Organiser la liste verte pour la recherche SharePoint restreinte

Importante

La recherche SharePoint restreinte est en cours de mise hors service. À compter du 31 juillet 2026, la nouvelle activation est bloquée. Utilisez des contrôles de données complets tels que la découverte de contenu restreint (RCD) pour la détectabilité du contenu.

La recherche SharePoint restreinte est conçue pour les clients de Microsoft 365 Copilot expériences de conversation et d’agent. Il est conçu comme une solution à court terme pour permettre aux administrateurs de votre organization de passer en revue et d’auditer minutieusement les autorisations de site et de fichier, mais il n’est pas destiné ou évolutif pour une utilisation à long terme. Des solutions complètes de sécurité des données sont disponibles, notamment Gestion avancée de SharePoint et Microsoft Purview.

En tant qu’administrateur SharePoint ou autre administrateur dans Microsoft 365, vous pouvez configurer une liste verte de recherche SharePoint restreinte avec un maximum de 100 sites SharePoint sélectionnés. Pour la recherche à l’échelle de Copilot et de organization, outre le contenu auquel les utilisateurs ont déjà accès, soit par le partage direct, la visite ou la propriété, les utilisateurs de votre organization ne peuvent accéder qu’aux sites de la liste verte, en respectant les autorisations actuelles de ces sites.

La configuration de la liste verte dans Recherche SharePoint restreinte vous donne le temps d’examiner et d’auditer les autorisations de site. Mais quels sites devez-vous inclure dans la liste verte ? Cet article présente les stratégies et techniques permettant d’organiser la liste verte.

Étapes de création de la liste verte organisée

Pour créer une liste verte organisée pour la recherche SharePoint restreinte, commencez par créer une liste initiale de sites. Ensuite, collaborez avec les administrateurs et les parties prenantes de votre site pour évaluer les autorisations et passer en revue les sites. Enfin, appliquez la liste avec des scripts PowerShell en tant qu’administrateur SharePoint ou version ultérieure dans Microsoft 365.

Étape 1 : Obtenir une liste initiale des sites

Chaque organization peut avoir des critères différents sur les sites que vous choisissez de rechercher dans votre organization et détectables par Copilot. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités du Centre Administration SharePoint (SPAC) pour identifier les sites qui peuvent faire partie de la liste verte en fonction de vos propres critères. Pour que la liste reste gérable, commencez par les deux types de sites suivants pour la liste verte :

  • Les sites « connus » : vous et vos administrateurs de site SharePoint connaissez déjà un ensemble de sites de votre organization qui peuvent participer à organization recherche étendue et à l’expérience Copilot. Incluez ces sites dans la liste verte.

  • Principaux sites actifs et partagés : la liste verte affecte ce que les utilisateurs peuvent voir dans leurs résultats de recherche à l’échelle organization et leur expérience Copilot. Pour optimiser la recherche des utilisateurs et l’expérience Copilot, incluez les principaux sites actifs et partagés dans la liste verte. En fonction de votre licence, vous pouvez utiliser le centre d’Administration SharePoint (SPAC) ou le rapport activité (partage) de la gouvernance d’accès aux données (DAG) du Centre d’Administration SharePoint pour identifier les sites les plus actifs et partagés.

Étape 2 : Passer en revue les autorisations de site

Une fois que vous avez la liste des sites (jusqu’à 100), assurez-vous que les autorisations de site et les contrôles de contenu sont suffisamment bien implémentés pour les rendre visibles pour la recherche et l’expérience Copilot. Collaborez avec les administrateurs et les parties prenantes de votre site pour évaluer les autorisations et passer en revue les sites.

Remarque

La limite de jusqu’à 100 sites SharePoint inclut les sites Hub, mais pas leurs sous-sites. Lorsque vous activez les sites Hub, les sous-sites d’un site Hub sont inclus dans la liste verte, mais ne comptent pas dans la limite de 100 sites. Par conséquent, si vous choisissez des sites hub, assurez-vous que tous les sites enfants disposent des autorisations appropriées.

Étape 3 : Utiliser des scripts PowerShell pour appliquer la liste verte

Après avoir examiné les autorisations dans vos sites organisés, utilisez des scripts PowerShell pour activer la recherche SharePoint restreinte, ajouter des sites et supprimer des sites. Vous pouvez également utiliser des scripts PowerShell pour obtenir la liste de tous les sites de votre liste verte.

Rechercher les sites les plus actifs et les plus partagés

Vous pouvez trouver les sites les plus actifs à l’aide du Centre Administration SharePoint (SPAC). Si vous disposez de licences Microsoft 365 E5 ou de Microsoft - Gestion avancée de SharePoint, vous pouvez également utiliser le DAG SPAC pour rechercher les sites les plus partagés.

  • Utilisation du Centre d’administration SharePoint : Si votre organization dispose de SharePoint, vous avez accès au Centre d’administration SharePoint. Utilisez la fonctionnalité Sites actifs dans le Centre d’administration SharePoint pour obtenir la liste des sites qui ont eu le plus de pages vues et de fichiers au cours des 30 derniers jours. Cette activité peut indiquer la liste des sites qui intéressent le public le plus large possible dans le organization.

  • Utilisation du rapport d’activité de gouvernance d’accès aux données (partage) pour identifier les sites les plus partagés au cours des 28 derniers jours.

Utiliser le Centre d’administration SharePoint pour rechercher les sites les plus actifs

Les administrateurs peuvent utiliser les fonctionnalités du Centre d’administration SharePoint pour identifier les sites qui peuvent faire partie de la liste verte en fonction de leurs critères. La page Sites actifs dans le Centre d’administration SharePoint vous permet d’afficher les sites SharePoint dans votre organization. En fonction des besoins de votre organization, vous pouvez trier et filtrer les sites en fonction de colonnes telles que Dernière activité, Affichages de page et Visites de page. Vous pouvez rechercher des sites et personnaliser les colonnes et les vues.

  1. Dans le centre d’administration SharePoint, dans le volet de navigation, sélectionnez Sites actifs.

    Capture d’écran de la première étape de l’obtention de la page des sites actifs dans SPAC

  2. À l’aide de la fonctionnalité de tri et de filtrage des sites actifs, vous pouvez organiser les 100 principaux sites en fonction de vos besoins organization et créer une vue personnalisée.

    Capture d’écran de l’utilisation des fonctions de filtrage et de tri pour trier les sites actifs dans SPAC

  3. Déplacez les colonnes en faisant défiler vers la droite et en sélectionnant Personnaliser les colonnes.  

    Capture d’écran montrant comment personnaliser les colonnes

    Utilisez les flèches haut et bas en regard du nom de chaque colonne pour monter les vues de page et Files colonnes en regard de l’URL, afin de voir facilement les colonnes importantes pour l’analyse.  

    Capture d’écran montrant comment déplacer des colonnes vers le haut et vers le bas.

  4. Pour créer une vue personnalisée des 100 principaux sites triés par affichages de page au cours des 30 derniers jours, procédez comme suit :

    1. Sélectionnez la flèche en regard de l’en-tête de colonne Affichages de page , puis sélectionnez Grand à Petit.

    2. Sélectionnez la flèche en regard de l’en-tête de colonne De la sélection Dernière activité sur filtrer par dernière activité>30 derniers jours.

    3. Utilisez les autres colonnes pour trier ou filtrer en fonction de vos besoins.

      Capture d’écran de l’utilisation d’autres colonnes pour filtrer et trier les sites actifs

  5. Créez une vue personnalisée en fonction de votre paramètre actuel et enregistrez-la pour une utilisation ultérieure. Pour créer une vue personnalisée, sélectionnez Tous les sites>Enregistrer l’affichage sous.

    Capture d’écran de l’enregistrement de l’affichage des sites actifs personnalisés

  6. Spécifiez un nom pour votre vue personnalisée :

    Capture d’écran de l’affichage des noms des sites actifs personnalisés

    Votre vue personnalisée enregistrée est désormais disponible dans le menu déroulant la prochaine fois.

    Capture d’écran de l’examen de l’affichage des sites actifs personnalisés enregistrés

  7. Exportez les sites et gérez la liste dans un fichier CSV que vous pouvez utiliser pour ajouter à la liste en sélectionnant l’onglet Exporter .

    Capture d’écran de l’exportation des résultats des sites actifs

Votre fichier CSV exporté ressemble au fichier CSV suivant :

Capture d’écran du fichier CSV exporté

Utiliser le rapport d’activité de gouvernance d’accès aux données (partage) pour rechercher la plupart des sites partagés

La gestion avancée de SharePoint inclut des rapports de gouvernance d’accès aux données pour les sites SharePoint. Ce rapport vous aide à identifier les sites potentiels qui sont actifs et partagés au cours des 28 derniers jours.  

  1. Dans le Centre d’administration SharePoint, sélectionnezGouvernance de l’accès aux donnéesdes rapports>. Sélectionnez le rapport Liens de partage .

    Capture d’écran montrant où trouver le rapport SPAC DAG.

  2. Dans le volet de la page Liens de partage , sélectionnez le rapport Liens tout le monde .

    Capture d’écran du lien où trouver tout le monde.

  3. Le rapport de liens « Tout le monde » vous donne la liste des sites dans lesquels le plus grand nombre de liens Anyone ont été créés. Ces liens permettent à tout le monde d’accéder aux fichiers et dossiers sans se connecter. Ces sites peuvent être d’excellents candidats à autoriser dans la recherche à l’échelle du locataire/de l’organisation.

    Capture d’écran du lien où trouver tout le monde.

Ressources

Préparez-vous à Microsoft 365 Copilot avec la gestion avancée de SharePoint

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