Configurer le kit de base d’automatisation des documents

Effectué

Dans cette unité, vous allez :

  • découvrir les personnages prédéfinis pris en charge et les fonctionnalités disponibles ;

  • découvrir comment configurer les rôles ;

  • comprendre comment créer un modèle de traitement de formulaires pour extraire des données de vos documents ;

  • évaluer comment préparer le pipeline pour traiter vos documents.

La personne ciblée pour la configuration des rôles et des autorisations doit :

  • connaître les fonctionnalités spécifiques auxquelles des utilisateurs spécifiques doivent avoir accès ;

  • avoir une bonne connaissance du contrôle d’accès basé sur les rôles de Microsoft Power Platform.

Les créateurs conviennent généralement à cette tâche.

Le Kit de base d’automatisation des documents fournit une implémentation de base du contrôle d’accès basé sur les rôles vous permettant de contrôler les fonctionnalités disponibles pour chaque personnage décrit dans l’unité précédente, le réviseur manuel et le propriétaire du processus.

Les fonctionnalités à la disposition de chaque personnage dans l’application de validation sont résumées dans le tableau suivant :

Fonctionnalité Réviseur manuel Propriétaire du processus
Rôle Dataverse de contrôle Réviseur de l’automatisation de documents Personnalisateur système
Accès à l’onglet Configuration X
Configuration du modèle à utiliser X
Accès à l’onglet Documents X X
Affichage de documents Uniquement dans l’état Révision manuelle en l’absence d’ouverture par un autre réviseur* X
Filtrage de la liste des documents par état X
Ouverture de la visionneuse côte à côte (fichier/données extraites) X X
Modification de champs X X
Validation d’un document X X
Suppression d’un document X

Lorsqu’un utilisateur ouvre un document traité, il se l’affecte automatiquement. Les autres validateurs ne voient plus ce document dans la liste et reçoivent une erreur s’ils tentent de le mettre à jour.

Remarque

Si votre société n’a pas besoin d’un contrôle d’accès basé sur les rôles, vous pouvez simplement affecter le rôle Personnalisateur système à tout le monde.

Configuration de rôles

  1. Ouvrez le Centre d’administration Microsoft Power Platform et sélectionnez votre environnement, puis cliquez sur Paramètres en haut.

  2. Développez Utilisateurs + Autorisations, puis sélectionnez Utilisateurs.

  3. Cliquez sur Gérer les utilisateurs dans Dynamics 365 dans le ruban supérieur.

  4. Choisissez votre utilisateur, puis cliquez sur Gérer les rôles en haut de la page.

  5. Ajoutez le rôle Personnalisateur système aux Propriétaires de processus ou le rôle Réviseur de l’automatisation de documents aux Réviseurs manuels.

  6. Cliquez sur les points de suspension en haut de la page et choisissez Vues système.

  7. Dans le volet gauche, cliquez sur Rôles de sécurité, puis double-cliquez sur Personnalisateur système dans la liste.

  8. Cliquez sur l’onglet Gestion d’entreprise et sous Rôle de sécurité, activez le privilège Centre de profit pour Créer et Écrire, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

Créer un modèle de traitement de formulaires

L’étape suivante consiste à créer un modèle de traitement de formulaires extrayant les données de votre document avec AI Builder.

Suivez le module Prise en main du traitement de formulaires dans AI Builder pour découvrir comment faire.

Conseil

Pour créer un modèle AI Builder, vous avez besoin d’au moins cinq exemples de documents. Si vos fournisseurs envoient des documents avec différentes dispositions, vous devez envisager de créer une collection par type de document dans le modèle.

Configurez éventuellement des règles concernant les e-mails reçus

Vous pouvez personnaliser le traitement des e-mails en cliquant sur Afficher la solution sous Documents et factures personnalisés dans l’onglet Traitement des documents du Hub d’IA.

  1. Sélectionnez Kit de base d’automatisation des documents.

  2. Ensuite, sélectionnez Outil d’importation d’e-mails de l’automatisation de documents, puis cliquez sur Modifier dans la bannière supérieure de la page Détails du flux.

  3. Vous êtes dans l’expérience de création de flux de l’outil d’importation d’e-mails. Ici, vous pouvez configurer les règles de messagerie pour filtrer les e-mails spécifiques que vous souhaitez traiter. Vous devez laisser la propriété Inclure les pièces jointes définie sur Oui, car ce flux prend le document en pièce jointe comme document à traiter. Mais vous pouvez configurer des filtres sur l’objet, les expéditeurs, etc., en fonction de vos besoins.

Configuration du modèle à utiliser

Rôle

La personne ciblée pour la configuration des fournisseurs doit :

  • avoir une vue d’ensemble des fournisseurs de la société et obtenir des exemples de ces documents ;

  • avoir une bonne connaissance d’AI Builder, notamment la création d’un modèle de traitement de formulaires.

Les créateurs conviennent généralement à cette tâche.

Une fois le modèle créé, vous pouvez l’utiliser dans le pipeline.

  1. Lancez l’Application d’automatisation des documents depuis Automatisation des documents Power Automate en cliquant sur Ouvrir l’application. Vous arrivez alors sur la page de la liste des documents, qui affiche tous les documents traités.

  2. Sélectionnez l’onglet Configuration, puis Ajouter une configuration pour configurer le modèle IA à utiliser.

  3. Vous devez maintenant sélectionner un modèle AI Builder pour extraire les libellés des documents.

    Consultez Prise en main du traitement des formulaires pour découvrir comment créer un modèle de traitement de formulaires AI Builder.

    Une fois votre modèle créé et publié, vous pouvez actualiser cette page avec l’option Recharger les modèles, sélectionner le modèle approprié, puis cliquer sur Suivant.

  4. L’écran suivant affiche le mode de stockage des libellés du modèle dans la table Données d’automatisation des documents de Dataverse. Cliquez sur Enregistrer.

    Remarque

    Si vous mettez à jour votre modèle en modifiant son libellé, vous devez revenir sur cette page, utiliser le bouton Actualiser pour appliquer les modifications au starter kit, puis recliquer sur Enregistrer.

  5. Le kit est prêt à effectuer l’extraction de vos documents et automatiser leur traitement.

    Remarque

    Si vous obtenez l’erreur suivante : L’enregistrement spécifié est introuvable. Réponse du serveur : Échec des configurations de l’automatisation de documents : L’entité « aib_documentautomationconfiguration » n’existe pas, vous devez créer une solution non gérée dans le même environnement, puis ajouter l’application Automatisation de documents existante et exécuter l’application à partir de la solution non gérée.

Vous avez bien compris comment le Kit de base d’automatisation des documents vous permet de définir différents rôles de sécurité et comment il doit être configuré pour traiter vos documents.