Bonnes pratiques pour éviter la surcharge de courrier avec Viva Insights

Email est l’outil de collaboration le plus utilisé avec environ 110 milliards de messages envoyés quotidiennement. Malgré les avantages, les e-mails peuvent devenir écrasants à gérer. Il vole votre attention et conduit à des niveaux de stress plus élevés.

De meilleures pratiques de messagerie peuvent réduire le stress, améliorer la communication, augmenter la productivité et soutenir votre capacité à vous concentrer.

Pourquoi cela se produit-il

Comment passer beaucoup moins de temps sur les e-mails chaque jour explique comment :

  • « Le professionnel moyen passe 28 % de la journée de travail à lire et à répondre aux e-mails, selon une analyse de McKinsey. »
  • « En moyenne, les professionnels vérifient leur courrier électronique 15 fois par jour, soit toutes les 37 minutes. »

Meilleures pratiques

  • Désignez un canal de communication destiné aux messages urgents.
  • Permettre aux employés de se déconnecter de la messagerie après le travail. Si quelque chose d’urgent survient, ils peuvent être atteints par d’autres canaux.
  • Définissez des attentes claires et encouragez la direction à donner l’exemple approprié pour le reste de l’organisation.
  • Écrivez les e-mails de la façon dont vous souhaitez les lire. Gardez-les courts, utilisez un langage simple et évitez les blocs de texte longs
  • Ne pas « enterrer le plomb ». Écrivez d’abord le message et/ou la question importants dans votre e-mail, puis n’importe quel arrière-plan critique
  • Ne surutilisez pas le champ « Cc » en sélectionnant soigneusement les destinataires en fonction du rôle et résistez aux pressions pour être trop inclusifs.
  • Faites des suggestions concrètes avec des heures, des emplacements et des échéances spécifiques pour réduire les allers-retours inutiles.
  • Envoyez moins d’e-mails pour recevoir moins d’e-mails en considérant stratégiquement différents supports (téléphone, réunion ou conversation) pour votre message.
  • Évitez « reply-all » en tenant compte de votre rôle dans le thread et en envoyant des messages ciblés à la place.
  • Traitez les e-mails par lots en sélectionnant deux ou trois fois par jour pour traiter les e-mails, au lieu de vérifier constamment les e-mails tout au long de la journée et de la nuit.
  • Accusez réception d’un e-mail important. Si vous n’avez pas le temps de répondre, envoyez plutôt un court e-mail avec un temps de réponse attendu.
  • Définissez des limites, telles que l’évitement des e-mails en dehors des heures de travail et la gestion des attentes en matière de temps de réponse.

Modifier les stratégies

Définir une pratique et une cadence d’e-mail

Décrivez clairement les paramètres et les attentes concernant le moment où vous allez vérifier les e-mails et y répondre. Méthodes pour effectuer cette opération :

  • Choisissez la fréquence à laquelle vous consulterez vos e-mails chaque jour : 3 fois par jour

  • Utilisez des moments spécifiques tout au long de la journée comme rappels : Juste avant le déjeuner

  • Partagez vos intentions et encouragez les membres de votre équipe à faire de même. Par exemple :

    « Parfois, nous pouvons tous être submergés par les e-mails, et le basculement entre le courrier électronique et d’autres tâches peut avoir un impact sur notre productivité personnelle. Pour cette raison, je prévois de consulter mon e-mail trois fois par jour. Si vous avez besoin d’une réponse immédiate, vous pouvez me contacter avec une conversation ou un appel téléphonique Teams. J’encourage tout le monde à essayer cette opération et à voir si elle vous aide aussi.

Démontrer les bonnes pratiques Teams

Montrez à votre équipe la puissance des produits basés sur la conversation, comme Microsoft Teams, en les utilisant vous-même et en encourageant votre équipe à collaborer avec eux.

Réduire le nombre de destinataires de l’e-mail

Lorsque vous répondez à un e-mail, réduisez l’utilisation de répondre à tous et supprimez les participants qui n’ont pas besoin de participer à la conversation.

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