उच्च-मूल्य Power Platform के उपयोग के मामलों की कल्पना करें और उन्हें उजागर करें

इसमें निवेश करने में समय और संसाधन लगते हैं। Power Platform उन क्षेत्रों की पहचान करना जहां प्लेटफॉर्म दक्षता बढ़ाता है, लागत कम करता है, और निर्णय लेने में सुधार करता है, संगठनों को प्रौद्योगिकी को अपनी पूरी क्षमता तक उपयोग करने में मदद करता है। उच्च-मूल्य वाले उपयोग मामलों में अक्सर दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करना, वास्तविक समय डेटा अंतर्दृष्टि प्रदान करना और प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करना शामिल होता है, जो सामूहिक रूप से कर्मचारी उत्पादकता और नौकरी की संतुष्टि को बढ़ाता है।

समाधान परिकल्पना कार्यशालाएं, हितधारकों को एक साथ लाकर सहयोगात्मक रूप से अवसरों का पता लगाने और समाधान परिभाषित करने के लिए उच्च-मूल्य उपयोग मामलों को उजागर करने का एक प्रभावी तरीका है। यह आलेख आपको इन कार्यशालाओं के आयोजन तथा उच्च-मूल्य वाले उपयोग मामलों की पहचान करने और उन्हें परिष्कृत करने से संबंधित गतिविधियों के बारे में मार्गदर्शन करता है।

टिप

समाधानों के मूल्य को मापने पर मार्गदर्शन की समीक्षा करें ताकि आप समझ सकें कि आप मूर्त और अमूर्त दोनों प्रकार के मूल्य को कैसे माप सकते हैं और रिपोर्ट कर सकते हैं, और उदाहरण मूल्य माप से सीख सकते हैं। Power Platform

समाधान परिकल्पना कार्यशालाओं का आयोजन करें

यह अनुभाग समाधान परिकल्पना कार्यशालाओं के आयोजन हेतु एक दृष्टिकोण प्रदान करता है।

1. उद्देश्य और दायरा परिभाषित करें: कार्यशाला के लक्ष्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें। क्या आप किसी विशिष्ट प्रक्रिया में सुधार करने, नई प्रौद्योगिकियों के उपयोग के अवसर तलाशने, या ग्राहक अनुभव को बढ़ाने का प्रयास कर रहे हैं? कार्यशाला का दायरा निर्धारित करें जिसमें संबोधित किए जाने वाले व्यावसायिक क्षेत्र और अपेक्षित परिणाम शामिल हों।
2. हितधारकों की पहचान करें और उन्हें आमंत्रित करें: कार्यशाला के उद्देश्यों के आधार पर प्रमुख हितधारकों की पहचान करें। इस समूह में व्यापारिक नेता, आईटी पेशेवर और अंतिम उपयोगकर्ता शामिल हैं। ऐसा विविध समूह संगठन की आवश्यकताओं का एक व्यापक दृष्टिकोण प्रदान करता है। कार्यक्षेत्र के आधार पर, विस्तृत जानकारी और दृष्टिकोण प्राप्त करने के लिए किसी विशिष्ट विभाग या संपूर्ण संगठन को लक्ष्य बनाएं।
3. निमंत्रण और संचार: निमंत्रण काफी पहले भेजें, जिसमें कार्यशाला का उद्देश्य, एजेंडा और अपेक्षित परिणाम स्पष्ट रूप से बताएं।
4. कार्यशाला सामग्री तैयार करें: प्रतिभागियों को प्रासंगिक पृष्ठभूमि जानकारी प्रदान करें, जैसे कि आपके संगठन में मौजूदा उच्च-मूल्य समाधान। Power Platform विचार-मंथन, प्राथमिकता निर्धारण और दस्तावेज़ीकरण के लिए टेम्पलेट तैयार करें। व्हाइटबोर्ड, स्टिकी नोट्स और माइक्रोसॉफ्ट व्हाइटबोर्ड जैसे उपकरण इस प्रक्रिया को सुविधाजनक बना सकते हैं।
5. एक सुविधाकर्ता का चयन करें: कार्यशाला का नेतृत्व और प्रबंधन करने के लिए किसी को नामित करें। यह व्यक्ति नियमों को समझाने, समय सीमा निर्धारित करने, प्रतिभागियों को प्रत्येक चरण में मार्गदर्शन देने और चर्चा को सुविधाजनक बनाने के लिए जिम्मेदार होता है।

उच्च-मूल्य वाले उपयोग मामलों की पहचान करें

सबसे पहले, कार्यशाला प्रतिभागियों से उनके विचार का एक विस्तृत विवरण तैयार करने के लिए कहकर उपयोग के मामलों की पहचान करें। उपस्थित लोगों की संख्या के आधार पर, आप इस गतिविधि से पहले उन्हें समूहों में विभाजित करना चाह सकते हैं। एलेवेटर पिच गतिविधि का लक्ष्य संगठन के भीतर एक विशिष्ट समस्या की पहचान करना है जिसे एक समाधान हल कर सकता है और विचार के लिए एक आकर्षक पिच विकसित करना है। Power Platform

एक टेम्पलेट तैयार करें जो कार्यशाला प्रतिभागियों को निम्नलिखित के लिए प्रेरित करे:

1. उनके विचार को नाम दें: विचार को नाम देकर शुरुआत करें। एक यादगार नाम ध्यान आकर्षित करता है और पिच को आकर्षक बनाता है।
2. एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया की पहचान करें: संगठन के भीतर एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया के बारे में सोचें। प्रक्रिया समझाएं और बताएं कि यह क्यों महत्वपूर्ण है। यह अभ्यास विचार के लिए संदर्भ निर्धारित करता है और हल की जा रही समस्या के महत्व पर जोर देता है।
3. चुनौतियों को उजागर करें: इस प्रक्रिया से जुड़ी चुनौतियों की पहचान करें। क्या ऐसे चरण हैं जहां अक्सर मानवीय गलतियां होती हैं? क्या ऐसी असंगतताएं हैं जो कार्यकुशलता को प्रभावित करती हैं? स्वायत्त समाधान की आवश्यकता पर बल देने के लिए इन कठिनाइयों को स्पष्ट रूप से रेखांकित करें।
4. समाधान की कल्पना करें: एक ऐसे समाधान की कल्पना करें जो प्रक्रिया के चुनौतीपूर्ण पहलुओं को हल करता हो। Power Platform बताइये कि समाधान क्या करता है और यह कैसे काम करता है। क्या यह त्रुटि-प्रवण प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए प्रवाह का उपयोग करता है? क्या कोई ऐप कहीं से भी डेटा तक पहुंचने की सुविधा प्रदान करता है? इस अनुभाग में प्रस्तावित समाधान की स्पष्ट तस्वीर प्रस्तुत की जानी चाहिए।
5. लाभों की व्याख्या करें: समाधान को लागू करने के लाभों पर प्रकाश डालें। समय की बचत, लागत में कमी, और बेहतर सटीकता जैसे कारकों पर विचार करें। संगठन के अन्य क्षेत्रों के बारे में भी सोचें जो इसी प्रकार के स्वचालन से लाभान्वित हो सकते हैं।

उदाहरण पिच

आरंभ करने में आपकी सहायता के लिए, यहां एक उदाहरण दिया गया है जो प्रक्रिया को दर्शाता है:

1. आइडिया का नाम: स्मार्ट व्यय ट्रैकर
2. महत्वपूर्ण प्रक्रिया: व्यय रिपोर्ट का प्रबंधन यह सुनिश्चित करता है कि कर्मचारियों को व्यवसाय से संबंधित खर्चों की प्रतिपूर्ति की जाती है और सटीक वित्तीय रिकॉर्ड बनाए रखने में मदद मिलती है। हालाँकि, वर्तमान मैनुअल प्रक्रिया समय लेने वाली और त्रुटि-प्रवण है।
3. चुनौतियाँ:
   • मैनुअल डेटा प्रविष्टि: कर्मचारी मैन्युअल रूप से स्प्रेडशीट में व्यय दर्ज करते हैं, जिससे अक्सर त्रुटियां और असंगतियां उत्पन्न होती हैं।
   • अनुमोदन में देरी अनुमोदन प्रक्रिया धीमी है, क्योंकि प्रबंधकों को प्रत्येक रिपोर्ट की व्यक्तिगत रूप से समीक्षा और अनुमोदन करना होता है।
   • दृश्यता का अभाव वित्त टीमों को व्यय संबंधी आंकड़ों की वास्तविक समय पर जानकारी प्राप्त करने में कठिनाई होती है, जिससे बजट का प्रभावी प्रबंधन करना कठिन हो जाता है।
4. समाधान:
   • स्वचालित क्लाउड प्रवाह : स्मार्ट व्यय ट्रैकर का उपयोग करता है Power Automate संपूर्ण व्यय रिपोर्टिंग प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए क्लाउड प्रवाह। कर्मचारी अपने व्यय को एक उपयोगकर्ता-अनुकूल ऐप के माध्यम से प्रस्तुत करते हैं, जो स्वचालित रूप से प्रविष्टियों को वर्गीकृत और मान्य करता है।
   • पावर ऐप ऐप: यह ऐप कर्मचारियों को रसीदें अपलोड करने के लिए एक सहज इंटरफ़ेस प्रदान करता है, और एक मॉडल प्रासंगिक डेटा निकालता है, जिससे कर्मचारियों को व्यय विवरण मैन्युअल रूप से दर्ज करने से बचत होती है। AI Builder यह ऐप कर्मचारियों को उनकी रिपोर्ट की स्थिति पर भी नज़र रखने की सुविधा देता है। प्रबंधकों को अनुमोदन के लिए स्वचालित सूचनाएं प्राप्त होती हैं, तथा वित्त टीमें व्ययों की निगरानी के लिए वास्तविक समय डैशबोर्ड तक पहुंच प्राप्त करती हैं।
5. लाभ:
   • समय की बचत: व्यय रिपोर्टिंग प्रक्रिया को स्वचालित करने से कर्मचारियों द्वारा डेटा प्रविष्टि पर खर्च किया जाने वाला समय और प्रबंधकों द्वारा अनुमोदन पर खर्च किया जाने वाला समय कम हो जाता है।
   • बेहतर सटीकता: स्वचालित सत्यापन जांच व्यय रिपोर्ट में त्रुटियों और विसंगतियों को न्यूनतम करती है।
   • उन्नत दृश्यता: वास्तविक समय डैशबोर्ड वित्त टीमों को व्यय डेटा में अद्यतन जानकारी प्रदान करते हैं, जिससे बेहतर बजट प्रबंधन संभव होता है।
   • मापनीयता: समाधान को आसानी से अन्य विभागों या प्रक्रियाओं, जैसे यात्रा अनुरोध या खरीद अनुमोदन, के लिए बढ़ाया जा सकता है, जिससे संगठनात्मक दक्षता में और वृद्धि होती है।

पिच उपयोग के मामले

एक बार कार्यशाला में उपस्थित लोगों ने संभावित उपयोग के मामलों की पहचान कर ली, तो अगला कदम यह है कि उन्हें अपने विचारों को समूह के समक्ष रखना है और सहयोगात्मक गतिविधियों के माध्यम से उन्हें परिष्कृत करना है। प्रत्येक सहभागी अपना प्रयोग मामला प्रस्तुत करता है, जिसमें समस्या, प्रस्तावित समाधान और संभावित प्रभाव का विवरण होता है। यह समूह फीडबैक देता है, प्रश्न पूछता है और सुधार का सुझाव देता है। सर्वोत्तम विचारों को आगे बढ़ाने के लिए, उपस्थित लोग एक-दूसरे के विचारों पर वोट करते हैं, तथा सर्वाधिक वोट प्राप्त विचारों को अगली गतिविधि के लिए आगे बढ़ाया जाता है। यह प्रक्रिया न केवल उपयोग के मामलों की गहन जांच और विकास करती है, बल्कि टीम के सदस्यों के बीच पारस्परिक शिक्षा को भी बढ़ावा देती है। उपस्थित लोग विशेषज्ञता साझा करते हैं और नए कौशल सीखते हैं, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि उपयोग के मामले मजबूत, व्यवहार्य हों और कार्यशाला के लक्ष्यों के अनुरूप हों।

उपयोग के मामलों को परिष्कृत करें

इसके बाद, उपस्थित लोगों को छोटे-छोटे समूहों में विभाजित करें। प्रत्येक समूह हितधारकों, उद्देश्यों, चुनौतियों और परिणामों के आधार पर प्रस्तुत विचारों का मूल्यांकन करता है।

इस गतिविधि का लक्ष्य है:

• सबसे महत्वपूर्ण हितधारकों और उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित करें।
• प्रमुख चुनौतियों की पहचान करें और उनका समाधान करें।
• परिणामों के माध्यम से सफलता के मापदण्ड परिभाषित करें।

हितधारकों, उद्देश्यों, चुनौतियों और परिणामों की उदाहरण सूची के प्रिंटआउट तैयार करें और वितरित करें। चर्चाओं को दस्तावेजित करने के लिए मार्कर, स्टिकी नोट्स और टेम्पलेट्स प्रदान करें।

समूह सूची से आइटम चुनते हैं और निम्नलिखित श्रेणियों पर विचार करते हुए उपयोग के मामले में प्रत्येक आइटम की प्रासंगिकता पर चर्चा करते हैं:

• उद्देश्य:
  • प्राथमिक: उद्देश्य जो उपयोग मामले की सफलता के लिए आवश्यक हैं।
  • द्वितीयक: ऐसे उद्देश्य जो महत्वपूर्ण हैं लेकिन महत्वपूर्ण नहीं हैं।
• हितधारक:
  • महत्वपूर्ण: हितधारक जिनका उपयोग मामले की सफलता पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है।
  • प्रभावशाली: ऐसे हितधारक जो उपयोग के मामले को प्रभावित कर सकते हैं लेकिन उतने महत्वपूर्ण नहीं हैं।
• चुनौतियाँ:
  • उच्च प्रभाव: चुनौतियाँ जो उपयोग के मामले की सफलता में महत्वपूर्ण बाधा डाल सकती हैं।
  • प्रबंधनीय: ऐसी चुनौतियाँ जिनका समाधान अपेक्षाकृत आसानी से किया जा सकता है।
• परिणाम:
  • आवश्यक: परिणाम जो उपयोग मामले की सफलता के लिए आवश्यक हैं।
  • लाभकारी: ऐसे परिणाम जो मूल्य जोड़ते हैं लेकिन आवश्यक नहीं हैं।

समूह अपनी चर्चा के आधार पर प्रत्येक आइटम को एक महत्व स्तर प्रदान करते हैं, तथा प्रदान किए गए महत्व स्तर और प्रत्येक निर्णय के पीछे के तर्क को दस्तावेजित करते हैं।

इस गतिविधि का अपेक्षित परिणाम यह है कि उपयोग मामले के लिए सबसे महत्वपूर्ण हितधारकों और उद्देश्यों को समझा जाए, प्रमुख चुनौतियों और उनके संभावित प्रभाव की पहचान की जाए, तथा सुपरिभाषित परिणामों के माध्यम से ठोस सफलता मापदंडों को परिभाषित करना शुरू किया जाए। ये परिणाम प्रस्तावित समाधानों की सफलता को मापने के लिए एक स्पष्ट मार्ग प्रदान करते हैं।

आरंभ करने में आपकी सहायता के लिए, यहां हितधारकों, उद्देश्यों, चुनौतियों और परिणामों की नमूना सूची दी गई है। अपने उद्देश्यों के आधार पर इस सूची को परिष्कृत करें, तथा सुनिश्चित करें कि यह उपस्थित लोगों के लिए उपलब्ध हो, जैसे कि उस दिन प्रिंटआउट के रूप में।

उद्देश्य	हिताधिकारी	चुनौतियाँ	परिणाम
कार्यकुशलता में सुधार के लिए प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करें।	प्रबंधक (परिचालन प्रक्रियाओं की देखरेख करता है और व्यावसायिक उद्देश्यों के साथ संरेखण सुनिश्चित करता है।)	अतिव्यापी जिम्मेदारियाँ (उपयोग मामलों के दायरे से असंबंधित भूमिकाओं या कार्यों में अतिरेक)	प्रतिक्रिया समय में कमी (प्रश्नों का तेजी से समाधान होता है, जिससे कार्यकुशलता और संतुष्टि में सुधार होता है।)
प्रणालियों और प्रक्रियाओं को अधिक चुस्त या उपयोगकर्ता-अनुकूल बनाएं।	विशेषज्ञ (विस्तृत ज्ञान की आवश्यकता वाले विशिष्ट परिचालन और समर्थन कार्यों को संभालता है।)	ब्रांड धारणा (इस बात की चिंता कि परियोजना ब्रांड के बारे में जनता या कर्मचारियों की धारणा को कैसे प्रभावित करती है।)	उन्नत डेटा सुरक्षा (कर्मचारी और संगठनात्मक डेटा को उल्लंघनों से सुरक्षित किया जाता है।)
कानूनी, विनियामक या आंतरिक आवश्यकताओं के साथ संरेखित करें।	आईटी एडमिन (तकनीकी बुनियादी ढांचे का प्रबंधन करता है और आईटी प्रणालियों के सुचारू संचालन को सुनिश्चित करता है।)	प्रशिक्षण और कौशल अंतर (नए उपकरणों का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए कर्मचारियों को कौशल प्रदान करने की आवश्यकता को संबोधित करना।)	बेहतर संसाधन आवंटन (कर्मचारी दोहरावपूर्ण प्रश्नों के बजाय जटिल, रणनीतिक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करते हैं।)
अधिक जटिल या मूल्यवर्द्धक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए संसाधनों को मुक्त करें।	डेवलपर (उपयोगकर्ता की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए सॉफ्टवेयर अनुप्रयोगों को डिजाइन, विकसित और रखरखाव करता है।)	सिस्टम एकीकरण (यह सुनिश्चित करना कि नए समाधान वर्तमान बुनियादी ढांचे के साथ सहजता से काम करें।)	कर्मचारी संतुष्टि में वृद्धि (कर्मचारी बेहतर प्रक्रियाओं के कारण अधिक समर्थित और संलग्न महसूस करते हैं।)
टीमों के बीच बेहतर संचार और सहयोग में सुधार करें।	परिवर्तन प्रबंधक (सफल कार्यान्वयन सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण संगठनात्मक परिवर्तनों का समन्वय और देखरेख करता है।)	सीमित बजट (समाधान को लागू करने के लिए वित्तीय बाधाओं के साथ काम करना।)	भावी विकास के लिए मापनीयता (प्रणालियाँ महत्वपूर्ण पुनर्कार्य की आवश्यकता के बिना बढ़ी हुई मांगों के अनुकूल हो जाती हैं।)
संगठन के ब्रांड या मिशन के बारे में सार्वजनिक जागरूकता बढ़ाना।	कर्मचारी (संगठनात्मक प्रक्रियाओं में संलग्न रहता है और दैनिक कार्यों के माध्यम से व्यावसायिक लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करता है।)	कोई स्पष्ट उद्देश्य नहीं (परियोजना के लक्ष्यों और सफलता मानदंडों के बारे में अनिश्चितता)	परिचालन में लागत बचत (स्वचालन समय के साथ परिचालन लागत को कम करता है।)
मौजूदा समस्याओं के लिए रचनात्मक समाधान अपनाने को प्रोत्साहित करें।	अनुपालन अधिकारी (यह सुनिश्चित करता है कि संगठनात्मक प्रक्रियाएं नियामक मानकों और आंतरिक नीतियों के अनुरूप हों।)	कर्मचारी प्रतिरोध (नए सिस्टम या प्रक्रियाओं को अपनाने के लिए कर्मचारियों के बीच अनिच्छा पर काबू पाना।)	बेहतर ब्रांड जागरूकता (बाह्य ब्रांड धारणा, आंतरिक दक्षता से असंबंधित)
नए ग्राहकों या बाज़ारों तक पहुँचने के लिए नई ई-कॉमर्स क्षमताओं का निर्माण करें।	आरएआई चैंपियन (संगठन के भीतर एआई प्रौद्योगिकियों के नैतिक उपयोग पर अंतर्दृष्टि प्रदान करता है।)	डेटा गोपनीयता (यह सुनिश्चित करना कि संवेदनशील जानकारी सुरक्षित है और विनियमों के अनुरूप है।)	उन्नत निर्णय-निर्माण (उपयोगकर्ता बेहतर डेटा विश्लेषण के माध्यम से बेहतर अंतर्दृष्टि प्राप्त करते हैं।)
प्रमुख व्यावसायिक प्रक्रियाओं को पूरा करने में लगने वाले समय को कम करना।	ग्राहक (उत्पादों या सेवाओं की उपयोगिता, प्रदर्शन और संतुष्टि पर प्रतिक्रिया प्रदान करता है।)	स्वचालन पर अत्यधिक निर्भरता (प्रणाली प्रक्रियाओं को इतने व्यापक रूप से स्वचालित कर देती है कि मानवीय निगरानी कम हो जाती है।)	प्रक्रिया लचीलापन बढ़ जाता है (प्रणालियाँ या प्रक्रियाएँ अप्रत्याशित चुनौतियों के प्रति अधिक मजबूत और अनुकूलनीय हो जाती हैं।)
सुनिश्चित करें कि एकत्रित एवं संसाधित डेटा विश्वसनीय एवं त्रुटि रहित हो।	आपूर्तिकर्ता (संगठनात्मक परिचालनों के लिए महत्वपूर्ण वस्तुओं या सेवाओं की आपूर्ति करता है।)		बेहतर उपयोगकर्ता विश्वास (उपयोगकर्ता सिस्टम के प्रदर्शन, पारदर्शिता और विश्वसनीयता में आश्वस्त महसूस करते हैं)
टीमों या विभागों में ज्ञान के बेहतर साझाकरण और प्रबंधन की सुविधा प्रदान करना।	निदेशक (संगठन के लिए समग्र दृष्टिकोण के साथ संरेखण सुनिश्चित करते हुए रणनीतिक दिशा को परिभाषित करता है।)		सुव्यवस्थित रिपोर्टिंग (स्वचालित प्रणालियाँ हितधारकों के लिए तीव्र, अधिक सटीक रिपोर्टिंग प्रदान करती हैं।)
	सीएक्सओ (संगठनात्मक दृष्टि और रणनीति को परिभाषित करता है, उच्च स्तरीय निर्णयों को मंजूरी देता है।)		बढ़ी हुई राजस्व धाराएं (प्रणाली आय सृजन के लिए नए अवसरों की पहचान करती है या उन्हें खोलती है।)

अपना विचार प्रस्तुत करें

कार्यशाला के अंत में, प्रत्येक समूह अपने समाधान विचारों और विचारों को संपूर्ण कार्यशाला के समक्ष प्रस्तुत करता है। समाधानों को और अधिक परिष्कृत करने के लिए रचनात्मक प्रतिक्रिया और चर्चा को प्रोत्साहित करें।

अगला कदम

अगले कदम उठाने और विचारों को समाधान में बदलने के लिए हैकथॉन की योजना बनाएं और उसे क्रियान्वित करें।

हैकथॉन का आयोजन करें

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