Utiliser Viva Insights dans Outlook

Les options d’informations suivantes vous permettent d’effectuer votre travail rapidement.

Préparer vos réunions

Les réunions sont essentielles pour une collaboration de qualité. De meilleures pratiques de réunion peuvent améliorer la productivité, le partage d'informations, l'innovation, la prise de décision et les connexions entre les membres de l'équipe.

La préparation de vos réunions vous présente une liste des réunions à venir que vous avez organisées ou auxquelles vous avez été invité. Cet aperçu vous aide à décider si chaque réunion est prête.

  1. Dans le panneau Viva Insights, l’aperçu Préparez vos réunions vous indique les réunions que vous avez organisées ou à lesquelles vous avez été invité pour les sept prochains jours de calendrier (y compris le jour actuel) pour vous aider à les examiner et à les planifier.

    Préparez vos réunions.

  2. Sélectionnez Préparez vos réunions pour voir un aperçu de chacune de vos réunions à venir. Vous pouvez choisir d’afficher Tous, Organisés, ou Invités pour filtrer la liste.

    • En tant qu’organisateur de la réunion, vous verrez un aperçu semblable à celui-ci :

      Préparation des réunions en tant qu’organisateur

    • En tant qu'invité à une réunion, vous verrez un aperçu similaire à celui-ci :

      Préparez des réunions en tant qu’invité.

Détails de l’option Insight

Chaque titre de carte de réunion inclut le titre de la réunion, l’organisateur, l’heure de début et l’emplacement. Certaines des options suivantes s’appliquent à l’organisateur de la réunion, certaines d'autres s’appliquent aux invités et d’autres s’appliquent aux personnes aux deux postes.

Section Carte Notes Recommandations
Participants Le pourcentage de personnes invités qui ont accepté et le nombre d'invités. Sélectionnez la flèche vers le bas pour afficher plus d'informations sur ces participants. Assurez-vous d'avoir le quorum avant la réunion. Vous pouvez envoyer un rappel si vous n'avez pas eu de réponse des participants.                   
Conflicts Cette section décrit toutes les autres réunions qui sont en conflit avec cette réunion. Prenez le temps de résoudre les conflits bien avant chaque réunion. Cela aide les autres participants à savoir s'il y aura quorum pour la réunion.
Répondre (RSVP) Cette section est uniquement pour les invités, et non pour l’organisateur.

Vous pouvez répondre Oui ou Non à l’invitation. Si vous avez déjà répondu, votre réponse est affichée ici.

Si une réunion est programmée en dehors de vos heures de réunion habituelles (lorsque vous organisez et assistez généralement à des réunions pendant et en dehors de la journée de travail), elle sera mise en évidence avec une option pour répondre en conséquence.

Les réponses aident l’organisateur à déterminer si les participants requis peuvent participer ou non, puis à prendre les mesures nécessaires, telles que la planification ou l’enregistrement de la réunion.
Pièces jointes Cette section indique le nombre de pièces jointes, leurs titres et leur emplacement de stockage (en ligne ou local). Vous pouvez voir plus de détails et ouvrir la pièce jointe si elle est stockée en ligne.
Documents connexes Cette section montre les documents que vous souhaitez peut-être consulter pour préparer la réunion.
Tâches associées Cette section présente les tâches que vous pouvez effectuer pour préparer la réunion.
Lien de réunion en ligne (Cette section est uniquement pour l’organisateur, et non pour les invités.)

Oui ou Non indique si l’invitation à la réunion inclut un lien pour rejoindre la réunion en ligne sur Skype Entreprise ou en Teams.

Pensez à tous les participants. Si certains des participants travaillent à distance, pensez à ajouter un lien en ligne à votre réunion.
Temps de préparation Cette section vous offre la possibilité de réserver 15 ou 30 minutes de temps de préparation. Cette option s’affiche uniquement si un emplacement est disponible dans votre calendrier juste avant la réunion. Le temps réservé s’affiche dans votre calendrier et fait référence à la réunion, sous la forme « Temps de préparation pour [titre de la réunion] ». Vous pouvez également annuler l’heure de préparation de la réunion ou la supprimer directement de votre calendrier. Soyez préparé. Si vous avez besoin de temps de voyage ou si vous avez d’autres tâches qui doivent être effectuées juste avant la réunion pour vous y préparer, envisagez de réserver un temps de préparation.

Suivre les taux de lecture des messages et taux d’ouverture des documents

S’applique à : Cette information est actuellement disponible uniquement pour les personnes qui sont inscrites à un plan de services applicable.

Viva Insights peut vous indiquer le nombre de personnes qui ont ouvert votre e-mail et le temps moyen qu’ils ont passé à lire ce message. En général, le logiciel vous informe sur des e-mails que vous avez envoyé à cinq utilisateurs Microsoft 365 ou plus internes à votre organisation. Pour plus d’informations sur les e-mails signalés, voir Détails de rapport.

Viva Insights vous indique également le nombre de destinataires d’e-mail qui ont ouvert un document que vous avez partagé dans l’e-mail en tant que lien ou en pièce jointe (cette information fonctionne pour les documents stockés dans SharePoint ou dans OneDrive Entreprise).

Une fois que vous avez envoyé un message électronique, cela peut prendre jusqu’à 30 minutes avant que Viva Insights vous en informe. Si l’e-mail est envoyé à partir d’une boîte aux lettres déléguée avec l’autorisation « Envoyer de la part de », le délégué peut voir les statistiques de lecture.

Viva Insights affiche le taux d’ouverture du courrier électronique envoyé qui est ouvert dans Outlook. Il regroupe également les informations de taux d’ouverture pour qualifier les éléments envoyés dans un récapitulatif que vous pouvez sélectionner et développer pour afficher une vue plus détaillée.

Détails de rapport

Viva Insights n’affiche pas d’informations de lecture sur chaque e-mail que vous envoyez, par exemple dans les circonstances suivantes.

Conditions requises pour les messages éligibles

Les statistiques de lecture s’affichent uniquement pour les messages éligibles. Un message éligible est un e-mail envoyé à cinq destinataires éligibles ou plus. Un destinataire éligible est une personne qui se trouve dans la même société que l’expéditeur et dispose d’une boîte aux lettres cloud. Les listes de distribution sont développées avant le comptage des destinataires éligibles.

Exceptions aux messages éligibles

Viva Insights ne signale pas les messages électroniques dans les catégories suivantes :

  • E-mail envoyé à partir d’une boîte aux lettres partagée
  • E-mail envoyé il y a plus de 14 jours.
  • E-mail dans lequel le nombre total de destinataires (la somme de tous les destinataires dans les champs À :, Cc : et Cci :) est inférieur à 5.
  • E-mail envoyé aux groupes modernes. (Si les utilisateurs suivent le groupe moderne, ils sont inclus dans le compte.)

Taux d’ouverture

Viva Insights respecte la confidentialité des utilisateurs. Pour cette raison, le complément Viva Insights n’affiche pas les informations relatives aux différents destinataires et, le cas échéant, assure la protection de la confidentialité. Il signale uniquement les valeurs approximatives.

Dans les 30 minutes suivant l’envoi d’un e-mail éligible, le complément Viva Insights indique le taux d’ouverture réel ou approximatif, comme décrit ici :

  • Au-dessous du minimum. Pour les taux ouverts inférieurs au seuil minimal, la valeur de seuil est indiquée. Par exemple, lorsque 20 % des 10 destinataires ouvrent l’e-mail, Viva Insights affiche le taux d’ouverture sous la forme « < 25 % ».

  • Entre les seuils. Si le taux d’ouverture réel se situe entre les valeurs « Minimum » et « Maximum » figurant dans le tableau, le taux d’ouverture réel est indiqué.

  • Au-dessus du maximum. Pour les taux ouverts supérieurs au seuil maximal, la valeur de seuil est indiquée. Par exemple, lorsque 96 % des 25 destinataires ouvrent l’e-mail, Viva Insights affiche le taux d’ouverture sous la forme « > 95 % ».

    Nombre de destinataires Taux d’ouverture signalé
    5 - 10 Minimum : 25 %
    Maximum : 75 %
    11 - 20 Minimum : 10 %
    Maximum : 90 %
    > 21 Minimum : 5 %
    Maximum : 95 %

Pour plus d’informations, voir Taux de lecture des messages et taux d’ouverture des documents. Pour consulter les destinataires qui ont ouvert un courrier, utilisez l’option de demande de confirmation de lecture d’Outlook.

Pour afficher des informations de lecture sur les e-mails envoyés

  1. Si le volet Viva Insights s’est pas déjà ouvert, sélectionnez l’icône Viva Insights dans le ruban Accueil de Outlook pour l’ouvrir.

    Remarque

    Si un message « Bienvenue ! » s’affiche, sélectionnez Prise en main.

  2. Dans Viva Insights, sélectionnez l’une des options suivantes :

    1. Taux d’ouverture des e-mails en contexte : affiche les statistiques de lecture des e-mails envoyés que vous avez actuellement ouverts dans Outlook. Il fournit également les taux d’ouverture des documents liés ou joints qui sont stockés dans OneDrive Entreprise ou Microsoft Office SharePoint Online.

      Remarque

      Dans de rares cas, le taux d’ouverture d’un document peut être supérieur à celui du courrier. Cela peut se produire lorsque les destinataires ouvrent le document par le biais de sources autres que le courrier au sein duquel il a été partagé.

      Le taux d'ouverture des documents dépasse le taux d'ouverture des e-mails.

    2. Suivre les taux d’ouverture des e-mails : affiche les statistiques de lecture pour tous les e-mails envoyés.

      Suivez les taux d'ouverture des e-mails.

      L’option que vous avez sélectionnée (à l’étape 2A ou 2b) affiche la ligne d’objet du message et une synthèse du taux d’ouverture, le taux d’ouverture (parfois exprimé en pourcentage) et le nombre de transferts.

      Taux d’ouverture des e-mails.

Affichez les tâches en attente

Il est facile de perdre la trace des engagements que vous avez pris envers vos collègues par courrier électronique. L’afficher les tâches en suspens vous permet de vous assurer que rien ne passe par les failles en vous rappelant les tâches que vous avez accepté d’effectuer. Il est basé sur les e-mails que vous avez envoyés et les demandes de vos collègues au cours des 14 derniers jours de communication par courrier électronique. Par exemple :

  • « Je vous enverrai le dernier rapport demain »
  • « Nous vous répondrons d'ici la fin de la semaine avec une heure de rendez-vous adaptée »
  • Un collègue vous a demandé il y a trois jours : « Veuillez revoir ce deck d'ici la fin de la semaine »

Dans le volet Viva Insights, sélectionnez Afficher les tâches en suspens.

Testez le courrier électronique – lisez les statistiques.

Cela ouvre un panneau qui affiche des informations pour chacune de vos réunions à venir.

Tâches suggérées.

Ces informations sont disponibles dans les langues répertoriées dans les langues de récapitulatif des tâches.

Détails de l’option Insight

Section Carte Notes
Nom et icône             C'est la personne pour qui vous pourriez avoir une tâche exceptionnelle
Ligne d’objet de l’e-mail Aperçu de la ligne d’objet de l’e-mail avec un lien hypertexte pour ouvrir le message électronique
Capture instantanée de tâche Un extrait de texte lié à la tâche
Ouvert Sélectionnez cette option pour ouvrir l'e-mail approprié afin de pouvoir examiner la tâche.
Déjà effectué Sélectionnez cette option pour marquer la tâche comme terminée. Les suivis tâches disparaissent au bout de deux semaines ou dès que vous les ayez marquées comme terminées.
Pas une tâche Action Sélectionnez cette information pour marquer l’aperçu comme n’étant pas une tâche. Cela nous permettra d’améliorer la précision de détection
Ajouter aux Actions à faire Si disponible, sélectionnez cette option pour ajouter la tâche àMicrosoft To Do afin de pouvoir le faire plus tard. Cet outil peut vous aider à hiérarchiser et même à déléguer le travail, ce qui peut conduire à une productivité plus élevée.

Envisagez de décomposer les tâches en étapes simples, d’ajouter des dates d’échéance et de définir des rappels pour vous assurer du suivi.

Suivi de vos demandes

Il peut être facile de perdre la trace des demandes que vous avez faites à vos collègues. En extrayant automatiquement vos suivis en suspens des 14 derniers jours de communication par e-mail, l'analyse Suivi de vos demandes peut vous aider à vérifier les demandes adressées à vos collègues. Par exemple :

  • « Pouvez-vous m’envoyer le dernier rapport pour cette année ? »
  • « Chers collègues, merci de terminer vos évaluations des performances avant la fin de la semaine ».
  • « Décliner l’invitation au déjeuner d’Aurélie Gauthier la semaine prochaine. »

Dans le volet Viva Insights, sélectionnez Suivi de vos demandes. Cette option n’est disponible qu’en anglais.

Assurer un suivi de vos demandes.

Cela ouvre un panneau qui affiche des informations pour chacune de vos réunions à venir.

Suivis.

Détails de l’option Insight

Section Carte Notes
Nom et icône                  La personne avec laquelle vous souhaitez peut-être faire un suivi
Ligne d’objet de l’e-mail Ligne d’objet de l’e-mail qui contient l’élément de suivi, avec un lien hypertexte pour ouvrir l'e-mail
Capture instantanée de suivi Un extrait de texte lié au suivi
Suivi Sélectionnez cette sélection pour ouvrir le courrier électronique approprié afin que vous pouvez suivre la tâche
Déjà effectué Sélectionnez cette sélection pour marquer le suivi comme terminé. Les suivis disparaissent après deux semaines ou dès que vous les marquez comme terminés.
Pas de suivi Sélectionnez cette information pour marquer l’aperçu comme n’étant pas un suivi et supprimez-le de votre liste. Cela aide également Viva Insights à améliorer sa précision de détection.
Ajouter à To Do Sélectionnez cette valeur pour ajouter la tâche à Microsoft To Do afin de pouvoir le faire plus tard.

Cet outil peut rendre vos journées plus faciles à gérer et réduire le stress des choses qui passent entre les césures. Cet outil peut également vous aider à hiérarchiser efficacement et même à déléguer le travail, ce qui peut conduire à une productivité plus élevée.

Réservez du temps pour vous concentrer

La recherche montre qu’en moyenne, il faut 23 minutes pour se recentrer sur une tâche après une distraction, et que la distraction constante pendant le travail ciblé peut entraîner un stress plus élevé, une productivité plus faible et une mauvaise humeur. En outre, il peut être difficile d’aller plus loin dans le travail difficile si vous n’avez que de petits segments de temps pour vous concentrer entre les réunions ou si vous êtes facilement occupé par les e-mails et conversations entrants. Bloquer quelques heures par jour pour vous concentrer sans interruptions peut vous aider à progresser dans vos tâches et projets importants.

Réserver du temps pour vous concentrer peut vous aider à protéger le temps pour le travail concentré et à réduire les notifications (et donc la distraction) par les conversations Teams et Skype Entreprise et les appels pendant votre temps de travail.

Dans le volet Viva Insights, sélectionnez Heure du livre pour le focus. Cette information s’affiche si votre calendrier dispose de temps disponible pendant vos heures de travail qui n’est pas bloqué par des réunions ou des rendez-vous.

Réservez du temps pour vous concentrer.

Cela ouvre un panneau qui affiche tout le temps disponible pour se concentrer dans la semaine à venir, avec quelques emplacements disponibles chaque jour. En un clic, vous pouvez ajouter du temps de concentration à votre calendrier et vous préparer à un travail profond sans distraction. Vous pouvez également réserver tout le temps disponible pour un travail ciblé en un seul clic, ce qui vous permet de le faire sur une plus longue durée.

Bloquez du temps pour le travail individuel.

Détails de l’option Insight

Section Carte Notes
Date/Heure              Indique la date et l’heure de l’heure du temps de travail individuel disponible que vous pouvez réserver.
+ Sélectionnez cette valeur pour ajouter du temps à votre calendrier en tant que temps de travail individuel.
Icône crayon Supposons que vous vouliez vous concentrer sur « l'argumentaire de vente » pendant deux heures. Sélectionnez l’icône crayon, modifiez l’étiquette « Heure du focus » en « Argumentaire de vente », puis cliquez sur (+). Cela prend un rendez-vous de deux heures sur votre calendrier avec le titre « Argumentaire de vente ».

Vous pouvez définir des contacts prioritaires dans Teams pour vous assurer de ne pas manquer de messages importants pendant le temps de travail individuel.
Réserver tout Cela réserve tout le temps de travail individuel disponible à la fois, en vous mettant en place avec du temps protégé tout au long de la semaine.

Utilisez Définir les heures de déjeuner pour définir vos préférences d’heure de déjeuner. Viva Insights respectera vos préférences lorsqu’il propose du temps de travail individuel.

Consultez le courrier non lu

Il est facile de perdre des e-mails importants lorsque votre boîte de réception est pleine d’e-mails non lus. Grâce à lafonction de Rattrapage sur les e-mails, vous pouvez éviter l’encombrement en voyant un résumé des messages électroniques non lus les plus importants, basés sur les 14 derniers jours de communication par courrier électronique.

Dans le volet Viva Insights, sélectionnez Consultez le courrier non lu.

Consultez le courrier non lu.

Cela ouvre un panneau qui affiche des informations pour chacun de vos e-mails non lus importants :

Message électronique important non lu.

Détails de l’option Insight

Section Carte Notes
Nom et icône                   Expéditeur de l’e-mail
Ligne d’objet de l’e-mail Aperçu de la ligne d’objet de l’e-mail
Capture instantanée d’e-mail Capture instantanée du texte lié à l’e-mail
Ouvert Sélectionnez cette option pour ouvrir l'e-mail correspondant à votre avis.
L'analyse de vos e-mails non lus importants peut vous aider à accéder plus rapidement à vos flux de travail importants.

Rattrapez les documents

Vous recherchez ce document que vous aviez prévu de lire mais que vous ne trouvez tout simplement pas ? Avec autant de documents partagés entre les réunions et les e-mails, il peut être difficile de rester au courant des documents partagés par vos collègues. Grâce à la fonction deRattrapage sur les documents, vous pouvez voir une liste des documents OneDrive et Microsoft Office SharePoint Online partagés par courrier électronique que vous devez prendre en compte.

Dans le volet Viva Insights, sélectionnez Consultez les documents :

Rattrapage sur les documents.

Cela ouvre un panneau qui affiche des informations pour chaque document partagé avec vous au cours des 14 derniers jours que vous n'avez pas encore ouvert.

Documents partagés non lus.

Détails de l’option Insight

Section Carte Notes
Nom et icône La personne qui vous a envoyé le courrier électronique avec le document associé
Ligne d’objet de l’e-mail Aperçu de la ligne d’objet de l’e-mail
Nom du document Nom du document que vous souhaitez peut-être reprendre. Sélectionnez le nom du document pour l'ouvrir.
Ouvrir l’e-mail Sélectionnez cette option pour ouvrir l'e-mail lié.
Bloquer du temps Sélectionnez cet valeur pour voir une option de réservation du temps calendaire pour réviser le document.

Ajouter des personnes importantes

Vous pouvez recevoir des e-mails et des tâches de diverses personnes, mais certains éléments peuvent mériter plus d'attention que d'autres. Par exemple, une tâche en attente de votre responsable ou un message d’un client clé est probablement plus prioritaire. En fonction de vos modèles de collaboration, Ajoutez des personnes importantes peut vous suggérer de marquer certains de vos contacts comme importants ; par la suite, Viva Insights vous rappelle quand vous avez des tâches à effectuer pour ces personnes importantes ou des courriers électroniques non lus de leur part.

Dans le volet Viva Insights, sélectionnez Ajouter des personnes importantes :

Ajouter des personnes importantes.

Cela ouvre un panneau avec des suggestions pour marquer un contact recommandé comme important :

Personnes importantes.

Détails de l’option Insight

Section Carte Notes Recommandations
Nom et icône La personne que Viva Insights recommande de marquer comme Important
Marquer comme important                            Sélectionnez cet valeur pour marquer le contact suggéré comme étant important. Viva Insights vous aidera ensuite à rester au courant des tâches en suspens, des documents non lus et des e-mails de vos personnes importantes. Pensez à marquer vos meilleurs collaborateurs et contacts principaux comme importants afin d'être toujours au courant des éléments en suspens de leur part.

Définissez les heures de déjeuner

Luttant pour protéger le temps pour le déjeuner ? Vos collègues continuent d’envoyer des invitations aux réunions pendant vos heures de déjeuner ? Si vous ne prenez pas de pause déjeuner, vous risquez de vous sentir plus fatigué, stressé et moins concentré. Même si vous ne prenez que 15 à 20 minutes, c'est un moyen éprouvé de maintenir des niveaux de concentration et d'énergie pendant la journée. Utilisez ces informations pour protéger votre heure de déjeuner et personnalisez vos informations Viva Insights afin de prendre en compte vos heures de déjeuner préférées.

Vous pouvez définir vos heures de déjeuner de deux manières, dans Paramètres ou en utilisant la carte Définir les heures de déjeuner. Cette carte s’affiche uniquement pendant un court moment pour les nouveaux utilisateurs de Viva Insights. Il n’est pas disponible en permanence, mais vous pouvez toujours définir vos heures de déjeuner dans Paramètres:

Définir les heures de déjeuner sur Paramètres

  1. Dans le volet Viva Insights, sélectionnez Paramètres (icône d’engrenage).

  2. Dans la zone Définir les heures de déjeuner, sélectionnez Modifier (crayon) :

    Définir les heures de déjeuner.

  3. Modifiez les valeurs dans les champs Début et/ou Fin.

  4. Sélectionnez Mettre à jour.

Déterminez les heures de déjeuner via la carte Définir les heures de déjeuner

  1. Dans le volet Viva Insights, sélectionnez Définir les heures de déjeuner :

    Définissez vos heures de déjeuner.

  2. Utilisez les options décrites dans le tableau suivant.

Détails de l’option Insight

Section Carte Notes Recommandations
Heures de déjeuner par défaut                     Vos heures de déjeuner par défaut, que vous pouvez confirmer ou changer
Remplacez Sélectionnez cet valeur pour réinitialiser vos heures de déjeuner
Vérifier Sélectionnez cet valeur pour enregistrer vos paramètres. Viva Insights exclura ensuite les heures de déjeuner lors de la recommandation des blocages de temps de travail individuel ou de réunion.                                            Prendre en charge votre bien-être mental et physique. Des études montrent que prendre une pause déjeuner vous permet à votre esprit de se reposer, de se ressourcer et de se recentrer, ce qui peut directement améliorer votre productivité pour le reste de la journée.
Ajouter un événement de calendrier périodique                                         En cochant cette case, vous avez la possibilité d'ajouter un événement de calendrier récurrent pour protéger cette heure. Envisagez de définir un événement de calendrier récurrent si vos heures de déjeuner préférées entrent fréquemment en conflit avec les réunions.

Planifiez votre absence

Prendre des congés permet de réduire le stress et les burnouts et d’améliorer le bien-être général. Toutefois, les recherches montrent qu’une absence de planification peut réduire les avantages liés à la prise de congés.

La liste Planifiez votre absence du bureau peut vous aider à réduire le stress de la planification du temps d’absence du travail à venir. Cet outil vous permet de :

  • Grouper toutes vos réunions au sein d’un emplacement unique avec un message personnalisé concernant votre congé.
  • Composer vos réponses automatiques et communiquer avec votre équipe au sujet des congés planifiés.
  • Planifier le temps de travail pour terminer les tâches avant de partir et rattraper votre travail lorsque vous revenez.

Vous pouvez planifier votre planning avec ces options en une fois ou séparément à mesure que vous approchez de la date. Vous pouvez également revenir à tout moment et modifier les détails avant de partir. Viva Insights permet de suivre votre avancement et de mettre à jour les actions effectuées.

Viva Insights planifie la tâche de votre temps libre.

Dans le volet Viva Insights, sélectionnez Planifiez votre absence pour afficher une liste de contrôle des options de planification.

  • Sélectionnez dates: sélectionnez Début et Dates de fin pour lorsque vous êtes absent (e) du bureau, puis sélectionnez Planifier, qui configure un rendez-vous d’absence du bureau sur votre calendrier pour les dates sélectionnées.

    Conseil

    Il est recommandé de mettre à jour votre calendrier avec les informations d’absence du bureau pour ajuster les attentes de vos collègues qui souhaitent communiquer avec vous.

    Calendrier de mise à jour Viva Insights.

  • Définir des réponses automatiques : rédigez et enregistrez un message de réponse d’absence du bureau ici. Vos réponses automatiques sont envoyées au cours des dates de début et de fin que vous avez sélectionnées. Vous pouvez choisir d’envoyer le même message à des personnes internes ou externes à votre organisation, ou vous pouvez composer un message de réponse automatique différent pour les personnes extérieures à votre organisation, puis sélectionner Enregistrer.

    Email de réponse automatique Viva Insights.

    Remarque

    Si vous avez composé un message pour une période d'absence précédente, le message le plus récent que vous avez utilisé s’affiche dans le champ Composer ou modifier un message. Vous pouvez modifier le message afin qu'il se rapporte à votre prochaine absence.

  • Notifier les collaborateurs  : vous voyez la liste des personnes avec lesquelles vous avez collaboré au cours des quatre dernières semaines. Vous pouvez choisir de les avertir par courrier électronique ou invitation à une réunion, puis sélectionner Composer.

    Viva Insights informe les collaborateurs.

  • Résoudre les réunions : vous voyez une liste de réunions que vous avez organisé ou accepté pendant vos absences.

    • Refuser et annuler des réunions à l’aide de ce message: modifier le message qui sera envoyé pour refuser ou annuler l’invitation à la réunion.

    • Sélectionner les réunions à refuser et annuler: sélectionnez les réunions que vous voulez refuser ou annuler, ou utilisez Tout sélectionner pour refuser ou annuler toutes les réunions répertoriées. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Confirmer. Vous pouvez également sélectionner Ouvriren regard d’une réunion pour afficher davantage d’informations à son sujet.

      Conseil

      L’utilisation de cette option pour résoudre rapidement et facilement toutes vos réunions permet de gagner un temps précieux pour la planification tout en respectant les heures de travail de vos collègues.

      Viva Insights résout les réunions.

    • Réserver du temps pour le travail concentré: vous pouvez planifier du temps pour vous concentrer pour terminer du travail avant de partir, puis pour rattraper lorsque vous revenez. Sélectionnez lesigne plus (+) en regard de l’horaire de travaildisponible, puis sélectionnez Terminé pour les ajouter à votre calendrier.

      Conseil

      Avec ces plages horaires planifiées, vous savez que vous aurez le temps d’effectuer toutes les tâches avant de partir et en revenant.

      Viva Insights réserve le temps de travail individuel.

Faire le bilan avec votre équipe

Les responsables du personnel sont souvent très occupés. Ils n’ont pas toujours le temps de collaborer étroitement avec chaque membre d’une équipe. C’est pourquoi Viva Insights réunit toutes les informations dont les responsables ont besoin pour se tenir informés et répondre rapidement aux demandes importantes.

En tant que responsable, vous pouvez :

  • Agissez sur les tâches que vous avez promis de faire ou que les membres de l’équipe vous ont demandé d’effectuer.
  • Consultez les courriers et documents importants des membres de l’équipe que vous n’avez pas encore lus.

Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les utilisateurs de Viva Insights qui ont des rapports directs répertoriés dans Azure Active Directory. Si vous êtes un responsable mais que vous ne voyez pas cette fonctionnalité, contactez votre administrateur Microsoft 365.

Dans le volet Viva Insights, sélectionnez Contactez votre équipe pour voir les membres de l’équipe dont vous avez besoin pour vous reconnecter et les actions que vous pouvez effectuer pour ce faire

Faire le bilan avec votre équipe.

Pour modifier la liste de votre équipe

Si votre liste de membres d’équipe est inexacte, sélectionnez Modifier l’équipe pour ajouter ou supprimer des membres de l’équipe. Les modifications apportées s’appliquent uniquement à votre expérience Viva Insights et ne sont pas synchronisées avec Azure Active Directory.

Complément Outlook Insights Viva