Vous devez vous assurer que le document n’est pas chiffré avant de lancer la demande de signature et que le créateur de la demande est autorisé à télécharger le fichier.

Impossible de trouver les e-mails de demande

Si vous ne trouvez pas de demande de signature électronique dans votre boîte de réception, case activée votre dossier courrier indésirable ou indésirable. Il est également recommandé de marquer l’expéditeur comme étant sécurisé afin que les e-mails futurs du même expéditeur soient directement envoyés dans votre boîte de réception.

Impossible de signer un document en tant que destinataire externe

Lorsque vous recevez un document pour la signature d’une personne en dehors de votre organization, vous pouvez peut-être accéder au document et le lire, mais l’opération de signature échoue lorsque vous tentez de le signer. Dans d’autres cas, vous ne pourrez peut-être pas accéder au document et le lire. Si vous rencontrez des problèmes lors de la signature d’un document envoyé par une personne extérieure à votre organization, contactez l’expéditeur qui peut résoudre le problème.

Impossible d’accéder à un document signé

Avant d’envoyer une demande de signature et une fois celle-ci terminée, des vérifications sont effectuées pour s’assurer que l’expéditeur a l’autorisation d’écrire dans le document et le dossier d’origine, car le document signé final sera enregistré dans ce dossier. Si l’expéditeur perd l’accès à ce dossier à un moment donné avant la fin de la signature, il peut ne pas être en mesure d’accéder définitivement au document signé. Dans ce scénario, l’expéditeur dispose d’un accès temporaire de 30 jours au document signé via l’e-mail de saisie semi-automatique. Pour accéder au dossier et au document, l’expéditeur doit s’assurer qu’il dispose de l’autorisation de lecture sur le dossier d’origine ou demander l’accès au propriétaire.

En outre, le service eSignature peut ne pas être en mesure d’enregistrer une copie du document signé dans le dossier d’origine si le dossier a été supprimé accidentellement avant la fin de la demande de signature.

Pour éviter les problèmes potentiels, vous devez case activée la status et les paramètres des documents et dossiers avant de commencer une demande de signature. Vérifiez que les autorisations et les rôles sont suffisants pour accéder aux documents et les partager avec les destinataires prévus.

• Stratégies de protection contre la perte de données (DLP)
• paramètres de collaboration Microsoft Entra ID
• Paramètres et stratégies de partage SharePoint
• Autorisations utilisateur et accès aux documents

Impossible de créer une demande de signature dans Word

Je n’ai pas l’action de ruban eSignature dans Word

• L’action du ruban est disponible pour Word Desktop sur les canaux Bêta et Actuel.

• Pour modifier votre canal, dans Word, accédez àCanal de mise à jourdu compte>de fichiers>.

  

• Sélectionnez le canal Bêta ou Actuel .

• Si vous n’avez pas l’option Canal de mise à jour , votre administrateur l’a désactivée ou vous ne disposez pas des autorisations d’administrateur local. En savoir plus sur l’option Mettre à jour le canal.

Lorsque je sélectionne l’action du ruban dans Word, je reçois un message indiquant que la signature électronique n’est pas activée

• Le document Word doit se trouver sur un site compatible avec la signature électronique.

• Word n’a pas été activé dans le Centre d’administration Microsoft 365.

  

Je reçois un message pour modifier l’étiquette de confidentialité

• Le service eSignature prend en charge les documents non chiffrés tels que Les documents généraux, non professionnels, publics, confidentiels (tout utilisateur/aucune protection), confidentiels élevés (tout utilisateur/aucune protection) et les documents étiquetés non chiffrés.

Je ne peux pas envoyer une requête dans Word aux nouveaux signataires externes

• Votre administrateur n’a pas configuré la signature électronique pour envoyer des demandes à des expéditeurs externes qui ne sont pas des invités existants sur votre locataire.

En tant qu’administrateur, je n’ai pas de bouton bascule pour désactiver la demande de signatures à partir de fichiers PDF

• La fonctionnalité eSignature PDF est activée par défaut et ne peut pas être désactivée si eSignature est activée en tant que fournisseur.