Meilleurs pratiques d'organisation d'équipe dans Microsoft Teams
Teams est composé de groupes de personnes qui travaillent ensemble vers un objectif commun. Ce groupe de personnes peut se trouver au sein d'un service ou dans l’organisation. Ce que les réunit est le résultat qu’elles visent. Les membres d’une équipe peuvent travailler à un rythme différent ou créer des biens différemment mais, dans notre expérience, ils collaborent souvent entre eux de façon rapide. C'est un processus que nous appelons « travail d’équipe à grande vitesse ».
Avant de créer une équipe, pensez à l'objectif, au projet ou à l'élément de travail, ainsi qu'à ceux qui peuvent y contribuer en collaboration au sein de votre organisation. Après leur identification, ajoutez ces personnes/groupes à une équipe pour initier la collaboration. L’appartenance pouvant changer au fil du temps, il est recommandé de désigner plusieurs propriétaires au sein de chaque équipe. Pour plus d'informations, consultez la Gestion des équipes.
Consultez cette courte vidéo pour découvrir quelques exemples pour structurer les équipes dans votre organisation ou des équipes à objectif unique :
Ajouter des équipes de manière progressive
Lorsque vous déployez Teams pour la première fois, nous vous recommandons de commencer avec un petit nombre d’équipes et de membres d’équipe. Ajoutez de nouvelles personnes ou des groupes au fur et à mesure de votre progression. L’un des avantages de Teams est que, lorsque vous ajoutez des personnes ou des groupes, ceux-ci peuvent rapidement être informés des discussions antérieures, étant donné que les conversations et fichiers sont rendus disponibles aux utilisateurs, peu importe le moment où ils commencent à participer. Évitez la tentation de créer plusieurs équipes ayant le même nombre de membres. Créez plutôt des canaux dans une équipe unique.
Créez des canaux pour orienter les discussions
Une fois que vous avez créé votre équipe, il est judicieux de commencer à réfléchir aux différents projets et types de conversations que vous devez prendre en charge. Créez des canaux initiaux pour que les membres sachent où collaborer et trouver les conversations existantes. Utilisez des noms de canaux descriptifs pour permettre aux membres d’identifier facilement l’emplacement de chaque conversation. Ajoutez des outils (par exemple, OneNote, Power BI ou Planner) sous forme d’onglets à un canal, pour que les membres disposent de tout ce dont ils ont besoin, directement dans le canal. Vous pouvez également ajouter à un canal, sous forme d'onglet, une page web couramment utilisée.
En savoir plus sur le travail en équipe avec ces conseils rapides pour les utilisateurs finaux.
Meilleure pratique : créez des équipes avec un nombre plus important de membres et davantage de canaux. Réduisez le nombre d’équipes nécessitant la participation d’une personne. Les canaux au sein d’une équipe doivent être considérés comme sujets définis ou flux de travail pour aider l’équipe à organiser son travail pour atteindre les objectifs communs. Il n’y a pas de nombre spécifique de canaux devant être créés. Chaque équipe doit créer des canaux en fonction de leur travail, priorités et style.
Utilisez les canaux standard pour les conversations auxquelles chacun des membres de l’équipe peut contribuer. Tirez parti des canaux privés lorsque vous avez besoin d’un espace de collaboration ciblé avec un groupe sélectionné de membres de l’équipe. Utilisez des canaux partagés lorsque vous devez collaborer avec des personnes extérieures à l’équipe.
Les grandes organisations peuvent choisir de créer des équipes en tant que « modèles » pour standardiser les informations qu’elles capturent sur des types spécifiques de travail. Ceci est utile pour la gestion client stratégique, gestion de classe, scénarios soins de santé, gestion de sinistre, gestion des incidents et autres scénarios appropriés à un secteur d’activité spécifique. Pour en savoir plus, consultez la Prise en main des modèles Teams et les Modèles Teams pour les petites et moyennes entreprises.
Utiliser le Canal général
Par défaut, le Canal général est créé pour vous lorsque vous créez l’équipe. Il existe de nombreuses fins utiles à ce canal :
- Utilisez-le pour partager une vue d’ensemble de l’objectif que l’équipe souhaite atteindre, tel qu’une charte de projet ou qui est qui dans l’équipe.
- Utilisez-le pour l’intégration de nouveaux membres d’équipe et d’autres informations générales utiles à un nouveau membre d’équipe.
- Utilisez-le pour les annonces ou configurez le connecteur Actualités SharePoint pour publier vos rapports d’état moderne dans ce canal.
- Pour les équipes nouvelles ou à objectif unique, cela peut être le seul canal au début pendant que vous décidez comment Teams peuvent prendre mieux en charge vos objectifs.
Vous ne pouvez pas supprimer, renommer ou enlever le Canal général de vos favoris. Les canaux apparaissent dans l'ordre alphabétique (avec le Canal général en haut de liste). Dans des équipes disposant de plusieurs canaux, utilisez Masquer les ou Afficher pour afficher les canaux utilisés le plus souvent.
Pour en savoir plus, consultez l’onglet Travailler dans des canaux sur la page Équipes et canaux.
Envisagez de configurer la modération au sein de vos canaux
Les propriétaires d’équipe peuvent activer la modération dans un canal afin de contrôler qui peut lancer de nouvelles publications et répondre aux publications de ce canal. Lorsque vous configurez la modération, vous pouvez choisir un ou plusieurs membres de l’équipe à utiliser en tant que modérateurs. (les propriétaires d'équipe sont des modérateurs par défaut). Si vous souhaitez en savoir plus, consultez l’article Configurer et gérer la modération des canaux dans Microsoft Teams.