ניהול נושאים בקנה מידה רחב בנושאים

בעת יצירת אינדקס של אתרי SharePoint או הארגון כולו שלך לנושאים, עשויים להלהפיק נושאים רבים. במקרה כזה, ואתה רואה אלפי נושאים מוצעים בדף ניהול נושאים, קשה לדעת היכן להתחיל. מאמר זה מתאר כיצד 'נושאים' מסייעים לך למטב את הנושאים והמידע המוצגים למשתמשים אשר מחפשים מידע, גם בארגונים גדולים בעלי מספר רב של נושאים.

תחילה, תזכורת לארבעה שלבים בנושאים:

• מוצעים: נושא זוהה על-ידי בינה מלאכותית ויש לו מספיק משאבים תומכים, חיבורים ומאפיינים. (אלה מסומנים כנושא מוצע בממשק המשתמש.)

• אישור: נושא שהתגלה על-ידי בינה מלאכותית שאומת. אימות נושא מתרחש כאשר אחד מהנושאים:

  • מנהל ידע מאשר נושא. מנהל ידע מאשר נושא בדף ' ניהול נושאים '.

  • משתמשים מרובים מאשרים נושא. חייבת להיות רשת של שתי הצבעות חיוביות שהתקבלו ממשתמשים שהצביעו באמצעות מנגנון המשוב בכרטיס הנושא. לדוגמה, אם משתמש אחד הצביע חיובי ומשתמש אחד הצביע שלילי עבור נושא מסוים, עדיין תצטרך שני הצבעות חיוביות נוספות כדי שהנושא יאושר.

• פורסם: נושא שכבר נאסף. בוצעו פעולות עריכה ידניות כדי לשפר את האיכות שלו, או שנוצרו על-ידי משתמש.

• הוסר: נושא שנדחתה ולא יהיה גלוי עוד למציגים. ניתן להסיר נושא בכל מצב (מוצע, מאושר או פורסם). הסרת הנושא מתרחשת כאשר:

  • מנהל ידע מסיר נושא. מנהל ידע מסיר נושא בדף ' ניהול נושאים '.

  • משתמשים מרובים הטילו קולות שליליים באמצעות מנגנון המשוב בכרטיס הנושא. כדי להסיר נושא, חייבת להיות רשת של שני הצבעות שליליות שהתקבלו ממשתמשים. לדוגמה, אם משתמש אחד הצביע שלילי ומשתמש אחד הצביע חיובי עבור נושא מסוים, עדיין תצטרך שני הצבעות שליליות נוספות כדי להסיר את הנושא.

  בעת הסרת נושא שפורסם, יהיה צורך למחוק את הדף עם הפרטים המצטברים באופן ידני דרך ספריית הדפים של מרכז הנושאים.

תפקיד מנהל ידע

בעת קביעת התצורה של 'נושאים', תוסיף קבוצה של משתמשים בעלי הרשאות כדי לראות את הדף 'ניהול נושאים' במרכז הנושאים. הוא יופיע רק עבור משתמשים אלה שיש להם את התפקיד של ריפוי ראשי עבור הנושאים. תהיה להם גישה לנתונים אודות הנושאים והם יוכלו לראות רשימות של כל הנושאים שיש להם גישה לסקירה ולתיעד.

לעובדים בתפקיד זה צריכות להיות הרשאות רחבות להצגת מגוון רחב של נושאים. לחלופין, אם ההרשאות מקולחות, ייתכן שתרצה לבחור קבוצת משתמשים המייצגת תחומים שונים של העסק ולתעד עבור האזורים שלהם.

כאשר אתם בודקים לראשונה את הנושאים במרכז הנושאים, הנושאים המוצעים מוגדרים אך ורק על-ידי בינה מלאכותית. מנהלי ידע עשויים לעיין בכל אחד מהם לפני ההפצה של 'נושאים' לקהילת משתמשים רחבה. בעת עבודה בקנה מידה גדול, גישה זו היא רק לעתים רחוקות מעשית בגלל אלפי הנושאים.

הגישה המומלצת היא למצוא את האיזון בין הנושאים הרלוונטיים ביותר או החשובים ביותר עבור קבוצת המשתמשים הראשונית ולהתמקד בריפוי נושאים אלה לפני פריסת הנושאים. התחל לאסוף משוב מהמשתמשים ולאפשר מיקור המונים כדי לקבוע את דפוסי השימוש והתרומה של המשתמשים שלך כדי ליידע את האסטרטגיות המוצעות במאמר זה.

חשוב להכיר בכך שהמערכת תזהה ותציג הן נושאים שהוצעו על-ידי בינה מלאכותית והן נושאים שפורסמו על-ידי בני אדם לכל המשתמשים. עם זאת, אין פירוש הדבר שכל נושא מוצע יוצג לכל משתמשי הקצה. הגדרות האבטחה במקום יציגו רק את הנושאים שכל עובד יכול לגשת אליהם בהתבסס על ההרשאות מוגדרות על התוכן עצמו.

כמנהל ידע בעל הרשאות להצגת הדף 'ניהול נושאים', ייתכן שתראה מספר גדול הרבה יותר של נושאים המפורטים עקב הרשאות מלאות משלך, בהתאם לתפקידך בארגון ולרמת הגישה. תהיה לך גם גישה לתצוגות המאפשרות לך לראות נושאים המפורטים במיקום אחד במקום לגשת אליהם באמצעות סימונים או חיפוש.

בנוסף, סביר להניח שיש אחוז קטן יותר של נושאים שיוצגו על-ידי רוב המשתמשים וערכה גדולה יותר של נושאים נוספים שיוצגו בתדירות נמוכה יותר עקב הרשאות. כתוצאה מכך, מומלץ למקד תחילה את כל משימות ההדרכה בנושאים החשובים ביותר עבור הארגון שלך, והן צפויות להיות מוצגות באופן רחב יותר.

מאמר זה עוסק בכמה אסטרטגיות לריפוי. אסטרטגיות אלה עשויות להוסיף לכך שמנהלי ידע לא יתעדו באופן מלא את הנושאים הנפוצים או פחות. עם זאת, נושאים מוצעים אלה נותרים שימושיים ועשויים לספק תובנות או מצביע לאדם, שיכול לחסוך שעות עבודה בחיפוש נקודת התחלה. מתן אפשרות לעדכונים של מקורות המונים לנושאים הוא מועיל ומספק יותר תוכן וכיסוי לנושאים פחות נפוצים.

מאמר זה מספק כמה הנחיות ושיטות עבודה מומלצות לגישה לניהול ולתרגול של נושאים.

הכרת נושאים מוצעים

כאשר בינה מלאכותית מתגלה בנושאים, הם מסומנים כנושא מוצע, הן בדף ניהול נושאים והן בכרטיסי הנושא המוצגים למשתמשים. כל נושא שלא סומן כהוסר יוצג למשתמשים - הוא כולל נושאים שאושרו, פורסמו ומוצעים. נושאים בכל שלושת המדינות זמינים למשתמשי קצה.

בתוך כרטיס נושא או דף, אנו משתמשים ברמזים שונים כדי להראות כיצד הבינה המלאכותית יוצרת את המידע. המערכת משתמשת במגוון ראיות כדי להוסיף את המשאבים, בעיקר דרך התוכן עצמו.

• תוויות מראים שנושא מוצע ושנושא זה התגלה על-ידי 'נושאים'.

  

• מידע בכרטיס מציין מהיכן ההגדרה באה על-ידי ציון המקור שלה.

• אנשים מוצעים נגזרים על-ידי צבירת אנשים שכתבו או ערכו מסמכים עם ראיות לנושא. אם אדם כותב מסמך בעל שם נושא בכותרת, ומסמך זה כולל תצוגות רבות, ייתכן שיידרש מסמך אחד בלבד כדי ליצור את האדם כמסמך קשור. עם זאת, במקרים רבים עדיף יותר ראיות, ואנשים המופיעים ברשימה עבדו על מסמכים מרובים.

  

• עבור הקבצים והדפים המוצגים, המערכת מזהה כמה פעמים הוזכר הנושא במסמך, אך יש גם לציין את הנושא בהקשר ספציפי המזהה את ההפניה לנושא מסוג ספציפי (כגון פרוייקט או צוות). זה מה שנחשב כראיה לבינה מלאכותית. המערכת גם מחשיבה את המופע של שם נושא בכותרות של מסמכים, סוגי מסמכים ותכונות ניתוח אחרות (כגון תצוגות).

  

  

  

תכונות אלה מדגימות שהתוכן נוסף על-ידי בינה מלאכותית, וכיצד הבינה המלאכותית קביעה זו.

תקשורת

בעת תקשורת עם המשתמשים בנוגע לנושאים, חשוב להבהיר את ההבדל בין נושאים ותוכן שהוצעו על-ידי בינה מלאכותית לבין שווי הערך שלהם.

כקורא, עליך להציג נושאים מוצעים באמצעות עין קריטית יותר. הם לא צריכים להיתפס כמקורות מוסמכים של אמת ארגונית. במקום זאת, הם כלי למציאת דרך לגשת לידע מדויק המוצג באמצעות התוכן שיש לך גישה אליו. הבינה המלאכותית גילתה את הנושא ויש לה מספיק ראיות כדי להראות לך אותה, אך הערך שלה לא אושר על-ידי אדם.

פקדי מקור קהל

ניתן לשפר את הנושאים המוצעים על-ידי איסוף הדף באמצעות משוב על-ידי המונים בנושא.

כאשר משתמשים מקיימים אינטראקציה עם נושא מוצע, הם עשויים להישאל שאלה פשוטה בממשק המשתמש. לדוגמה: האם נושא זה היה רלוונטי לדף?האם אדם זה רלוונטי לנושא?האם הגדרה זו היתה מדויקת? על-ידי שימוש במשוב לשאלות אלה, מידת הדיוק של הנושאים יכולה לגדל ללא צורך במשתמש בעל שם לתעד את הדף.

דף הבית של מרכז נושא הוא מיקום נוסף שבו נאסף משוב בנושאים מוצעים. במרכז הנושאים, משתמש יכול לראות את הנושאים שאיתם הוא שויך ונותן לו אפשרות לאשר שיוך זה או להסיר אותו.

כאשר אתה מאפשר מיקור המונים רחב של נושאים, עליך לשקול את הגורמים הבאים:

• המשתמשים יראו את האפשרות ' ערוך' בעמודי נושא ויאפשרו לערוך את הדפים באותה חוויה כמו דפי SharePoint מודרניים אחרים.

• לא ניתן להסיר רכיבי Web Part מסוימים של נושא מוצע. לא ניתן להסיר את שם הנושא, השמות החלופיים, ההגדרה, האנשים המוצעים והמשאבים המוצעים.

• העברת נושא מוצע או מאושר לרשימה פורסם בדף ניהול נושאים עשויה להימשך זמן מה.

  • הזמן המשוער שבו נושא יופיע בחיפוש, נקודות מרכזיות, תגיות Hashtag או ביאורים הוא שעתיים.

  • הזמן המשוער שבו נושא יופיע ברשימה 'פורסם ' בדף 'נושאים מנוהלים' אינו עולה על 24 שעות ברוב המקרים. אתה אמור לראות אותן תוך שעתיים, אך מאחר שקיים סינכרון מלא כל 24 שעות, ההמתנה לא אמורה להיות ארוכה יותר מ- 24 שעות.

• ייתכן שמשתמש משאיר נושא שפורסם במצב הוצאה או עריכה. מנהל ידע יכול לראות פריטים אלה בספריית הדפים של מרכז הנושאים ולבטל את השינויים של המשתמש כדי לפרסם מחדש את הנושא או לפנות למשתמש זה כדי לבקש שהוא יבדוק את הנושא.

ניראות הנושא והתוכן מבוססים על הרשאות משתמש

בעת סקירת רשימת הנושאים המוצעים כמנהל ידע, זכור שהתוכן בנושא מוצע יתבסס באופן דינאמי על הרשאות. ייתכן שהתוכן המוצע ואנשים שמוצגים לך אינם זהים לאלה שמוצגים למשתמש כלשהו או למנהל ידע אחר.

בהתבסס על ההרשאות להצגת תוכן המשויך לנושא, כל משתמש עשוי לראות קבוצה שונה של משאבים, אנשים, שמות חלופיים והגדרה מוצעים.

קביעת סדרי עדיפויות לנושאים לתעדוף

באפשרותך להשתמש באסטרטגיות הבאות כדי לזהות נושאים בולטים, ולכן הם מועמדים טובים לריפוי.

טקסונומיה

השימוש בטקסונומיה קיימת יכול לספק רשימה של נושאים שעשויים להיות בולטים עבור משתמשים. לדוגמה, אלה עשויים להיות:

• מוצרים ושירותים שהארגון שלך מספק

• Teams בארגון שלך

• פרוייקטים בעלי פרופיל גבוה

גישה זו עשויה להינקט גם ברמה מחלקתית או פונקציונלית, עם מומחים בנושאים שמבינים את האזור הזה בארגון שלך. המטרה היא לא שהם יעייןו בבחירה או בכל הנושאים. במקום זאת, הם מביאים מומחיות בתחום משלהם כדי להדריך ריפוי סלקטיבי.

חפש

מונחי חיפוש נפוצים התגלו לעתים קרובות כנושאים. באמצעות דוחות השאילתה המובילים בחיפוש של Microsoft, באפשרותך לזהות את מונחי החיפוש הנפוצים ביותר בארגון שלך. אם הנושאים התגלו עבור תנאים אלה, הם מועמדים טובים לריפוי. ניתן להציג נושאים אלה ככרטיסי תשובות בחיפוש של Microsoft.

אם אתה משתמש כעת בסימניות חיפוש של Microsoft, שקול אילו מסימניות אלה ניתן להחליף בנושא. כרטיס תשובות לסימניה מכיל כותרת, תיאור וכתובת URL. בנסיבות מסוימות, כרטיס נושא עשוי להיות שימושי יותר למשתמש, וכרטיס נושא מציג גם משאבים ואנשים.

בחוויה של חיפוש המשתמש, כאשר משתמש מחפש מונח כגון נסיעות, תוצאות החיפוש מוצגות בסדר העדיפות הבא בחיפוש של Microsoft:

1. נושאים שפורסמו או אושרו

2. סימניות

3. נושאים מוצעים

רשמים ותוצאות נושא

ספירת הרושםותוצאות הנושא הן מדדים חשובים להבנת אופן הפעולה של נושא. הערך של מדדים אלה יהיה מוגבל כאשר רק למנהלי ידע או לצוותי IT יש גישה לנושאים. חשיפת נושאים לקבוצת משתמשים נסיונות תפיק נתונים מייצגים יותר עבור אמצעים אלה.

ייתכן שנושאים עם ספירת חשיפות גבוהה יקיימים אינטראקציה בתדירות גבוהה יותר. ניקודי הנושא עבור נושאים אלה יתו כמה עשירים נושאים אלה. נושאים עם ספירת חשיפות גבוהה וציון נמוך הם יעדים טובים לריפוי.

מונחים עיקריים מארכיטקטורה המידע של אתרים ארגוניים גדולים יותר

ייתכן שאתרי פורטל גדולים יותר בארגון שלך השקיעו זמן בארגון ארכיטקטורת המידע שלהם ובנווט של האתר שלהם סביב תחומי הנושא המרכזיים עבור היחידות העסקיות שלהם, קווי המוצר, הפרוייקטים העיקריים וכן הלאה. סקירת מונחים אלה וזיהוי ולאימות של נושאים עבור תנאים אלה יכולים לעזור למשתמשים ה מחפשים מידע על אזורים אלה.

מינוף מאגרי ידע פנימיים או אתרי Wiki

אם הארגון שלך השקיע במאגרי ידע או באתרי Wiki, הם יכולים לספק רשימת נושאים לשימוש עבור המאמצים הראשוניים שלך לתקינות. אם הם גדולים במיוחד, בחר את הנושאים שנהצגו או נערכו ביותר כנקודת התחלה.