Clôture et ajustement du stock
Dans le cadre du processus de règlement des transactions de sortie avec les transactions de réception, vous pouvez également choisir de mettre à jour la comptabilité pour refléter les ajustements qui ont été effectués.
Le processus de clôture des stocks règle les transactions de sortie en transactions de réception, en fonction de la méthode d’évaluation du stock sélectionnée dans le groupe de modèles d’article de l’article. Dans le cadre du processus de règlement, vous pouvez demander une mise à jour de la comptabilité de manière à refléter les ajustements qui ont été effectués. Cependant, jusqu’à ce que la clôture des stocks ou le recalcul ait été exécuté, les transactions de sortie sont enregistrées au prix de revient moyen calculé.
Après la clôture du stock, vous ne pouvez plus effectuer de validations dans les périodes antérieures à la date de clôture du stock que vous avez définie, sauf si vous contrepassez un processus de clôture du stock terminé. Par exemple, si la clôture des stocks est exécutée pour la période se terminant le 31 janvier, vous ne pouvez pas valider les transactions dont la date est le 31 janvier ou antérieure.
Les articles en stock sont affectés à l’un des deux types de stock : article ou service. La clôture du stock remplit les mêmes fonctions pour les deux types. Cependant, pour les articles de service, la clôture du stock règle toujours les sorties par rapport aux réceptions.
La fréquence d’exécution du processus de clôture des stocks varie selon l’entreprise. Cependant, le volume de transactions devrait aider à déterminer la fréquence à laquelle vous décidez d’exécuter la clôture du stock. En général, la plupart des entreprises exécutent la clôture des stocks dans le cadre de leurs procédures de clôture et de rapprochement de fin de mois.
Accédez à Gestion des stocks > Tâches périodiques > Clôture et ajustement pour exécuter le processus de clôture des stocks.
Recalcul des stocks et comptabilité
Si des ajustements des stocks et de la comptabilité sont nécessaires pendant un mois ou une autre période d’inventaire, vous pouvez effectuer le recalcul des stocks au lieu de la clôture des stocks. Le recalcul du stock réalise des ajustements, mais n’effectue pas de règlement par rapport aux transactions de stock.
Pendant le recalcul des stocks, les stocks disponibles sont ajustés, les mouvements de stock sont ajustés, de même que les recalculs de stocks et les clôtures de stock sont exécutés. Ces tâches concernent tout compte général lié au mouvement de stock d’origine.
Par exemple, lorsque vous créez une commande fournisseur à partir d’une commande vente, les comptes généraux utilisés pour la commande fournisseur d’origine sont mis à jour. Même si les comptes généraux du groupe d’articles affecté à l’article ont été modifiés après la validation de la commande vente et qu’un recalcul des stocks a créé un montant d’ajustement, le montant d’ajustement est enregistré dans les comptes généraux d’origine. Le montant ajusté n’est pas enregistré dans les nouveaux comptes généraux affectés à l’article.
Une fois la mise à jour terminée, vous pouvez consulter le numéro de document comptable validé en procédant comme suit :
- Sur la page Clôture et ajustement, sélectionnez la mise à jour à examiner dans l’onglet Vue d’ensemble.
- Sélectionnez Détails, puis N° document.
Effets du processus de clôture du stock sur la comptabilité
Plusieurs des tâches que vous pouvez effectuer sur la page Clôture et ajustement provoquent une mise à jour de la comptabilité.
Par exemple, la comptabilité est mise à jour lorsque vous effectuez des ajustements du stock disponible, des ajustements des mouvements de stock, un recalcul de stock et une clôture de stock.
Les comptes généraux mis à jour en raison de ces tâches sont liés au mouvement de stock d’origine.
Par exemple, si une commande vente est réglée par rapport à une commande fournisseur, les comptes généraux utilisés pour la commande fournisseur d’origine sont ajustés. Cela se produit même si les comptes généraux du groupe d’articles affecté à l’article ont changé depuis la validation de la commande vente.
Une fois que la clôture des stocks a créé un montant de règlement, le montant de règlement est toujours comptabilisé dans les comptes généraux d’origine, et non dans les nouveaux comptes généraux affectés à l’article. La comptabilité peut également être mise à jour si vous annulez une clôture de stock.
Prenez en compte les éléments suivants concernant la clôture de stock :
- La clôture du stock n’est pas requise si vous utilisez la méthode d’évaluation des coûts standard.
- Avant d’exécuter la procédure de clôture, vous pouvez afficher une liste des éléments qui ne peuvent pas être réglés lors de la mise à jour.
- Nous vous recommandons d’exécuter la clôture du stock pendant les heures creuses pour répartir plus équitablement les ressources informatiques.
Le journal de clôture de stock
Une fois le processus de clôture de stock terminé, un message dans le centre des messages peut vous informer qu’un prix de revient unitaire peut être incorrect, car une transaction n’a pas pu être entièrement réglée.
Avant que ce message ne s’affiche, le système signale le numéro d’article et la transaction affectée. Le message vous informe que le montant du coût utilisé pour cette transaction n’a pas été mis à jour en raison de la clôture de stock. Ce message apparaît lorsqu’une transaction associée à ce type de sortie ne peut pas être réglée.
Pendant le processus de clôture de stock, le système vérifie chaque dimension financière pour déterminer s’il existe plus de sorties que de réceptions jusqu’à la date de clôture spécifiée. Ce type de déséquilibre peut se produire lorsqu’un mouvement de stock à partir d’une commande fournisseur n’est pas entièrement validé financièrement, soit parce que la facture fournisseur n’a pas été reçue, soit parce que les composants de nomenclature (BOM) qui sont inclus dans une production à un niveau supérieur ne sont pas validés financièrement. (La sous-production n’est pas calculée en fonction des coûts.) Dans ce cas, la clôture ultérieure n’ajustera pas toutes les sorties au prix de revient correct, car les informations de réception disponibles sont insuffisantes.
Pour chaque exécution de la procédure de clôture, le système indique si un journal contenant les avertissements est stocké et peut être consulté.
Si vous recevez de nombreux avertissements dans le message, nous vous recommandons d’effectuer les actions suivantes :
- Mettre à jour les réceptions financièrement.
- Avancer la date de clôture.
- Réévaluer les procédures commerciales.
Dans certaines circonstances, vous ne pourrez peut-être rien faire concernant les avertissements. Par exemple, si le marquage est utilisé et que la commande fournisseur marquée a une date financière postérieure à la date de clôture, la date de clôture ne peut pas être modifiée.
Annulation d’une clôture de stock achevée
De temps en temps, vous devrez peut-être annuler une clôture de stock achevée afin de rétablir l’état des règlements tel qu’ils étaient avant que les ajustements ne soient effectués. Lorsque vous annulez une clôture de stock achevée, le stock est rouvert pour permettre la validation durant la période couverte par la clôture de stock. Des modifications connexes peuvent également être apportées à la comptabilité. Une fois les ajustements terminés, vous pouvez réexécuter la clôture de stock pour la période avec laquelle vous travaillez.
Seule la dernière période de stock clôturée peut être rouverte. Pour contrepasser une clôture de stock antérieure, vous devez contrepasser chaque clôture de stock une par une, en commençant par la plus récente.
Ajustement des valeurs de coût du stock disponible
Vous pouvez utiliser la page Ajustement du stock disponible pour ajuster la valeur de coût des quantités en stock disponibles après l’exécution d’une procédure de clôture de stock.
Exemple : vous disposez des transactions suivantes en février :
- 1er février : une réception financière en stock pour une quantité de 2 au coût de 10,00 USD
- 5 février : une réception financière en stock pour une quantité de 1 au coût de 13,00 USD
- 19 février : une sortie financière du stock pour une quantité de 1 au coût moyen en vigueur de 11,00 USD
Cet article a été configuré avec le modèle de stock premier entré, premier sorti (FIFO) et la clôture des stocks a été effectuée le 28 février. La transaction de sortie financière de 11,00 USD sera réglée par rapport au reçu financier daté du 1er février et un ajustement de 1,00 USD sera effectué. Les réceptions de stock suivantes contiendront alors les quantités de stock ouvertes :
- 1er février : une quantité de 1 au coût de 10,00 USD
- 5 février : une quantité de 1 au coût de 13,00 USD
Pour attribuer à ces deux articles un coût de 15,00 USD, utilisez l’option d’ajustement disponible pour ajuster les quantités en stock ouvertes depuis la dernière période de clôture de stock. Remarque : la date comptable de la transaction d’ajustement en cours sera la date de la dernière clôture de stock. Cette date ne peut pas être modifiée.
Pour ouvrir la page Ajustement du stock disponible sur la page Clôture et ajustement, sélectionnez l’enregistrement d’un processus de clôture du stock terminé, puis cliquez sur Ajustement > Disponible.