פרסום תוויות שמירה והחלתן ביישומים

הדרכת רישוי של Microsoft 365 עבור תאימות & אבטחה.

הערה

תרחיש זה נתמך עבור כל תצורות תוויות השמירה, כולל רשומות תקינה.

השתמש במידע הבא כדי לסייע לך לפרסם תוויות שמירה ולאחר מכן החל אותן על מסמכים והודעות דואר אלקטרוני.

תוויות שמירה עוזרות לך לשמור את מה שאתה צריך ולמחוק את מה שאינך צריך ברמת הפריט (מסמך או דואר אלקטרוני). הם משמשים גם להצהיר על פריט כרשומות כחלק מפתרון ניהול רשומות עבור נתוני Microsoft 365 שלך.

הפיכת תוויות שמירה לזמינים לאנשים בארגון שלך כדי שהם יוכלו לסווג תוכן היא תהליך דו-שלבי:

  1. צור את תוויות השמירה.

  2. פרסם את תוויות השמירה באמצעות מדיניות תווית שמירה.

דיאגרמה של תפקידים ופעילויות עבור תוויות.

השתמש בהוראות הבאות עבור שני שלבי הניהול.

לפני שתתחיל

למנהל המערכת הכללי של הארגון שלך יש הרשאות מלאות ליצירה ולעריכה של תוויות שמירה ומדיניות שלו. אם אינך נכנס כמנהל מערכת כללי, עיין במידע ההרשאות עבור ניהול רשומות או ניהול מחזור החיים של הנתונים, בהתאם לפתרון שבו אתה משתמש.

ודא שיצרת את תוויות השמירה שברצונך להחיל על פריטים.

כיצד לפרסם תוויות שמירה

החלט לפני שתיצור את מדיניות תווית השמירה אם היא תהיה גמישה או סטטית. לקבלת מידע נוסף, ראה טווחי מדיניות גמישים או סטטיים לשמירה. אם תחליט להשתמש במדיניות מסתגלת, עליך ליצור טווח מסתגל אחד או יותר לפני שתיצור את מדיניות תוויות השמירה ולאחר מכן לבחור אותו במהלך תהליך מדיניות יצירת תוויות השמירה. לקבלת הוראות, ראה מידע תצורה עבור טווחים גמישים.

  1. בתיבת פורטל התאימות של Microsoft Purview, עבור אל אחד מהמיקומים הבאים:

    • אם אתה משתמש בניהול רשומות:

      • פתרונות > ניהול רשומות > > הכרטיסיה 'מדיניות תוויות' > 'פרסום תוויות'
    • אם אתה משתמש בניהול מחזור החיים של הנתונים:

      • פתרונות > ניהול מחזור חיי נתונים > Microsoft 365 > הכרטיסיה 'מדיניות תווית' > 'פרסום תוויות'

    אינך רואה מיד את הפתרון שלך בחלונית הניווט? תחילה בחר הצג הכל.

  2. פעל לפי ההנחיות כדי ליצור את מדיניות תוויות השמירה. היזהר בשם שתבחר עבור המדיניות, מאחר שלא ניתן לשנות זאת לאחר שהמדיניות נשמרת.

  3. השתמש בקישור כדי לבחור את תוויות השמירה לפרסום ולאחר מכן בחר הבא.

  4. עבור הדף בחר את סוג מדיניות השמירה ליצירת, בחר מסתגל או סטטי, בהתאם לבחירה שביצעת מההוראות לפני שתתחיל . אם עדיין לא יצרת טווחים גמישים, באפשרותך לבחור מסתגל, אך מאחר שלא יהיו טווחים גמישים לבחירה, לא תוכל לסיים את האשף באמצעות אפשרות זו.

  5. בהתאם לטווח שנבחר:

    • אם בחרת מסתגל: בדף בחר טווחים ומיקומים גמישים של מדיניות, בחר הוסף טווחים ובחר טווח מסתגל אחד או יותר שנוצר. לאחר מכן, בחר מיקום אחד או יותר. המיקומים שבאפשרותך לבחור תלויים בסוגי הטווחים שנוספו . לדוגמה, אם הוספת רק סוג טווח של משתמש, תוכל לבחור דואר אלקטרוני של Exchange אך לא אתרי SharePoint.

    • אם בחרת סטטי: בדף בחירת מיקומים , הפעל או כבה אחד מהמיקומים. עבור כל מיקום, באפשרותך להשאיר אותו כברירת מחדל כדי להחיל את המדיניות על המיקום כולו, או לציין כולל ואי-כלול

    לקבלת מידע אודות אפשרויות המיקום, ראה מיקומים.

כדי לערוך מדיניות קיימת של תוויות שמירה (סוג המדיניות הוא פרסום), בחר אותה ולאחר מכן בחר באפשרות עריכה כדי להפעיל את קביעת התצורה של מדיניות השמירה ערוך.

כאשר תוויות שמירה הופכות לזמינים להחלה

אם אתה מפרסם תוויות שמירה ב- SharePoint או ב- OneDrive, תוויות אלה מופיעות בדרך כלל כדי שמשתמשים יוכלו לבחור אותן תוך יום אחד. עם זאת, אפשר עד שבעה ימים.

אם אתה מפרסם תוויות שמירה ב- Exchange, ייתכן שיוצגו למשתמשים עד שבעה ימים עד שאותן תוויות שמירה יופיעו. בדומה לכל הגדרות השמירה עבור Exchange, תיבת הדואר חייבת להכיל לפחות 10 MB של נתונים.

דיאגרמה של מצב שבו תוויות שפורסמו כניסה לתוקף.

אם התוויות אינן מופיעות לאחר שבעה ימים, בדוק את המצב של מדיניות התוויות על-ידי בחירתה מהדף מדיניות תוויות פורטל התאימות של Microsoft Purview. אם אתה רואה (שגיאה) הכלול במצב ובפרטי המיקומים, מופיעה הודעה המצייפת לפריסת המדיניות או פריסה מחדש של המדיניות נמשכת זמן רב יותר מהצפוי, או נסה לפרוס מחדש את המדיניות, נסה להפעיל את הפקודה Set-AppRetentionCompliancePolicy או Set-RetentionCompliancePolicy PowerShell כדי לנסות שנית את הפצת המדיניות:

  1. התחבר ל- PowerShell של תאימות & אבטחה.

  2. הפעל אחת מהפקודות הבאות:

    • עבור מיקומי המדיניות הודעות ערוץ פרטי של Teams, הודעות משתמש של Yammer והודעות קהילה של Yammer:

      Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      
    • עבור כל מיקומי המדיניות האחרים, כגון דואר אלקטרוני של Exchange, אתרי SharePoint, הודעות ערוץ Teams וכולי :

      Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      

כיצד לבדוק את המצב של תוויות שמירה שפורסמו ב- Exchange

ב Exchange Online, תוויות שמירה זמינות למשתמשי קצה על-ידי תהליך הפועל כל שבעה ימים. באמצעות PowerShell, תוכל לראות מתי תהליך זה הופעל לאחרונה, ולכן לזהות מתי הוא יפעל שוב.

  1. התחבר ל-Exchange Online PowerShell.

  2. הפעל פקודות אלה.

    $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
    
    $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
    
    $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
    
    

In the results, the ELCLastSuccessTimeStamp (UTC) property shows when the system last processed your mailbox. If it has not happened since the time you created the policy, the labels are not going to appear. To force processing, run Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>.

If labels aren't appearing in Outlook on the web and you think they should be, make sure to clear the cache in your browser (CTRL+F5).

How to apply published retention labels

Use the following sections to learn how published retention labels can be applied in apps:

In addition, when you use SharePoint Syntex and publish retention labels to SharePoint locations, you can apply a retention label to a document understanding model so that identified documents are automatically labeled.

After content is labeled, see the following information to understand when the applied label can be removed or changed: Only one retention label at a time.

Manually apply retention labels

End users, as well as administrators, can manually apply retention labels from the following locations:

  • Outlook and Outlook on the web

  • OneDrive

  • SharePoint

  • Microsoft 365 group site for Teams

Use the following sections to understand how to apply retention labels.

Applying retention labels in Outlook

To label an item in the Outlook desktop client, select the item. On the Home tab on the ribbon, click Assign Policy, and then choose the retention label.

Assign Policy button.

You can also right-click an item, click Assign Policy in the context menu, and then choose the retention label. When you select multiple items, you can use this method to assign the same retention label to multiple items at once.

After the retention label is applied, you can view that retention label and what action it takes at the top of the item. If an email has a retention label applied that has an associated retention period, you can see at a glance when the email expires.

Applying a default retention label to an Outlook folder

You can apply retention labels to Outlook folders as a default label that can be inherited by messages in that folder. Right-click the folder, select Properties, the Policy tab, and select the retention label you want to use as that folder's default retention label.

When you use a standard retention label as your default label for an Outlook folder:

  • All unlabeled items in the folder have this retention label applied.

  • The inheritance flows to any child folders and items inherit the label from their nearest folder.

  • Items that are already labeled retain their retention label, unless it was applied by a different default label.

  • If you change or remove the default retention label for the folder: Existing retention labels applied to items in that folder are also changed or removed only if those labels were applied by a default label.

  • If you move an item with a default retention label from one folder to another folder with a different default retention label: The item gets the new default retention label.

  • If you move an item with a default retention label from one folder to another folder with no default retention label: The old default retention label is removed.

When labels are applied that aren't standard retention labels but mark items as records (or regulatory records), these labels can only be manually changed or removed.

Applying retention labels in Outlook on the web

To label an item in Outlook on the web, right-click the item > Assign policy > choose the retention label. Unlike Outlook desktop, you can't use this method if you multi-select items.

Assign policy menu in Outlook on the web.

After the retention label is applied, you can view that retention label and what action it takes at the top of the item. If an email is classified and has an associated retention period, you can know at a glance when the email will expire.

Label assigned to email in Outlook on the web.

As with the desktop version of Outlook on the web, you can also apply retention labels to folders. Right-click the folder, select Assign policy, and change Use parent folder policy to the retention label you want to use as that folder's default retention label.

Applying retention labels in OneDrive and SharePoint

To label a document (including OneNote files) in OneDrive or SharePoint, select the item > in the upper-right corner, choose Open the details paneInformation pane icon. > Apply retention label > choose the retention label.

You can also apply a retention label to a folder or document set, and you can set a default retention label for a document library.

Apply label list for an item in SharePoint.

After a retention label is applied to an item, you can view it in the details pane when that item's selected.

Applied label shown in Details pane.

For SharePoint, but not OneDrive, you can create a view of the library that contains the Labels column or Item is a Record column. This view lets you see at a glance the retention labels assigned to all items and which items are records. Note, however, that you can't filter the view by the Item is a Record column. For instructions how to add columns, see Show or hide columns in a list or library.

Applying retention labels using Microsoft 365 groups

When you publish retention labels to the Microsoft 365 Groups location, the retention labels appear in the SharePoint teams site but aren't supported by any email client for group mailboxes. The experience of applying a retention label in the site is identical to that for documents in SharePoint.

Applying a default retention label to all content in a SharePoint library, folder, or document set

This method requires retention labels to be published to a retention label policy.

In addition to letting people apply a retention label to individual documents, you can also apply a default retention label to a SharePoint library, folder, or document set. In this scenario, documents in that location can inherit your selected default retention label. Although the same label is applied, each document will be retained and deleted separately, according to the start of the retention period setting in the label.

For a document library, the default label configuration is done on the Library settings page for a document library. When you choose the default retention label, you can also choose to apply it to existing items in the library.

For example, if you have a retention label for marketing materials, and you know a specific document library contains only that type of content, you can make the Marketing Materials retention label the default label for all documents in that library.

Apply label option on library Settings page.

Label behavior when you use a default label for SharePoint

For standard retention labels that you apply as a default retention label to a library, folder, or document set:

  • All new, unlabeled items in the container will have this retention label applied.

  • For folders, the inheritance flows to any child folders and items inherit the label from their nearest folder.

  • If you selected the option to apply the default label to existing items: Items that are already labeled retain their retention label, unless it was applied by a different default label.

  • If you change the default retention label for the container: Existing retention labels applied to items in that container are changed only if you selected the option to apply the default label to existing items and those labels were applied by a default label.

  • If you remove the default retention label for the container: Items retain their labels.

  • If you move an item with a default retention label applied from one container to another container: The item keeps its existing default retention label, even if the new location has a different default retention label. Only if you then change the default label for this new location can the moved item inherit the default label from its current location.

When labels are applied that aren't standard retention labels but mark items as records (or regulatory records), these labels can only be manually changed or removed.

Automatically applying a retention label to email by using rules

In Outlook, you can create rules to apply a retention label.

For example, you can create a rule that applies a specific retention label to all messages sent to or from a specific distribution group.

To create a rule, right-click an item > Rules > Create Rule > Advanced Options > Rules Wizard > apply retention policy.

Rules wizard with option to apply retention policies.

Although the UI refers to retention policies, it's your retention labels that display here and can be selected, not your retention policies.

Updating retention labels and their policies

If you edit a retention label or a retention label policy, and the retention label or policy is already applied to content, your updated settings will automatically be applied to this content in addition to content that's newly identified.

Some settings can't be changed after the label or policy is created and saved, which include:

  • Names for retention labels and their policies, the scope type (adaptive or static), and the retention settings except the retention period. However, you can't change the retention period when the retention period is based on when items were labeled.
  • The option to mark items as a record.

Deleting retention labels

You can delete retention labels that aren't currently included in any retention label policies, that aren't configured for event-based retention, or that mark items as regulatory records.

For retention labels that you can delete, if they have been applied to items, the deletion fails and you see a link to content explorer to identify the labeled items.

However, it can take up to two days for content explorer to show the items that are labeled. In this scenario, the retention label might be deleted without showing you the link to content explorer.

Locking the policy to prevent changes

If you need to ensure that no one can turn off the policy, delete the policy, or make it less restrictive, see Use Preservation Lock to restrict changes to retention policies and retention label policies.

Next steps

To help you track the labels applied from your published retention labeling policies:

Event-based retention is another supported scenario for retention labels. For more information, see Start retention when an event occurs.