Uvoz podataka i upravljanje načinom identificiranja dupliciranih zapisa

Dovedite podatke klijenata i podatke o prodaji brže u svoju aplikaciju putem uvoza. Podatke možete uvesti u većinu vrsta zapisa.

Dynamics 365 u pozadini obrađuje uvoze. Kada se uvoz dovrši, možete pregledati koji su zapisi uspješno, neuspješno ili djelomično uvezeni. Da biste popravili zapise koji nisu uvezeni, izvezite ih u zasebnu datoteku, popravite ih i onda ih pokušajte ponovno uvesti (ako je potrebno, možete krenuti od početka tako da izbrišete sve zapise povezane s prethodnim uvozom).

Podržane vrste datoteka

Podatke možete uvesti iz sljedećih vrsta datoteka:

• datoteka s vrijednostima odvojenima zarezom (.csv)
• Predlošci programa Excel koje omogućuje sustav Dynamics 365
  Dodatne informacije: Izvoz podataka u datoteke programa Word ili Excel

Priprema datoteke za uvoz

U nastavku se nalaze neke smjernice o tome kako uspješno uvesti datoteku:

1. Zapise za svaku vrstu zapisa odvojite u zasebne datoteke.

2. Provjerite je li datoteka u jednom od sljedećih formata:

   • datoteka .csv: podatkovna datoteka s .csv proširenjem datoteke. Obično se .csv datoteka sastoji od polja i zapisa, spremljenih kao tekst u kojem su polja međusobno odvojena zarezima.
   • Predložak programa Excel

3. Ako je vaša datoteka uvoza .csv datoteka, provjerite je li ispravno odvojena zarezima. Kao graničnike podataka možete upotrijebiti dvostruki (") ili jednostruki navodnik (').

4. Provjerite je li prvi redak datoteke redak naslova stupaca. Ako ih već nema, dodajte naslove stupaca (tekst koji se upotrebljava u prvom retku radne knjige ili datoteka koji označuje podatke u svakom stupcu).

   Napomena

   Provjerite da .csv datoteka ne sadrži sljedeće:

   • više redaka u prvom retku (redak zaglavlja)
   • Navodnike u prvom retku. Dynamics 365 upotrebljava navodnike kao graničnike podataka.
   • Podatke odvojene točkom sa zarezom (;) ili zarezom (,). Dynamics 365 upotrebljava točke sa zarezom i zareze kao graničnike podataka.

   Važno

   Podaci se mogu brže uvesti ako se mogu automatski preslikati tijekom procesa uvoza. Pomaže ako se naslovi stupaca odgovaraju zaslonskim nazivima polja u sustavu Dynamics 365. Zaslonski naziv oznaka je koja se upotrebljava po zadanim postavkama kada se atribut prikazuje na obrascu, popisu ili u izvješću. Korisnik koji ima odgovarajuću sigurnosna uloga može promijeniti zaslonsko ime za svaki atribut u području prilagodbe .

5. Provjerite postoje li podaci za sva obavezna polja.

   Zapis će se uvesti samo ako su mapirana sva obavezna polja i ako podaci postoje u svakom od izvornih stupaca koji su mapirani u obvezna polja. Obavezno polje atribut je koji je potreban prije nego što se zapis može spremiti. Obavezna polja možete odrediti unaprijed ili identificirati obavezna preslikavanja koja nedostaju tijekom uvoza. U oba slučaja provjerite imate li obavezne podatke u svakom zapisu. Da biste odredili koja su polja potrebna, otvorite obrazac za vrsta zapisa kao da stvarate novi zapis i identificirajte polja označena crvenom zvjezdicom (*).

   Popis u nastavku prikazuje zadana obavezna polja za vrste zapisa koje se najčešće uvoze.

   • Poslovni subjekt: Naziv poslovnog subjekta
   • Kontakt: prezime
   • Potencijalni klijent: tema, prezime, naziv tvrtke
   • Proizvod: Zadana jedinica, Grupa jedinica, Podržane decimale

Na primjer, sljedeći redci prikazuju kako bi podaci mogli izgledati za datoteku u formatu .csv koja sadrži potencijalne klijente. Prvi redak sadrži nazive polja, a preostali reci uvoze se kao podaci.

Company,Last Name,First Name,Topic,Email,Mobile Phone
"Designer Bikes""Groth""Brian""Mountain bikes""someone@example.com""555-555-0112"
"Major Sporting Goods""Bedecs""Anna""Components""555-555-0171"

Napomena

Prema zadanim postavkama, maksimalna veličina datoteke koju možete uvesti je 8 megabajta (MB).

Uvoz zapisa iz predloška programa Excel

1. Započnite prijenos tako da učinite jedno od sljedećeg:

   • Idite na prikaz popisa za entitet u koji želite uvesti (kao što je popis potencijalnih klijenata) i na naredbenoj traci odaberite Uvezi iz programa Excel .
   • Ako ste administrator, idite na Postavke>Napredne postavke Uvozi>> upravljanjapodacima. Na stranici Moji uvozi na alatnoj traci odaberite gumb UVEZI PODATKE.

2. Odaberite Odaberi datoteku da biste prenijeli datoteku.

3. Odaberite Dalje. Sva polja u vašoj izvornoj datoteci automatski se mapiraju.

4. Odaberite Završi uvoz.

Uvoz zapisa iz .csv datoteke

1. Pripremite datoteku uvoza na način opisan u odjeljku Priprema datoteke za uvoz.

2. Započnite prijenos tako da učinite jedno od sljedećeg:

   • Idite na prikaz popisa za entitet u koji želite uvesti (kao što je popis potencijalnih klijenata) i na naredbenoj traci odaberite Uvezi iz CSV-a .
   • Ako ste administrator, idite na Postavke>Napredne postavke Uvozi>> upravljanjapodacima. Na stranici Moji uvozi na alatnoj traci odaberite gumb UVEZI PODATKE.

3. Izaberite datoteku za prijenos.

4. Odaberite Dalje.

5. Ako imate definiran zamjenski ključ, odaberite ga s padajućeg popis zamjenski ključ a .

   Zamjenski ključ upotrebljava se za jedinstveno identificiranje i ažuriranje zapisa tijekom uvoza umjesto primarnog ključa. Neki vanjski sustavi podataka ne pohranjuju primarne ključeve. U takvim se slučajevima može upotrijebiti zamjenski ključ za jedinstveno identificiranje zapisa. Dodatne informacije: Kako zamjenski ključ i otkrivanje duplikata funkcioniraju tijekom uvoza

6. Na padajućem popisu Graničnik podataka odaberite graničnik podataka koji ste koristili u .csv datoteci.

7. Odaberite Pregled mapiranja.

8. Na stranici Pregled mapiranja pregledajte kako se naslovi stupaca mapiraju u polja u sustavu Dynamics 365.

   

   • Na lijevoj strani, prema zadanim postavkama odjeljak Primarna polja stranice Pregled mapiranja prikazuje sva obavezna polja za entitet koja se moraju mapirati da bi se podaci uspješno uvezli.
   • Ako ste odabrali zamjenski ključ, sva polja zamjenskog ključa također postaju obavezna i moraju se preslikati.
   • Ako naslovi stupaca izvorne datoteke odgovaraju nazivima prikaza polja, ta će polja biti automatski preslikana. Sva će preslikana polja imati zelenu kvačicu.
   • Ako se naslovi stupaca ne podudaraju, neprenesena će polja imati crveni uskličnik. Odaberite polje Dynamics 365 kako biste mapirali naslov stupca datoteke koji nije mapiran.
   • Da biste brzo filtrirali samo nepreslikana polja, na padajućem popisu Atributi karte odaberite Nemapirano .

9. U odjeljku Neobavezna polja stranice Pregled mapiranja lijeva strana prikazuje naslove stupaca u izvornoj datoteci. Ako naslovi stupaca izvorne datoteke odgovaraju nazivima prikaza polja, polja će automatski biti odabrana u odgovarajućim padajućim popisima.

   • Ako se naslovi stupaca ne podudaraju, neprenesena će polja imati crveni uskličnik.
   • Odaberite polje Dynamics 365 kako biste mapirali naslov stupca datoteke koji nije mapiran.
   • Na padajućem popisu možete odabrati i Zanemari za jedno ili više neobaveznih polja. Podaci iz zanemarenih stupaca neće se uvesti u Dynamics 365 Customer Insights - Journeys.
     

10. Ako bilo koji stupac u izvornoj datoteci uključuje fiksni skup vrijednosti, stupac morate mapirati u polje vrste skup mogućnosti type. Stupac ove vrste ima vrijednosti kao što su "Da" ili "Ne", ili "Vruće", "Toplo" ili "Hladno". Da biste to učinili, kliknite gumb pokraj polja skup mogućnosti. Otvorit će se odjeljak skup mogućnosti mapiranje :

    

    • Za svaku stavku Vrijednosti izvorne mogućnosti kliknite stavku s popisa Vrijednosti mogućnosti sustava Dynamics 365 da biste je mapirali, a zatim kliknite U redu.

    • Padajući popis Vrijednosti mogućnosti sustava Dynamics 365 kombinira vrijednosti dostupne u dolaznoj datoteci s vrijednostima koje se već nalaze u bazi podataka sustava Dynamics 365. Na primjer:

      • Vrijednosti u uvezenoj datoteci: Niska, Visoka
      • Vrijednosti već u sustavu Dynamics 365: hladno, toplo, vruće
      • Dobivene ciljne vrijednosti: Hladno, Toplo, Vruće, Nisko, Visoko

    • Nakon uvoza čarobnjak za uvoz dodat će u sustav Dynamics 365 sve mapirane vrijednosti, ali će izostaviti vrijednosti iz uvezene datoteke koje nisu mapirane i još nisu u sustavu Dynamics 365. Na primjer, možete preslikati izvornu vrijednost „Nisko” u ciljnu vrijednost „Hladno”, ali preslikati izvornu vrijednost „Visoko” u (novu) ciljnu vrijednost „Visoko”. Na temelju tih mapiranja čarobnjak za uvoz stvorit će „Visoko” kao ciljnu vrijednost sustava Dynamics 365. Neće stvoriti „Nisko” kao ciljnu vrijednost sustava Dynamics 365 jer na tu ciljnu vrijednost niste mapirali nijedan izvor.

      Napomena

      Također možete preslikati stupac u vašoj izvornoj datoteci u polje vrste „Dvije mogućnosti” i „Skup mogućnosti MultiSelect” (gdje polje može imati višestruke vrijednosti). Morate mapirati sve vrijednosti izvorne mogućnosti na stavke na popisu Vrijednosti mogućnosti sustava Dynamics 365. Prilikom mapiranja u polje vrste "Višestruki odabir skup mogućnosti", ako izvorna datoteka sadrži vrijednosti koje nisu dostupne u Customer Insights - Journeys sustavu, nove vrijednosti neće se stvarati u Customer Insights - Journeys.

11. Ako neki podaci u izvornoj datoteci upućuju na druge postojeće zapise u Customer Insights - Journeys sustavu, stupac u izvornoj datoteci morate mapirati u polje Customer Insights - Journeys pretraživanja.

    Na primjer, možda ćete htjeti uvesti datoteku naziva Potencijalni klijenti.csv koja sadrži zapise klijenata. Stupac Kupac u Leads.csv sadrži povezane podatke o poslovnom subjektu ili kontaktu. Da biste to mapirali, odaberite gumb pokraj polja pretraživanja. Otvara se sekcija Referenca pretraživanja i popisuje entitete povezane s trenutnim entitetom.

    

    Za svaki entitet odaberite polja koja želite pretraživati tijekom uvoza da biste zadržali Odnosi između zapisa, a zatim odaberite U redu.

12. Da biste spremili postavke mapiranja za sljedeći put, unesite naziv u okvir Imenujte kartu podataka. Na taj način, kada sljedeći put trebate uvesti sličan skup podataka, moći ćete ponovno upotrijebiti ovo preslikavanje.

    

13. Kada budete spremni za nastavak, odaberite Završi uvoz da biste uvezli te podatke pomoću mapiranja.

Kako zamjenski ključ i otkrivanje duplikata funkcioniraju tijekom uvoza

Imajte na umu sljedeće o tome kako zamjenski ključ i otkrivanje duplikata funkcioniraju prilikom uvoza zapisa u Customer Insights - Journeys:

• Kada je otkrivanje duplikata onemogućen, a zamjenski ključ nije definiran u Customer Insights - Journeys
  Proces uvoza stvara nove zapise. Ako je odgovarajući GUID nađen, proces uvoza ažurira zapis.
• Kada je otkrivanje duplikata onemogućen i odabran je zamjenski ključ
  Zapisi s istim zamjenski ključ podacima ažuriraju se, a drugi zapisi se stvaraju u Customer Insights - Journeys sustavu.
• Kada je otkrivanje duplikata onemogućen, a zamjenski ključ nije odabran
  U ovom scenariju zamjenski ključ se smatra primarnim ključem jer je dostupan u Customer Insights - Journeys. Zapisi koji imaju isti zamjenski ključ bit će otkazani s porukom o pogrešci tijekom uvoza.
• Kada je otkrivanje duplikata omogućeno, a zamjenski ključ nije definirano
  Primjenjuje se pravilo otkrivanja duplikata. Proces uvoza stvara nove zapise. Ako je bilo koji odgovarajući GUID nađen, proces uvoza ažurira zapise. Ako bilo koji zapis odgovara pravilu otkrivanja duplikata, prikazat će se poruka o pogrešci.
• Kada je otkrivanje duplikata omogućeno, a zamjenski ključ nije odabrano U ovom scenariju zamjenski ključ se smatra primarnim ključem jer je dostupan u Customer Insights - Journeys. Zapisi s istim zamjenskim ključem bit će otkazani s porukom o pogrešci tijekom uvoza. Pravila o otkrivanju duplikata također su primijenjena. Ako bilo koji zapis odgovara pravilu otkrivanja duplikata, prikazat će se poruka o pogrešci. Zapisi koji se ne podudaraju s otkrivanje duplikata pravilom bit će stvoreni u Customer Insights - Journeys.
• Kada je otkrivanje duplikata omogućeno i odabrana zamjenski ključ
  Proces uvoza ažurira zapise na temelju zamjenskog ključa i onda primjenjuje otkrivanje duplikata. Zapisi se ažuriraju ako zamjenski ključ odgovara, a ako ne, stvaraju se u sustavu.

Pregled rezultata uvoza i popravak pogrešaka

Morate pričekati da posao uvoza završit prije nego što možete popraviti pogreške.

1. Idite na Postavke>Napredne postavke Uvozi>>> sistemskog upravljanjapodacima. Tu su navedeni svi poslovi uvoza za nedavne uvoze.
2. Pronađite svoj posao na popisu i provjerite njegov napredak. Stupac razlog stanja prikazuje status uvoza pomoću sljedećih vrijednosti:
   • Poslano
   • Raščlanjivanje
   • Pretvorba
   • Uvoz
   • Dovršeno
3. Nakon dovršetka uvoza stupci Uspjeh,Neuspjeh i Djelomični neuspjeh prikazat će broj zapisa koji su uspješno uvezeni, nisu uspjeli uvesti ili su djelomično uvezeni.
4. Otvorite datoteku uvoza da biste vidjeli zapise koji nisu uvezeni ili su djelomično uvezeni. Dvokliknite zapis datoteke uvoza.
5. Pomoću kartica nađite informacije o zapisima koji su neuspješno, uspješno ili djelomično uvezeni.
   
6. Na kartici Neuspjesi odaberite Izvezi retke pogreške da biste izvezli retke koji se nisu uspjeli uvesti u novu datoteku .csv. Možete ispraviti pogreške u toj datoteci i onda je uvesti.

Brisanje uvezenih zapisa

1. Idite na Postavke>Napredne postavke Uvozi>>> sistemskog upravljanjapodacima. Tu su navedeni svi poslovi uvoza za nedavne uvoze.
2. Odaberite datoteku uvoza koju želite izbrisati, nakon čega slijedi jedna od sljedećih akcija:
   • Brisanje izvorišne datoteke uvoza: Briše datoteku zapisnika uvoza i njezine detalje.
   • Svi zapisi uvezeni u ovaj entitet tijekom ovog uvoza: Briše sve zapise uvezene iz odabrane datoteke.
   • Svi uvezeni zapisi iz .zip datoteke: Briše datoteku uvoza zajedno sa zapisima uvezenim iz uvezene datoteke.