Identifikacija poslovnog problema koji treba riješiti (slučaj korištenja)

Prvi korak u korištenju Microsoft Power Platform za rješavanje poslovnog problema je odlučiti koji problem želite riješiti.

U IT smislu, poslovni problem koji treba riješiti obično se naziva slučajem upotrebe.

Zapitajte se: "Koji je poslovni problem koji pokušavam riješiti?" (Budite sažeti kada imenujete problem; u mnogim slučajevima to će postati naziv aplikacije koju izrađujete!) Kada definirate problem, podijelite ga na izjavu o problemu i rezultat koji želite postići.

Za aplikaciju koju ćemo koristiti kao primjer u ovim člancima smislili smo sljedeću izjavu: "Izvješćivanje o troškovima: Napravite postupak koji je učinkovit za zaposlenike i računovodstvo, omogućava brže praćenje proračuna i smanjuje našu izloženost revizijama".

Ako već točno znate koji ste problem namjeravali riješiti, možete prijeći na odjeljak Uzimajući u obzir troškove ručnog rješavanja problema. Ako vam trebaju neke ideje ili želite vježbati na manjem problemu prije nego što se pozabavite izvornom inspiracijom, pročitajte dalje.

Što mogu učiniti uz Power Apps?

Ako izrađujete svoju prvu aplikaciju s Power Apps, razmislite o svom poslovanju i poslu koji vi i vaš tim svakodnevno obavljate i identificirajte poslovni problem koji trenutno rješavate ručnim postupkom.

Mogući slučajevi upotrebe za automatizaciju su nedostaci, pritužbe ili neučinkovitosti koji postoje u trenutnom radnom okruženju. Procesi koji i dalje zahtijevaju papir ili e-poštu i procesi koji zahtijevaju ručno premještanje podataka s jednog mjesta na drugo (iz e-pošte u bazu podataka ili iz jedne proračunske tablice u drugu) vjerojatno su kandidati za rješavanje s aplikacijom.

Savjet

Nemojte odabrati problem koji je toliko velik da ćete se zaglaviti. Međutim, čak se i veliki procesi mogu automatizirati u malim komadima dok razgrađujete cijeli proces na upravljive elemente.

Za inspiraciju pogledajte ove priče kupaca iz stvarnog svijeta.

Dobro je znati kako aplikacija koju imate na umu može koristiti vašim kolegama i šefu, posebno kada morate tražiti suradnju pri izradi ili korištenju aplikacija. Donji popis prikazuje vrste problema koje platforma može riješiti:

• Dostupnost – Pristup aplikacijama u bilo koje vrijeme i bilo gdje

• Mobilnost– Omogućavanje ljudima da rade s aplikacijom dok su u pokretu

• Konsolidacija – Prikupljanje podataka na automatiziraniji način kako bi se smanjila ručna konsolidacija

• Obuka – Upoznavanje ljudi i praćenje njihovih rezultata obuke i certifikata

• Demokratizacija – Poboljšanje sposobnosti samostalnog rješavanja problema unutar odjela ili odjela

• Uključenost – Smanjenje trenja za zaposlenike koji imaju različita radna okruženja od ostalih zaposlenika (kao što su radnici na daljinu ili osobe s invaliditetom)

• Učinkovitost – Smanjenje vremena potrebnog za postizanje željenog ishoda, smanjenje nepotrebnih koraka

• Produktivnost – Povećanje propusnosti procesa

• Pravodobnost – Povećanje brzine sveobuhvatne suradnje među različitim dionicima

• Skalabilnost – Omogućuje veću propusnost

• Analiza – Prikupljanje potrebnih dodatnih informacija, njihovo pohranjivanje na način koji omogućuje lakšu analizu

• Izvješćivanje – Omogućavanje bržeg ili potpunijeg izvješćivanja menadžmentu

• Sigurnost – Sigurno pohranjivanje i rad s podacima

• Usklađenost – Rješavanje problema oko rukovanja osobnim podacima, ispunjavanja zakonskih ili računovodstvenih zahtjeva

• Održivost – smanjenje otpada (kao što su papir i električna energija) i onečišćenja

Razmatranje troška ručnog rješavanja problema

Prije nego što krenete u projekt, uzmite još jedan trenutak da razmislite isplati li se projekt.

Možda će biti moguće "pogoditi" trošak ručnog rješavanja problema na visokoj razini. To se može izraziti u vremenu koje je potrebno da se proces dovrši od kraja do kraja, ili - ako znate "potpuno napunjene" troškove radnika (plaća ili satnica, beneficije i tako dalje) - možete pomnožiti vrijeme provedeno u rješavanju problema s tom stopom kako biste došli do troška svaki put kada se proces pokrene. Odatle, ako znate koliko se procesa pokreće, možete izračunati godišnji trošak.

Imajte na umu da ne rezultiraju svi projekti uštedom vremena ili troškova. Ponekad automatizacija procesa može pružiti čišće ili pravovremenije podatke ili izbjeći troškove (na primjer, snimanje podataka omogućava revizijski trag koji bi mogao pomoći izbjeći novčanu kaznu ako se dogodila revizija.)

Ovo će biti gruba procjena kako bi se osiguralo da vrijedi započeti projekt aplikacije. U drugom članku detaljno ćemo analizirati troškove u odnosu na poslovnu vrijednost.

Pod pretpostavkom da ste odlučili da ovaj projekt vrijedi započeti, sljedeći je korak potpuno razumijevanje trenutnog procesa i traženje optimizacija koje u njemu možete učiniti.

Sljedeći korak: primjer izvješćivanja o troškovima