Gouvernez vos données

Effectué

La gouvernance des données est essentielle pour gérer les informations tout au long de leur cycle de vie, garantir la conformité et réduire les risques. Une gouvernance efficace implique de conserver les données importantes uniquement aussi longtemps que nécessaire et de les supprimer en toute sécurité lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Ce processus aide les organisations à respecter les normes légales et réduit les risques associés au stockage de données inutiles. Pour prendre en charge ces efforts, Microsoft Purview fournit des outils tels que la gestion du cycle de vie des données et la gestion des enregistrements. Ces outils automatisent la rétention, gèrent les enregistrements et simplifient la suppression, ce qui permet aux organisations de maintenir la conformité et de protéger les informations sensibles.

Gestion du cycle de vie des données Microsoft Purview

Gestion du cycle de vie des données Microsoft Purview permet de gérer le cycle de vie du contenu en appliquant des stratégies de rétention et de suppression pour garantir la conformité. Ce processus s’applique aux données générales, qu’elles soient stockées dans des boîtes aux lettres, SharePoint ou d’autres charges de travail dans Microsoft 365. Voici une infrastructure pour la gestion de vos données avec la gestion du cycle de vie des données :

1. Comprendre le fonctionnement de la rétention et de la suppression pour les services Microsoft 365 : Avant de pouvoir gérer votre cycle de vie des données, il est essentiel de comprendre comment la rétention et la suppression fonctionnent au sein de l’écosystème Microsoft 365. Chaque service, des boîtes aux lettres Exchange à SharePoint, peut avoir des besoins de rétention différents en fonction de la façon dont les données sont stockées et partagées.
2. Créer des stratégies de rétention et, si nécessaire, des étiquettes de rétention pour les exceptions : les stratégies de rétention vous permettent de contrôler la durée de conservation des données et leur date de suppression. Dans les cas où une plus grande granularité est nécessaire, les étiquettes de rétention offrent de la flexibilité en appliquant des paramètres de rétention uniques à du contenu spécifique.
3. Gérer les boîtes aux lettres : les boîtes aux lettres sont une source d’informations critique. Utilisez des stratégies de gestion du cycle de vie des données pour appliquer des paramètres de rétention qui archivent ou suppriment des boîtes aux lettres si nécessaire. Ce processus garantit que les données obsolètes ne prennent pas d’espace et sont supprimées en toute sécurité lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.
4. Importer des fichiers PST dans des boîtes aux lettres en ligne : en important des fichiers PST dans des boîtes aux lettres en ligne, vous vous assurez que les données sont régies et protégées par les stratégies de rétention Microsoft 365, ce qui réduit le risque de données non managées.

Gestion des enregistrements Microsoft Purview

La gestion des enregistrements va encore plus loin en appliquant des contrôles avancés aux enregistrements critiques pour l’entreprise ou requis par la loi. Ces enregistrements sont immuables, ce qui signifie qu’ils ne peuvent pas être modifiés une fois classés en tant qu’enregistrements, ce qui garantit la conformité légale et réglementaire. Voici une infrastructure pour la gestion des enregistrements avec la gestion des enregistrements :

1. Comprendre la solution de gestion des enregistrements : la gestion des enregistrements fournit des fonctionnalités de rétention avancées conçues pour le contenu qui doit être conservé en tant qu’enregistrements. Il est essentiel de comprendre les fonctionnalités de la gestion des enregistrements, telles que l’immuabilité et les contrôles plus stricts.
2. Utilisez un plan de gestion de fichiers pour gérer vos planifications de rétention : un plan de gestion de fichiers vous permet d’organiser vos planifications de rétention en catégorisant les enregistrements en fonction de leur type et de leurs exigences de rétention. Ce plan sert de feuille de route pour régir des ensembles de contenu spécifiques dans votre organization.
3. Appliquer vos étiquettes de rétention : les étiquettes de rétention classifient le contenu en tant qu’enregistrement et appliquent les règles de rétention appropriées. Ces étiquettes garantissent que le contenu est conservé conformément à votre plan de fichiers et que les enregistrements sont protégés contre la suppression ou la modification.
4. Gérer la suppression définitive des données : une fois que les enregistrements atteignent la fin de leur période de rétention, le système peut être configuré pour supprimer ou examiner automatiquement le contenu à des fins de destruction. Cela permet de maintenir la conformité en garantissant qu’aucun enregistrement n’est conservé au-delà de la conservation requise.

Étiquettes et stratégies de rétention

La rétention joue un rôle central dans le cycle de vie des données et la gestion des enregistrements, garantissant que les organisations peuvent conserver les données dont elles ont besoin et ignorer ce dont elles ne disposent pas. Voici un aperçu des fonctionnalités de rétention que vous pouvez configurer dans Microsoft Purview :

• Étiquettes de rétention : ces étiquettes s’appliquent à des éléments spécifiques, tels que des documents ou des e-mails, pour contrôler la durée pendant laquelle ils sont conservés et quand ils sont supprimés. Les étiquettes de rétention peuvent être appliquées automatiquement ou manuellement et offrent un contrôle granulaire sur le contenu.
• Stratégies d’étiquettes de rétention : les stratégies d’étiquette vous permettent de publier des étiquettes de rétention dans des emplacements spécifiques, tels que des sites SharePoint ou des boîtes aux lettres Exchange, garantissant ainsi que ces étiquettes sont disponibles pour une utilisation dans les charges de travail Microsoft 365.
• Stratégies de rétention : ces stratégies s’appliquent à des charges de travail entières, telles que toutes les boîtes aux lettres ou les comptes OneDrive. Les stratégies de rétention vous permettent de gérer les données à plus grande échelle et de conserver ou de supprimer automatiquement le contenu en fonction des besoins de l’organisation.

En comprenant et en configurant ces outils de rétention, vous pouvez vous assurer que votre organization est conforme aux exigences réglementaires tout en réduisant la quantité de données que vous devez gérer.

Gestion du cycle de vie des données et gestion des enregistrements

Microsoft Purview offre à la fois la gestion du cycle de vie des données et la gestion des enregistrements pour répondre à un large éventail de besoins de gouvernance. Bien que les deux solutions se concentrent sur la rétention et la suppression, elles ont des objectifs différents :

• Gestion du cycle de vie des données : gère la conservation du contenu général, tel que les e-mails et les documents, en veillant à ce que les données soient conservées ou supprimées en fonction des stratégies de l’organisation.
• Gestion des enregistrements : applique des contrôles plus stricts aux enregistrements critiques pour l’entreprise qui doivent être conservés pour des raisons juridiques ou réglementaires. Les enregistrements sont immuables, ce qui garantit qu’ils ne peuvent pas être modifiés ou supprimés tant que la période de rétention n’a pas expiré.

En suivant ces frameworks et en utilisant des stratégies de rétention, vous pouvez vous assurer que les données de votre organization restent conformes, bien gérées et protégées tout au long de leur cycle de vie.