Optimiseur de collaboration de l’espace de travail

En tant que professionnel de la gestion des installations ou planificateur d’occupation, vous pouvez utiliser l’optimiseur de collaboration d’espace de travail pour planifier un espace de travail. Si votre entreprise se déplace vers un nouveau site de travail ou réorganise un espace de travail existant, cet outil open source peut vous aider, comme suit :

  • Augmentez l’innovation et la collaboration en localisant les employés à côté des personnes qui collaborent le plus.
  • Retirez la subjectivité et la politique des plans d’occupation.
  • Augmentez la productivité des employés en réduisant le temps passé entre les réunions.

L’optimiseur de collaboration d’espace de travail est un ensemble open source d’applications web Basées sur Python (Jupyter Notebooks) qui peuvent vous aider avec des plans de sièges optimisés pour l’innovation et la collaboration entre les équipes. L’algorithme sous-jacent réduit la distance entre les équipes qui collaborent le plus entre elles. Vous pouvez utiliser cet outil pour générer des plans de sièges rapidement et objectivement, de manière pilotée par les données.

L’algorithme de cet outil tient compte des règles et contraintes suivantes :

  • Les équipes restent ensemble : lorsqu’un espace de travail peut accueillir tous les membres de l’équipe, il les maintient tous ensemble.
  • Les équipes qui collaborent le plus sont réunies : en fonction des modèles de collaboration et des distances entre les espaces, si l’équipe A passe la plupart de son temps avec l’équipe B, les deux équipes se voient attribuer des espaces de travail aussi proches que possible.
  • L’équipe la plus centrale se trouve dans l’espace de travail le plus central : comme la priorité est inférieure aux deux précédents, l’outil peut vous aider à déterminer quels plans de sièges sont les plus appropriés que d’autres pour les équipes spécifiques dans des emplacements centraux.
  • Tout le monde obtient un siège : tous les membres de l’équipe obtiennent un siège attribué dans un espace de travail.
  • Personnes et les attributions de sièges doivent correspondre : aucun espace de travail n’est affecté à plus de personnes qu’il n’a de sièges, et aucun espace de travail ne peut avoir un nombre négatif de personnes affectées aux sièges.

Vous pouvez créer des plans de sièges qui nécessitent différentes variables, telles que les suivantes :

  • Colocalisez les équipes qui collaborent le plus entre elles dans le même bâtiment à plusieurs étages qui a plusieurs zones ou quartiers.
  • Tenez compte des contraintes de sièges pour des équipes spécifiques. Par exemple, l’équipe rh doit se trouver ensemble au premier étage dans le même quartier et la zone A doit se trouver à côté de la salle de fichiers.
  • Incorporez des ratios de partage de sièges aux espaces de travail partagés de compte dans vos plans de sièges.
  • Utilisez l’algorithme pour créer des horaires de travail alternés ou tournants pour les équipes qui partagent un espace de travail sur des semaines ou des jours différents.

Conditions préalables

Avant de pouvoir utiliser l’outil, vérifiez auprès de votre administrateur informatique que vous pouvez installer et configurer les applications requises suivantes, qui sont les conditions préalables requises pour l’utilisation de cet outil.

  • Anaconda : permet d’installer et de gérer les versions requises suivantes de Python et Jupyter Notebook. Consultez Anaconda pour l’installer. Pendant l’installation, sélectionnez Inscrire Anaconda comme valeur par défaut pour Python.
  • Python : la dernière version disponible ou la version 3.3 ou ultérieure est installée et vous avez quelques connaissances sur son utilisation.
  • Jupyter Notebook : cette application open source est installée et vous avez quelques connaissances sur son utilisation, car elle est nécessaire pour exécuter l’optimiseur de collaboration de l’espace de travail.
  • Insights avancés avec Viva Insights : configurez l’application avec un rôle d’analyste pour créer les données de requête pour le fichier d’interaction.

Fichiers d’entrée

Vous avez besoin des quatre fichiers d’entrée suivants (.csv) pour générer un plan de sièges. Ces fichiers définissent les informations pertinentes pour votre projet d’espace de travail, telles que les tailles d’équipe, les capacités de l’espace de travail et les distances relatives entre les espaces de travail. L’outil les utilise pour générer des plans de sièges avec des sièges recommandés pour chaque équipe en fonction de leurs modèles de collaboration à partir du fichier d’interaction.

  • team size.csv : définit le nombre d’employés dans chaque équipe de votre organisation.
  • espace capacity.csv : définit les espaces de travail, qui peuvent être une combinaison de bâtiments, d’étages, de zones ou de quartiers, ainsi que la capacité maximale de sièges pour chacun d’eux.
  • interaction.csv : il s’agit d’une requête de groupe à groupe Viva Insights qui montre les modèles de collaboration entre les différentes équipes. Un analyste Viva Insights doit exécuter la requête de groupe à groupe dans Viva Insights. Pour obtenir des instructions détaillées, consultez Créer un fichier d’interaction. Vérifiez que les noms d’équipe utilisés dans ce fichier sont alignés sur les noms utilisés dans le fichier team_size.csv.
  • distance.csv : définit les distances relatives entre les espaces de travail spécifiés dans le fichier space_capacity. Vous pouvez créer vous-même un fichier de distance basé sur la distance de marche estimée entre les zones, les étages et les bâtiments, dans une unité que vous spécifiez (par exemple, les minutes ou les compteurs estimés). Pour obtenir des instructions détaillées, consultez Créer un fichier de distance. Vous pouvez également utiliser l’outil pour vous aider à créer le fichier de distance pour vous à l’aide d’un système de coordonnées. Pour plus d’informations, consultez Créer un plan de sièges.

L’outil utilise les données de ces fichiers d’entrée pour générer un plan de sièges au format tableau, où les lignes représentent les équipes et les colonnes représentent les espaces de travail où les équipes sont assises.

Exemples de données dans les fichiers.Exemple de plan de sièges.

Fichiers d’outils

Avant de pouvoir exécuter l’outil, vous devez enregistrer les fichiers suivants, qui se trouvent dans le référentiel Workspace Collaboration Optimizer, dans un dossier maître. Si vous débutez avec GitHub, vous devez vous inscrire et vous connecter avant de pouvoir accéder à ce dépôt. Pour plus d’informations, consultez Prise en main de GitHub . Vous allez utiliser ce dossier maître pour créer un dossier de travail pour chaque projet d’espace de travail.

  • Bloc-notes Distance Helper : crée un fichier de distance qui spécifie la distance relative entre des zones ou des quartiers à différents étages (et des bâtiments potentiellement différents) en fonction des coordonnées des différents espaces de travail. Vous n’aurez pas besoin de ce fichier si vous avez déjà créé un fichier de distance.
  • Bloc-notes Validations de fichiers : valide les fichiers d’entrée, y compris le fichier de distance créé à partir du bloc-notes Distance Helper.
  • Générer un bloc-notes Floorplan : crée un plan de sièges à partir des fichiers d’entrée validés et exécute à nouveau l’algorithme sur les plans de sièges modifiés.
  • Fichier texte de configuration requise : inclut la liste des packages Python nécessaires pour exécuter les notebooks.

Créer un plan de sièges

Pour créer un plan de sièges, procédez comme suit :

  1. Préparer les fichiers d’entrée
  2. Créer un fichier de distance : le fichier distance.csv définit les distances relatives entre les espaces de travail spécifiés dans le fichier space_capacity.csv.
  3. Valider les fichiers d’entrée : exécutez le notebook pour vérifier si tous les fichiers d’entrée sont complets et mis en forme correctement. Ce notebook met également en forme automatiquement le fichier d’entrée interactions.csv.
  4. Générer un plan de sièges : exécutez le bloc-notes qui crée le plan de sièges ou pour réexécuter l’algorithme pour un plan de sièges existant avec des équipes non affectées. Consultez l’exemple de plan de sièges pour obtenir un exemple de plan.

Préparer les fichiers d’entrée

  1. Déterminez le nombre de bâtiments, d’étages de bâtiment et de zones pour chaque étage qui sont inclus dans l’étendue de votre plan de sièges d’espace de travail.

    Une zone est une définition flexible. Il peut s’agir d’un étage dans un bâtiment ou d’une section spécifique d’un étage d’un bâtiment, également appelé quartier ou collection de cabines, de bureaux ou de sièges d’espace de travail. La définition de zones permet à l’outil de planifier un espace de travail basé sur la configuration et les plans de sièges uniques de vos bâtiments. Si vous n’avez pas de zones prédéfinies pour chaque étage, vous pouvez définir comment un ou plusieurs étages d’un bâtiment peuvent être divisés en zones plus petites. Considérez ces zones comme des « quartiers » où vos équipes seront assises dans l’espace de travail. Les zones doivent avoir une taille à peu près égale à celle de vos équipes. Plus l’étendue des zones est détaillée, plus votre plan de sièges peut être spécifique. Toutefois, si vous rendez les zones trop petites (avec trop peu de sièges pour accueillir une équipe complète), les équipes seront divisées en plusieurs zones.

  2. Une fois les définitions et les numéros de bâtiment, d’étage et de zone prêts, vous pouvez préparer les fichiers d’entrée. Les noms des fichiers doivent être exactement identiques à ceux répertoriés dans la section précédente et enregistrés dans un dossier maître.

  3. Copiez les fichiers d’entrée préparés et les fichiers d’outils requis dans un dossier de travail pour planifier l’espace de travail.

  4. Ouvrez l’application anaconda navigator avec un navigateur Google Chrome, ce qui est requis par Jupyter.

Créer un fichier de distance

Remarque

Si vous avez déjà créé un fichier de distance, vous pouvez passer à Valider les fichiers d’entrée.

  1. Dans Anaconda, lancez Jupyter Notebook, puis recherchez et ouvrez le bloc-notes Distance Helper dans le dossier maître.

  2. Dans le bloc-notes Distance Helper, sélectionnez Exécuter en haut, ce qui prend quelques minutes pour charger les fichiers la première fois que vous l’exécutez.

  3. Lorsque vous y êtes invité, entrez le nombre total de bâtiments dont vous disposez, puis sélectionnez Accéder. Si l’étendue de restack ne comprend qu’un seul bâtiment, entrez 1.

    Bâtiments d’assistance à distance invite.

  4. Entrez les informations de construction dans la table, notamment le nom, le numéro et l’adresse complète de chaque bâtiment. L’outil a besoin de l’adresse complète pour obtenir des coordonnées de latitude et de longitude précises. Vous pouvez utiliser des cartes Bing pour obtenir les adresses.

  5. À l’étape 3, entrez le nombre maximal d’étages pour les bâtiments inclus dans l’ensemble de l’espace de travail ont, puis sélectionnez Aller. Par exemple, si deux des bâtiments ont deux étages et un a trois étages dans l’ensemble de l’espace de travail, vous devez entrer 3 comme nombre maximal d’étages.

  6. À l’étape 4, entrez les numéros et les noms des étages inclus dans l’espace de travail pour chaque bâtiment. Par exemple, si l’espace de travail de l’entreprise démarre au premier étage, entrez 1 pour Numéro d’étage 1. Si l’espace de travail de l’entreprise commence au cinquième étage d’un bâtiment, entrez 5 pour Étage Numéro 1.

  7. À l’étape 5, entrez le nombre maximal de zones que vous devez définir pour l’un des étages d’un bâtiment individuel. Par exemple, l’exemple suivant montre comment entrer 6 comme nombre maximal de zones requises pour un étage dans l’un des bâtiments.

    Les invites d’étage et de numéro de zone de l’assistance à distance.

  8. À l’étape 6, entrez les noms d’étage, le nombre de zones et les coordonnées de zone correspondantes pour chaque bâtiment, que vous avez défini à l’étape 3, puis sélectionnez Aller. Par exemple, l’exemple suivant montre l’étage 1 avec 6 zones dans le bâtiment 32 qui nécessitent des coordonnées de zone de (1,1), (3,1), (4,1), et ainsi de suite. Pour obtenir des conseils sur la création des coordonnées, consultez Créer les coordonnées de zone.

    Exemple de tableau jeu d’assistance de distance de zones.

  9. À l’étape 7, entrez les coordonnées de zone de chaque étage et un nom d’espace convivial qui définit le numéro d’étage et la zone du bâtiment dans le tableau. L’exemple suivant montre une coordonnée de zone de 4,3 avec un nom d’espace convivial 16-1D, qui représente la zone D au premier étage du bâtiment 16.

    Exemples de noms d’espace distance Helper.

    Importante

    Les noms d’espace conviviaux doivent correspondre aux noms d’étage que vous avez entrés dans le fichier space_capacity.csv.

  10. Sélectionnez Go, ce qui enregistre un nouveau fichier distance.csv avec toutes vos entrées dans votre dossier de travail.

Valider les fichiers d’entrée

  1. Sélectionnez Ouvrir le bloc-notes de l’interface utilisateur validations.

  2. Dans le bloc-notes Validations de fichiers, sélectionnez Exécuter pour valider les fichiers qui seront utilisés pour générer les plans de sièges.

  3. Lorsque vous êtes invité à charger les données, sélectionnez l’emplacement de chacun des fichiers, comme illustré dans le graphique suivant, puis sélectionnez Accéder pour les valider.

    Exemple de notebook Validations de fichier.

  4. Après la validation, vous verrez une coche verte pour chaque fichier qui a passé et un X rouge pour tous les fichiers ayant échoué. Pour un X rouge, vous pouvez sélectionner Afficher les détails pour résoudre les problèmes d’échec du fichier. Une fois que vous avez résolu les problèmes, répétez les étapes précédentes pour valider les fichiers mis à jour.

  5. Une fois tous les fichiers validés, sélectionnez l’un des scénarios d’entrée suivants que l’outil doit utiliser pour agréger la sortie finale de votre fichier d’interaction. Ces scénarios sont basés sur les données de requête de fichier d’interactions.

    • Collaboration totale : regroupe les données de collaboration en fonction du nombre total d’heures que les équipes ont passées à collaborer sur la période spécifiée dans Viva Insights. Utilisez-la comme option d’agrégation par défaut.
    • Boost intra-collaboration : agrège les données de collaboration en fonction du nombre « boosté » d’heures de collaboration passées avec deux équipes spécifiques. Vous pouvez modifier le paramètre Multiplicateur de boost qui définit comment appliquer le boost. Le paramètre maximal est 3, ce qui permet de multipler le nombre maximal d’heures de collaboration par 3. Cette valeur multipliée remplace les heures de collaboration existantes pour toutes les équipes. Utilisez cette option si la collaboration au sein des groupes est faible, mais que vous souhaitez maintenir les équipes ensemble autant que possible dans votre plan de sièges final.
    • Date la plus récente : agrège les données de collaboration en fonction de la semaine la plus récente d’activité de collaboration entre les équipes.
    • Collaboration moyenne : agrège les données de collaboration en fonction des moyennes hebdomadaires des heures de collaboration passées entre les différentes équipes.
  6. Les fichiers mis à jour sont enregistrés dans un nouveau dossier d’ensemble de fichiers finals . Toutes les modifications relatives à ces fichiers sont également enregistrées dans ce dossier.

    Remarque

    Le fichier d’interaction enregistré dans le dossier Final Files set n’est pas une copie du fichier d’interaction d’origine. Il s’agit d’un fichier d’interaction nouvellement optimisé qui agrège les heures de collaboration entre les équipes en fonction du scénario sélectionné dans les étapes précédentes.

Générer un plan de sièges

  1. Ouvrez le bloc-notes Générer un plan d’étage, puis sélectionnez Exécuter.

  2. Sélectionnez Standard pour commencer. Après avoir créé un plan de sièges standard, effectuez l’une des opérations suivantes.

    • Standard : sélectionnez cette option pour créer un plan de sièges basé sur les fichiers validés dans le dossier Final Files set . Dans Nouveau nom des résultats, entrez un nom de fichier, puis sélectionnez Aller.

    • Espaces fixes : cette option est disponible après la création d’un plan de sièges en utilisant le mode Standard. Si vous souhaitez apporter des modifications spécifiques à votre plan de sièges Standard, par exemple en associant une équipe dans un espace de travail spécifique ou en associant deux équipes, ce mode Espaces fixes vous permet d’exécuter à nouveau l’algorithme sur le plan de sièges modifié pour toutes les équipes non affectées. Pour cette option, procédez comme suit :

      1. Modifiez le fichier .xlsx existant du plan de sièges enregistré dans app_results. Après l’avoir modifié, vous devez enregistrer le plan de sièges en tant que fichier .csv. Lorsque vous modifiez le plan, vous devez respecter les contraintes définies dans les fichiers space_capacity.csv et team_size.csv validés. Vous devez également laisser certaines équipes non affectées pour que l’algorithme attribue correctement des sièges dans les contraintes définies.

      2. Après avoir enregistré les nouvelles modifications apportées à un fichier de plan de sièges, sélectionnez Fixe, puis sélectionnez le fichier de plan de sièges mis à jour. Par exemple, le graphique suivant montre des exemples de fichiers d’entrée et un plan de sièges où l’ingénierie et le marketing sont affectés à plusieurs emplacements.

        Exemple de plan de sièges standard.

        Dans l’exemple suivant, les attributions de sièges ont été modifiées (fixes) pour garder les équipes d’ingénierie et de marketing plus proches. Vous devez tenir compte de la capacité des espaces de travail. Par exemple, si l’espace de travail B31-Floor2 a une capacité de 100, vous ne pouvez pas placer 150 personnes dans cet espace de travail. Notez que l’équipe produit n’est pas affectée. Par conséquent, le plan de sièges fixes conserve les attributions de sièges de l’équipe Marketing et Ingénierie inchangées et l’équipe Produit est affectée à tous les espaces inoccupés en fonction des fichiers d’entrée d’origine dans le dossier Final Files set.

        Exemple de plan de sièges fixe.

  3. Dans le dossier app_results , ouvrez le dernier plan de sièges pour afficher les attributions de sièges. Dans cet exemple, après l’exécution des espaces fixes, l’équipe Produit est assise dans les espaces de travail disponibles et les équipes d’ingénierie et de marketing restent fixes en fonction des modifications précédentes.

Exemple de plan de sièges

Lorsque vous ouvrez un fichier de plan de sièges, vous voyez des équipes affectées à des zones ou des quartiers, qui doivent correspondre aux noms d’équipe et de zone attribués dans les fichiers space_capacity.csv et team_size.csv.

L’exemple suivant montre un exemple de plan de sièges où l’équipe Produit a 64 personnes affectées à l’étage 1, zone A et 16 personnes à l’étage 1, zone B.

Exemple de plan d’étage.

Créer les coordonnées de zone

Vous pouvez utiliser Microsoft PowerPoint ou un outil similaire pour définir les coordonnées de zone. Procédez comme suit pour définir les coordonnées de zone pour chaque espace de travail (zone d’étage) :

  1. Identifiez les zones de chaque étage.

  2. Créez une table ou une grille à superposer sur l’image de votre plan de sièges. Utilisez une grille suffisamment détaillée pour que chaque zone ait des coordonnées uniques.

  3. Superposer les coordonnées x et y pour chaque zone. Par exemple, si la zone A se trouve à (0,0) et que la zone B est située à (0, 1), la zone B est à une zone de la zone A. Tandis que la zone C à (0, 2) est à deux zones de la zone A. Ce système de coordonnées est suffisamment flexible pour correspondre à votre espace de travail unique et garantit que la matrice de distance est correctement mise en forme.

  4. Mapper toutes les zones et coordonnées d’une table. Ces coordonnées sont requises dans le bloc-notes d’assistance Distance. L’exemple suivant montre comment définir des coordonnées de zone pour un plancher d’espace de travail.

    Si vous avez des zones plus grandes que d’autres zones, vous pouvez ajuster la valeur des systèmes de coordonnées pour tenir compte de différentes tailles de zones. Par exemple, si zone A a deux fois la taille des zones B, C et D, les coordonnées peuvent être représentées comme A: (0,0), B: (0,2), C: (0,3), D: (0,4).

    Exemple de grille de zone et de table.

Conseils

  • La meilleure façon de valider la sortie consiste à comparer les niveaux de collaboration dans le fichier de collaboration à l’affectation des sièges d’équipe dans le plan de sièges.
  • L’optimisation du plan de sièges peut créer un plan moins que optimal en raison de la non-convexité des contraintes.
  • Plusieurs plans de sièges tout aussi plausibles peuvent répondre aux mêmes exigences, en particulier lorsque la collaboration entre toutes les équipes est très similaire.
  • L’algorithme ne peut pas interpréter le contexte (politique, hiérarchie ou intentions) qu’une personne pourrait faire lors de l’allocation d’un espace de travail.
  • Lorsque l’algorithme crée un plan de sièges qui n’est pas optimal, veillez à utiliser le mode Espaces fixes pour améliorer les prédictions du modèle.

Forum aux questions

Q1. Que faire quand un notebook Jupyter ne se charge pas lorsqu’il est ouvert ?

A1. Vérifiez que vous utilisez un navigateur Chrome. Essayez ensuite de redémarrer le navigateur en sélectionnant Kernel Restart (Redémarrage du noyau>) et Clear Output (Effacer la sortie). Vous pouvez également sélectionner Exécuter si l’interface utilisateur ne se charge pas automatiquement.

Q2. Les valeurs du bloc-notes Distance Helper peuvent-elles être copiées et collées ?

A2. Oui, vous pouvez utiliser Ctrl+C et Ctrl+V pour copier et coller les valeurs de ce bloc-notes dans leurs cellules respectives. Pour l’instant, vous ne pouvez pas copier et coller plusieurs valeurs.

Q3. Que signifie l’erreur concernant les packages manquants ?

A3. Parfois, l’outil n’installe pas les packages requis suivants via Anaconda. Vérifiez que ces packages sont installés.

  • Packages requis : ipython, ipywidgets, scipy, pandas, numpy, ipywidgets, ipyfilechooser, pulp, ipysheet et geopy
  • Si un ou plusieurs de ces packages sont manquants, installez-les via Anaconda. Pour obtenir des instructions d’installation, consultez Installation de packages conda .

Q4. Que représente l’erreur X ?

A-4. Vérifiez les points suivants, qui peuvent être à l’origine de l’erreur.

  • Bloc-notes Distance Helper : vérifiez que les adresses et les coordonnées de zone sont entrées correctement.
  • Bloc-notes Validations de fichiers : vérifiez que les fichiers d’entrée ont les titres corrects et correspondent aux valeurs des autres fichiers. Par exemple, les noms d’équipe dans le team_size.csv doivent correspondre aux noms de l’équipe dans le interactions.csv et les noms d’espace de travail doivent être les mêmes dans le fichier de distance et le fichier space_capacity. En outre, consultez la section Fichiers d’entrée pour vérifier que le fichier Requirements.txt a les noms corrects pour tous les fichiers requis.
  • Générer un notebook Floorplan : vérifiez que tous les fichiers validés requis se trouvent dans votre dossier Fichiers finals .