Inviter et supprimer des utilisateurs dans Viva Goals

Pour intégrer l’ensemble de votre organisation à Viva Goals, envoyez une invitation à tous les membres de l’équipe.

Avant l’une ou l’autre de ces procédures, vous devez vous connecter à Viva Goals à l’aide d’Azure Active Directory et créer un compte pour votre organisation.

Pour vous connecter à Viva Goals, visitez : https://goals.microsoft.com/

Ajouter des utilisateurs via une invitation après avoir créé une organisation

  1. Après avoir créé une organisation, sélectionnez Continuer.

  2. Vous êtes dirigé vers la page Inviter des membres , où vous pouvez entrer les noms des utilisateurs que vous souhaitez ajouter à votre organisation.

    Vous pouvez également ajouter un groupe Azure Active Directory avec tous les utilisateurs que vous souhaitez inviter.

  3. Si votre organisation est publique, vous avez la possibilité de partager un lien pour rejoindre votre organisation avec les utilisateurs.

Remarque

Vérifiez que tous les utilisateurs sont approvisionnés sur le compte Azure Active Directory de votre organisation.

Ajouter des membres via une invitation à partir de Viva Goals

Pour inviter des utilisateurs à partir du menu Viva Goals, sélectionnez le bouton Ajouter des membres .

Ou, si vous êtes l’administrateur de l’organisation, vous pouvez également accéder à Paramètres et sélectionner Ajouter des membres sous l’onglet Utilisateurs.

Capture d’écran montrant la boîte de dialogue où un administrateur utilise le bouton Inviter des utilisateurs.

Une autre façon de procéder consiste à sélectionner Utilisateurs dans le menu, puis à sélectionner le bouton Ajouter des membres .

Capture d’écran montrant une autre option pour ajouter des membres.

Ajouter un groupe AAD via une invitation

Pour inviter un groupe, vous pouvez sélectionner le bouton Ajouter des membres en suivant l’une des méthodes mentionnées ci-dessus. Entrez le nom du groupe AAD dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche. Une invitation est envoyée à l’adresse e-mail du groupe.

À présent, tous les membres du groupe pourront se connecter. L’enregistrement utilisateur est ajouté à la liste Tous les utilisateurs une fois qu’ils se connectent pour la première fois.

Remarque

Chaque fois qu’un utilisateur est ajouté au groupe AAD, il devient automatiquement éligible pour se connecter à Viva Goals. Toutefois, ils devront se connecter, au moins une fois, pour apparaître dans la liste Tous les utilisateurs .

Supprimer un utilisateur

Pour supprimer un utilisateur de votre organisation, un administrateur peut désactiver ou supprimer son compte : accédez à Administration ->Utilisateurs. Recherchez l’utilisateur que vous souhaitez supprimer et sélectionnez Actions ->Désactiver ou Actions ->Supprimer. Dans les deux cas, vous ne serez plus facturé pour cet utilisateur.

Si vous avez invité des utilisateurs à l’aide d’un groupe AAD, vous pouvez supprimer l’utilisateur du groupe pour les désactiver également dans Viva Goals.

Désactiver ou supprimer un utilisateur

Un utilisateur désactivé reste visible dans Viva Goals, mais ne peut pas se connecter. L’utilisateur reste affecté en tant que propriétaire des OKR qu’il avait. Ils ne peuvent pas faire l’objet d’une recherche dans Tous les utilisateurs et sont répertoriés comme désactivés dans la section Utilisateurs des outils d’administration.

Capture d’écran montrant des utilisateurs désactivés.

Pour réactiver un utilisateur, accédez à Action ->Rendre actif, ce qui permet de restaurer sa capacité à se connecter.

Capture d’écran montrant où vous réactivez un utilisateur.

La suppression d’un utilisateur est une action permanente qui ne peut pas être annulée. Il supprime toutes leurs activités dans le système.

Capture d’écran montrant la suppression d’un utilisateur et un avertissement.

Les administrateurs ne peuvent pas supprimer les utilisateurs qui possèdent actuellement un objectif. Pour supprimer ces utilisateurs, réaffectez d’abord leurs OKR, puis supprimez l’utilisateur.

Capture d’écran de la boîte de dialogue d’erreur que vous obtenez lorsque vous essayez de supprimer un utilisateur propriétaire d’objectifs ou de projets.

Exemple de scénario de désactivation d’un utilisateur

  • Lorsqu’un employé passe d’une organisation à une autre au sein d’une entreprise

Exemple de scénario sur le moment où supprimer un utilisateur

  • Lorsque l’administrateur de l’organisation reçoit une demande de l’utilisateur pour supprimer complètement toutes les données qui peuvent lui être liées conformément aux réglementations RGPD

Remarque

Pour rechercher les utilisateurs supprimés ou désactivés, accédez à l’onglet Utilisateurs et sélectionnez l’option Désactiver le filtre sous la liste déroulante État .

FAQ (Forum aux questions)

  1. Qui peut être invité/autorisé à accéder à Viva Goals ?

    1. Il existe deux types d’utilisateurs dans AAD : Membres et Invités. Seuls les membres peuvent être invités/approvisionnés pour accéder à Viva Goals et non aux utilisateurs invités.
  2. N’importe quel groupe dans Azure Active Directory peut-il être invité à Viva Goals ?

    1. Tout groupe dans Azure Active Directory, les groupes de sécurité, les groupes de distribution et les groupes Microsoft 365 peut être invité à Viva Goals.
  3. Combien de groupes peuvent être invités ?

    1. Actuellement, un seul groupe d’Azure Active Directory peut être invité à Viva Goals.
  4. Si un seul groupe peut être ajouté, comment les administrateurs peuvent-ils inviter une organisation entière à Viva Goals ?

    1. Pour inviter une organisation entière, nous recommandons aux utilisateurs d’imbriquer tous les groupes existants ou d’inclure tous les membres dans un seul groupe.
  5. Puis-je inviter un groupe si je ne suis pas membre du groupe ?

    1. Oui, vous pouvez inviter n’importe quel groupe, même si vous n’êtes pas membre.
  6. Les e-mails seront-ils envoyés à tous les utilisateurs qui font partie de la liste des groupes invités ?

    1. Email ne seront pas envoyés à des e-mails individuels. Au lieu de cela, l’e-mail est envoyé à l’e-mail de groupe. De plus, si le groupe dont ils sont membres limite les e-mails en n’incluant pas Viva Goals comme expéditeur autorisé, les utilisateurs ne recevront pas de communications par e-mail.
  7. Tous les utilisateurs du groupe AAD invité apparaîtront-ils dans la liste « Tous les utilisateurs » ?

    1. Tous les utilisateurs du groupe peuvent se connecter à Viva Goals, mais seuls les utilisateurs qui se sont connectés au moins une fois apparaissent dans la liste Tous les utilisateurs .
  8. Si des utilisateurs sont ajoutés ou supprimés du groupe, la liste reflète-t-elle automatiquement la modification avec l’organisation respective dans Viva Goals ?

    1. Lorsqu’un utilisateur est ajouté au groupe AAD utilisé pour inviter des utilisateurs à rejoindre une organisation dans Viva Goals, l’utilisateur devient automatiquement éligible pour se connecter, mais il n’apparaît pas dans la liste « Tous les utilisateurs » tant qu’il ne s’est pas connecté au moins une fois.
    2. Lorsqu’un utilisateur qui apparaît dans la liste Tous les utilisateurs est supprimé du groupe AAD, cette modification est automatiquement reflétée dans Viva Goals.
  9. Comment puis-je afficher un utilisateur désactivé ou supprimé ?

    1. Accédez à Administration-Paramètres> et sous l’onglet Utilisateurs, sélectionnez la liste déroulante État et sélectionnez Désactivé.