FAQ des Informations personnelles

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Importante

À compter de la fin du mois de mars 2024, nous suspendrons l’e-mail de synthèse, qui est généralement envoyé deux fois par mois. Tout le contenu des e-mails de synthèse sera toujours disponible dans l’application Viva Insights dans Teams ou sur le web. Vous pouvez continuer à explorer et à analyser vos insights de données en toute transparence. Pour en savoir plus sur cette modification, reportez-vous à l’arrêt des e-mails Digest.

Cet article répond aux questions fréquemment posées sur les options d’insights personnels de Microsoft Viva Insights, telles que l’application Viva Insights, les e-mails Digest, Viva Insights complément Outlook et les suggestions inline.

Les questions et réponses sont organisées en trois sections :

Confidentialité

Q1. Qui peut voir mes données ?

Vous seul pouvez consulter vos données. Les statistiques et analyses générées à partir de vos données sont destinées à être affichées sur votre système uniquement. Votre responsable ou administrateur système ne peut pas voir vos données personnelles. Les insights personnels dans l’application Insights incluent uniquement les informations existantes qui sont déjà disponibles, telles que les réunions auxquelles vous avez participé et leur durée.

Toutefois, si vous accordez à une autre personne l’accès à votre boîte aux lettres, par exemple un assistant administratif pour envoyer des messages en votre nom, cette personne peut voir vos insights personnels dans vos e-mails Digest. Mais cette personne ne peut pas voir vos insights personnels dans l’application Insights. En savoir plus sur les autorisations de boîte aux lettres.

Pour plus de détails, afficher Guide confidentialité.

Q2. Comment Viva Insights protège-t-il mes données ?

Viva Insights utilise les données de votre boîte aux lettres Microsoft 365, à savoir les données relatives à vos e-mails et vos réunions, ainsi que les données relatives à vos appels et conversations dans Teams.

Viva Insights stocke vos données dans votre boîte aux lettres elle-même et bénéficie de la même protection que votre messagerie et votre calendrier lui-même. Ainsi, vos données sont protégées de la même façon que vos informations d’e-mail et de calendrier restent privées et protégées.

Chaque calcul effectué par Viva Insights est basé sur des données que vous pouvez obtenir en collectant et en examinant les métadonnées de vos e-mails, réunions, appels et messages instantanés, telles que leurs heures de début et de fin et leurs lignes d’objet. En d’autres termes, Viva Insights automatise ce qui serait autrement une tâche laborieuse ; ces calculs automatiques vous offrent une transparence dans vos habitudes de collaboration au travail.

Viva Insights n'a aucun logiciel de suivi en cours d'exécution sur votre ordinateur.

Q3. Quelles données Viva Insights utilisez-vous ?

Remarque

Viva Insights traite les données comme décrit dans le Guide de confidentialité.

Viva Insights utilise :

  • Informations des éléments de courrier :

    • Métadonnées, incluant l’horodatage de l’e-mail, l’expéditeur, les destinataires et le signal « lire »
    • Déclarations que des utilisateurs ont effectuées dans le corps d’un e-mail. Ces déclarations servent à créer cartes tâches pour votre usage uniquement
    • Actions des autres utilisateurs qui reçoivent votre e-mail par exemple, s’ils ont ouvert votre e-mail. (Utilisé uniquement sous forme agrégée, pour protéger la confidentialité individuelle.)

  • Informations des éléments de calendrier :

    • Type (réunion ou rendez-vous)
    • État (occupé, libre, absence du bureau, provisoire)
    • Catégorie
    • Sujet
    • Durée
    • Participants

  • Informations des équipes :

    • Viva Insights comptabilise les appels audio, les appels vidéo et les discussions que les gens passent dans Teams comme des activités de collaboration.

  • Données SharePoint OneDrive : Viva Insights affiche le nombre de documents OneDrive et SharePoint sur lesquels vous avez travaillé.

Viva Insights n’utilise pas :

Email et les données de calendrier provenant de personnes extérieures à votre organization, à l’exception suivante : Viva Insights utilise des données présentes dans votre propre boîte aux lettres Microsoft 365. Par exemple, si vous organisez une réunion avec une personne en dehors de votre organization, les heures de début et de fin de cette réunion se trouvent dans votre boîte aux lettres et sont donc visibles par vous. Ces données peuvent donc être utilisées dans des calculs sur votre historique de collaboration.

Pour utiliser des insights personnels

Sources de données

Q1. Des données peuvent-elles être extraites d’installations locales de Microsoft Exchange ou Skype Entreprise ?

Non. Seuls Exchange Online et Teams sont utilisés comme sources de données de Viva Insights données.

Meetings

Q1. Les « heures de réunion » incluent-elles le temps que je bloque sur mon calendrier pour effectuer du travail personnel ?

Si vous bloquez votre calendrier pour votre travail personnel à l’aide d’un rendez-vous (voir Créer ou planifier un rendez-vous) ou en créant une réunion avec vous-même, cette heure n’est pas prise en compte comme temps de réunion.

Temps de travail individuel

Q1. Que signifie « temps de concentration conservé » ?

Le temps de focus est conservé lorsque vous ne le supprimez pas et que vous n’avez pas de conflit de réunion. Vous pouvez réserver automatiquement le temps de focus en vous inscrivant à un plan de focus, ou planifier des sessions uniques non périodiques par le biais de l’e-mail briefing ou de l’application Viva Insights.

Importante

Nous avons suspendu l’envoi d’e-mails de briefing pour apporter des améliorations. Vous pouvez toujours accéder au complément Viva Insights Outlook ou à l’application Viva Insights dans Teams pour les fonctionnalités clés jusqu’à la reprise de ce service. Pour plus d’informations sur cette modification, consultez Pause de briefing.

Q2. Pourquoi est-ce que mon temps de travail individuel semble incorrect ou inexact ?

Procédez comme suit pour résoudre le nombre total d’heures consacrées au travail :

  1. Vérifiez que vos paramètres de temps de travail et de fuseau horaire sont corrects. (Voir Paramètres Outlook.)
  2. Pour plus d’informations sur le temps de travail individuel, voir Focus.

Calendrier

Q1. Comment faire dire Viva Insights que je suis en vacances ?

Si vous envisagez de partir en congé (ou en vacances), créez un événement de calendrier Outlook qui inclut les jours de vos congés et configurez l’État sur Absent(e) du bureau. Viva Insights comptez zéro temps de concentration et de réunion pendant votre absence.

Q2. Puis-je modifier mes paramètres pour établir un temps en dehors du travail plus précis ?

Oui. Vous pouvez modifier votre fuseau horaire et votre temps de travail dans vos paramètres Outlook.

Analyser les e-mails

Q1. Comment les e-mails Viva Digest s’affichent-ils dans Outlook ?

Vos e-mails de synthèse sont des notifications générées par le système qui ne passent pas par le processus de remise standard des e-mails. Ils sont insérés directement dans votre boîte de réception Outlook par Viva Insights.

Désactivation

Q1. Puis-je refuser Viva Insights ? Si c’est le cas (ou si un administrateur m’exclut), puis-je le réactiver plus tard ?

Oui aux deux questions. Vous pouvez refuser l’accès à des parties individuelles de Viva Insights ou à l’ensemble de Viva Insights à la fois. Et vous pouvez revenir ultérieurement , si vous le souhaitez.

Pour plus de détails, voir :

Refuser toutes les Viva Insights
Désactiver les différents éléments
Choisir d’Viva Insights

Q2. Puis-je ajouter ou supprimer le complément Viva Insights Outlook ?

Oui, c’est possible. Mais tout d’abord, quelle est la différence entre « désactiver » et « supprimer » ?

  • Désactiver : si vous désactivez, vous perdez l’accès à la fonctionnalité. (Mais n’oubliez pas que vous pouvez revenir si vous changez d’avis. Pour ce faire, suivez les étapes décrites dans Désactiver le complément Viva Insights Outlook, mais à l’étape 4, définissez le contrôle sur Activé.)
  • Supprimer : si vous supprimez le complément, non seulement vous perdez l’accès à la fonctionnalité, mais son icône est également supprimée de votre ruban Outlook. (Notez que vous pouvez également changer d’avis à ce sujet : voir Ajouter le complément Viva Insights Outlook).
Supprimer le complément Viva Insights Outlook

Procédez comme suit pour supprimer le complément Viva Insights de votre ruban Outlook.

Remarque

Cette procédure supprime également les Suggestions incluses dans Outlook.

  1. Dans le ruban Accueil d’Outlook, sélectionnez l'icône Obtenir des compléments.

    Obtenir des compléments.

  2. Sélectionnez Mes compléments.

  3. Dans Administration géré, sélectionnez les points de suspension (...) pour Viva Insights, puis sélectionnez Supprimer.

    Supprimez Insights.

Ajouter le complément Viva Insights Outlook

Procédez comme suit pour ajouter le complément Viva Insights à votre ruban Outlook.

  1. Dans le ruban Accueil d’Outlook, sélectionnez l'icône Obtenir des compléments.
  2. Sélectionnez Géré par l’administrateur.
  3. Recherchez Viva Insights, puis sélectionnez Ajouter.

Visibilité et accès

Q1. Pourquoi ne vois-je pas les insights et suggestions que j’ai lu ici ?

Pour avoir accès à l’application Viva Insights, vous avez besoin d’une licence Exchange Online.

Q2. Comment puis-je déterminer ce qu’est mon offre ?

Certaines descriptions de fonctionnalités Viva Insights commencent par S’applique aux sections qui font référence aux « plans » Microsoft 365 ou Microsoft 365, puis pointent vers l’article Plans et environnements. De quelle offre est-ce que je dispose ?

Vous pouvez identifier votre offre (ainsi que votre offre de service) en procédant comme suit :

  1. Ouvrez votre page d’accueil.

  2. En haut à droite de la page, sélectionnez vos initiales ou votre image, puis sélectionnez Afficher le compte.

  3. Pour Abonnements, sélectionnez Afficher les abonnements :

    Afficher les abonnements.

  4. Dans Abonnements, les plans de service disponibles sont répertoriés sous Licences.

Q3. Quelles sont les langues prises en charge ?

Les informations personnelles sont disponibles dans la plupart des mêmes langues que les applications Microsoft 365 que vous affichez. Voir Dans quelles langues Office est-il disponible. Pour plus d’informations sur ce qui est pris en charge par Viva Insights, consultez Prise en charge linguistique.

Q4. Si mon assistant gère mes e-mails et mon calendrier, est-ce que Viva Insights inclure ces activités dans mes données ?

  • Les messages électroniques envoyés pour votre compte par votre Assistant ne sont pas inclus dans vos données. Viva Insights inclut uniquement les données relatives aux e-mails que vous envoyez à partir de votre boîte aux lettres.
  • Toutefois, Viva Insights incluez vos événements de calendrier dans vos données, y compris les événements créés et acceptés en votre nom par votre assistant.

Q5. Utilise-t-Viva Insights des cookies ?

Viva Insights utilise uniquement des cookies pour authentifier les utilisateurs pour le tableau de bord. Pour plus d’informations sur les cookies, voir la Déclaration de confidentialité de Microsoft.

Q6. Est-ce que Viva Insights fonctionne pour les boîtes aux lettres partagées ?

Non; Actuellement, les plans de service Viva Insights ou MyAnalytics ne peuvent pas être utilisés avec des boîtes aux lettres partagées.

Q7. Lorsque le tableau de bord est activé, affiche-t-il des données historiques ou part-il du jour de l’activation ?

Après l’activation, Viva Insights traite les données historiques pendant quatre semaines avant la date d’activation. Aucune donnée n’est affichée avant cette plage de dates de quatre semaines dans le tableau de bord. Pour calculer les collaborateurs actifs, Viva Insights traite les données historiques des 12 mois précédents.

Complément Insights Outlook

Q1. Quelles langues les cartes de tâches (engagements) sont-elles disponibles dans le complément Insights Outlook ?

Les cartes de tâche du complément Outlook ne sont disponibles qu’en anglais.

Q2. Puis-je obtenir les taux de lecture d’e-mail pour les boîtes aux lettres partagées ou secondaires ?

Viva Insights n’utilise pas les données des boîtes aux lettres partagées ou secondaires.

Q3. Pourquoi les statistiques de lecture ne sont-elles pas disponibles pour certains de mes e-mails ?

Pour afficher les statistiques de lecture pour un e-mail que vous avez envoyé, vous devez l’avoir envoyé dans les 14 derniers à 5 destinataires au minimum.

Commentaires et mises à jour

Q1. Comment puis-je envoyer des commentaires à Microsoft sur l’application Viva Insights ?

Dans le coin inférieur droit de chaque page, l’application Insights demande : « Est-ce utile ? » Sélectionnez Oui ou Non pour fournir des commentaires.

Capture d’écran montrant comment envoyer des commentaires dans l’application Insights

Une fois que vous avez sélectionné Oui ou Non, une boîte de dialogue s’affiche. Utilisez cette option pour partager des commentaires écrits. Si vous souhaitez que Microsoft effectue un suivi de vos commentaires, sélectionnez la zone Vous pouvez me contacter à propos de ces commentaires . Ensuite, sélectionnez Envoyer.

Capture d’écran montrant comment finaliser et envoyer vos commentaires

Q2. Comment puis-je rester informé des dernières fonctionnalités Viva Insights et apprendre des pairs qui utilisent l’outil pour leurs besoins organisationnels ?

Nous encourageons tous les utilisateurs Viva Insights à visiter la communauté Viva Insights et à s’y inscrire. La communauté a :

  • Forums pour communiquer avec des pairs et discuter des expériences partagées
  • Forums de contribution et de soutien sur des questions courantes qui sont régulièrement examinées par notre équipe d’experts
  • Billets de blog mensuels pour en savoir plus sur les nouvelles fonctionnalités et outils
  • Espaces pour partager des idées et interagir avec l’équipe de développement de produits

Pour les administrateurs informatiques

Les questions de cette section sont triées dans les zones suivantes :

tâches et fonctionnalités de gestion Administration

Q1. Comment faire gérer l’expérience Viva Insights pour les utilisateurs ?

Vous pouvez gérer l’expérience de deux manières :

Q2. Comment puis-je piloter Viva Insights à un sous-ensemble d’utilisateurs ?

Activez le plan de service « Insights by MyAnalytics » ou « MyAnalytics (Full) » pour les utilisateurs pilotes. Étant donné que ces offres sont activées par défaut, vous devez vérifier qu’elles sont désactivées pour les autres utilisateurs. Pour plus d’informations sur la désactivation des offres, voir Attribuer des licences aux utilisateurs.

Q3. Comment gérer les expériences Viva Insights dans Microsoft 365 GCC ?

Vous pouvez activer ou désactiver Viva Insights expériences en suivant les étapes applicables dans Attribuer des licences aux utilisateurs.

Q4. Comment gérer l’historique des activités Windows 10 pour le organization ?

Vous pouvez définir les deux paramètres de stratégie de groupe suivants au niveau du locataire pour le organization :

  • Système\Stratégies du système d’exploitation\Autoriser le chargement des activités utilisateur
  • Système\Stratégies de système d’exploitation\Autoriser la publication des activités utilisateur

Pour plus d’informations, consultez Nouvelles stratégies pour Windows 10.

Visibilité et accès aux fonctionnalités

Q1. Quels navigateurs puis-je utiliser avec Viva Insights et le complément Insights Outlook ?

Consultez Prise en charge des navigateurs dans plans et environnements pour obtenir la liste des navigateurs web pris en charge par les pages web Viva Insights.

En tant que complément Outlook, le complément Insights d’Outlook nécessite un navigateur compatible avec la plateforme et le système d’exploitation de votre système. Pour plus de détails, voir Navigateurs utilisés par les compléments Office.

Q2. Comment puis-je confirmer que le complément Insights d’Outlook est installé ?

Pour confirmer son installation, consultez Confirmer l’installation du complément Viva Insights Outlook.

Q3. Combien de temps les nouveaux utilisateurs peuvent-ils accéder au tableau de bord et aux autres éléments Viva Insights ?

Le tableau de bord est disponible pour Viva Insights utilisateurs quelques jours après l’attribution d’une licence avec un plan de service MyAnalytics ou Viva Insights. Pour plus d’informations sur le moment où les nouveaux utilisateurs accèdent à Viva Insights, consultez Accès aux éléments Viva Insights.

Q4. Comment les e-mails Viva Digest s’affichent-ils dans Outlook ?

Les e-mails de synthèse sont des notifications générées par le système qui ne passent pas par le processus de remise de courrier standard. Ils sont insérés directement dans la boîte de réception Outlook d’un utilisateur par Viva Insights. Les synthèses ne peuvent pas être gérées par des règles de transport de définition d’e-mail.

Q5. Quelles fonctionnalités ne sont pas disponibles pour quels plans de service ?

Les cartes qui affichent les taux de lecture des e-mails et les taux d’ouverture des documents ne sont pas actuellement disponibles avec le plan de service Insights by MyAnalytics .

Remarque

Toutes les fonctionnalités Viva Insights sont disponibles pour les utilisateurs qui ont le plan de service MyAnalytics (complet) ou Viva Insights.

Q6. Pourquoi les utilisateurs sous licence ne peuvent-ils pas voir un ou plusieurs insights personnels avec Viva Insights ?

  • Vérifiez l’accès aux éléments Viva Insights pour voir quand les éléments deviennent disponibles une fois que les utilisateurs se voient attribuer une licence avec un plan de service éligible.

  • Vérifiez si EWSAllowList est configuré pour autoriser "myanalytics" pour les utilisateurs ; pour plus de détails, voir OrganizationConfig :

    Set-OrganizationConfig -EwsAllowList @{Add="myanalytics/*"}

Confidentialité des données utilisateur

Q1. Le personnel de Microsoft peut-il accéder aux données Viva Insights d’une personne ?

Les mêmes règles s’appliquent qu’avec les services en ligne commerciales Microsoft 365, le personnel microsoft n’a pas accès aux données personnelles d’un individu dans Viva Insights. Pour plus d’informations, voir Qui peut accéder à vos données.

Q2. Le système permet-il aux administrateurs de journaliser ou d’auditer l’activité des données, comme l’accès, la modification ou la suppression de données ?

Non. Viva Insights ne prend pas en charge l’audit.

Q3. Où et pendant combien de temps les données utilisateur sont-elles stockées ?

Les données utilisateur sont stockées dans les boîtes aux lettres des utilisateurs. En fonction du scénario, les données quotidiennes sont stockées pendant une période de 35 jours et les données hebdomadaires pendant 9 semaines. Toutefois, les données relatives au nombre de collaborateurs au cours des 12 derniers mois sont stockées pour une durée de 370 jours maximum.

Q4. Les données peuvent-elles être extraites d’installations locales de Microsoft Exchange ?

Non. Seuls Exchange Online et Teams sont utilisés comme sources de données de Viva Insights données.

Q5. Puis-je demander que Viva Insights données utilisateur soient supprimées et non stockées ?

Oui, vous pouvez supprimer et restreindre le traitement de Viva Insights données utilisateur si la loi l’exige ou à la demande d’un utilisateur, ce qui prend en charge les droits des personnes concernées par le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Pour obtenir des instructions sur la suppression de données, voir Troisième obligation de conformité au RGPD. L’application Viva Insights est entièrement conforme à toutes les exigences du RGPD.

Remarque

Si une personne refuse d’utiliser Viva Insights, cette action ne supprime pas les données Viva Insights de cette personne.

Q6. Si un utilisateur se désactive ou est exclu dans PowerShell, le restera-t-il même via des mises à niveau de Microsoft 365 ou Viva Insights ?

Oui. Les paramètres de désinscription peuvent uniquement être modifiés par l’utilisateur ou l’administrateur client. Ils ne sont pas modifiés à la suite de mises à niveau.

Q7. Un administrateur peut-il désactiver Viva Insights au niveau du locataire ?

Les administrateurs peuvent configurer le paramètre par défaut pour Viva Insights au niveau du locataire pour Viva Insights. Cela peut être remplacé par l’utilisateur, en fonction de son choix de refuser ou d’accepter.

Les administrateurs peuvent également attribuer des licences à des utilisateurs pour activer ou désactiver l’accès pour des utilisateurs individuels. Si les licences ne sont pas attribuées, l’utilisateur n’a pas accès aux fonctionnalités Viva Insights.

Q8. Puis-je voir qui dans mon organization utilise Viva Insights ?

Oui. Les administrateurs Microsoft 365 peuvent voir le rapport d’activité Viva Insights dans le Centre d’administration. Pour plus d’informations, consultez activité Viva Insights.