Viva Engage fichiers en mode natif pour Microsoft 365

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En mode natif pour Microsoft 365, tous les fichiers Viva Engage doivent être stockés dans SharePoint. Il est plus facile pour les utilisateurs et les administrateurs d’accéder aux fichiers lorsque vous disposez d’un emplacement unique pour le stockage de fichiers.

Qu’advient-il des fichiers dans les messages privés lorsque vous exécutez l’outil d’alignement en mode natif ?

  • Les utilisateurs ne pourront pas charger de fichiers dans des messages privés. Le partage de liens est toujours disponible.

  • Tous les fichiers des messages privés sont supprimés.

Que se passe-t-il pour regrouper des fichiers lorsque vous exécutez l’outil d’alignement en mode natif ?

  • Les fichiers de groupe dans Microsoft Azure sont copiés dans la bibliothèque de documents SharePoint (SDL) pour le groupe.
  • Une fois les fichiers de groupe copiés dans SharePoint, nous supprimons la version non SharePoint des fichiers.
  • Les fichiers précédemment supprimés pour les groupes sont supprimés.
  • Les nouveaux fichiers sont chargés dans SharePoint.
  • Les fichiers de groupe non-SharePoint sont supprimés dans les 30 jours suivant la fin de la migration.
  • Pour les groupes qui ont plusieurs fichiers portant le même nom, les doublons sont ajoutés avec _X, où X est un nombre croissant pour chaque fichier en double (par exemple, file_1, file_2, file_3, etc.).
  • Viva Engage fichiers qui ne s’alignent pas sur les normes d’affectation de noms SharePoint sont renommés pour répondre aux exigences.

Règles de renommage de fichier

  • Les caractères non pris en charge dans SharePoint sont remplacés par un trait de soulignement ( _ ).
  • Les fichiers en double ou dont le nom existe déjà dans SharePoint sont renommés au format suivant : filename_yammerFileID_extension.
  • Les noms de fichiers avec un espace vide comme premier ou dernier caractère, ou qui se terminent par un point, sont modifiés pour supprimer ces caractères.
  • Les fichiers sans nom sont nommés selon le format suivant : « fichier Viva Engage », « fichier Viva Engage (2) », « fichier Viva Engage (3) », etc.
  • Les fichiers dont le nom commence par ~$ sont renommés pour supprimer le tilde de début, par exemple : « ~$Viva Engage File » est renommé en « $Viva Engage File ».
  • Les noms de fichiers contenant vti n’importe où dans le nom sont remplacés par - vti-, par exemple : « Viva_Engage_vti_File » est renommé « Viva-Engage-vti-File ».
  • Fichiers nommés. lock, CON, PRN, AUX, NUL, COM0 - COM9, LPTO - LPT9 ou desktop.ini sont renommés pour ajouter « __file » au nom, par exemple : « COM0 » sont renommés en « COM0_file ».

Avant d’exécuter les outils

Étant donné que la migration supprime des fichiers et que le processus est irréversible, nous vous suggérons de :

  • Exportez les fichiers avant d’exécuter l’outil et enregistrez-les au cas où quelqu’un les demanderait.

  • Effectuez une mise à jour vers les dernières versions de Viva Engage applications Android, Viva Engage iOS et Viva Engage Desktop, car les versions antérieures rencontrent des problèmes de chargement de fichiers sur SharePoint.

  • Si des API tierces sont utilisées pour charger des fichiers, utilisez la dernière version de Charger des fichiers dans Viva Engage groupes. Les versions précédentes sont bloquées et les chargements de fichiers ne fonctionnent pas.

  • Informez les utilisateurs à l’avance de la migration. Plus précisément, informez-les que les fichiers dans Viva Engage messages privés seront supprimés et ne seront plus accessibles. Seule la dernière version du fichier est migrée vers SharePoint, et les versions précédentes ne sont pas copiées. Le nombre d’adeptes n’est pas copié. Les utilisateurs ne peuvent plus marquer les fichiers comme officiels.

Administration l’expérience pas à pas

  1. Exporter tous les fichiers. En savoir plus sur l’exportation de données Viva Engage.

  2. Démarrez l’outil Alignement Microsoft 365.

  3. Téléchargez le rapport d’alignement, qui fournit des détails sur les fichiers que chaque utilisateur et groupe possède.

    • Chaque utilisateur a un nombre total de fichiers de messages privés. Ces fichiers seront supprimés après l’exécution de l’outil.
    • Chaque groupe a un nombre de fichiers Viva Engage et SharePoint. Nous prévoyons de migrer tous les fichiers Viva Engage vers SharePoint. Les fichiers SharePoint existants ne seront pas affectés.

  4. Autorisez et exécutez l’outil.

    • CONTRAT SLA : jusqu’à 30 jours pour les réseaux avec < 100 000 fichiers
    • CONTRAT SLA : jusqu’à 45 jours pour les réseaux avec > 100 000 fichiers

  5. Une fois l’outil d’alignement Microsoft 365 terminé, passez en revue le rapport d’erreurs et déterminez si d’autres étapes sont nécessaires avant que votre réseau puisse être en mode natif pour Microsoft 365.

Expérience de l’utilisateur final

Ce tableau explique l’expérience utilisateur final attendue pour les fichiers pendant l’exécution de l’outil :

Tâches Groupes Viva Engage Microsoft 365 Groupes Viva Engage non connectés Private Messages
Supprimer des fichiers L’utilisateur peut supprimer des fichiers Le fichier n’est pas migré vers SharePoint. Les fichiers sont supprimés et les utilisateurs n’ont pas accès.
Modifier le fichier Les fichiers modifiés sont stockés dans SharePoint Seul le dernier fichier est migré vers SharePoint. Si un utilisateur modifie un fichier pendant la migration, il risque de perdre des données. Les anciennes versions ne sont plus accessibles dans SharePoint. S/O
Nouveau fichier Les nouveaux fichiers sont stockés dans SharePoint Le fichier se trouve dans Microsoft Azure, mais il a été migré vers SharePoint au moment où l’outil a terminé son travail. S/O

Si un groupe est supprimé, tous les fichiers de ce groupe sont supprimés (pas migrés).

Après l’entrée réussie en mode natif

  • Tous les fichiers de groupe sont stockés dans SharePoint, ce qui offre une expérience de gestion de fichiers cohérente.

  • La recherche de fichiers peut se produire à partir de SharePoint et Viva Engage. Viva Engage recherche les 5 000 premiers caractères des fichiers dans le stockage cloud Microsoft Azure, ainsi que le titre et l’auteur, mais recherche uniquement le titre et l’auteur des fichiers stockés dans SharePoint.

Remarque

Si vous recevez un code d’erreur pendant le processus d’alignement pour le mode natif, reportez-vous à la section Codes d’erreur de la rubrique Résolution des problèmes en mode natif pour plus d’informations.

Vue d’ensemble du Mode natif

Résoudre les problèmes liés au mode natif pour Microsoft 365