Administration tâches pour Viva Insights

En tant qu’administrateur de service Teams, vous pouvez déployer et épingler l’application Recommandations Microsoft Viva dans Microsoft Teams pour tous les utilisateurs ou pour des groupes spécifiques de votre organisation via des stratégies personnalisées.

Conditions préalables

Avant que les membres de votre organisation puissent utiliser l’application Viva Insights, ils doivent disposer des éléments suivants :

  • Accès à Microsoft Teams
  • Un compte Exchange Online

Installer l'application

Suivez les étapes décrites dans les playbooks suivants pour que l’application Viva Insights soit opérationnelle pour les membres de votre organisation.

  1. Vérifiez qu’ils disposent d’un plan de service Viva Insights.

  2. Dans la page d’administration Viva Insights, sélectionnez Viva Insights.

  3. Sous Viva Insights dans Microsoft 365, sélectionnez Gérer la disponibilité dans le Centre d’administration Teams.

    Capture d’écran montrant Gérer la disponibilité dans le Centre d’administration Teams dans la page d’administration Viva Insights.

  4. Dans le Centre d’administration Teams, ajoutez l’application Viva Insights à la liste des applications autorisées au sein de l’organisation, comme suit : Libérer l’application Viva Insights au sein de votre organisation.

    Remarque

    Pour autoriser ou empêcher des utilisateurs spécifiques de votre organisation d’utiliser Viva Insights, procédez comme suit :

    1. Vérifiez que Viva Insights est activé pour votre organisation dans la page Gérer les applications.
    2. Créez une stratégie d’autorisation d’application personnalisée et affectez-la à ces utilisateurs. Pour plus d’informations, consultez Gérer les stratégies d’autorisation d’application dans Teams.
  5. Dans Teams, épinglez l’application Viva Insights dans la barre d’application de gauche pour tous les utilisateurs de votre organisation : épinglez l’application Viva Insights.

  6. Maintenant que Viva Insights est disponible, tous les utilisateurs peuvent suivre ces étapes pour découvrir et épingler l’application Viva Insights.

Importante

Si votre organisation a attribué des licences avant juillet 2021 (sous la référence SKU Analyse du temps de travail), procédez comme suit pour activer ou désactiver l’accès aux fonctionnalités premium Viva Insights publiées à partir de novembre 2021.

Désactiver l’espace principal

Lorsque la fonctionnalité Espace de tête est activée, les utilisateurs peuvent la trouver sur la page d’accueil de Viva Insights. En tant qu’administrateur, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité à l’aide des applets de commande PowerShell.

Les commandes PowerShell permettant d’utiliser des fonctionnalités Viva Insights sont décrites dans Set-VivaInsightsSettings. Pour désactiver Headspace, consultez l’exemple 1.

Configurer des enquêtes sur l’efficacité des réunions

En tant qu’administrateur, vous pouvez configurer les enquêtes d’efficacité des réunions pour votre organisation au niveau de l’utilisateur ou du locataire. Vous pouvez activer ou désactiver l’enquête pour un utilisateur spécifique ou plusieurs utilisateurs avec PowerShell, ou vous pouvez définir l’état par défaut pour tous les utilisateurs de votre locataire comme étant activés ou désactivés dans le Centre d'administration Microsoft 365.

Conditions préalables

Vérifiez les points suivants avant de configurer l’accès :

  • Administration rôle : vous devez disposer d’un rôle d’administrateur général ou d’administrateur Exchange Online pour configurer les utilisateurs pour les enquêtes sur l’efficacité des réunions dans le Centre d'administration Microsoft 365. Pour configurer des utilisateurs individuels via PowerShell, vous devez disposer d’un rôle d’administrateur Exchange Online, d’administrateur général ou d’administrateur Insights.
  • Comprendre la confidentialité des données : consultez le Guide de confidentialité pour comprendre comment la confidentialité est intégrée aux enquêtes sur l’efficacité des réunions et pour découvrir ce que vous pouvez configurer pour répondre aux exigences spécifiques de votre organisation en matière de confidentialité.

Configuration au niveau du locataire

En tant qu’administrateur, procédez comme suit pour modifier le paramètre pour les enquêtes sur l’efficacité des réunions au niveau du locataire. Ce paramètre est activé par défaut, afin que tous les utilisateurs reçoivent les enquêtes. Les utilisateurs peuvent désactiver individuellement à partir de leurs paramètres d’application Viva Insights.

Importante

Si vous choisissez de ne pas participer aux enquêtes sur l’efficacité des réunions au niveau du locataire, les membres de votre organisation ne seront pas autorisés par défaut à recevoir des commentaires sur les réunions qu’ils organisent. Toutefois, les individus peuvent remplacer ce paramètre au niveau du locataire. Pour empêcher une personne d’accepter et de désactiver complètement la fonctionnalité, vous devez désactiver les enquêtes pour cet utilisateur avec PowerShell, comme nous le décrivons ci-dessous.

Pour configurer l’état par défaut d’un locataire

  1. Dans la page d’administration Viva Insights, sélectionnez Viva Insights.

  2. Sous Viva Insights dans Microsoft 365, sélectionnez Gérer les paramètres pour Viva Insights. Capture d’écran montrant Gérer les paramètres pour Viva Insights dans la page d’administration Viva Insights.

  3. Dans le volet qui en résulte, cochez ou désélectionnez la case Enquêtes sur l’efficacité des réunions, puis sélectionnez Enregistrer les modifications. Si vous désélectionnez la case à cocher, aucun utilisateur de votre organisation ne recevra les enquêtes, y compris ceux qui les recevaient précédemment. Toutefois, les individus peuvent explicitement s’y réengager dans leur application Viva Insights.

    Capture d’écran montrant le volet éléments Viva Insights dans la collection Viva Insights admin.

Remarque

Une fois que vous avez modifié le paramètre d’enquête dans le Centre d’administration, il faudra jusqu’à 24 heures pour que la modification du nouveau paramètre prenne effet.

Configuration au niveau de l’utilisateur

En tant qu’administrateur, vous pouvez utiliser le module Exchange Online PowerShell V2 pour définir l’accès pour un utilisateur ou pour plusieurs utilisateurs pour les enquêtes sur l’efficacité des réunions.

Remarque

La configuration de niveau utilisateur suivante ne peut être modifiée que lorsque les utilisateurs ont des licences P1 activées pour Viva Insights.

Vérifier l’accès d’un utilisateur

Pour vérifier si un utilisateur a accès aux fonctionnalités de Recommandations Microsoft Viva dans Microsoft Teams, suivez les instructions fournies dans Get-VivaInsightsSettings.

Définir l’accès pour un utilisateur

Pour activer ou désactiver les enquêtes sur l’efficacité des réunions pour un utilisateur spécifique, utilisez le module PowerShell V2 Exchange Online et la ligne de commande suivante, où vous remplacez roy@contoso.com par votre nom d’utilisateur et votre organisation applicables :

Set-VivaInsightsSettings -Identity roy@contoso.onmicrosoft.com -Enabled $false -Feature MeetingEffectivenessSurvey
  • Si vous définissez le paramètre Enabled sur $false, les enquêtes sur l’efficacité des réunions seront désactivées pour cet utilisateur. L’utilisateur ne pourra pas remplacer ce paramètre ou participer aux enquêtes sur l’efficacité des réunions. En d’autres termes, vous désactivez complètement la fonctionnalité.
  • Si vous définissez le paramètre Enabled sur $true, les enquêtes sur l’efficacité des réunions seront activées pour cet utilisateur. Les utilisateurs peuvent ensuite refuser les enquêtes sur l’efficacité des réunions. Si aucune action ne se produit, ce paramètre s’applique par défaut.

Remarque

Lorsque Activé est défini sur $true, les personnes qui avaient précédemment refusé l’option continueront d’être désactivées et ne recevront pas d’enquêtes tant qu’elles n’auront pas choisi de nouveau via leur application Viva Insights.

Les cartes suggestions pour vous (Comment vos réunions ont réussi et Comment vos réunions peuvent s’améliorer) dérivées des données de métriques de réunion (en dehors des enquêtes) s’affichent indépendamment des désactivations au niveau du locataire et de l’utilisateur.

Définir l’accès pour plusieurs utilisateurs

Vous pouvez également activer ou désactiver les enquêtes d’efficacité des réunions pour plusieurs utilisateurs à l’aide d’un script PowerShell qui itère au sein des utilisateurs spécifiés, en modifiant la valeur un utilisateur à la fois.

Utilisez le script suivant pour :

  • Créez un fichier .csv avec tous les utilisateurs qui ont été traités avec leur état actuel.
  • Répertorier le nom d’utilisateur principal pour chaque utilisateur.
  • Définissez le paramètre Enabled spécifié pour chaque utilisateur.
  1. Créez un fichier texte d’entrée .csv contenant l’identité des utilisateurs que vous souhaitez configurer. Par exemple :

    Identity
    ClaudeL@contoso.com
    LynneB@contoso.com
    ShawnM@contoso.com
    
  2. Spécifiez l’emplacement du fichier de .csv d’entrée, le fichier .csv de sortie et la valeur Activé pour $true ou $false pour chaque utilisateur :

    $inFileName="<path and file name of the input .csv file that contains the users, for example: C:\admin\Users2Opt-in.csv>"
    $outFileName="<path and file name of the output .csv file that records the results, for example: C:\admin\Users2Opt-in-Done.csv>"
    $meetingEffectivenessSurveysMode = $true
    
    $users=Import-Csv $inFileName
    ForEach ($user in $users)
    {
    $user.identity
    $upn=$user.identity
    Set-VivaInsightsSettings –Identity $upn -Enabled $meetingEffectivenessSurveysMode -Feature MeetingEffectivenessSurvey
    }
    
  3. Exécutez les commandes obtenues à l’invite de commandes Exchange Online module PowerShell V2.

Scénarios de notification

Personnes voient différents notifications et paramètres dans leur application Viva Insights dans Teams ou sur le web, selon le scénario de paramètres que vous avez choisi ci-dessus.

Scénario 1 : Vous n’avez pas modifié le paramètre par défaut dans le Centre d’administration Microsoft, et la fonctionnalité d’enquête sur l’efficacité des réunions est activée pour toutes les personnes de votre organisation.

La première fois que les membres de votre organisation utilisent l’application Viva Insights, ils reçoivent une notification sur les enquêtes sur l’efficacité des réunions. Dans leur page Paramètres > Réunions effectives , le bouton bascule pour Enquêtes sur l’efficacité des réunions est activé. Si les utilisateurs souhaitent refuser l’enquête, ils peuvent désactiver le bouton bascule.

Capture d’écran montrant la notification pour les utilisateurs dont la fonctionnalité est activée par défaut.

Capture d’écran montrant l’onglet Réunions effectives dans Paramètres avec le bouton bascule Enquêtes sur l’efficacité des réunions activé.

Scénario 2 : Dans le Centre d’administration Microsoft, vous définissez la fonctionnalité d’enquête sur l’efficacité des réunions sur la valeur par défaut.

La première fois que les membres de votre organisation utilisent l’application Viva Insights, ils reçoivent une notification leur demandant s’ils souhaitent commencer à utiliser des enquêtes sur l’efficacité des réunions. Dans leur page Paramètres > Réunions effectives , le bouton bascule pour Les enquêtes sur l’efficacité des réunions est désactivé. Si les utilisateurs souhaitent commencer à utiliser les enquêtes, ils peuvent activer les paramètres ou sélectionner Prise en main dans la notification de première utilisation.

Capture d’écran montrant la notification d’adhésion pour les utilisateurs dont la fonctionnalité est désactivée par défaut.

Scénario 3 : Vous avez utilisé une applet de commande PowerShell pour désactiver l’accès à la fonctionnalité d’enquête sur l’efficacité des réunions.

Personnes de votre organisation ne reçoivent aucune notification sur les enquêtes sur l’efficacité des réunions. Lorsqu’ils accèdent à leur page Paramètres > Réunions effectives dans l’application Viva Insights dans Teams ou sur le web, ils ne voient pas de bouton bascule pour activer ou désactiver la fonctionnalité.

Capture d’écran montrant l’onglet Réunions effectives dans Paramètres sans bouton bascule d’enquêtes sur l’efficacité des réunions.

Accès Premium pour les licences attribuées avant juillet 2021

Les étapes suivantes s’appliquent uniquement aux organisations qui ont attribué des licences avant juillet 2021. Vous devez confirmer les options d’affectation suivantes dans Azure Active Directory pour la référence SKU Recommandations Microsoft Viva :

  • Recommandations Microsoft Viva : permet d’accéder aux fonctionnalités personnelles et de gestion premium publiées à partir de novembre 2021, y compris la page d’habitudes de travail d’équipe mise à jour dans l’application Viva Insights.
  • Recommandations Microsoft Viva (transition WpA) : cette option s’applique uniquement aux organisations qui ont attribué des licences avant juillet 2021 et qui souhaitent conserver leur accès aux fonctionnalités d’analyste avancées. S’il s’agit de la seule option activée, leur accès aux insights avancés reste inchangé. Toutefois, vous devez activer la première option d’application pour accéder aux fonctionnalités Premium publiées à partir de novembre 2021.

Importante

Si votre organisation a attribué Viva Insights licences à partir de juillet 2021, l’option d’affectation Recommandations Microsoft Viva contrôle l’accès à toutes les fonctionnalités premium personnelles, de gestionnaires et d’analystes avancés. L’activation ou la désactivation de l’option Recommandations Microsoft Viva (transition WpA) dans Azure Active Directory n’affecte pas leur accès à ces fonctionnalités.

Accès aux fonctionnalités Premium

Pour confirmer, activer ou désactiver l’accès aux fonctionnalités Premium pour les utilisateurs disposant de licences attribuées avant juillet 2021, procédez comme suit.

  1. Accédez à Portail Azure>Azure Active Directory.

  2. Dans le volet de navigation de gauche, sélectionnez Licences>Tous les produits.

  3. Recherchez et sélectionnez Recommandations Microsoft Viva.

  4. Dans le volet de navigation de gauche, pour groupes, sélectionnez Groupes sous licence ou, pour les utilisateurs individuels, sélectionnez Utilisateurs sous licence.

  5. En haut, sélectionnez +Affecter.

  6. Dans Utilisateurs et groupes, sélectionnez le groupe ou l’individu à ajouter, qui s’affiche ensuite sous Nom.

  7. Sélectionnez Options d’affectation, puis sélectionnez Activé pour activer ou Désactivé pour désactiver les éléments suivants :

    • Recommandations Microsoft Viva : permet d’accéder aux fonctionnalités Premium publiées à partir de novembre 2021.
    • Recommandations Microsoft Viva (transition WpA) : applicable uniquement aux utilisateurs auxquels des licences ont été attribuées avant juillet 2021.

    Options d’application de licence Azure AD pour Viva Insights.

  8. Sélectionnez Vérifier + attribuer, puis, en bas, sélectionnez Affecter pour appliquer les modifications.

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