החלת מודל על ספריית מסמכים Microsoft Syntex

^{חל על: - כל המודלים המותאמים אישית | לת כל המודלים שנבנו מראש}

לאחר שתכשיר מודל עיבוד מסמכים לא מובנים, תרגל ותפרסם מודל עיבוד מסמכים בצורה חופשית או מובנית, או תיצור מודל בנוי מראש, תוכל להחיל אותו על ספריות מסמכים של SharePoint אחת או יותר בדייר Microsoft 365 שלך.

מאמר זה חל הן על מודלים ארגוניים והן עלמודלים מקומיים. מודל ארגוני נוצר והוא מאומן במרכז התוכן, שאחרים יכולים להתגלות על-ידי אחרים שבהם יש להשתמש. מודל מקומי נוצר והוא מאומן באופן מקומי באתר SharePoint משלך.

הערה

באפשרותך להחיל את המודל רק על ספריות מסמכים שיש לך גישה אליו.

החלת המודל על ספריית מסמכים

באפשרותך להחיל מודל על מקומות שונים, כולל דף הבית של המודל או מתוך רשימת המודלים הזמינים. כדי להחיל את המודל על ספריית מסמכים של SharePoint:

1. בדף הבית של המודל, על האריח החל מודל על ספריות , בחר החל מודל. לחלופין, במקטע היכן המודל מוחל , בחר הוסף ספריה.

   

2. לאחר מכן, תוכל לבחור את אתר SharePoint המכיל את ספריית המסמכים שברצונך להחיל את המודל שלה. אם האתר אינו מופיע ברשימה, השתמש בתיבת החיפוש כדי למצוא אותו.

   

   הערה

   דרושות לך הרשאות ניהול רשימה או זכויות עריכה על ספריית המסמכים שאתה מחיל את המודל שלה.

3. לאחר בחירת האתר, בחר את ספריית המסמכים שעליו ברצונך להחיל את המודל. בדוגמה, בחר בספריית המסמכים מסמכים מאתר המעקב אחר רישיות של Contoso .

   

4. מאחר שהמודל משויך לסוג תוכן, בעת החלתו על הספריה, הוא יוסיף את סוג התוכן ויעדכן את תצוגת ברירת המחדל בתוויות שחולצת מוצגות כעמודות. עם זאת, באפשרותך לבחור הגדרות מתקדמות כדי לבחור באופן אופציונלי לשמור את תצוגת הספריה הנוכחית או להשתמש בתצוגה חדשה עם פרטי מודל ותמונות ממוזערות של קבצים. אם תבחר לשמור את תצוגת הספריה הנוכחית, התצוגות החדשות עם פרטי המודל עדיין יהיו זמינות תחת תפריט התצוגה של הספריה.

   

   לקבלת מידע נוסף, ראה בחירת התצוגה בספריית מסמכים.

5. בחר הוסף כדי להחיל את המודל על הספריה.

6. בדף הבית של המודל, במקטע היכן המודל מוחל, אתה אמור לראות את שם אתר SharePoint ברשימה.

7. עבור אל ספריית המסמכים שלך וודא שאתה נמצא בתצוגת ספריית המסמכים של המודל. בחר הפוך מודלי תצוגה>לאוטומטיים.

8. בדף סקור מודלים והחל מודלים חדשים, בחר בכרטיסיה הוחל כדי לראות את המודלים המוחלים על ספריית המסמכים.

   

9. בחר הצג פרטי מודל כדי לראות מידע אודות מודל, כגון תיאור של המודל, מי פרסם את המודל, ואם המודל מחיל תוויות שמירה או רגישות על הקבצים שהוא מסווג.

לאחר החלת המודל על ספריית המסמכים, באפשרותך להתחיל להעלות מסמכים לאתר ולראות את התוצאות.

המודל מזהה קבצים ותיקיות עם סוג התוכן המשויך של המודל ומפרט אותם בתצוגה שלך. אם המודל שלך כולל מחלץ כלשהו, התצוגה מציגה עמודות עבור הנתונים שאתה מחלץ מכל קובץ או תיקיה.

הערה

אם שני מודלים או יותר של עיבוד מסמכים שאינם ברורים מוחלים על אותה ספריה, הקובץ שהועלה מסווג באמצעות המודל בעל הציון בר-הסמך הממוצע הגבוה ביותר. הישויות שחולצו ייווצו מהמודל שהוחל בלבד.

אם מודל עיבוד מסמכים חופשי או מובנים ומודל עיבוד מסמכים לא מובנים מוחלים על אותה ספריה, הקובץ מסווג באמצעות מודל עיבוד המסמכים הלא מובנים ומחלץ מאומן עבור מודל זה. אם קיימות עמודות ריקות התואמות למודל עיבוד המסמכים החופשיות או המובני, העמודות יתמלאו באמצעות ערכים שחולצו.

סינכרון שינויים עם ספריות מסמכים אחת או יותר

בעת פרסום מודל בספריות מסמכים מרובות ולאחר מכן עדכון המודל, כגון הוספה או הסרה של מחלץ, עליך ללחוץ על העדכון לכל הספריות שהמודל הוחל.

כדי לסנכרן שינויים עם כל הספריות שהוחלו:

1. בדף הבית של המודל, במקטע היכן המודל מוחל , בחר סנכרן הכל.

   

כדי לסנכרן שינויים עם ספריות נבחרות אחת או רק:

1. בדף הבית של המודל, במקטע היכן המודל מוחל , בחר את הספריה או הספריות שברצונך להחיל עליהן את השינויים.

2. בחר סנכרן.

   

החלת המודל על קבצים ותוכן תיקיה שכבר נמצאים בספריית המסמכים

מודל שהוחל מעבד את כל הקבצים ותוכן התיקיות שהועלה לספריית המסמכים לאחר החלתה. באפשרותך גם לבצע את השלבים הבאים כדי להפעיל את המודל בקבצים ובתוכן תיקיה שכבר קיימים בספריית המסמכים לפני החלת המודל:

1. בספריית המסמכים שלך, בחר את הקבצים והתיקיות שברצונך לעבד באמצעות המודל שלך.

2. לאחר בחירת הקבצים והתיקיות שלך, סיווג ולחלץ יופיעו ברצועת הכלים של ספריית המסמכים. בחר לסווג ולחלץ.

   

3. הקבצים והתיקיות שבחרת יתווספו לתור לעיבוד.

   הערה

   אם בחרת תיקיה אחת או יותר או שאתה מעביר קבוצה גדולה של קבצים, הסיווג עשוי להימשך עד 24 שעות.

שדה תאריך סיווג

כאשר מודל מותאם אישית מוחל על ספריית מסמכים, השדה 'תאריך סיווג ' נכלל בסכימת הספריה. כברירת מחדל, שדה זה ריק. עם זאת, כאשר מסמכים מעובדים וסווגים על-ידי מודל, שדה זה מתעדכן בחותמת תאריך-שעה של השלמה.

השדה 'תאריך סיווג' משמש את הגורם המפעיל של מתי קובץ מסווג על-ידי גורם מפעיל של מודל הבנת תוכן להפעלת זרימת Power Automate לאחר שמודל סיים לעבד את התוכן של קובץ או תיקיה, והוא עדכן את השדה 'תאריך סיווג'.

לאחר מכן, ניתן להשתמש בהדק מתי קובץ מסווג על-ידי גורם מפעיל של מודל הבנת תוכן כדי להתחיל זרימה באמצעות כל מידע שחולץ מהקובץ או מהתיקיה.

לדוגמה, כאשר מודל מוטבע עם תאריך הסיווג , באפשרותך להשתמש בתיבת הדו-שיח שליחת דואר אלקטרוני לאחר ש- Syntex מעבד זרימת קבצים כדי להודיע למשתמשים שקובץ חדש עובד וסרווג על-ידי מודל בספריית המסמכים של SharePoint.

כדי להפעיל את הזרימה:

1. בחר קובץ ולאחר מכן בחר שילוב של>Power Automate>Create a flow.

2. בלוח יצירת זרימה , בחר שלח דואר אלקטרוני לאחר ש- Syntex מעבד קובץ.