Exercice : créer une table personnalisée et importer des données

Effectué

Scénario

Le processus de vente actuel de votre société est manuel et les mises à jour sont fournies tous les vendredis uniquement. Vous souhaitez simplifier ce processus, réduire les risques d’erreurs et améliorer la visibilité. Vous décidez donc de créer une application pour suivre les prospects et calculer automatiquement le chiffre d’affaires prévu. Vous souhaitez stocker la liste des clients potentiels à l’aide de Dataverse.

Stocker des données à l’aide de Microsoft Dataverse

Dans cet exercice, vous allez stocker la liste des clients potentiels de votre application à l’aide d’une table Dataverse personnalisée.

Vous allez découvrir comment :

  • créer une table personnalisée ;

  • ajouter des colonnes personnalisées à votre table ;

  • créer une colonne calculée ;

  • configurer une règle métier ;

  • importer des données depuis un classeur Microsoft Excel.

Créer une table personnalisée

  1. Accédez à Power Apps Maker Portal et connectez-vous (si nécessaire).

  2. Dans le menu, cliquez sur Tables.

  3. Cliquez sur Nouvelle table et sélectionnez Définir les propriétés avancées.

    Capture d’écran du bouton Nouvelle table.

  4. Sous Propriétés, saisissez le Nom d’affichage : Prospect.

  5. Cliquez sur l’onglet Colonne principale et redéfinissez le champ Nom d’affichage sur Prospect Name.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

  7. Quelques instants après, l’écran Tables > Prospect s’affiche.

    Capture d’écran de la page principale de la table Prospect.

  8. Cliquez sur + pour ajouter une nouvelle colonne dans la section Colonnes et données Prospect.

  9. Dans le volet Nouvelle colonne, saisissez les informations suivantes :

    • Nom d’affichage : Phase

    • Type de données : sélectionnez Choix (puis Choix dans la fenêtre contextuelle)

    • Obligatoire : sélectionnez Champ commercial obligatoire

  10. Sous Synchroniser ce choix avec, cliquez sur + Nouveau choix. Le volet Nouveau choix s’affiche alors. Saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Enregistrer :

    • Nom d’affichage : Phase du prospect

    • Ajoutez les choix suivants sous Libellé, en cliquant sur Nouveau choix entre les entrées jusqu’à ce que votre table ressemble à la capture d’écran suivante. Ensuite, cliquez sur Enregistrer :

      • Prospect (Sous Valeur, saisissez 1.)

      • Opportunité (Sous Valeur, saisissez 2.)

      • Conclue (Sous Valeur, saisissez 3.)

      • Perdue (Sous Valeur, saisissez 4.)

    Capture d’écran du volet Nouveau choix illustrant quatre choix saisis.

  11. Une fois que vous avez enregistré votre Nouveau choix, cliquez sur la liste déroulante sous Synchroniser ce choix avec et recherchez, puis sélectionnez Phase du prospect.

    Capture d’écran de la liste déroulante sous Synchroniser ce choix avec l’option Phase du prospect mise en évidence.

  12. Sous Choix par défaut, sélectionnez Prospect.

  13. Cliquez sur Enregistrer.

  14. Cliquez sur + dans le volet Colonnes et données Prospect pour ajouter une nouvelle colonne.

  15. Saisissez les informations suivantes dans le volet Nouvelle colonne, puis cliquez sur Enregistrer :

    • Nom d’affichage : Montant du contrat

    • Type de données : Devise

  16. Recliquez sur + pour ajouter une nouvelle colonne comportant les informations suivantes, puis cliquez sur Enregistrer :

    • Nom d’affichage : Probabilité

    • Type de données : Nombre entier (Sélectionnez Nombre, puis Nombre entier dans la fenêtre contextuelle.)

  17. Nous allons ensuite ajouter une colonne avec un comportement. Cette opération est un peu plus compliquée. Ajoutez une colonne avec les informations suivantes :

    • Nom d’affichage : Chiffre d’affaires prévu

    • Type de données : Devise

    • Comportement : Calculé

    Vous allez peut-être remarquer quelque chose de différent lorsque vous choisissez le comportement Calculé. Vous devez enregistrer cette colonne avant de pouvoir modifier le calcul. Notez le lien Enregistrer et modifier, juste en dessous de la zone de comportement. Cliquez sur ce lien.

  18. Quelques instants après, une fenêtre contextuelle de champ calculé s’affiche avec la colonne Définir le chiffre d’affaires prévu dans laquelle vous pouvez modifier le comportement de la colonne Chiffre d’affaires prévu. Ajoutez une Action en cliquant sur le bouton Ajouter une action.

  19. Saisissez la formule suivante en regard du signe égal, mais ne faites pas un copier-coller :

    Remarque

    Vos noms de colonne ne sont pas exactement les mêmes, puisque le champ crXXX_ comporte des chiffres et lettres définissant votre environnement. La saisie de la formule entraîne la suggestion automatique d’options lorsque vous commencez à taper les noms de colonne. Consultez la capture d’écran suivante pour voir à quoi devrait ressembler votre formule dans le volet Actions :

    crXXX_contractamount * (crXXX_probability / 100)

    Capture d’écran du point d’entrée de l’action de champ calculé.

  20. Si elle vous convient, cochez la case entourée d’un cercle pour enregistrer vos modifications. (Vous devez faire défiler vers la droite pour voir la case entourée d’un cercle.)

  21. Cliquez sur ENREGISTRER ET FERMER en haut de la fenêtre, puis cette dernière disparaît pour révéler à nouveau l’écran de votre table Prospect.

Ajouter une règle métier

  1. Dans le concepteur de tables, recherchez le volet Personnalisations à l’extrême droite, puis cliquez sur Règles métier.

  2. Cliquez sur Nouvelle règle métier en haut de l’écran ; un nouvel onglet de navigateur s’affiche alors.

    Capture d’écran de la fenêtre de navigateur Règle métier.

  3. Cliquez sur Nouvelle condition dans votre volet de conception. Le volet Propriétés de la condition s’affiche alors sur le côté droit de l’écran.

  4. Dans le volet Propriétés sous Règles, regardez votre Champ et vérifiez que Montant du contrat est sélectionné.

  5. Pour l’Opérateur, remplacez la valeur Est égal à par Contient des données.

  6. Cliquez sur Appliquer.

  7. Cliquez maintenant sur l’onglet Composants.

  8. Recherchez le composant Définir les champs commerciaux obligatoires et glissez-déplacez-le sur le symbole plus à droite de la case à cocher violette dans le volet de conception. (Le symbole plus s’affiche lorsque vous commencez à déplacer le composant vers le canevas.)

    Capture d’écran du glisser de l’action Définir les champs commerciaux obligatoires vers la nouvelle condition.

  9. Avec l’action Définir les champs commerciaux obligatoires sélectionnée/mise en surbrillance, examinez le volet Propriétés et sous Champ commercial obligatoire, sélectionnez Probabilité dans la liste déroulante supérieure et Champ commercial obligatoire dans la liste déroulante inférieure.

  10. Cliquez sur Appliquer.

    Capture d’écran du volet Propriétés de l’action Définir les champs commerciaux obligatoires avec les listes déroulantes Champ et Statut cliquées, ainsi que le bouton Appliquer.

  11. En haut de l’écran à gauche, ouvrez la liste déroulante en cliquant sur le chevron juste à droite de Nouvelle règle métier Prospect, puis saisissez Rendre la probabilité obligatoire dans le champ Nom de la règle métier.

  12. Cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit de l’écran.

  13. Cliquez sur Activer (également en haut de l’écran à droite) pour activer la règle.

  14. Quelques instants après, une fenêtre contextuelle s’affiche pour Confirmation de l’activation du processus. Cliquez sur Activer dans la fenêtre contextuelle pour confirmer l’activation.

  15. Fermez l’onglet de navigateur.

  16. Cliquez sur Terminé.

  17. Notez que votre nouvelle règle métier a été ajoutée à l’écran Règles métier. À présent, revenez à votre écran de modification de la table.

    Capture d’écran du tableau des règles métier illustrant votre nouvelle règle : Rendre la probabilité obligatoire. Le nom de la table Prospect est mis en évidence.

Importer des données à partir d’un fichier Excel

Vous allez utiliser la feuille de calcul nommée « Prospects.csv » pour cet exercice. Ouvrez ce lien et Téléchargez le fichier.

  1. Extrayez le fichier Prospects.csv du fichier zip.

  2. Ouvrez le fichier Prospects.csv dans Excel. Notez que la colonne Phase est vide. Vous devez saisir ces valeurs manuellement. Saisissez les valeurs suivantes dans la colonne Phase :

    • Contoso Flooring : Conclue

    • Fabrikam Inc : Conclue

    • Adventure Works : Prospect

    • VanArsdel : Perdue

    • Adatum : Prospect

    • Relecloud : Opportunité

  3. Enregistrez votre fichier localement en tant que classeur Excel (Prospects.xlsx). Fermez ensuite la feuille de calcul.

  4. Revenez à votre table Prospect dans Power Apps Maker Portal.

  5. Cliquez sur le bouton Importer en haut de l’écran, puis sélectionnez Importer>Importer des données.

    Remarque

    Ne sélectionnez pas Importer des données depuis Excel, qui est une fonction héritée. Veillez à utiliser la fonction Importer des données qui active Power Query.

  6. Dans la fenêtre contextuelle Power Query, vous pouvez pointer vers votre feuille Excel de plusieurs manières. Vous pouvez glisser-déplacer le fichier, le rechercher ou vous y connecter directement depuis OneDrive.

    Capture d’écran de la fenêtre Power Query Choisir la source de données illustrant les différentes options de connexion à vos données.

    Une fois que vous avez trouvé Prospects.xlsx (sachant que vous devrez peut-être saisir vos identifiants de connexion), assurez-vous que la connexion est valide, puis cliquez sur Suivant pour continuer.

  7. La fenêtre Power Query Choisir les données s’affiche alors. Recherchez la table Prospects sous le dossier du classeur Excel et sélectionnez-la. Vous pouvez ainsi prévisualiser vos données et veiller à être sur le point d’importer la table adéquate. Cliquez ensuite sur Suivant pour continuer.

    Capture d’écran de la fenêtre Power Query Choisir les données illustrant un aperçu de vos données.

  8. Power Query s’ouvre sur un écran de données de transformation, où vous pouvez désormais mettre en forme vos données avant de les importer. Notez que Power Query effectue automatiquement une estimation du type de données dans chaque colonne. Les valeurs ContractAmount et Probability sont définies comme entiers, et les valeurs Name et Stage sont définies comme du texte. Dans ce cas, laissez-les telles quelles. Cliquez sur Suivant pour continuer.

    Capture d’écran de la fenêtre Power Query illustrant les options de mise en forme des données.

  9. Power Query passe à l’écran Mapper les tables, où vous pouvez sélectionner l’endroit où vous souhaitez que les données soient chargées (une table nouvelle ou existante) et les colonnes de votre source de données existante vers lesquelles vous envoyez les données de votre table Excel. Dans ce cas, sélectionnez Charger sur la table existante Sous Charger les paramètres, puis sélectionnez votre table Prospect dans la liste déroulante sous Table de destination. Cette opération entraîne l’affichage de la section Mappage de colonnes illustrant le nom de la Colonne de destination de votre table sélectionnée et la Colonne source avec quelques listes déroulantes.

    Capture d’écran de la fenêtre Power Query illustrant les sections Mappage de colonnes et Paramètres de chargement avec l’option Charger sur la table existante sélectionnée.

  10. Sous Mappage de colonnes, cliquez sur le bouton Mappage automatique en haut à droite pour laisser Power Query tenter de déterminer la mise en correspondance de vos colonnes. Notez que Power Query met automatiquement en correspondance trois de vos quatre colonnes. Choisissons la dernière en mettant manuellement en correspondance Name avec votre colonne Dataverse ProspectName. Votre mappage devrait désormais ressembler à cette image :

    Capture d’écran de la fenêtre Power Query illustrant la section Mappage de colonnes avec l’option Name sélectionnée et les colonnes mises en correspondance.

    Cliquez sur Suivant pour continuer.

  11. L’écran Power Query Paramètres d’actualisation vous permet de déterminer comment vous souhaitez que les données de cette source externe soient actualisées. Dans ce cas, laissez Actualiser manuellement. Si vous choisissez de le faire automatiquement, vous pouvez configurer l’actualisation selon un calendrier. En laissant la valeur par défaut Actualiser manuellement, cliquez sur le bouton Publier en bas de l’écran à droite.

  12. Les données importées ne s’affichent pas tout de suite, donc actualisez l’écran de votre navigateur pour les afficher.

  13. Vérifiez que les données ont bien été importées. Vos colonnes et vos données devraient ressembler à cette capture d’écran :

    Dernière vérification des colonnes affichant les données importées

Félicitations ! Vous avez créé une table personnalisée avec une règle métier et découvert comment importer des données externes dans Dataverse.