הגדרת אחסון ושיתוף קבצים ב- Microsoft 365

אחת הדרכים הטובות ביותר להגדיר אחסון ושיתוף קבצים עבור העסק שלך היא להשתמש ב- OneDrive ובאתר צוות יחד. דרך זו מתאימה במיוחד לעסקים קטנים עם מעט עובדים.

צפה: היכן לאחסן קבצים ב- Office 365

אם סרטון וידאו זה היה שימושי עבורך, עיין בסדרת ההדרכה המלאה עבור עסקים קטנים ומשתמשים חדשים ב- Microsoft 365.

Microsoft ניהול מסמכים ב- 365

  • OneDrive מיועד לשימוש אישי, עם שיתוף מדי פעם של קבצים.

  • אתר צוות מיועד לשיתוף קבצים ולשיתוף פעולה בקבצים באופן קבוע. אתר צוות אידיאלי לאחסון קבצים בעלי בעלות משותפת שבה כמה אנשים הבעלים של הקבצים ועשויים לשתף איתם פעולה. צור צוות Microsoft כדי להוסיף אתר צוות. קבל מידע נוסף תחת יצירת צוות ב- Teams.

הן OneDrive והן אתרי צוות מספקים גישה מכל מקום עבורך והעובדים שלך.

דיאגרמה המציגה כיצד מוצרי Microsoft 365 יכולים להשתמש ב- OneDrive או באתרי צוות.

להלן המלצות לאחסון בכל מיקום כאשר אתה משתמש ב- OneDrive ובהאתרים של הצוות יחד:

מיקום אחסון בשביל מה זה מה יש לאחסן כאן
OneDrive אחסון תוכן ב- OneDrive דומה לאחסון קבצים במחשב שלך; אף אחד אחר לא יכול לגשת אליהם בקלות.
לקבלת מידע נוסף, ראה מהו OneDrive for Business?
קבצים עסקיים שחברי צוות אחרים לא יצטרכו כדי לשתף פעולה בהם או לגשת אליהם באופן קבוע.
אתרי צוות של SharePoint
שיתוף פעולה. בעת יצירת קבוצה של Microsoft 365 (לדוגמה, ב- מרכז הניהול של Microsoft 365, ב- Outlook או על-ידי יצירת צוות ב- Microsoft Teams), נוצר אתר צוות של SharePoint עבור קבוצה זו. בדומה, בעת יצירת אתר צוות חדש של SharePoint מתוך דף הבית של SharePoint או מתוך מרכז הניהול החדש של SharePoint, הוא גם יוצר Microsoft 365. לקבלת מידע נוסף, ראה מהו אתר צוות של SharePoint?וייצור אתר צוות ב- SharePoint Online.
קבצים בעלי בעלות משותפת. אנו ממליצים להפריד בין אתרי צוות עבור כל יחידת עבודה בארגון שלך. לדוגמה, כדי לשמור על פרטיותם של מסמכים פיננסיים וסגל לצוות קטן, צור אתר צוות נפרד.

הערה

SharePoint כולל גם סוגים אחרים של אתרים שבהם תוכל להשתמש עבור העסק שלך. באפשרותך להשתמש באתרי תקשורת באינטרא-נט שלך כדי לפרסם מידע עבור קהל רחב. בנוסף, באפשרותך להשתמש באתרים רכזת כדי לחבר אתרים באינטרא-נט שלך.

תחילת השימוש ב- OneDrive ובאתר הצוות שלך

חברי צוות יכולים לאחסן את הקבצים שלהם ב- OneDrive

כל אדם בעסק שלך שהוקצה לו רשיון Microsoft 365 (ו- SharePoint Online נבחר) מקבל אחסון בענן של OneDrive. הם יכולים לאחסן כאן קבצים הקשורים לעסק לגישה מכל מכשיר, והם זמינים למשתמש זה בלבד. לדוגמה, הם יכולים לאחסן הצעת טיוטה, את הערות הפגישה שלהם או את העותק להדגמה שהם עומדים להעביר.

עובדים יכולים גם לשתף קבצים ותיקיות של OneDrive. אם עובד נמצא מחוץ לחברה או עוזב אותה, משתמשים אחרים יכולים לגשת לקבצים משותפים המאוחסנים ב- OneDrive (שיתוף תיקיות צוות של OneDrive).

כך כל אדם בצוות שלך יכול להגדיר את OneDrive ולשתף קבצים.

  1. עבור אל מרכז הניהול של Microsoft 365, והיכנס באמצעות שם המשתמש והסיסמה שלך.

  2. ממפעיל היישומים, בחר OneDrive.

  3. ב- OneDrive, חברי צוות יכולים לאחסן את הקבצים העסקיים שלהם. באפשרותך לשתף קבצים בודדים או תיקיה שלמה. בחר קובץ או תיקיה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ולאחר מכן בחר שתף.

    שיתוף תיקיה.

  4. בדף שלח קישור, השאר את בחירת ברירת המחדל כל מי שיש לו קישור יכול להציג ולערוך.

    הקלד שמות או כתובות דואר אלקטרוני של חברי צוות שברצונך לקבל גישה לתיקיה, והוסף הודעה אופציונלית.

    אם אתה מעוניין בעותק משלך של הודעת הדואר האלקטרוני שתישלח, הוסף את כתובת הדואר האלקטרוני שלך לרשימה.

    תיבת הדו-שיח 'שיתוף קישור' המציגה הקלדה ובחירה בשם.

  5. לאחר שתסיים להזין עם מי ברצונך לשתף, בחר שלח. הודעת הדואר האלקטרוני תישלח מיד לאנשים שאתה מזמין.

    שתף קישור, המציג רשימת שמות.

  6. כך נראית הודעת הדואר האלקטרוני.

    דואר אלקטרוני עם קישור לשיתוף תיקיית OneDrive.

העלאת קבצים לאתר צוות לשיתוף פעולה מקוון

אתרי צוות מגיעים עם מקום לאחסון קבצים, הנקראת ספריית מסמכים.

להלן השלבים להוספת קבצים:

  1. בדף הבית של אתר הצוות שלך, בחר מסמכים מתפריט הניווט הימני. פעולה זו תעביר אותך אל ספריית המסמכים שלך.

  2. כאשר אתה עדיין מחובר ל- Microsoft 365, פתח סייר הקבצים Windows משורת המשימות או ממיקום אחר. עבור אל הקבצים שברצונך להעלות לאתר הצוות שלך.

  3. בחר את הקבצים שברצונך להעלות לאתר הצוות שלך ולאחר מכן גרור אותם לספריית המסמכים.

  4. לאחר שתסיים, הקבצים יאוחסנו הן באתר הצוות שלך והן במחשב שלך.

  5. ניתן למחוק את הקבצים מהמחשב. בשלב הבא, סנכרן קבצים מקוונים עם מחשב ה- PC או ה- Mac שלך, תיצור מיקום חדש עבור קבצים אלה במחשב שלך.

    אם יש לך קבצים רבים או קבצים גדולים להעלאה לאתר הצוות שלך, קרא עצות אלה בנושא העלאת קבצים גדולים או קבצים רבים לספריה.

    אם אתה זקוק לשטח אחסון נוסף, ראה שינוי שטח האחסון עבור המנוי שלך.

סינכרון קבצים מקוונים עם מחשב PC או Mac

כעת, כאשר יש לך קבצים באתר הצוות, תוכל להגדיר אותם לסינכרון עם מחשב ה- PC או ה- Mac שלך. כך תוכל לעבוד על הקבצים ממחשב PC או Mac במקום לעבוד ב- Microsoft Edge, Chrome או בדפדפן אחר. מומלץ גם שתהיה לך במחשב גירסה מסונכרנת של הקבצים שלך למקרים שבהם תצטרך להגיע לקובץ ואינך מחובר לאינטרנט.

לאחר הגדרת הקבצים לסינכרון עם המחשב שלך, כאשר תהיה מחובר לאינטרנט, הם יסונכרנו באופן אוטומטי.

כך תסנכרן קבצים באתר הצוות שלך עם שולחן העבודה שלך:

  1. בדף הבית של אתר הצוות שלך, בחר מסמכים מתפריט הניווט הימני. פעולה זו מעבירה אותך לספריית המסמכים שלך.

    עצה

    בעת סינכרון קבצים באתר הצוות שלך, אתה מסנכרן כל ספריית קבצים באתר, ולא את האתר כולו.

  2. בחר סנכרן כדי לסנכרן את כל הקבצים. לחלופין, אתר את התיקיה הספציפית שברצונך לסנכרן.

  3. אם תתבקש להחליף אפליקציות, בחר כן. OneDrive הוא התהליך שמבצעים את הסינכרון.

  4. אם לאחר מכן תקבל בקשה להגדרת OneDrive , היכנס באמצעות החשבון שלך בעבודה או בבית הספר.

    מסך ההתקנה של OneDrive.

  5. אם עדיין לא סנכרן את OneDrive שלך, ייתכן שתראה מסך של זוהי תיקיית OneDrive שלך. בדוק את הנתיב תחת תיקיית OneDrive שלך נמצא כאן. בחר שנה מיקום אם ברצונך להשתמש בנתיב אחר ולאחר מכן בחר הבא.

    שנה את התיקיה המקומית שלך במסך זה.

  6. הקבצים באתרי הצוות שלך יופיעו בחלונית הימנית של סייר הקבצים תחת שם הארגון שלך. הקבצים ב- OneDrive יופיעו תחת "OneDrive - <שם הארגון>"

    ראה מה סונכרן בתיקיה המקומית שלך.

  7. בדוק את הסינכרון על-ידי פתיחת קובץ בתיקיה של הצוות במחשב שלך. ערוך שינוי כלשהו ולאחר מכן בחר שמור.

שיטות עבודה מומלצות לאחסון ולשיתוף קבצים

הנה כמה עצות להפיק את המרב מ- OneDrive או מאתר הצוות של SharePoint.

המלצות לאחסון קבצים ולשיתוף פעולה בקבצים עבור סוגים אחרים של עסקים קטנים

  • בעלות בלעדית: השתמש ב- OneDrive כדי לאחסן את הקבצים שלך ולשתף אותם עם לקוחות על בסיס כל מקרה לגופו.

  • בעלות משותפת: שני הבעלים משתמשים ב- OneDrive ומשתף קבצים הלוך ושוב.

  • עסקים עם לקוחות חיצוניים או שותפים חיצוניים הזקוקים לגישה לקבצים: צור אתר צוות חדש כדי לאחסן ולשתף מסמכים המיועדים ללקוח ספציפי. הגדר את האתר כדי לאפשר גישה ללקוח זה בלבד. לאחר מכן, אינך צריך לדאוג שלקוח אחד יקבל בטעות גישה למידע המיועד ללקוח אחר.

שמירה על הפרטיות של קבצים פרטיים

בעת אחסון קובץ ב- OneDrive, הוא נגיש רק לך, אלא אם אתה משתף אותו עם אחרים. בעת שיתוף קבצים, באפשרותך לבחור ליצור קישור שניתן להעביר, או לשתף עם אנשים ספציפיים בלבד. באפשרותך גם ליצור תיקיות נפרדות ב- OneDrive למטרות שונות, כגון תיקיה ציבורית, תיקיה אישית או תיקיות עבור פרוייקטים בודדים. ניתן לשתף כל תיקיה עם אנשים שונים או עם קבוצות שונות, או לא לשתף אותה כלל.

לקבלת מידע נוסף אודות שיתוף, ראה גם שיתוף קבצים ותיקיות באמצעות Microsoft 365.

מעקב אחר השטח הפנוי שנשאר לך

כדי לראות כמה שטח אחסון נשאר לך ב- OneDrive, ראה ניהול שטח האחסון OneDrive for Business שלך.

אילו קבצים ניתן לאחסן ב- OneDrive ובאתר צוות?

על אף שניתן להעלות כמעט כל סוגי הקבצים, שמות קבצים ותווים מסוימים בשמות קבצים אינם מותרים. לקבלת מידע נוסף, ראה תווי קובץ וסוגי קבצים לא חוקיים OneDrive for Business.

הפיכת שירותי אחסון של ספקים חיצוניים לזמינים או ללא זמינים

באפשרותך להפוך אחסון של ספקים חיצוניים לזמין עבור המשתמשים שלך ב- Microsoft 365 כדי שהם יוכלו לאחסן ולשתף מסמכים באמצעות שירותים כגון Dropbox בנוסף ל- OneDrive ולאתרים של צוות. זו יכולה להיות דרך נהדרת לספק שירותים שהמשתמשים שלך כבר עושים בהם שימוש או מעדיפים להשתמש בהם עבור פרוייקטים עסקיים. אם אינך מעוניין שאנשים בארגון שלך המשתמשים ב- Office יפתחו קבצים בשירות של ספק חיצוני, בצע שלבים אלה כדי לבטל אותו.

חשוב

אחסון של ספקים חיצוניים זמין כברירת מחדל, כך שעליך לבצע שלבים אלה באופן מיידי אם אינך מעוניין שהוא יהיה זמין למשתמשים שלך.

  1. היכנס אל מרכז הניהול.

  2. עבור אל הדף הגדרות>ארגון .

  3. בכרטיסיה שירותים, בחר Office באינטרנט.

  4. בחר או בטל את הבחירה בתיבת הסימון כדי להפעיל או לבטל אחסון של ספק חיצוני ולאחר מכן בחר שמור שינויים.

השלבים הבאים

הוספת שטח אחסון עבור המנוי שלך (מאמר)
שיתוף קבצים ותיקיות באמצעות Microsoft 365 Business (וידאו)
התאמה אישית של אתר הצוות שלך לאחסון ולשיתוף קבצים (מאמר)