Gérer les rubriques dans le centre de rubriques dans Sujets Microsoft Viva



Dans le centre de rubriques Viva Topics, un responsable des connaissances peut afficher la page Gérer les rubriques pour passer en revue les rubriques qui ont été identifiées dans les emplacements sources spécifiés par votre administrateur de connaissances.

Capture d’écran montrant le Centre des rubriques.

Étapes de la rubrique

Les responsables des connaissances aident à guider les rubriques découvertes tout au long des différentes étapes du cycle de vie des rubriques : Suggéré, Confirmé, Publié et Supprimé.

Graphique du cycle de vie des rubriques.

  • Suggérée : une rubrique a été identifiée par l’IA et dispose de ressources de prise en charge, de connexions et de propriétés suffisantes. (Ils sont marqués comme une rubrique suggérée dans l’interface utilisateur.)

  • Confirmé : rubrique qui a été découverte par l’IA et qui a été validée. La validation de la rubrique se produit dans les cas suivants :

    • Un responsable des connaissances confirme une rubrique. Un responsable des connaissances confirme une rubrique dans la page Gérer les rubriques .

    • Plusieurs utilisateurs confirment une rubrique. Il doit y avoir un net de deux votes positifs reçus des utilisateurs qui ont voté à l’aide du mécanisme de commentaires sur la carte thématique. Par exemple, si un utilisateur a voté positif et qu’un utilisateur a voté négatif pour une rubrique particulière, vous avez encore besoin de deux autres votes positifs pour la rubrique à confirmer.

  • Publié : rubrique qui a été organisée. Des modifications manuelles ont été apportées pour améliorer sa qualité, ou elles ont été créées par un utilisateur.

  • Supprimé : rubrique qui a été rejetée et qui ne sera plus visible par les téléspectateurs. Une rubrique peut être supprimée dans n’importe quel état (suggéré, confirmé ou publié). La suppression de la rubrique se produit dans les cas suivants :

    • Un responsable des connaissances supprime une rubrique. Un responsable des connaissances supprime une rubrique sur la page Gérer les rubriques .

    • Plusieurs utilisateurs votent négativement à l’aide du mécanisme de commentaires sur la carte de rubrique. Pour qu’une rubrique soit supprimée, il doit y avoir un net de deux votes négatifs reçus de la part des utilisateurs. Par exemple, si un utilisateur a voté négatif et qu’un utilisateur a voté positif pour une rubrique particulière, vous aurez toujours besoin de deux autres votes négatifs pour la suppression de la rubrique.

    Lorsqu’une rubrique publiée est supprimée, la page contenant les détails organisés doit être supprimée manuellement via la bibliothèque Pages du centre de rubriques.

Remarque

Une rubrique, lorsqu’elle est supprimée, peut prendre jusqu’à 24 heures pour cesser d’apparaître pour les utilisateurs de votre organisation.

Remarque

Dans la page Gérer les rubriques , chaque gestionnaire de connaissances peut uniquement voir les rubriques où il a accès aux fichiers et pages sous-jacents connectés à la rubrique. Cette suppression des autorisations est reflétée dans la liste des rubriques qui apparaissent dans la page gérer les rubriques. Toutefois, les nombres de rubriques affichent le nombre total dans l’organisation, quelles que soient les autorisations.

Configuration requise

Pour gérer les rubriques dans le centre de rubriques, vous devez :

  • avoir une licence Rubriques Viva.

  • Disposez de l’autorisation Qui peut gérer les rubriques . Les administrateurs d'informations peuvent accorder cette autorisation aux utilisateurs dans les paramètres d'autorisation Rubriques Viva.

Vous ne pourrez pas afficher la page Gérer les rubriques dans le centre de rubriques, sauf si vous disposez de l’autorisation Qui peut gérer les rubriques .

Dans le centre de rubriques, un responsable des connaissances peut passer en revue les rubriques qui ont été identifiées dans les emplacements sources que vous avez spécifiés, et peut les confirmer ou les supprimer. Un gestionnaire de connaissances peut également créer et publier de nouvelles pages de rubrique si aucune page n’a été trouvée dans la découverte de rubriques, ou modifier des pages existantes si elles doivent être mises à jour.

Rubriques suggérées

Dans la page Gérer les rubriques , les rubriques qui ont été découvertes dans vos emplacements sources SharePoint spécifiés sont indiquées comme suggérées dans la colonne d’état. Si nécessaire, un responsable des connaissances peut passer en revue les rubriques non confirmées et choisir de les confirmer ou de les supprimer.

Capture d’écran des rubriques suggérées.

Pour passer en revue une rubrique suggérée :

  1. Dans la page Gérer les rubriques , filtrez votre affichage pour afficher les rubriques avec l’état Suggéré, puis sélectionnez la rubrique pour ouvrir la page de rubrique.

  2. Dans la page de rubrique, passez en revue la page de rubrique, puis sélectionnez Modifier si vous devez apporter des modifications à la page. La publication de toutes les modifications met à jour l’état de la rubrique sur Publié.

  3. Après avoir examiné la rubrique, revenez à la page Gérer les rubriques . Pour la rubrique sélectionnée, vous pouvez :

    • Cochez la coche pour confirmer la rubrique.

    • Sélectionnez le x si vous souhaitez supprimer la rubrique.

    Les rubriques confirmées sont supprimées de la liste suggérée et s’affichent désormais dans la liste Confirmé .

    Les rubriques supprimées sont supprimées de la liste Suggestions et affichent désormais l’état Supprimé .

Scores de rubrique

Chaque rubrique qui apparaît sur la page Gérer les rubriques a un score de rubrique d’organisation et un score de rubrique. Le score de rubrique d’organisation est une mesure de la qualité complète et complète des informations associées à la rubrique au sein de l’organisation. Le score de rubrique prend en compte les fichiers et les ressources auxquels l’utilisateur actuel dispose des autorisations d’accès. Utilisés en combinaison, ces scores aident les responsables des connaissances à concentrer leurs efforts sur la publication de sujets de haute qualité, en se concentrant sur les sujets auxquels l’utilisateur a l’accès le plus complet.

Par exemple, si un utilisateur affiche un score de rubrique élevé pour une rubrique, cet utilisateur dispose de l’accès le plus complet aux ressources de cette rubrique et peut modifier et confirmer la rubrique en toute confiance. Si un score de rubrique d’organisation est supérieur au score de rubrique d’un utilisateur, le responsable des connaissances peut trouver une personne qui a un score de rubrique élevé pour mettre à jour et confirmer cette rubrique.

Les responsables des connaissances peuvent rencontrer des scores de rubrique de 0 pour certaines rubriques. Un score de rubrique 0 peut se produire lorsqu’il n’y a pas assez de ressources attachées à une rubrique particulière auxquelles l’utilisateur peut accéder. Les gestionnaires de connaissances sont encouragés à compléter ces sujets de faible qualité avec des informations supplémentaires ou à les supprimer si nécessaire. Les rubriques dont le score de rubrique d’organisation est 0 ne sont pas affichées aux utilisateurs finaux, car elles ne sont pas considérées comme étant de qualité suffisante. Gardez à l’esprit que certaines rubriques peuvent avoir des informations ou des ressources associées disponibles, tout en ayant un score de rubrique de 0 en raison de la qualité et de la quantité de ces ressources.

Impressions

La colonne Impressions affiche le nombre de fois où une rubrique a été présentée aux utilisateurs finaux. Cela inclut les affichages via les cartes de réponse aux rubriques dans la recherche et les mises en évidence des rubriques. Il ne reflète pas le clic sur ces rubriques, mais le fait que la rubrique a été affichée. La colonne Impressions s’affiche pour les rubriques sous l’onglet Gérer les rubriques.

Rubriques confirmées.

Dans la page Gérer les rubriques , les rubriques qui ont été découvertes dans vos emplacements sources SharePoint spécifiés et qui ont été confirmées par un responsable des connaissances ou « crowdsourced » confirmées par deux personnes ou plus nettes (en équilibrant les votes utilisateur négatifs et les votes positifs des utilisateurs) via le mécanisme de commentaires de carte sont répertoriées comme Confirmé dans la colonne d’état. Si nécessaire, un utilisateur disposant d’autorisations pour gérer les rubriques peut passer en revue les rubriques confirmées et choisir de les rejeter.

Pour passer en revue une rubrique confirmée :

  1. Recherchez une rubrique avec l’état Confirmé sous l’onglet Gérer les rubriques, sélectionnez la rubrique pour ouvrir la page de rubrique.

  2. Dans la page de rubrique, passez en revue la page de rubrique, puis sélectionnez Modifier si vous devez apporter des modifications à la page.

Vous pouvez toujours choisir de refuser une rubrique confirmée. Pour rejeter une rubrique confirmée, accédez à la rubrique sélectionnée avec l’état Confirmé , puis sélectionnez le x si vous souhaitez rejeter la rubrique.

Rubriques publiées

Dans la page Gérer les rubriques , les rubriques découvertes dans vos emplacements sources SharePoint spécifiés affichent l’état Publié . Les rubriques publiées ont été modifiées afin que des informations spécifiques apparaissent toujours à quiconque rencontre la page. Les rubriques créées manuellement sont également répertoriées ici.

Capture d’écran des rubriques publiées.

Rubriques supprimées

Dans la page Gérer les rubriques , les rubriques qui ont été découvertes dans vos emplacements sources SharePoint spécifiés sont répertoriées comme Supprimées dans la colonne d’état. Certaines rubriques suggérées peuvent apparaître ici en fonction des votes de l’utilisateur final sur les cartes de rubrique dans le centre de rubriques.

Les rubriques supprimées peuvent être ajoutées ultérieurement en tant que rubriques visibles si nécessaire. Si vous souhaitez rajouter une rubrique supprimée en tant que rubrique visible :

  1. Sélectionnez la rubrique avec l’état Supprimé .

  2. Sélectionnez Restaurer.

    Capture d’écran de l’onglet Supprimé montrant l’option Restaurer.

Tableau de bord du nombre de rubriques

Ce graphique dans la vue du tableau de bord vous permet de voir le nombre de rubriques dans votre Viva Topics centre de rubriques. Le graphique montre les nombres de rubriques par étape de cycle de vie de rubrique et montre également comment les nombres de rubriques ont tendance au fil du temps. Les responsables des connaissances peuvent surveiller visuellement la fréquence à laquelle les nouvelles rubriques sont découvertes par l’IA et la fréquence à laquelle les rubriques sont confirmées ou publiées par les actions du gestionnaire de connaissances ou de l’utilisateur.

Les gestionnaires de connaissances peuvent voir un nombre différent de rubriques représentées dans la liste des rubriques sur la page Gérer les rubriques que dans le tableau de bord. Cela est dû au fait qu’un responsable des connaissances n’a peut-être pas accès à toutes les rubriques. Le nombre présenté dans la vue du tableau de bord est pris avant l’application de la suppression des autorisations.

Capture d’écran du tableau de bord du nombre de rubriques.