Utiliser la catégorie Outlook pour suivre les rendez-vous et les courriers électroniques

La synchronisation côté serveur permet de suivre les courriers électroniques, les tâches et les rendez-vous dans Outlook avec une catégorie spécialeSuivi dans Dynamics 365. L’attribution de cette catégorie à un courrier électronique, un rendez-vous ou une tâche dans Outlook synchronise l’élément sur les applications d’engagement client (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing et Dynamics 365 Project Service Automation). De même, la suppression de la catégorie d’un courrier électronique, d’un rendez-vous ou d’une tâche suivi annule son suivi dans les applications d’engagement client.

Vous pouvez également sélectionner plusieurs éléments et leur attribuer la catégorie Outlook Suivi dans Dynamics 365 pour en assurer le suivi dans les applications d’engagement client. Identifiez rapidement des éléments suivis en observant la présence de cette catégorie dans votre boîte de réception et d’autres dossiers.

Configurer le suivi basé sur la catégorie via un OrgDBOrgSetting

À partir de la version 9.1.0.4039 ou ultérieure, le suivi des catégories est activé par défaut.

Pourboire

Pour déterminer votre version, connectez-vous aux applications d’engagement client et, dans le coin supérieur droit de l’écran, sélectionnez le bouton Paramètres>À propos de.

Utiliser la catégorie pour effectuer le suivi d’éléments Outlook

Une fois la catégorie Suivi dans Dynamics 365 disponible dans Outlook, vous pouvez l’utiliser pour effectuer le suivi des éléments Outlook suivants.

Courrier électronique

Effectuez le suivi d’un courrier électronique en lui attribuant la catégorie Suivi dans Dynamics 365. L’attribution de catégorie peut être vue immédiatement dans Outlook. Pour le moment, le courrier électronique est marqué pour le suivi. La synchronisation côté serveur synchronise le courrier électronique sur les applications d’engagement client en 15 minutes, en fonction du paramètre de synchronisation du courrier électronique.

Si un courrier électronique est suivi et catégorisé comme Suivi dans Dynamics, la suppression de la catégorie annule le suivi du courrier électronique. Toutefois, l’enregistrement d’activité du courrier électronique correspondant ne l’est pas.

Pourboire

Vous pouvez configurer une règle dans Outlook pour attribuer ou supprimer une catégorie. Consultez Gérer des messages électroniques en utilisant des règles.

Note

La synchronisation côté serveur classe automatiquement les e-mails dans les boîtes aux lettres des destinataires Dynamics 365 si les e-mails en cours de traitement ont déjà été suivis dans Dynamics par un autre utilisateur ou destinataire de la file d’attente du même e-mail.

Seuls les e-mails qui correspondent au code de direction de Dynamics 365 seront automatiquement classés lorsque le paramètre système Suivre les e-mails envoyés entre les utilisateurs de Dynamics 365 en tant que deux activités est autorisé.

Par exemple, les e-mails qui sont suivis et envoyés depuis Outlook à d’autres utilisateurs de Dynamics 365 n’apparaîtront pas comme classés dans les boîtes aux lettres des destinataires Outlook, car ils représentent la copie « reçue » de l’e-mail. Cela permet au destinataire Dynamics 365 de suivre une copie entrante de l’e-mail conformément au paramètre système indiqué ci-dessus.

Appointment

Vous pouvez effectuer le suivi d’un rendez-vous en lui attribuant la catégorie Suivi dans Dynamics 365. Le rendez-vous sera suivi et synchronisé sur les applications d’engagement client selon les règles de synchronisation côté serveur.

Si un rendez-vous est suivi et catégorisé comme Suivi dans Dynamics, la suppression de la catégorie annule le suivi du rendez-vous. Toutefois, l’enregistrement d’activité du rendez-vous des applications Dynamics 365 correspondant ne l’est pas.

Task

Note

L’attribution de tâches à des utilisateurs capturée dans Outlook n’est pas synchronisée sur les applications d’engagement client.

Utiliser le suivi basé sur la catégorie avec App for Outlook

Si vous avez Dynamics 365 App for Outlook, vous pouvez utiliser le suivi basé sur une catégorie avec App for Outlook.

Le tableau suivant répertorie différents scénarios de suivi.

Pour	Résultat
Attribuer la catégorie Suivi dans Dynamics 365 à un courrier électronique/rendez-vous	La synchronisation côté serveur synchronise le courrier électronique/rendez-vous en 15 minutes. Le chargement de l’application pour Outlook sur cet élément affiche le statut du suivi.
Effectuer le suivi d’un courrier électronique/rendez-vous à l’aide de l’application pour Outlook	Le courrier électronique/rendez-vous est suivi. La catégorie Suivi dans Dynamics 365 est attribuée immédiatement.
Suppression de la catégorie Suivi dans Dynamics 365 d’un courrier électronique/rendez-vous	La synchronisation côté serveur annule le suivi de l’élément en 15 minutes. Le chargement de l’application pour Outlook sur ce courrier électronique affiche le statut du suivi. L’enregistrement d’activité n’est pas supprimé des applications d’engagement client.
Annuler le suivi d’un courrier électronique/rendez-vous à l’aide de l’application pour Outlook	Le suivi du courrier électronique/rendez-vous est annulé et la catégorie Suivi dans Dynamics 365 est supprimée.

Utilisateurs délégués

Si vous autorisez un autre utilisateur à gérer votre courrier électronique et votre calendrier en lui fournissant un accès délégué, le délégué peut accéder à vos catégories dans Outlook, s’il dispose d’autorisations d’éditeur.

Si votre boîte aux lettres dispose de la catégorie Suivi dans Dynamics 365, le délégué peut suivre vos courriers électroniques et vos rendez-vous en attribuant la catégorie Suivi dans Dynamics 365.

Suivi basé sur une catégorie avec Dynamics 365 for Outlook

Le suivi basé sur une catégorie n’est pas pris en charge avec Dynamics 365 for Outlook. Il est recommandé de ne pas autoriser OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems sur la configuration de l’organisation Dynamics 365 pour utiliser Dynamics 365 for Outlook.

Désactiver le suivi basé sur la catégorie

Vous pouvez désactiver le suivi basé sur la catégorie pour l’organisation des applications Dynamics 365 en désactivant OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.

Note

Si vous désactivez OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, la catégorie Suivi dans Dynamics 365 est supprimée de manière réversible, avec l’attribution de catégorie conservée dans Outlook. Si vous supprimez la catégorie de la liste principale, elle est supprimée définitivement.

FAQ

Puis-je effectuer le suivi de mes contacts Outlook en leur attribuant la catégorie Suivi dans Dynamics 365 ?
Non, le suivi basé sur la catégorie n’est pas pris en charge pour les contacts Outlook.

Que se passe-t-il si je renomme la catégorie Suivi dans Dynamics 365 ?
Si vous renommez la catégorie, la synchronisation côté serveur continuera à identifier la catégorie par son ID et elle sera utilisée pour effectuer le suivi et annuler le suivi d’éléments Outlook.

Note

Pour les scénarios de délégués, une différence de nom de catégorie entre le délégué et le propriétaire de la boîte aux lettres principale n’est pas prise en charge et peut entraîner un comportement inattendu. Nous vous recommandons de faire correspondre le nom de la catégorie du délégué et le propriétaire de la boîte aux lettres principale.

Que se passe-t-il si je supprime la catégorie Suivi dans Dynamics 365 ?
Si vous supprimez la catégorie, la synchronisation côté serveur la recréera sur le serveur Exchange au bout de 15 minutes environ.

Lorsque j’active OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems pour la première fois, mes éléments suivis précédemment sont-ils attribués à la catégorie Suivi dans Dynamics 365 ?
Non, la synchronisation côté serveur n’est pas rétroactive pour l’attribution de la catégorie aux éléments déjà suivis.

Si j’attribue la catégorie Suivi dans Dynamics 365 à un fil de conversation Outlook, que se produit-il ?
Si vous catégorisez un fil de conversation comme Suivi dans Dynamics 365, la catégorie est attribuée à tous les courriers électroniques de ce fil de discussion qui sont, par conséquent, suivis.

Puis-je attribuer la catégorie Suivi dans Dynamics 365 à des rendez-vous périodiques ?
Si vous catégorisez un rendez-vous périodique comme Suivi dans Dynamics 365, la catégorie est attribuée à tous les environnements individuels de ce rendez-vous qui sont, par conséquent, suivies.

Que se produit-il lorsqu’un suivi de courrier électronique échoue ?
Par défaut, les messages électroniques suivis automatiquement ayant échoué seront réessayés dans un nouveau cycle de synchronisation, environ toutes les 15 minutes. Les nouvelles tentatives qui seront réalisées jusqu’à 5 fois. Si les nouvelles tentatives échouent après 5 tentatives, le message électronique sera attribué à la catégorie Suivi dans Dynamics 365 (Non remis) et aucune autre tentative ne se produira. Les courriers électroniques suivis automatiquement ayant échoué avec les erreurs suivantes seront réessayés :

• L’échec de la promotion de courriers électroniques suite à un plug-in configuré dans l’environnement client.
• L’échec de la promotion de courriers électroniques suite à l’expiration des délais des applications d’engagement client ou de Microsoft Exchange.
• Un courrier électronique est rejeté avec InvalidSender ou en raison de décisions inconnues.
• Les e-mails échouent et ne sont pas livrables si le rôle de sécurité approprié n’a pas été attribué au propriétaire de la file d’attente. Sans rôle de sécurité correct, le propriétaire ne pourra pas posséder l’enregistrement d’e-mail suivi par la file d’attente.

Après 5 nouvelles tentatives, si l’échec de la promotion du courrier électronique est dû à une erreur de plug-in, essayez de corriger le plug-in. Ensuite, attribuez la catégorie Suivre dans Dynamics 365 pour effectuer le suivi manuel des courriers électroniques non remis pour obtenir leur suivi dans les applications d’engagement client.

Comment supprimer le suivi basé sur la catégorie via un OrgDBOrgSetting ?
Pour désactiver la catégorie Outlook spéciale Suivi dans Dynamics 365, vous devez activer le OrgDBOrgSetting dans votre organisation. Les applications d’engagement client fournissent l’outil OrgDBOrgSettings qui accorde aux administrateurs la possibilité de mettre en œuvre des mises à jour spécifiques précédemment réservées pour des mises en œuvre de registre.

1. Suivez les instructions de cet article pour la procédure permettant d’extraire l’outil.
2. Après avoir extrait l’outil, désactivez le paramètre OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
3. La désactivation d’OrgDBOrgSetting supprime la catégorie Suivi dans Dynamics 365 dans toutes les boîtes aux lettres Exchange de l’organisation sur lesquels la synchronisation côté serveur est activée en 15 minutes environ.

Vous pouvez également utiliser cet outil pour modifier l’OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.