Planifier de grandes réunions dans Skype Entreprise Server

S’APPLIQUE À : Édition d’abonnement 2015 2019

Résumé: Lisez cet article pour en savoir plus sur les bonnes pratiques d’implémentation et de gestion des grandes réunions dans Skype Entreprise Server.

La taille des réunions que Skype Entreprise Server pouvez prendre en charge varie selon que les conférences sont hébergées sur un pool partagé ou dédié : de 250 participants sur un pool partagé à 1 000 participants sur un pool dédié.

Remarque

Cet article se concentre sur les meilleures pratiques pour les grandes réunions prises en charge par Skype Entreprise Server. Si votre organization nécessite des fonctionnalités de réunion plus importantes, vous devez envisager d’implémenter un environnement hybride qui tire parti de Réunion Skype Broadcast, un nouveau service en ligne qui fait partie de Microsoft 365 et Office 365.

Remarque

La diffusion de réunion Skype permet aux utilisateurs d’héberger et de diffuser des réunions à des réunions en ligne comptant jusqu’à 10 000 participants. L’utilisation de Réunion Skype Broadcast nécessite que Skype Entreprise Server déjà être configurés dans une configuration hybride avec microsoft 365 ou Office 365 organization de production. Un client en ligne doit être installé au préalable pour tous les utilisateurs. Si vous souhaitez déployer une solution hybride qui peut tirer parti de Réunion Skype Broadcast, consultez Qu’est-ce qu’une diffusion Réunion Skype ? et Configurer votre déploiement local pour Réunion Skype Broadcast.

Les grandes réunions possèdent généralement les caractéristiques suivantes :

• Le format de la réunion est celui d’une présentation un-à-plusieurs.

• Un ou plusieurs utilisateurs sont des présentateurs. Le reste de l’assistance sont des participants.

• Le partage de présentation PowerPoint est la principale activité de collaboration pour les données.

• L’audio est requis et la vidéo peut également être utilisée.

• Une personne dédiée, soit l’organisateur de la réunion, soit un assistant à l’organisateur, configure la réunion bien à l’avance.

• Le personnel dédié (et non les présentateurs) est chargé de mener la réunion, notamment en ce qui concerne la connexion à une réunion en ligne, la vérification du bon fonctionnement de l’audio, de la vidéo et du partage des diapositives, la gestion de la salle d’attente et des rôles utilisateurs, l’activation ou la désactivation du son des participants, la gestion des questions, ainsi que la gestion des enregistrements, de façon appropriée.

Lorsqu’un utilisateur planifie une réunion, Skype Entreprise Server crée un enregistrement dans la base de données de conférence, qui stocke les données de conférence, mais ne réserve pas de ressources matérielles pour la réunion planifiée à l’avance. Au lieu de cela, Skype Entreprise Server dispose d’une logique d’équilibrage de charge intégrée pour allouer dynamiquement des ressources de conférence sur les serveurs frontaux de manière à répartir les charges de manière égale sur tous les serveurs frontaux du pool. Cela provisionne et utilise efficacement les ressources matérielles, mais il est important que vous planifiiez correctement pour prendre en charge les réunions très volumineuses.

Par exemple, lorsqu’un pool Skype Entreprise Server s’exécute à proximité de sa capacité maximale, chaque serveur frontal peut héberger environ 125 réunions de taille moyenne. L’ajout d’une autre petite réunion ne serait pas un problème, mais l’ajout d’une réunion pour 1 000 utilisateurs poserait un problème, car les serveurs frontaux ne seraient probablement pas en mesure de prendre en charge une réunion aussi importante en même temps que les 125 autres réunions.

La prise en charge de réunions de grande taille (1 000 participants) nécessite de régler les aspects liés à la fois au modèle matériel partagé et au modèle d’absence de réservation. En général, vous devez planifier un pool dédié et suivre les bonnes pratiques, comme décrit dans les sections suivantes.

Planification d’un pool dédié

Si votre organisation a besoin de réunions de plus de 250 participants, vous devez planifier un pool dédié pour prendre en charge cette capacité.

Pour disposer de ressources de processeur et de mémoire suffisantes pour les réunions de jusqu’à 1 000 utilisateurs, les serveurs frontaux d’hébergement ne doivent pas héberger d’autres charges de travail de messagerie instantanée et de présence ou de Téléphonie – Grandes entreprises. Ils ne doivent pas non plus héberger d’autres réunions, quelles que soient leurs tailles. Pour héberger des réunions pouvant accueillir jusqu’à 1 000 utilisateurs, vous devez configurer un pool de Skype Entreprise Server distinct dédié à l’hébergement de grandes réunions.

Un pool Skype Entreprise Server dédié à l’hébergement de grandes réunions doit héberger une seule réunion de 1 000 utilisateurs maximum en même temps. Les heures de réunion doivent donc être réservées à l’avance via un processus de planification hors bande pour garantir une prise en charge dédiée des serveurs frontaux. Pour prendre en charge plusieurs grandes réunions en même temps, vous devez configurer plusieurs pools de grandes réunions dédiés.

Pour plus d’informations sur la configuration matérielle et logicielle requise et la planification d’une topologie prenant en charge les réunions volumineuses, consultez Configuration matérielle et logicielle requise pour les conférences dans Skype Entreprise Server et Planifier votre topologie de conférence pour Skype Entreprise Server.

Mise en œuvre des meilleures pratiques pour les grandes réunions

Après avoir configuré un pool dédié pour les grandes réunions, vous pouvez suivre une procédure permettant de garantir que les grandes réunions hébergées dans le pool offrent une expérience utilisateur optimale. Les rubriques de cette section donnent des informations sur la gestion de grandes réunions :

• Création d’organisateurs de réunion dédiés

• Création de modérateurs dédiés

• Gestion d’un calendrier distinct des grandes réunions

• Mise en œuvre d’une procédure/// de planification des grandes réunions

• Spécification des détails de planification appropriés

• Création d’une stratégie de conférence pour les grandes réunions

Création d’organisateurs de réunion dédiés

Pour réduire le trafic de communications en temps réel dans le pool de grandes réunions, Microsoft ne recommande pas d’héberger les utilisateurs qui se connectent régulièrement à l’aide de Skype Entreprise clients et participent à des sessions de messagerie instantanée, de présence, de conférence et de voix. Il est préférable de suivre les étapes suivantes :

• Création d’un ou de plusieurs comptes d’utilisateur dédiés à la planification des grandes réunions

• Hébergement des comptes d’utilisateur du personnel responsable de la planification des grandes réunions dans un pool de grandes réunions

Création de modérateurs dédiés

Avec plusieurs centaines à un millier d’utilisateurs dans une réunion, il est recommandé de faire en sorte qu’une personne dédiée modère la session en ligne d’une grande réunion. Cette personne dédiée peut être un délégué de l’organisateur de la réunion ou un membre du personnel de support de la organization pour les grandes réunions. Il est important d’ajouter le modérateur de réunion dédié en tant que présentateur au moment où la réunion est planifiée, bien qu’il soit possible de promouvoir un participant à la réunion en ligne au rôle présentateur pendant que la réunion est en cours.

Le modérateur de réunion peut utiliser toutes les fonctionnalités de présentateur de Skype Entreprise clients pour gérer la grande réunion. Ces fonctionnalités sont les suivantes :

• Surveillance de la salle d’attente et l’admission ou le rejet des utilisateurs dans la salle d’attente

• Suppression de tous les utilisateurs de la réunion qui ne doivent pas participer à la réunion

• Modification des types d’accès à la réunion

• Modification des rôles des participants

• Invitation de participants supplémentaires pendant la réunion à l’aide de la fonctionnalité glisser-déplacer, d’une numérotation téléphonique ou d’un e-mail

• Activation et désactivation du micro du public ou des utilisateurs individuels

• Gestion du contenu de réunion, dont le téléchargement de contenu, la suppression du contenu et le basculement du contenu actif

Gestion d’un calendrier distinct

Pour chaque pool de réunions de grande taille, vous devriez gérer un calendrier distinct des réunions de grande taille planifiées dans le pool. Par exemple, vous pouvez utiliser un seul compte d’utilisateur sur le pool de réunions volumineuses et utiliser Outlook avec le complément de réunion en ligne et Exchange pour Skype Entreprise gérer un calendrier distinct. Si vous utilisez plusieurs comptes d’utilisateurs pour permettre au support technique de créer des réunions de grande taille, vous pouvez configurer un calendrier distinct qui regroupe toutes les réunions de grande taille créées par les membres du personnel de support technique.

La gestion d’un calendrier distinct des réunions de grande taille contribue à éviter les conflits et permet de s’assurer que seule une réunion de grande taille est active à un moment donné.

Mise en œuvre d’une procédure de planification

Étant donné qu’une seule réunion de grande taille à la fois est prise en charge sur le pool de réunions volumineux dédié, vous devez implémenter un processus de planification de réunion volumineux pour faciliter la configuration des grandes réunions et éviter les conflits. Cette fonctionnalité n’est pas fournie directement par les clients Skype Entreprise Server ou Skype Entreprise. Une façon d’implémenter un tel processus consiste à utiliser le système de ticketing de l’équipe de support technique de votre organization, si disponible.

La planification d’une grande réunion implique de suivre la procédure suivante :

• Outre la liste de présentateurs, l’organisateur de réunion ou le délégué détermine l’heure, la durée et la taille d’une prochaine réunion. Si la taille de réunion prévue dépasse 250 utilisateurs ou pour garantir la meilleure expérience pour une réunion de moins de 250 utilisateurs, l’organisateur ou le délégué envoie une demande pour une grande réunion.

• Le personnel de planification vérifie si la date et l’heure demandées sont disponibles. Étant donné que nous ne prenons en charge qu’une seule grande réunion à la fois sur le pool dédié, le personnel de planification doit case activée le calendrier des grandes réunions pour déterminer si une autre réunion est planifiée pour la date et l’heure demandées. Si l’heure demandée est disponible, le personnel approuve la demande de réunion.

• Si la demande est approuvée, le personnel de planification (à l’aide des informations d’identification sur le pool dédié) utilise le complément de réunion en ligne pour Skype Entreprise avec Outlook afin de configurer une réunion sur le pool de grandes réunions dédié. L’URL à utiliser pour participer à la réunion est fournie par le demandeur dans le cadre de l’avis d’approbation.

• L’organisateur de réunion ou le délégué utilise Outlook pour planifier la réunion suivante en ajoutant l’URL de l’invitation à participer à la réunion. L’organisateur de réunion ou le délégué spécifie alors les utilisateurs à inviter et envoie les invitations à la réunion.

Spécification des détails de planification appropriés

Une fois que l’équipe de support des grandes réunions qui traite la demande s’est assurée qu’aucune autre réunion n’est prévue à l’heure demandée, elle planifie la réunion dans le pool des grandes réunions.

Pour garantir la meilleure expérience utilisateur, il est important de planifier la grande réunion avec les niveaux d’accès et les paramètres de réunion appropriés aux besoins de l’organisateur de la réunion. Considérez les paramètres de planification suivants configurés dans Skype Entreprise options de réunion :

• Utilisez un nouvel espace de réunion pour chaque grande réunion au lieu de réutiliser l’espace de réunion dédié.

• Spécifiez le niveau d’accès à la réunion, comme suit :

  • Si au moins un invité ne fait pas partie de l’organisation, optez pour le type d’accès à la réunion Tout le monde (aucune restriction). Cela vous évitera ainsi d’avoir à gérer une grande salle d’attente pendant le déroulement de la réunion.

  • S’il s’agit d’une réunion interne, optez pour le type d’accès à la réunion Toute personne de ma société.

    Remarque

    Évitez de définir le type d’accès à la réunion sur Personnes j’invite à partir de mon entreprise, car lorsque vous utilisez ce paramètre, les organisateurs doivent ajouter toutes les adresses e-mail des utilisateurs à la liste des invités et vous ne pouvez pas inviter un groupe de distribution. Évitez de choisir le type d’accès à la réunion Seulement moi, l’organisateur de la réunion, car ce paramètre exige que chaque participant de la réunion, y compris les présentateurs, se trouve dans la salle d’attente à l’heure de la réunion. La personne responsable du déroulement de la grande réunion doit alors surveiller constamment la liste de la salle d’attente et admettre les nouveaux utilisateurs qui se trouvent dans la salle d’attente.

• Autorisez les utilisateurs qui se connectent à partir d’un téléphone à accéder automatiquement à la réunion en cochant le paramètre Les appelants sont admis directement.

• Invitez explicitement les utilisateurs suivants :

  • Organisateur de la réunion et délégué (demandeur)

  • Liste des présentateurs fournie par un demandeur de réunion

    Remarque

    Si le type d’accès à la réunion défini est Personnes que je choisis, vous devez ajouter explicitement chaque participant à une grande réunion en tant qu’invité de la réunion.

• Au lieu d’attribuer à l’option de présentateur l’une des valeurs de promotion automatique, gérez explicitement les présentateurs. Veillez à ajouter les utilisateurs ci-dessous en tant que présentateurs :

  • Organisateur de la réunion et délégué (demandeur)

  • Liste des présentateurs fournie par les demandeurs de grande réunion

    En gérant explicitement les présentateurs, vous limitez le nombre de présentateurs et favorisez ainsi le bon déroulement d’une grande réunion. Si la plupart des participants à la réunion ont le rôle de participant, cela permet de réduire le risque que des personnes prennent accidentellement le contrôle de la présentation, suppriment une présentation PowerPoint, désactivent/réactivent les présentateurs et d’autres interruptions de la réunion.

• Cochez le paramètre Désactiver le son pour tous les participants afin que seuls les présentateurs puissent diffuser du son lors de la réunion.

• Vérifiez le paramètre Bloquer la vidéo des participants pour vous assurer que seuls les présentateurs peuvent diffuser des vidéos dans la réunion.

Création d’une stratégie de conférence

Créez une stratégie de conférence spécifique aux grandes réunions, puis affectez cette stratégie aux utilisateurs hébergés dans le pool dédié aux grandes réunions. Configurez la stratégie de conférence avec les paramètres suivants :

• Définissez l’option MaxMeetingSize sur 1000. (La valeur par défaut est 250.)

• Définissez l’option AllowLargeMeetings sur True.

• Définissez l’option EnableAppDesktopSharing sur Aucun.

• Définissez l’option AllowUserToScheduleMeetingsWithAppSharing sur False.

• Définissez l’option AllowSharedNotes sur False.

• Définissez l’option AllowAnnotations sur False.

• Définissez l’option DisablePowerPointAnnotations sur True.

• Définissez l’option AllowMultiview sur False.

• Définissez l’option EnableMultiviewJoin sur False.

Remarque

La prise en charge des grandes réunions dans Skype Entreprise Server nécessite que le paramètre AllowLargeMeetings soit défini sur true. Lorsque ce paramètre est défini sur true, l’expérience Skype Entreprise est optimisée pour les réunions très volumineuses lorsque les utilisateurs rejoignent la réunion. Plus précisément, dans une réunion volumineuse, Skype Entreprise n’affiche pas la liste initiale ou mise à jour de la liste complète des participants à la réunion, ce qui constitue un goulot d’étranglement des performances pour le client et Skype Entreprise Server. Au lieu de cela, Skype Entreprise affiche uniquement des informations sur l’utilisateur et la liste des présentateurs de la réunion. Skype Entreprise affiche toujours le nombre total de participants disponibles dans les grandes réunions.

Le paramètre AllowLargeMeetings $true provoque les causes suivantes :

• Masque la liste des participants.

• Désactive les erreurs dans la fenêtre de messagerie instantanée.

• Désactive la vidéo multi-partie.

• Désactive la possibilité de promouvoir un participant au rôle de présentateur. Vous devez planifier et déclarer tous les présentateurs avant la réunion.

• Désactive la possibilité d’activer les participants individuels.

• Désactive la possibilité d’appliquer la fonctionnalité Verrouiller la vidéo à la une aux participants.

• Les utilisateurs de la numérotation RTC ne peuvent pas se réactiver à l’aide de 6, car l’assistance virtuelle personnelle, qui est responsable des commandes DTMF dans les grandes réunions actives, est manquante.

• Si le présentateur/organisateur planifie une réunion où tout le monde doit être désactivé en premier (« Désactiver tout »), les utilisateurs PSTN sont désactivés tout au long de l’appel et ne pourront pas se réactiver eux-mêmes.

À l’exception du paramètre Taille maximale de réunion , tous les autres paramètres de stratégie de conférence spécifiés ici sont requis pour désactiver les fonctionnalités de conférence qui ne sont pas nécessaires dans les grandes réunions.

En outre, vous devez configurer le pool de grandes réunions dédié afin que chaque utilisateur Skype Entreprise Server qui est hébergé sur le pool et responsable de la gestion de la planification des réunions dispose des autorisations appropriées. À cet effet, procédez ainsi :

• Définissez l’option Désigner comme présentateur sur Aucun. En règle générale, un ou seulement quelques utilisateurs de tous les participants d’une grande réunion sont des présentateurs. Les participants ne doivent donc pas être automatiquement admis aux grandes réunions en tant que présentateurs. Au lieu de cela, les présentateurs doivent être explicitement désignés à l’heure de planification de la réunion, ou être explicitement promus pendant la grande réunion.

• Vérifiez que la zone Type de conférence affecté par défaut case activée n’est pas sélectionnée. Ce paramètre contrôle si le complément de réunion en ligne pour Skype Entreprise planifie toujours des conférences à l’aide de la conférence attribuée par l’organisateur, ce qui signifie que les réunions planifiées ont la même URL de participation et les mêmes informations audio. Dans des scénarios de collaboration en petit groupe, l’utilisation de ce type de conférence est pratique, car une conférence individuelle est affectée à chacun, et l’URL pour participer, ainsi que les informations audio constantes, permettant de rejoindre facilement la réunion. En revanche, dans des scénarios de grande réunion, l’équipe de support planifie les grandes réunions avec un ensemble d’informations d’identification d’utilisateur et fournit les URL et les informations audio aux demandeurs de la réunion. Dans ce cas, l’utilisation d’une URL différente pour rejoindre chaque réunion est préférable.

• Vérifiez que la zone Admettre des utilisateurs anonymes par défaut case activée n’est pas sélectionnée, sauf si nécessaire. Ce paramètre affecte le type d’accès aux réunions par défaut planifié par le complément réunion en ligne pour Skype Entreprise lorsque vous n’utilisez pas une conférence affectée. L’option appropriée pour ce paramètre dépend des besoins de votre organization. Si la plupart des grandes réunions pour votre organization sont des réunions internes, ne sélectionnez pas cette option. Si la plupart des grandes réunions nécessitent la participation d’utilisateurs externes, sélectionnez cette option.

Pour plus d’informations sur la création d’une stratégie de conférence, consultez Gérer les stratégies de conférence dans Skype Entreprise Server.