A Folyamatban lévő munka korlátainak beállítása

Azure DevOps Services | Azure DevOps Server 2022 – Azure DevOps Server 2019 | TFS 2018

Egy alapvető Kanban-gyakorlat – a Folyamatban lévő munka korlátai, más néven a "WIP-korlátok" – korlátozza a csapat által az egyes munkaszakaszokban végzett munka mennyiségét. Úgy tervezték, hogy a csapat az elemek elvégzésére összpontosítson az új munka megkezdése előtt. Bár elsőre nem logikus, sok csapat talál wip-korlátokat, amelyek segítenek a hatékonyság növelésében és a szoftverminőség javításában.

Az egyes munkaszakaszokhoz wi-fi korlátokat határoz meg, az egyes köztes oszlopoknak megfelelően. A korlát helyreállítható korlátozást állít be az oszlopban engedélyezett elemek számára vonatkozóan. Semmi sem akadályozza meg, hogy több elemet helyez át az oszlopba, és túllépje a korlátot. A Kanban-tábla az egyes szakaszokban lévő elemek számát jeleníti meg az egyes korlátok mellett.

A WIP-korlátok beállítása egyszerű, de a korlátok betartásához a csapat elkötelezettsége szükséges. A WIP korlátainak sikeres elfogadása kulturális változással jár. A csapatokat az egyéni hatékonyságra összpontosítva helyezi át a csapat termelékenységének egyikére.

További információ: Kanban – áttekintés.

Előfeltételek

  • A csoportbeállítások konfigurálásához hozzá kell adnia a Csoportadminisztrátor szerepkörhöz, vagy a Projektgazdák biztonsági csoport tagjának kell lennie. A felvételhez lásd: Csoportadminisztrátor hozzáadása vagy Projektszintű engedélyek módosítása.
  • Az összes hátralék- és táblafunkció gyakorlásához alapszintű hozzáféréssel vagy magasabb szintű hozzáféréssel kell rendelkeznie. Az Érintett hozzáféréssel rendelkező felhasználók csak a táblán lévő munkaelemeket szerkeszthetik, és meglévő címkéket adhatnak hozzá egy munkaelemhez. Az érdekelt felek nem adhatnak hozzá munkaelemeket vagy nem frissíthetnek mezőket a kártyákon. További információ: A hozzáférési szintek ismertetése.
  • A csoportbeállítások konfigurálásához hozzá kell adnia a Csoportadminisztrátor szerepkörhöz, vagy a Projektgazdák biztonsági csoport tagjának kell lennie. A felvételhez lásd: Csoportadminisztrátor hozzáadása vagy Projektszintű engedélyek módosítása.
  • Az összes hátralék- és táblafunkció gyakorlásához alapszintű hozzáféréssel vagy magasabb szintű hozzáféréssel kell rendelkeznie. Az Érintett hozzáféréssel rendelkező felhasználók csak a táblán lévő munkaelemeket szerkeszthetik, és meglévő címkéket adhatnak hozzá egy munkaelemhez. Az érdekelt felek nem végezhetik el a következő feladatokat. További információ: A hozzáférési szintek ismertetése.
    • Munkaelemek hozzáadása a táblához
    • Munkaelemek húzásával frissítheti az állapotot vagy átrendezheti a kártyákat
    • Kártyákon megjelenített mezők frissítése

Kezdeti WIP-korlátok meghatározása

A csapat határozza meg a kezdeti WIP-korlátokat, valamint a használatuk és monitorozásuk módját. Néhány szabály vonatkozik arra, hogy milyen számokat kell beállítani, mivel ezek több tényezőtől függően változhatnak. Az alábbi műveletekkel meghatározhatja, hogy milyen korlátokat kell beállítania:

  • Állítsa be a korlátokat a folyamatban lévő aktuális munkák alapján. Megszámolja a meglévő Kanban-oszlopokban található elemeket.
  • Olyan korlátokat állítson be, amelyek nem lépik túl a szakaszon belül működő csapattagok két vagy három elemét. Ha például három csapattaggal rendelkezik, és minden csapattag egyszerre legfeljebb két feladaton dolgozhat, az eredményként kapott WIP-korlát 6 (= 3 fejlesztő X 2 feladat/fejlesztő).
  • Kezdje az alacsony korlátozásokkal, hogy a csapat gyorsabban felfedezhesse a szűk keresztmetszeteket, és azonosíthassa a megoldandó folyamatproblémákat.

Tartsa meg a WIP-korlátokat

Miután beállította a WIP-korlátokat, érdemes nyomon követnie, hogy a csapat milyen jól tartja magát a korlátokon belül.

A WIP-korlátok tiszteletben tartása azt jelenti, hogy a csapatok nem kérnek be elemeket egy oszlopba, ha ez azt eredményezi, hogy az oszlopban lévő elemek száma meghaladja az oszlopkorlátot. Ha igen, a Kanban-tábla azonnali visszajelzést ad. Ennek a visszajelzésnek jelzésként kell működnie a csapatnak, hogy azonnal a tevékenységekre összpontosítson az oszlop elemeinek számának csökkentése érdekében.

Példa egy Kanban-tábla képére, amelyen egy oszlop látható a WIP-korlát felett.

Bár elméletben egyszerű, a WIP-korlátokon belül tartása kiűzheti az egyéneket, a csapatokat és a szervezeteket a komfortzónájukból. A többfeladatos munkavégzést kedvelő csapattagok korlátozottnak érezhetik magukat. Előfordulhat, hogy mások munka nélkül találják magukat, miközben várják, hogy a munka befejeződjön egy felsőbb rétegben.

A folyamatban lévő munka korlátozásának előnyeinek kiaknázása érdekében a csapattal gyakran találkozzanak, hogy megvitassák a folyamatban lévő folyamatmódosításokat.

Szűk keresztmetszetek azonosítása

Az értékáramlás optimalizálásához természetesen meg kell határoznia és meg kell szüntetnie a szűk keresztmetszeteket. A szűk keresztmetszetek azt jelzik, hogy a hulladék a munkafolyamat teljes folyamatában létezik.

A Kanban-tábla időbeli figyelésével megtudhatja, hol fordulnak elő szűk keresztmetszetek. Ha több elem nem dolgozik több napig egy oszlopban, szűk keresztmetszet lépett fel. Szűk keresztmetszetek általában akkor fordulnak elő, ha a WIP-korlátok túl magasak. A WIP-korlátok azonban nem jelezhetik szűk keresztmetszetekként, hogy túl alacsonyak.

A Kanban-tábla rendszeres pillanatképeinek készítése vizuálisan katalógusba helyezheti, hogy hol és hol jelennek meg a munkafolyamatok zökkenőmentesen, és hol jelennek meg a szűk keresztmetszetek.

Képernyőkép a példapillanatképekről.

Az ilyen pillanatképek a következő információkat jeleníthetik meg a csapat számára:

  • Átlagosan hány elem létezik egy munkafolyamat-szakaszon/oszlopon belül
  • Hány elem dolgozik a munkafolyamat-szakaszon/oszlopon belül dolgozó csapattagokkal szemben
  • Hány és mely elemek maradtak egy munkafolyamat-fázisban/oszlopban hosszú ideig?
  • Hány elemet teljesített a csapat egy, két vagy három hetes időszak végén?

Hulladék eltávolítása

Mivel a szűk keresztmetszetek jelzik a hulladékot a munkafolyamatban, azonosítania kell a hulladék forrását. A Kanban úgy definiálja a hulladékot, mint minden olyan dolgot, amely nem feltétlenül szükséges a kívánt eredmények eléréséhez.

A szoftverfejlesztés gyakori hulladékai a következők:

  • Nem használt kód vagy funkciók
  • Az átdolgozáshoz vezető hibák
  • Késések vagy várakozással töltött idő
  • Átadások egy személytől, csapattól vagy üzleti folyamattól egy másikig
  • Nem megfelelő követelmények
  • Lassú vagy gyenge kommunikáció

A hulladék eltörlésére irányuló felhívások csoportértekezéseket igényelnek a csapat számára elfogadható okok és megoldások azonosításához.

WIP-korlátok beállítása

Ha tisztában van azzal, hogyan szeretné használni a WIP-korlátokat, az alábbi lépéseket követve állítsa be őket. Ha még nem képezte le a csapat munkafolyamatát Kanban-oszlopokra, először tegye meg.

  1. Nyissa meg a Kanban táblát.

  2. Válassza a fogaskerék ikont a tábla konfigurálásához és az általános csapatbeállítások megadásához.

    Képernyőkép egy csapat fali beállításainak megnyitásáról, függőleges navigációról.

  3. Válassza az Oszlopok lehetőséget, majd egy oszlopfület az adott oszlop WIP-korlátjának beállításához.

    Képernyőkép a Kanban tábláról, Az oszlopok testreszabása, az alapértelmezett oszlopok, az Agilis folyamat, a WIP-korlátok beállítása.

    Megjegyzés

    Különböző oszlopcímek és választási lehetőségek érhetők el a projekt létrehozásához használt folyamat alapján, és hogy a csapata úgy döntött-e, hogy a hibákat, például a követelményeket vagy a feladatokat kezeli.

  4. Amikor elkészült, válassza a Mentés lehetőséget.

  1. Nyissa meg a Kanban táblát.

  2. Válassza a Beállítások ikont a Kanban-tábla általános konfigurációs beállítások párbeszédpaneljének megnyitásához.

    Képernyőkép a Kanban tábláról, a gyakori konfigurációs beállítások megnyitásáról.

  3. Válassza az Oszlopok lehetőséget, majd egy oszlopfület az adott oszlop WIP-korlátjának beállításához.

    Képernyőkép a Kanban tábláról, Az oszlopok testreszabása, az alapértelmezett oszlopok, az Agilis folyamat, a WIP-korlátok beállítása.

    Megjegyzés

    Különböző oszlopcímek és választási lehetőségek érhetők el a projekt létrehozásához használt folyamat alapján, és hogy a csapata úgy döntött-e, hogy a hibákat, például a követelményeket vagy a feladatokat kezeli.

  4. Amikor elkészült, válassza a Mentés lehetőséget.

A WIP korlátai, kihívásai és megoldásai

A csapatok időnként egy vagy két elemet lépnek túl a WIP-korlátokon. Ha azonban a csapat gyakran három vagy több elemével túllépi a korlátokat, tekintse át a folyamatokat, vagy módosítsa a korlátokat.

Miután egy csapat már hetek óta dolgozik a WIP-korlátokon, beszélje meg a csapattagokkal kapcsolatos kihívásokat. Ezután döntse el, hogy mely megoldásokat szeretné használni, és szükség szerint módosítsa a korlátokat. Az alábbi lista, bár nem teljes, azt jelzi, hogy a csapatok milyen gyakori kihívásokkal szembesülnek, és bevált megoldásokat kínálnak a leküzdésükre.

A WIP kihívásai

  • Társadalmi dinamika. Ha a szabályok követéséről van szó, a csapattagok kihívást érezhetnek. Néhányan természetesen lázadni akarnak. Mások nem látják, hogy a szabály vonatkozik rájuk, vagy nem látják, hogy mit tesznek a szabályok megszegéseként. Egyes csapattagok olyan többletmunkát végezhetnek, amely kívül esik a megállapodáson. És még mindig mások nem akarják feladni a multitasking, mivel úgy vélik, hogy ez a kulcs a termelékenység és az egyéni teljesítmény.

  • A folyamatban lévő munka változékonysága. A munkaelemek méretének széles variabilitása – a felhasználói történetek és a hibák – negatívan befolyásolhatja a teljes munkafolyamatot. Például a 4 órától 14 napig vagy 2–55 történeti pontig változó becsléseket tartalmazó elemek nem számolhatók meg ugyanúgy, ha a folyamatban lévő munka korlátozásáról van szó.

  • Figyelmen kívül hagyva a rendszerszintű problémákat. Ahelyett, hogy a munkafolyamatokkal kapcsolatos problémákat kezelné szűk keresztmetszetek esetén, a csapatok tovább dolgoznak, és több időt ad a szűk keresztmetszetek leküzdésére.

  • Kulturális változás. A WIP-korlátok bevezetése változásokat vezet be a rendszerben, a kultúrában és a csapatban.

Megoldások a WIP kezeléséhez

  • A csapat hatékonysági kultúrájának kialakítása. Oldja meg az egyéni termelékenység és a csapat termelékenysége közötti természetes feszültséget. Ismerje meg, hogy a csapattagok milyen módokon javíthatják a csapat és a munkafolyamat általános hatékonyságát.

  • A méret a variabilitás minimalizálása érdekében. Mielőtt bármilyen elemen elkezdené a munkát, a csapatnak meg kell vitatnia a szükséges munka teljes méretét, és meg kell határoznia, hogy kisebb tevékenységekre bontható-e.

  • Koncentráljon a magas prioritású elemek folyamatára. Tétlen állapotban a csapattagok megkérdezik, hogyan segíthetnek előrébb helyezni egy felsőbb rétegbeli elemet. Ha egy elem időben történő kézbesítését letiltják vagy megtámadják, a csapattagok segítséget kérnek egy elem befejezéséhez.

  • Erőforráscsoport kapacitása az egyes munkaszakaszokhoz. Szűk keresztmetszetek akkor fordulhatnak elő, ha nincs elegendő szakember, aki egy adott szakaszban dolgozik. Meghatározhatja, hogy miként növelheti a csapatkészségeket az egyes munkaszakaszokban, vagy szükség szerint erőforrásokat adhat hozzá a nem megfelelő munkaszakaszok teljesítéséhez.

  • Közös megértés létrehozása. Folyamatosan arra törekszünk, hogy a csapat jobban megértse a Kanban-gyakorlatok használatát. Olyan műveletek végrehajtása, amelyek lehetővé teszik, hogy a csapattagok hozzájáruljanak a módosítások feldolgozásához. Érdemes lehet rendszeres visszatekintéseket vagy csapatértekezleteket ütemezni, hogy megvitassák, mi működik jól, és mit kell módosítani. A kétértelműség korlátozására vonatkozó csapatszabályzatok dokumentálása.

  • Metrikákkal módosíthatja a folyamatokat. Rendszeresen ellenőrizze a folyamatban lévő munka Kanban-metrikáit és az átfutási időt annak meghatározásához, hogy mikor kell módosításokat végezni.

  • A kulturális változások kezelése szem előtt tartva. Kapcsolatok szeretnének a lehető legjobb munkát végezni – egy alapvető, mögöttes Kanbant és a hozzá tartozó tudományágakat. Az új eljárások bevezetésekor alkalmazza a változáskezelési alapelveket. Hozzon létre nagyobb tulajdonjogot a csapaton belül a WIP-korlátok sikeres megvalósítása érdekében.