סקירה וחתימה של בקשת חתימה בחתימות אלקטרוניות

בעת יצירת בקשת חתימה, הודעת דואר אלקטרוני נשלחת לנמענים. (במקרים מסוימים, נמענים עשויים גם לקבל הודעות ב- Teams באמצעות האפליקציה 'אישורים'.) ההודעה מכילה פרטים של הבקשה, כולל כל הנמענים הנדרשים לחתום, וכל הוראות חתימה. לנמען אין צורך ברשיון SharePoint או בחשבון Microsoft כדי לחתום על הבקשה.

גש למסמך שיש להוסיף לו חתימה

כאשר אתה מקבל את הודעת הדואר האלקטרוני, בחר הצג בקשה בהודעת הדואר האלקטרוני כדי להתחיל בתהליך החתימה.

הסכמה לשימוש בחתימה האלקטרונית שלך

כדי להמשיך בתהליך החתימה האלקטרונית, עליך להסכים לתנאים ולהתניות ולהסכים להשתמש בחתימה האלקטרונית שלך לחתימה. במסך התנאים וההתניות של חתימתך :

• בחר מסכים כדי להשתמש בחתימה האלקטרונית שלך ולהמשיך בתהליך החתימה.

• לחלופין , בחר דחה אם אתה מעדיף שלא להשתמש בחתימה הדיגיטלית שלך, ופנה לאדם שביקש את החתימה שלך כדי להשלים את החתימה באמצעות שיטה אחרת.

• אם תסגור את המסך תנאים והתניות של חתימת eSignature מבלי לבחור בלחצן מסכים, תוכל לפתוח מחדש את תיבת הדו-שיח על-ידי בחירה בלחצן הצג גילוי באזור הימני העליון של המסמך.

  

חתום על המסמך

לאחר שתקבל את התנאים וההתניות של חתימת eSignature, מציג המסמכים ייפתח בכרטיסיית דפדפן חדשה. כאן תוכל לנווט ולקרוא את המסמך ולסקרו את התוכן. כשתהיה מוכן לחתום, בחר התחל. פעולה זו מביאה אותך למיקום הראשון שבו נדרש הקלט שלך.

קיימים שלושה סוגים שונים של קלט שניתן להציג:

• חתימה
• ראשי תיבות
• תאריך

חתימה

חתימות אלקטרוניות מאפשרות לך להוסיף חתימה דיגיטלית למסמך על-ידי כך שהוא מאפשר לך להוסיף ייצוג של החתימה הפיזית שלך.

1. כדי להוסיף את החתימה שלך, הקלד את שמך. אם ברצונך לבחור סגנון גופן אחר עבור החתימה שלך, בחר שנה גופן ובחר את הגופן שבו ברצונך להשתמש.

   

2. בחר בוצע כדי להוסיף את החתימה למסמך.

3. בחר הבא כדי לעבור למיקום הבא במסמך הדורש את הקלט שלך.

   

ראשי תיבות

במיקומים מסוימים במסמך, ייתכן שתתבקש להוסיף את ראשי התיבות שלך כדי לאשר פסוקית מסוימת.

1. בחר ראשי תיבות כאן והזן את ראשי התיבות שלך. פעולה זו נאכלסת מראש אם כבר הזנת את החתימה שלך.

   

2. בחר הבא כדי לעבור למיקום הבא במסמך הדורש את הקלט שלך.

תאריך

התאריך נאכלס מראש בתאריך של היום הנוכחי.

שליחת המסמך החתום

לאחר שהזנת את כל הקלט הנדרש, בחר שלח כדי להשלים את תהליך החתימה.

מצב הבקשה משתנה מ'מתבצע' ל'הושלם'. המסמך הופך למסמך לקריאה בלבד. אתה מקבל הודעת דואר אלקטרוני המציינת שהחתימה שלך התקבלה והבקשה קיבלה הודעה.

לאחר שכולם חתמו על המסמך, תקבל הודעת דואר אלקטרוני המציינת היכן תוכל להציג את המסמך ולקש פרטים. המסמך זמין באמצעות לחצן הצג בקשה בהודעת הדואר האלקטרוני למשך 30 יום, לכן הקפד להוריד אותו עבור הרשומות שלך.

דחה כדי לחתום על המסמך

אם אתה סוקר את המסמך ואינך מעוניין לחתום עליו, באפשרותך לדחות את הכניסה.

1. במציג המסמכים, בחר אפשרויות נוספות (...) ולאחר מכן בחר דחה כדי לחתום.

   

2. במסך אתה מסרב לחתום, הזן סיבה לכך שלא תחתום על המסמך ולאחר מכן בחר באפשרות דחה. לחלופין, אם תשנה את דעתך, בחר ביטול.

   

לאחר שתדחה את הבקשה, לא תוכל להוסיף את החתימה שלך, אך תוכל לראות את המסמך במצב קריאה בלבד.

לאחר שתדחה את הבקשה, תישלח אל המבקש הודעת דואר אלקטרוני המציינת שאינך מעוניין לחתום על המסמך. דחיית החתימה מסתיימת בתהליך החתימה ו משנה את מצב הבקשה מ'מתבצע 'ל'נדחה'.

אם קיימים נמענים נוספים, הם יקבלו גם הודעה המציינת שהבקשה נדחתה.

הצג היסטוריית בקשות ופרטים

בין אם אתה מבקש או נמען, באפשרותך לבחור הצג בקשה מכל אחת מהודעות הדואר האלקטרוני שלך כדי להציג את המסמך ולבחור פרטים נוספים על הבקשה.

1. במציג המסמכים, בחר את הכרטיסיה הצג היסטוריה כדי לראות את מצב הבקשה. בלוח היסטוריה , באפשרותך לראות את הנמענים שעדיין לא חתמו והפעילויות קרתה עד כה, כגון מתי הבקשה נוצרה ומי הם הנמענים.

   

2. בחר בכרטיסיה הצג פרטים כדי לראות את פרטי הבקשה. בלוח פרטים, תוכל לראות את כותרת הבקשה, את כל ההוראות שהתבקש הוסיף בעת שליחת הבקשה ול למי נשלחה הבקשה.

   

ניטור מצב הבקשה

בעת יצירת בקשת חתימה עם חתימה אלקטרונית, היא עוברת שלבים שונים המשתקפים במצבי הבקשה. באפשרותך להציג את מצב הבקשה על-ידי בחירה באפשרות הצג בקשה בכל אחת מהודעות הדואר האלקטרוני שקיבלת לגבי בקשת החתימה. הטבלה הבאה מציגה את המצבים של בקשות ואת המשמעות שלהן.

Status	תיאור
מתבצע	הבקשה מתבצעת ברגע שהיא נוצרת. המצב נשאר במצב זה עד לסקירת הבקשה על-ידי כל הנמענים או ששולח הבקשה ביטל אותה.
הושלמה	הבקשה תושלם כאשר כל הנמענים חתמו על המסמך.
בוטלה	הבקשה בוטלה על-ידי השולח.
שנדחה	אחד הנמענים דחה את הכניסה.

כאשר מצב הבקשה הושלם, בוטל או נדחה, לא ניתן עוד לפעול לפי הבקשה על-ידי השולח או הנמענים. לדוגמה, אם נמען דוחה בקשה, השולח יצטרכו לשלוח בקשה חדשה לאחר שהסיבה הפוחתת טופלה. אין אפשרות לערוך את הבקשה המקורית שנדחתה.

הערה

עבור בקשות הנשלחות דרך ספקי חתימות אלקטרוניות אחרים, המצב משתקף נקבע על-ידי ספק החתימה וייתכן שהוא שונה מהמצב המתואר קודם לכן.

גישה למסמך החתום

מסמכים חתומים באמצעות חתימה אלקטרונית

כל הצדדים המעורבים בבקשה מקבלים הודעת דואר אלקטרוני המציינת שהבקשה הושלמה ומצב הבקשה הושלם. בהודעת הדואר האלקטרוני, באפשרותך לבחור הצג מסמך חתום כדי לגשת למסמך החתום ולהיסטוריית הבקשות.

החותם יכול להמשיך לגשת ולהוריד את המסמך החתום מהודעת הדואר האלקטרוני למשך 30 יום לאחר קבלת הודעת הדואר האלקטרוני. בנוסף, שולחי הבקשה יכולים לגשת לתיקיה המקורית שבה המסמך החתום נשמר ישירות מהודעת הדואר האלקטרוני. שם הקובץ של המסמך החתום יהיה שם הקובץ המקורי עם המילים "חתומות" והתאריך והשעה המצורפים לו.

הערה

בעת פתיחת מסמך PDF באתר SharePoint, לא תראה את פרטי הבקשה אם מציג ה- PDF המהווה ברירת מחדל מוגדר ל- Adobe. עליך להגדיר מציג PDF כמציג ברירת המחדל שלך.

אבטחת המסמך החתום

לאחר שכל הנמענים יחתמו על המסמך, החתימות יתווספו ותתווסף נתיב ביקורת לקובץ ה- PDF החתום. פרטי הבקשה, כולל פעילויות וחותמות זמן של הזמן שבו הן התרחשו לאורך תהליך החתימה, נכללים. הפרטים כוללים את התאריך והשעה שבהם הבקשה נוצרה, תאריך ושעה שבהם הנמענים נחתמו וכן הלאה. פרטים אלה מספקים ראיות לשלמותו של תהליך החתימה. לאחר מכן, המסמך החתום נחתם בחתימה דיגיטלית על-ידי אישור Microsoft כדי להבטיח שלא ניתן לטפל בו שלא כדין.

מסמכים חתומים עם ספקי חתימות אחרים

כל הצדדים מקבלים הודעת דואר אלקטרוני מהספק לאחר השלמת חתימת המסמך. הודעת הדואר האלקטרוני מכילה בדרך כלל קישור למסמך החתום או כקובץ מצורף. בנוסף, עותק של המסמך החתום מאוחסן באופן אוטומטי ב- SharePoint. לאחר האחסון, יוצר הבקשה מקבל הודעת דואר אלקטרוני מחתימות אלקטרוניות עם קישור למיקום SharePoint.

המסמך החתום מאוחסן בתיקיה ספציפית לספק בתוך ספריית המסמכים של SharePoint של המסמך המקורי (המסמך המקורי הוא ה- PDF שממנה אותחלה הבקשה). ניתן למצוא את המסמך החתום באמצעות נתיב תיקיה זה: [ספריית מסמכים ] > יישומים\מסמכים חתומים\ספק (לדוגמה, מסמכי Contoso Documents > Apps >> DocuSign). מדיניות השמירה של המסמך שנשמר יורשת את מדיניות השמירה ש- SharePoint או מנהל הדיירים הגדיר.

שם הקובץ של המסמך החתום יהיה שם הקובץ המקורי עם שם הספק, עם "חתום" והתאריך והשעה המצורפים אליו.

הערה

החל מספטמבר 2025 ונפרס עד נובמבר 2025, מסמכים חתומים יישמרו באופן אוטומטי בחזרה בתיקיה המקורית (אותו מיקום שבו המסמך המקורי אוחסן בעת הפעלת בקשת החתימה האלקטרונית). פעולה זו מחליפה את מבנה הקובץ היי ייעודי הקודם שבו מאוחסנים מסמכים חתומים במבנה נפרד ויי ייעודי, כמתואר לעיל.

עותק של המסמך החתום לא יישמר אם הבקשה תדחה או תבוטל. כל מסמך אחר שהועלה דרך ספק מחוץ ל- SharePoint בעת יצירת בקשה לא יישמר אף הוא בחזרה ב- SharePoint. רק מסמכים שהותחלו מ- SharePoint נשמרים בחזרה ב- SharePoint.