Conseils pour les salles de réunion pour Teams

Cet article est destiné à guider les utilisateurs sur la façon d’optimiser les espaces de réunion avec des solutions et des appareils Salles Microsoft Teams. Il inclut des informations sur salles Teams’utilisation de l’appareil et de la solution, les dispositions et les spécifications.

Vue d’ensemble

Salles Microsoft Teams solutions offrent une flexibilité d’objectif et même une flexibilité de déplacement dans un espace que les salles de réunion traditionnelles ne le font pas. Par exemple, avec salles Teams appareils, les utilisateurs peuvent améliorer leur collaboration avec un tableau blanc numérique, et des caméras intelligentes de suivi des personnes permettent de s’assurer que chaque participant local peut être vu, quel que soit l’endroit où il se trouve dans la salle. N’importe quel type d’espace et tout type de réunion peuvent être optimisés avec des appareils salles Teams ou des solutions salles Teams.

Réunions axées sur la présentation

Les réunions de réunion et de présentation sont le premier compartiment, et cette réunion est généralement plus formelle. L’audio-visuel est une priorité et l’accent est mis sur la présentation du contenu. L’appareil est généralement fixe, ce qui permet aux utilisateurs de rester assis tout en interagissant avec l’appareil à partir d’une console au centre de table.

Les espaces de réunion et de présentation donnent la priorité à la présentation et à la discussion, ce qui signifie que la disposition et la technologie doivent être optimisées pour le partage de contenu et la co-création à distance. Tout le monde doit être impliqué dans la discussion et doit être en mesure de voir et d’interagir avec le contenu partagé.

Disposition des espaces de réunion et de présentation : les tables doivent être fixes et situées devant les écrans de salle. Dans les salles plus petites, les tables peuvent être attachées au mur, mais dans des espaces plus grands, elles doivent être séparées pour tenir compte des considérations de caméra.

Réunions axées sur la co-création

Les réunions de réunion et de co-création sont généralement moins formelles avec une priorité sur la cocréation, l’entrée manuscrite et le tableau blanc. L’accès aux fichiers personnels est également au centre de ce compartiment. L’appareil peut être mobile, ce qui encourage les utilisateurs à se lever, à rassembler et à interagir avec l’appareil.

L’espace approprié relie les utilisateurs et la technologie en toute transparence et élimine les frictions pour les utilisateurs les plus novices. Les appareils Teams sont conçus pour être suffisamment conviviaux pour permettre aux jeunes étudiants ou aux nouveaux utilisateurs denaviguernerer, et pour permettre aux enseignants ou à l’administrateur de contrôler et de personnaliser dès la première utilisation.

Rencontrez et co-créez des dispositions d’espace : Les tables et l’équipement de cocréation peuvent avoir des positions flexibles et doivent accueillir des groupes de personnes travaillant aux tables ou à l’équipement.

Présentation et réunions axées sur la co-création

N’oubliez pas que les deux types de salles peuvent gérer les deux types d’expériences si nécessaire. Les chambres peuvent également être conçues pour s’adapter facilement à la fois en ayant une technologie pour chaque utilisation. La chose importante à retenir est que quel que soit l’espace que vous équipez, d’un bureau privé à une salle de conférence, il doit être activé teams.

Combinaison de dispositions d’espace de présentation et de co-création : Une combinaison de cas d’usage d’autres scénarios de réunion peut être combinée pour former des salles polyvalentes où les réunions axées sur la présentation, ainsi que la co-création, peuvent être réalisées avec la même efficacité, souvent simultanément.

Optimisation de l’expérience de réunion

Une grande expérience de réunion est le résultat de l’utilisation de la meilleure technologie possible pour un espace de réunion de manière à faciliter l’échange d’idées sans être intrusif.

Expériences salles Teams natives par rapport à d’autres appareils

salles Teams aller au-delà de ce qui peut être fait avec Teams sur les appareils personnels en fournissant des fonctionnalités uniques dans la salle, telles que la jointure à une seule interaction tactile, des caméras de contenu pour partager des tableaux blancs physiques dans la réunion de manière intelligente, et des fonctionnalités de proximité telles que le transfert en toute transparence d’une réunion Teams de votre appareil personnel vers la salle.

Les systèmes non natifs et auto-construits qui s’appuient sur des services externes, ou une connexion apportez votre propre appareil, ne correspondront jamais vraiment à la facilité d’utilisation ou à la qualité immersive d’une salle Teams native.

Il est entendu qu’au cours d’un déploiement, des étapes intermédiaires (telles que le déploiement rapide de salles de réunion bring-your-own-device) peuvent être implémentées sur votre chemin vers une expérience Teams entièrement native dans vos espaces de réunion.

Utilisation de Teams pour créer la meilleure expérience de réunion possible

En plaçant Teams sur tous vos appareils personnels et en déployant correctement Salles Microsoft Teams dans tous vos espaces, vous serez en mesure de faciliter la meilleure expérience de réunion possible pour chacun de vos utilisateurs. Au fur et à mesure que vous prévoyez d’obtenir la meilleure expérience possible, vous devrez traiter tous vos espaces en termes de déploiement technologique et d’aide et de formation pour les utilisateurs finaux.

Il est normal lors de la planification d’un déploiement à grande échelle à l’échelle de l’entreprise qu’il se produise par étapes avec certaines salles voyant la technologie ajoutée à des moments différents, ou même certains composants étant installés plus tôt que d’autres (par exemple, le déploiement de panneaux Teams pour la planification dans chaque salle d’un bâtiment particulier tout en installant des solutions salles Teams un étage ou même une pièce à la fois).

Préparez vos utilisateurs à le faire par étapes afin d’optimiser votre expérience de réunion Teams à chaque étape du processus.

Bonne expérience : appareils personnels seuls dans un espace de réunion

Vous pouvez commencer par ce plan en traitant tous vos espaces de réunion non-AV ou non équipés de collaboration. Vous pouvez toujours tirer parti de Teams dans vos salles de réunion, même si ces salles de réunion n’ont pas encore installé d’appareils Teams.

Audio: Un excellent pont vers un salles Teams complet consiste à planifier la technologie de réunion en fournissant à vos utilisateurs individuels des appareils audio certifiés Teams pour des salles et des groupes plus petits, ou en les déployant dans des salles avant une solution complète salles Teams pour les grands espaces destinés aux grands groupes où un petit appareil ne le coupe pas.

Vidéo: Lorsque ces salles sont utilisées, les utilisateurs individuels peuvent apporter leurs propres appareils pour partager le contenu de la réunion Teams et capturer leurs expressions avec leurs caméras individuelles. Les utilisateurs peuvent ensuite désigner une personne comme source d’audio unique pour le groupe local, en connectant cet appareil personnel au périphérique audio certifié, afin que tout le monde (local et distant) ait une expérience positive de l’audio de la réunion.

Engagement : L’activation de vos salles de réunion pour une meilleure expérience de réunion Teams, même si cela nécessite l’utilisation d’appareils personnels et de périphériques, permet toujours à vos utilisateurs de développer ce qu’ils peuvent faire avec Teams. Lorsque vos utilisateurs sont situés dans des bureaux privés et sur des stations de travail individuelles, Teams facilite les discussions en personne en plus d’interagir avec les participants distants.

Meilleure expérience : solutions salles Teams et pas d’appareils personnels

Si vous installez salles Teams solutions ou si vous avez déjà des salles qui ont déjà été déployées avec des appareils de salles Teams appropriés pour leurs espaces respectifs, vous êtes en bonne voie d’avoir des expériences de réunion exceptionnelles.

Audio: L’audio de ces espaces de réunion sera géré par la solution salles Teams et ses appareils audio certifiés Microsoft.

Vidéo: La vidéo dans ces espaces sera gérée par la solution salles Teams et ses caméras certifiées Microsoft.

Engagement : Vos utilisateurs finaux pourront tirer parti de l’expérience de salles Teams complète pour leurs réunions, en veillant à ce que tout le monde puisse participer facilement aux réunions et dispose d’un excellent contenu audio et vidéo.

Meilleure expérience : solutions salles Teams utilisées conjointement avec des appareils personnels

La formation de vos utilisateurs à l’utilisation de la technologie dans la coordination mène au résultat le plus efficace et le plus rationalisé. Le meilleur scénario possible est une combinaison de technologies installées et d’appareils personnels.

Audio: La plupart des travaux audio-vidéo et de connectivité de salle de réunion seront gérés par la solution salles Teams, tandis que les utilisateurs individuels peuvent participer à la même réunion avec des caméras activées et l’audio désactivé pour une expérience totalement immersive.

Vidéo: Les utilisateurs distants pourront voir tout le monde participer à la réunion au-delà de la parole et du partage de contenu. Un utilisateur distant peut activer la vidéo personnelle pour obtenir une vue de n’importe où dans la salle avec la possibilité de se concentrer sur n’importe quel participant.

Engagement : La conversation peut rester dynamique avec tous les participants, locaux et distants, impliqués et engagés. Le partage de vidéos à partir de salles Teams et via des caméras individuelles permet aux participants à distance de se sentir engagés avec tout le monde.

L’utilisation de Teams sur tous les appareils garantit que les utilisateurs des salles locales et les utilisateurs distants se sentent également impliqués dans les réunions.

Considérations relatives à la technologie

Les bons choix de technologie audio et vidéo aideront les utilisateurs à tirer le meilleur parti de leurs réunions Microsoft Teams.

Audio

Les considérations audio sont essentielles pour s’assurer que les participants à distance et dans la salle peuvent être clairement entendus et compris. La couverture du microphone et du haut-parleur doit inclure tous les sièges de la pièce sans laisser de vides.

Les périphériques audio appropriés pour chaque espace :

Une seule source d’audio pour un espace est nécessaire pour s’assurer qu’il n’y a pas de problèmes audio dans une salle de réunion.

Le fait de coupler le microphone et les haut-parleurs appropriés pour chaque espace donnera les meilleurs résultats possibles pour être entendu clairement sans distraction.

  • Dans les espaces partagés, les options s’étendent, mais les mêmes principes demeurent : les participants à la réunion doivent être entendus et entendre clairement les autres.

    • Les périphériques audio tout-en-un sont des options faciles à déployer et de haute qualité pour les espaces plus petits avec un nombre limité de participants assis relativement près de l’appareil audio.

    • Dans les grands espaces, les microphones et les haut-parleurs se séparent pour garantir une couverture maximale entre tous les participants dans l’espace. De nombreuses solutions pour les salles de taille moyenne à grande sont disponibles dans le cadre d’un kit qui ne nécessite aucune configuration, seulement l’installation physique de microphones et de haut-parleurs.

    • Dans les espaces les plus vastes et les plus complexes, des solutions sont disponibles qui permettent d’utiliser une variété de types de microphone et d’orateur, comme capturer un conférencier et la voix du public à partir d’une grande salle tout en apportant simultanément l’appel à tout le monde. Ces solutions sont mieux réalisées lorsqu’elles sont déployées avec un partenaire Microsoft qui a une expertise dans la conception et le déploiement de solutions plus techniques.

Vidéo

La vidéo est tout aussi importante que l’audio. La capture de la communication physique et non verbale, comme les expressions faciales ou les gestes, est aussi importante que le contenu de la salle de classe ou de la réunion pour garantir un engagement et une compréhension maximums. Les salles doivent être équipées de la taille d’affichage appropriée pour que tout le monde puisse vivre la réunion correctement, que ce soit dans la salle ou à distance. C’est pourquoi les salles doivent également disposer de la bonne couverture de caméra et du champ de vue (FOV) pour capturer efficacement tous les participants à la réunion dans la salle pour ceux qui rejoignent à distance.

Les caméras appropriées pour chaque espace :

Aussi importante que la qualité de l’audio, la vidéo de haute qualité est une nécessité pour la collaboration teams moderne. La technologie pour les caméras a considérablement avancé avec des caméras de haute qualité désormais disponibles pour tous les espaces.

  • Les caméras incluses dans les appareils tels que les ordinateurs portables et les tablettes doivent être utilisées dans toutes les réunions pour s’assurer que tout le monde est vu et entendu. Pour les utilisateurs qui souhaitent offrir une expérience vidéo plus riche à unespace personnel, les caméras externes représentent un pas en avant par rapport aux appareils incorporés et peuvent être utilisées dans un plus grand nombre de scénarios et de configurations, garantissant ainsi que les participants aux appels partagent la meilleure qualité d’affichage d’eux-mêmes. Ces appareils s’installent facilement avec une connexion USB simple trouvée sur chaque PC.

  • Dans les espaces partagés, les options et les fonctionnalités se développent. Les salles plus petites peuvent être couvertes par des caméras incluses dans des périphériques audio tout-en-un, tels que des barres de son. Ces caméras disposent généralement d’un large champ de vision, garantissant qu’elles capturent chaque participant dans l’espace en une seule prise de vue. Beaucoup de ces caméras comportent également des éléments tels que l’encadrement intelligent de l’image, de sorte que la caméra montre uniquement les personnes de la réunion et non des chaises vides, ou les personnes qui comptent, pour suivre et comprendre l’utilisation de l’espace.

  • Dans les grandes salles, les caméras disposent de la technologie nécessaire pour capturer les participants dans une variété d’emplacements à des distances variables. Ces caméras peuvent capturer des groupes ou se concentrer sur des individus spécifiques tout en conservant une grande clarté visuelle. Les appareils qui peuvent suivre et ne présenter que des orateurs actifs sont régulièrement utilisés dans des espaces plus grands afin que de nombreux participants puissent être présentés individuellement tout au long d’une réunion à mesure qu’ils contribuent à leurs réflexions.