יצירת תיבות דואר של חדרים וציוד של Microsoft 365

אם יש לך חדר ישיבות, רכב חברה או ציוד שכולם צריכים להשתמש בו, עליך למצוא דרך לאפשר לכולם לשריין משאבים אלה. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא ליצור תיבת דואר של חדר או ציוד ב- Microsoft 365 עבור כל משאב. באפשרותך ליצור תיבת דואר עבור חדר הישיבות בקומה הראשונה, ציוד מדיה או משאית הובלות.

לאחר יצירת תיבת דואר של חדר או ציוד, כל האנשים בחברה יוכלו לשריין אותה עבור פגישות או אירועים באמצעות Outlook. למד כיצד להשתמש בה ו כיצד להגדיר אותה בשתי הכרטיסיות הבאות. להלן שאלות נפוצות אחרות בנושא תיבות דואר של חדרים וציוד.

השתמש בתיבות דואר של חדרים וציוד

כדי להשתמש בתיבות דואר של חדרים או ציוד, פתח את Outlook מהמחשב שלך או היכנס ל- Outlook באינטרנט. קבע פגישה חדשה והוסף את החדר או הציוד לפגישה בדומה להזמנת עובדים אחרים או לקוחות. בכך שריינת את החדר או הציוד.

1. פתח את Outlook במחשב.

2. בכרטיסיה בית , בחר פריטים חדשים ולאחר מכן בחר פגישה מהרשימה הנפתחת.

   

   לחלופין, מתוך לוח השנה שלך, פשוט בחר פגישה חדשה.

3. בשדה נדרש , הקלד את שם חדר הישיבות או הציוד שברצונך להזמין, בנוסף למשתתפים שברצונך להזמין.

   לחלופין, בחר נדרש ולאחר מכן לחץ פעמיים על חדר הישיבות או הציוד מהרשימה. לאחר מכן בחר אישור.

   

4. בשורה כותרת, הקלד את מטרת ההזמנה או הפגישה.

5. שנה את הערך עבור מיקום או השאר אותו כמו שהוא.

6. שנה את השעות עבור שעת התחלה ושעת סיום. לחלופין, בחר יום שלם. כדי ליצור מופע חוזר של הפגישה או ההזמנה, בחר מופע חוזר בחלק העליון.

   

7. הקלד הודעה המתארת את המטרה וצרף קבצים במידת הצורך.

8. כדי לאפשר לאחרים להצטרף באופן מקוון או להתקשר לפגישה, בחר פגישת Teams בחלק העליון.

9. כדי לוודא שה החדר, הציוד ואנשים שהזמנת זמינים, בחר מסייע התזמון משורת התפריטים. לאחר מכן, בחר מועד זמין בלוח השנה.

   

   עצה

   [!עצה] בלוח השנה של התזמון, צבע כחול מציין שהחדר או הציוד שוריינו, כלומר שהם אינם פנויים. בחר את האזור הלבן, כלומר הפנוי, בלוח השנה.

10. לאחר שתסיים, בחר אישור.

הגדר תיבות דואר של חדרים וציוד

כדי להגדיר תיבת דואר של חדר או ציוד, עבור אל מרכז הניהול של Microsoft 365. צור את תיבת הדואר והודע לכולם שהם יכולים להתחיל לשריין את החדר או הציוד עבור פגישות ואירועים.

1. במרכז הניהול, עבור אל הדף משאבים &>ציוד .

2. בחר + הוסף משאב.

3. מלא את השדות הבאים עבור החדר או הציוד:

   

   • חדר או ציוד: סוג תיבת הדואר שברצונך ליצור.

   • שם: שם ידידותי או אפילו תיאור קצר.

   • דואר אלקטרוני: כינוי הדואר האלקטרוני של החדר או הציוד. מידע זה הכרחי לצורך שליחת בקשה לפגישה לחדר או לציוד.

   • קיבולת: מספר האנשים שיכולים להיכנס לחדר או להשתמש בציוד בו-זמנית.

   • מיקום: מספר החדר או מיקום החדר בבניין או באזור.

   • מספר טלפון: מספר החדר עצמו. מספר זה שונה ממספר הטלפון של הפגישה שנוצר בעת שימוש ב- Microsoft Teams.

4. לחץ שמור.

הערה

כדי לשמור על תיבות הדואר של החדרים והציוד מאובטחות, חסום את הכניסה לתיבות דואר אלה. לקבלת מידע נוסף, ראה חסום כניסה לחשבון תיבת הדואר המשותפת.

שאלות נפוצות בנושא תיבות דואר של חדרים וציוד

כיצד תוכל לדעת שהחדר או הציוד זמינים?

פתח את Outlook וצור פגישה חדשה. הוסף את החדר או הציוד לפגישה כפי שאתה מוסיף משתתפים רגילים ובחר מסייע התזמון כדי לראות תצוגת לוח שנה חיה של זמינות החדר או הציוד. אם משבצת השעה ריקה, החדר או הציוד זמינים; אם היא כחולה, הם כבר שוריינו.

כיצד ניתן לבטל בקשה לחדר או לציוד?

פתח את הפגישה שקבעת ב- Outlook ולאחר מכן הסר את החדר או הציוד מהפגישה כפי שאתה מסיר משתתף. פעולה זו תפנה את החדר לשריון על-ידי משתמשים אחרים.

האם מישהו צריך לקבל או לדחות כל בקשה לחדר או לציוד?

לא, אין צורך להגדיר משתמש שיקבל או ידחה בקשות. באפשרותך להחליט אם ברצונך לאפשר שריון או ניהול אוטומטיים של החדר או הציוד על-ידי משתמש מסוים בחברה שלך.

האם תיבת דואר של חדר או תיבת דואר של ציוד זקוקה לרישיון מוצר?

לא. בעוד שרוב האנשים בארגון שלך זקוקים לרשיון כדי להשתמש ב- Microsoft 365, אין צורך להקצות רשיון לתיבת דואר של חדר או לתיבת דואר של ציוד, למקרה שתיבת הדואר של המשאב לא צריכה להיות גדולה מ- 50 GB, או, במקרה שאין צורך בתכונות מסוימות (מדיניות שמירה מאבטחה ותאימות, או, החזקה Exchange Online), או, במקרה שתיבת הדואר של המשאב אינה זקוקה להצמדה ארכיון מקוון.

האם יש צורך בבעלים שיהיה אחראי על הזמנת החדרים או הציוד?

לא, אינך זקוק למשתמש שיהיה אחראי על תיבת דואר של חדר או תיבת דואר של ציוד.