Deseño de proceso
Cando deseña un proceso de automatización, o primeiro paso é decidir cando e que automatizar. Mirando o proceso de negocio que ten actualmente, primeiro debe identificar que parte do proceso quere automatizar.
Identificación de áreas de automatización
Os tipos de beneficios que pode obter mediante a automatización enmárcanse nestas categorías:
Aplicar de forma consistente regras comerciais estandarizadas
Reducir o traballo manual en procesos repetitivos
Reducir o erro humano
Racionalizar as aprobacións
Obtén eficiencia en transaccións de gran volume
Mover datos de forma eficiente entre sistemas (reducir a entrada manual de datos)
Maximizar o uso dos recursos dispoñibles
Aumentar o rendemento
Aplicar normas empresariais normalizadas
As regras comerciais son a lóxica se/entón que aplica as políticas comerciais. Automatizalos garante que serán seguidos de forma coherente cada vez.
No noso escenario de mostra de informes de gastos, unha regra comercial require que se o importe dun informe de gastos supera $10,000, tamén debe ser aprobado polo director financeiro. Ao automatizar o proceso, Abhay garante que ningún informe de gastos elevados pasará desapercibido.
Automatizar procesos repetitivos
A automatización de procesos repetitivos pode axudar aos seus empregados a evitar o esgotamento mental e físico. Os procesos que se fan do mesmo xeito cada vez deberían estar en primeiro lugar da túa lista para ter en conta para a automatización.
Por exemplo, o contable Abhay debe recoller formularios de gastos e recibos de todos. Os recibos poden ser un recibo en papel dun restaurante ou facturas en papel de provedores. Abhay ten que dixitalizar manualmente estes papeis nun ficheiro PDF e almacenalo. Abhay tamén ten que introducir o que está escrito no papel e publicalo no sistema financeiro para cada informe de gastos presentado.
Reducir o erro humano
Tarefas como copiar e pegar valores dun sistema a outro ou introducir datos de formularios en papel son procesos nos que se poden producir erros humanos.
Un caso de exemplo para o escenario de informes de gastos é o que Abhay necesita reembolsar o diñeiro ao empregado buscando os datos bancarios do empregado e, a continuación, accedendo ao sistema bancario.
Diagrama que mostra un fluxo do proceso de negocio para Abhay o contable. Dous pasos do proceso ("Buscar datos bancarios dos empregados" e "Reembolsar efectivo ao solicitante") están marcados con un círculo en vermello para indicar as áreas potenciais nas que Power Automate pode reducir os erros humanos automatizando estes pasos.
Racionalizar as aprobacións
Un tipo de erro diferente ocorre cando a xente esquece realizar as súas tarefas. Podes configurar a automatización para lembrarlles que traballen na tarefa ou proceso que se lles asignou.
Por exemplo, Lee enviou un informe de gastos pero Nick non respondeu á solicitude de aprobación dende hai tempo. Pódese configurar unha automatización para recordarlle a Nick que tome unha decisión e incluso proporcionar un botón para responder directamente desde o recordatorio.
Diagrama que mostra un fluxo do proceso de negocio para Abhay o contable. O proceso de aprobación altérase para que se automatice un recordatorio das aprobacións configurando unha automatización de activación para comprobar o estado. Se a aprobación está completa, a automatización finaliza; e se a aprobación non está completa, envíase un recordatorio ao aprobador e a automatización do recordatorio executarase de novo para comprobar ata que se complete a aprobación.
Gaña eficiencia en procesos de gran volume
Outra área que pode querer automatizar son os procesos de gran volume. Os procesos de gran volume son procesos que ocorren con moita frecuencia a diario. Está intimamente ligado a procesos repetitivos pero é lixeiramente diferente. Pode ter un proceso que só pode ter un ou dous pasos que se poden automatizar. Non obstante, se hai que facer un proceso moitas veces, incluso pequenas melloras poden ter grandes impactos.
Por exemplo, se o escenario de informes de gastos é para 1.000 vendedores, cada minuto de mellora equivale a un aforro de tempo de dous días laborables. A análise do impacto real pódese facer mediante as funcións de análise.
Automatizar a entrada de datos
É posible que esteas introducindo datos manualmente porque tes dous sistemas que non se comunican entre eles. No noso escenario de informes de gastos, aquí é onde Abhay introduce datos no sistema de contabilidade volvendo introducir os valores do informe de gastos enviado.
Maximizar o uso dos recursos dispoñibles
Os candidatos adicionais para a automatización son aqueles procesos que se poden executar independentemente da interacción humana. Este tipo de proceso non é tan fácil de identificar, polo que o mellor é imaxinar se hai procesos que se poden completar fóra do seu horario laboral normal. Tal automatización actúa como un "multiplicador" da túa xente e utiliza plenamente os teus outros recursos (como os ordenadores).
Tamén podes usar a automatización para procesos que levan demasiado tempo en comparación coa interacción humana, pero é tolerable se se fai durante a noite, cando non hai présa para que a automatización remate. Por exemplo, se unha persoa comeza o día procesando os pedidos que chegaron durante a noite, podes crear unha automatización que procese os pedidos en canto chegan, para que o teu equipo poida comezar a cumprir os pedidos a primeira hora da mañá.
Aumentar o rendemento
Do mesmo xeito que maximizar o uso dos recursos dispoñibles, a automatización tamén che axuda a aumentar o rendemento dun proceso en particular. Con este tipo de automatización, o seu proceso actual pode ser realizado por humanos en paralelo coa automatización.
Por exemplo, Abhay, o contable, pode ser a única persoa que procesa os informes de gastos e as súas horas de traballo estándar poden estar entre as 9:00 e as 18:00. Ao configurar unha automatización, tamén podería ter Power Automate que procesar os informes de gastos e, polo tanto, ter tanto a Abhay como a automatización para procesala, o que resultará nun maior rendemento.
Exemplo de escenario
Cando se aplican todas as áreas de automatización, o seguinte exemplo mostra como se pode cubrir un proceso empresarial de informes de gastos Power Automate con melloras no rendemento, maximizando os recursos dispoñibles, automatizando as entradas de datos e simplificando as aprobacións.
