Mener un pilote utilisateur

Importante

Nous avons suspendu l’envoi d’e-mails de briefing pour apporter des améliorations. Les utilisateurs peuvent toujours accéder au complément Viva Insights Outlook ou à l’application Viva Insights dans Teams pour les fonctionnalités clés jusqu’à la reprise de ce service. Pour plus d’informations sur cette modification, consultez Pause de briefing.

Si vous choisissez de désactiver l’e-mail de briefing pour votre organization, vous pouvez d’abord exécuter un pilote avec un sous-ensemble d’utilisateurs. En particulier pour les grandes organisations, un pilote à petite échelle est une première étape naturelle pour valider la préparation des utilisateurs, identifier et atténuer les problèmes, et contribuer à garantir un déploiement réussi à l’échelle organization.

Pour obtenir les résultats les plus réalistes, le projet pilote doit impliquer un groupe d’utilisateurs réels, imiter la façon dont ils communiquent et collaborent régulièrement, et vérifier les expériences techniques et utilisateur. 

Décrire la logistique pilote

Un pilote réussi comprend les éléments suivants :

• Dates de début et de fin définies et objectifs clairement définis pour mesurer la réussite. Ces objectifs peuvent vous aider à planifier le déploiement une fois le pilote terminé.
• Prévoyez suffisamment de temps pour exécuter le pilote et évaluer son impact, ce qui est recommandé un minimum de 30 jours.
• Incluez les parties prenantes et les participants appropriés, en sachant que vous pouvez ajouter d’autres utilisateurs tout au long du projet pilote, si nécessaire.
• Commencez petit et prenez le temps de suspendre, d’évaluer les résultats et d’ajuster le pilote.

Recruter des participants pilotes

La tâche la plus importante lors de la planification d’un projet pilote consiste à sélectionner soigneusement les participants. Aujourd’hui, l’e-mail de briefing affiche des insights, tels que les tâches identifiées dans les e-mails et les documents liés aux réunions à venir. Les meilleurs participants pour votre projet pilote sont les personnes qui ont des activités de messagerie et de calendrier cohérentes, car elles recevront régulièrement le courrier électronique de briefing et peuvent en tirer le meilleur parti en l’utilisant pour les activités de travail quotidiennes.

Un bon point de départ est de demander à vos parties prenantes et responsables de service quelles équipes, selon eux, bénéficieraient de l’aide offerte dans l’e-mail de réunion d’information. Le projet pilote doit également s’étendre aux personnes clés du service informatique, de la formation, des communications d’entreprise et de votre support technique. Cela permet aux personnes qui ont des rôles clés dans votre organization d’avoir la possibilité de se familiariser avec les fonctionnalités de l’e-mail de briefing.

Conseil

Lorsque vous sélectionnez un groupe de personnes pour votre projet pilote de briefing, veillez à inclure ceux qui case activée e-mail sur les clients compatibles avec l’adaptation. La version adaptative garantit aux utilisateurs une expérience optimale avec des liens vers des tâches ouvertes, des réunions à venir, des documents connexes et des suggestions de temps de travail, le tout dans l’e-mail.

Vous pouvez contrôler qui reçoit l’e-mail de briefing dans votre pilote de l’une des manières suivantes :

• Utilisez le Centre d’administration pour définir l’état par défaut de toutes les personnes de votre organization comme étant désactivés. Ensuite, demandez à vos participants pilotes de choisir de recevoir l’e-mail Briefing dans leur application Viva Insights dans Teams ou sur le web.

• Utilisez PowerShell pour désactiver briefing pour les utilisateurs non pilotes et laisser les utilisateurs pilotes activés. Dans le centre d’administration, tous les utilisateurs sont autorisés par défaut.

  • Les utilisateurs qui sont activés et inscrits recevront l’e-mail de briefing.
  • Les utilisateurs désactivés et inscrits ne recevront pas l’e-mail de briefing. Notez que lorsque vous intégrez de nouveaux utilisateurs à un locataire, vous devez utiliser PowerShell pour désactiver briefing pour eux si vous ne souhaitez pas qu’ils fassent partie du pilote.

Concevoir votre plan de test et enquête de commentaires

Pour une expérience pilote réussie, donnez à vos participants des tâches clairement définies à accomplir, ainsi qu’un moyen de partager leurs commentaires. Voici quelques exemples de ce que les utilisateurs peuvent faire dans l’e-mail de briefing :

• Organisez ou acceptez une invitation à une réunion avec un document cloud joint (il peut s’agir d’un lien dans l’invitation elle-même, d’une réponse à l’invitation d’origine ou d’un message électronique associé).
• Lorsque des documents apparaissent dans l’e-mail de briefing, ils peuvent les ouvrir directement à partir de l’e-mail et les marquer comme Terminés ou Non liés.
• Passez en revue les tâches identifiées en ouvrant l’e-mail source lié et en marquant les tâches comme Terminées ou Non une tâche.
• Réservez le temps de focus si disponible dans votre calendrier.

Vérifiez que vous disposez d’un canal de commentaires ouvert pour suivre la progression et mesurer les résultats, par exemple :

• Utilisez une enquête prédéfinie comme moyen simple de capturer et d’évaluer les résultats du pilote. Vous pouvez utiliser les exemples d’enquêtes de commentaires pour commencer.
• Créez une équipe ou un canal pour que les participants pilotes rejoignent et partagent leurs expériences.
• Créez un groupe de sécurité dans lequel les utilisateurs pilotes peuvent poser des questions et envoyer des commentaires.

Créer votre plan de communication

Il est essentiel pour la réussite de votre pilote d’informer les participants du pilote sur ce qui se passe quand et pourquoi, et sur ce que l’on attend d’eux. Pour susciter l’enthousiasme et la participation maximale, veillez à inclure des messages de valeur et des liens vers formation et support, où les utilisateurs peuvent obtenir des informations supplémentaires tout au long du projet pilote. Les ressources suivantes sont disponibles pour vous aider à démarrer avec un plan de communication pilote :

• Vue d’ensemble du briefing d’une page
• Exemple d’e-mail présentant l’e-mail de briefing
• Démonstration de la version adaptative de l’e-mail briefing

Conseils de planification du pilote

Les conseils suivants peuvent vous aider à garantir la réussite de votre pilote :

• N’oubliez pas que l’e-mail de briefing est activé par défaut pour toutes les personnes disposant d’une boîte aux lettres Exchange Online dans une langue prise en charge. Vous pouvez utiliser PowerShell pour choisir qui reçoit en premier l’e-mail de briefing.
• Avant de commencer un pilote, vérifiez que tous les participants ont des licences Exchange Online actives.
• Tout au long d’un projet pilote, rencontrez les parties prenantes de votre projet pour passer en revue les commentaires des utilisateurs et les tickets de support technique pour vous assurer que le pilote fonctionne correctement. Effectuez les ajustements nécessaires.

Voici un exemple chronologie pour un pilote de 30 jours :

• Une semaine avant le lancement du pilote - Envoyer une communication initiale aux utilisateurs du pilote sur ce à quoi s’attendre et quand. Il s’agit également d’une bonne occasion d’effectuer des formations ou de partager des supports de formation sur la façon d’utiliser l’e-mail de la réunion d’information. Vous pouvez également envoyer une enquête maintenant pour comparer les sentiments des utilisateurs avant et après le pilote.
• Jour 1 - Envoyer une communication de lancement aux utilisateurs pilotes.
• Jour 14 : Envoyer une communication à mi-point aux utilisateurs pilotes et éventuellement envoyer une enquête.
• Jour 30 - Envoyer la communication finale aux utilisateurs pilotes. Mener une enquête finale sur leur expérience.
• Jours 31 à 45 - Évaluer les résultats du pilote et planifier les étapes suivantes.

Évaluer les apprentissages et établir un plan

Une fois qu’un pilote est terminé, rassemblez toutes les enquêtes de commentaires, les tickets de support et d’autres métriques pour les analyser avec vos objectifs et décider de votre plan de déploiement. Votre analyse doit vous aider à déterminer si votre organization est prêt pour un déploiement à grande échelle de Briefing, ou si vous devez étendre le pilote à d’autres utilisateurs, ou revoir le pilote après avoir identifié et atténué les problèmes.

Lorsque les résultats indiquent :

• Les objectifs du pilote ont été atteints (par exemple, la satisfaction des utilisateurs) : vous êtes prêt à démarrer la phase de déploiement. Selon vos objectifs, vous pouvez effectuer l’une des opérations suivantes :

  • Étendre le projet pilote à d’autres participants, peut-être dans des rôles différents ou avec des modèles de collaboration différents de ceux du groupe pilote initial.
  • Activez Briefing pour d’autres groupes sélectionnés dans votre organization.
  • Activez briefing pour tous les autres utilisateurs de votre organization.

• Le pilote n’a pas atteint les objectifs - Prenez le temps d’apporter des ajustements à votre plan et de revoir le pilote.

Conseil

Inscrivez vos participants pilotes en tant que pairs champions pour aider à évangéliser et intégrer de nouveaux utilisateurs à Briefing. Les pairs champions peuvent facilement s’associer à d’autres utilisateurs, partager leurs propres expériences et apprentissages, et offrir un soutien et des conseils à leurs collègues.