A beszerzési irányelvek áttekintése

Ez a cikk a beszerzési irányelvekkel kapcsolatos információkról nyújt tájékoztatást. A beszerzési irányelv az igénylési folyamatot szabályozó szabályok gyűjteménye. A beszerzési irányelvek lehetővé teszik a beszerzési rendszergazdáknak a beszerzési stratégia megvalósítását a szervezet stratégiai beszerzési követelményihez igazodó irányelv struktúrájának létrehozásával.

Egy beszerzési irányelv irányelvszabályokból épül fel. Irányelvszabály definiálásakor elsőként ki kell választania egy irányelvszabály-típust. Ezután a szabály beállításainak, a kezdő dátumának és záró dátumának meghatározásával hozhat létre szabályt a szabálytípushoz.

Például egy rendszergazda létrehoz egy irányelvet, kiválasztja a Katalógus-irányelv szabálytípust, majd az irányelvhez hozzáad egy katalógus-irányelvszabályt. Ez a katalógus-irányelvszabály meghatározza azt, hogy belső beszerzéshez a Kaland katalógust kell használni. A beszerzési irányelv egy adott szervezethez való társítása után a társított szervezet alkalmazottai igénylések létrehozásakor látják a Kaland katalógust.

Irányelvek hozzárendelése szervezetekhez

Egy irányelv életbe léptetése előtt azt társítani kell egy szervezethez. A beszerzési irányelvek a Beszerzés belső ellenőrzése hierarchiacélhoz vannak rendelve. Ezért a beszerzési irányelvek csak olyan szervezetekre érvényesek, amelyek Beszerzés belső ellenőrzése hierarchiacélú hierarchiákban szerepelnek. Szervezeteket a CompanyInfo táblában, a jogi személyek egyszerűsített listájából is kiválaszthat. Ezek a jogi személyek az irányelv-keretrendszerben „Vállalatok”-ként vannak megjelölve.

Alkalmazandó szabályok meghatározása

A beszerzési irányelvek konfigurálásának módjától függően több szabály is érinthet egy szervezethez tartozó felhasználókat. Az alábbi példák a beszerzési irányelvek konfigurálásának különböző lehetőségeit szemléltetik és megmutatják, hogyan történik az irányelvek alkalmazása egy tranzakciónál.

1. példa: Beszerzési irányelv egyszerű konfigurálása

Kisebb, kevésbé összetett szervezetek beállíthatják a beszerzési irányelveket jogi személyek szerint, ehhez elegendő csupán a Vállalatok szervezeti hierarchia használata.

A Fabrikam egy kisvállalkozás, amelyen belül a beszerzési követelmények kevéssé változnak. A beszerzési szabályok csak a szervezet különböző jogi személyei esetén eltérőek. Például a Fabrikam kanadai, illetve USA-beli vállalatának alkalmazottai más katalógusokból és más szállítóktól rendelnek. Ezért a Fabrikam a beszerzési irányelveit a jogi személyek szintjén állítja be.

A Fabrikam két beszerzési irányelvet hoz létre. Az A. házirend az egyesült államokbeli jogi személyre vonatkozik, 1111. A B. házirend az kanadai jogi személyre vonatkozik, 2222. Ha egy, az 1111-es jogi személyhez tartozó alkalmazott hoz létre beszerzési igénylést, az irányelvszabályokat a rendszer az A irányelvből származtatja. Például az alkalmazott számára látható termékkatalógust az A irányelv katalógus-irányelvszabálya határozza meg.

Ha egy, a 2222-es jogi személyhez tartozó alkalmazott hoz létre beszerzési igénylést, az irányelvszabályokat a rendszer a B irányelvből származtatja.

Megjegyzés: Ha az 1111-es jogalany alkalmazottja a 2222-es jogalany alkalmazottja nevében vásárol egy terméket, a 2222-es jogalanyra meghatározott házirendszabályok (azaz a B házirend szabályai) kerülnek alkalmazásra.

2. példa: Beszerzési irányelv összetett konfigurálása

Az előző példában az összes beszerzési szabály meghatározása egyetlen szervezeti hierarchiában, a Vállalatok szervezeti hierarchiában történt. Egy összetett szervezet azonban több szervezeti hierarchiára is definiálhat irányelveket.

A Contoso egy nagyvállalat, amelyben az igénylési folyamat kézben tartásához összetett beszerzési szabályokra van szükség. A Contoso két különböző szervezeti hierarchiára vonatkozóan ad meg szabályokat: Részleg és Globális beszerzés ellenőrzése.

Az 123 irányelv az Egyesült Királyságbeli értékesítés – Értékesítési osztályra vonatkozó Részleg szervezeti hierarchiára érvényes. Az 123 irányelvben szereplő, beszerzési igénylést ellenőrző szabály előírja, hogy minimális rendelési mennyiségre vonatkozó korlátozásokat kell bevezetni. Ebben a szabályban a Minimális rendelési mennyiségre vonatkozó korlátozások érvényesítése beállítás ki van választva.

A 456 irányelv az Értékesítési- és marketingosztályra vonatkozó Globális beszerzés ellenőrzése szervezeti hierarchiára érvényes. Az 456 irányelvben szereplő, beszerzési igénylést ellenőrző szabály nem írja elő, hogy minimális rendelési mennyiségre vonatkozó korlátozásokat kell bevezetni. Ebben a szabályban a Minimális rendelési mennyiségre vonatkozó korlátozások érvényesítése beállítás nincs kiválasztva.

Sam a Contonso Egyesült királyságbeli irodájában, az Egyesült Királyságbeli értékesítés – Értékesítési osztályon dolgozik. Sam osztályára mind a részleg, mind a globális beszerzés-ellenőrzési szervezeti hierarchiára vonatkozó irányelvek vonatkoznak. Amikor Sam beszerzési igénylést hoz létre, a rendszernek el kell döntenie, hogy melyik irányelvet alkalmazza. A rendszergazda úgy állítja be a beszerzési irányelvek paramétereit, hogy a beszerzési irányelvek alkalmazása a következő elsőbbségi sorrend szerint történjen:

1. Globális beszerzés ellenőrzése
2. Részleg
3. Vállalatok

Ezért a Sam által létrehozott beszerzési igénylésre a 456 irányelv érvényes, és a beszerzési igényléshez nem szükséges minimális rendelési mennyiség.

Irányelvszabályok

Katalógus irányelvszabálya

A katalógus-irányelvszabály meghatározza, hogy mely beszerzési katalógus látható a felhasználók számára beszerzési igénylés létrehozásakor. Ha egy felhasználó engedélyt kapott termékek megrendelésére egy másik felhasználó nevében, az igénylés a kérelmező jogi személye és üzemi egysége számára definiált katalógus-irányelvszabály használatával határozza meg azt, hogy melyik katalógust jelenjen meg. Katalógus-irányelvszabály definiálása előtt létre kell hoznia és közzé kell tennie egy beszerzési katalógust.

Kategóriához való hozzáférés irányelvszabálya

A kategória-hozzáférési irányelvszabály meghatározza, hogy a felhasználóknak beszerzési igénylések létrehozásakor mely kategóriákhoz van hozzáférésük. Amennyiben nincs megadva szabály, a beszerzési igényléshez minden beszerzési kategória hozzáadható.

1. A fölérendelt szabállyal együtt lehetőség kiválasztásával alkalmazhatja a kategóriára a szülő szervezet kategória-hozzáférési irányelvszabályát.
2. A Rendelkezésre álló kategóriák ablaktáblán adja meg, hogy a szabály mely kategóriákra vonatkozzon. Kategória választásakor a hierarchiában felette lévő összes kategória szintén belekerül a Kiválasztott kategóriák listába.
3. Az Alkategóriákkal lehetőség kiválasztásával alkalmazhatja a szabályt a kijelölt kategória összes alkategóriájára.

Kategória irányelvszabálya

A kategória-irányelvszabály meghatározza, hogyan választhatnak ki szállítókat a felhasználók az egyes kategóriákhoz. Ezenkívül bevételezési és számlázási folyamatokra vonatkozó követelményeket is meghatároz.

Beszerzési rendelések ismételt jóváhagyási szabálya

Az ismételt jóváhagyási szabály egy olyan választható szabály, amely meghatározza az ismételt jóváhagyás igénylésének feltételeit egy beszerzési rendelés megváltozása esetén. A beszerzési rendelések munkafolyamatában a kiválasztott mezők értékelésére kerül sor, amennyiben a munkafolyamatban be van állítva a „Beszerzési rendelés ismételt jóváhagyása szükséges” feltétel.

Bankjegy

A könyvelési felosztás mindig alaphelyzetbe áll, ha az engedélyezett változáskezeléssel rendelkező jóváhagyott beszerzési rendelést megváltoztatják. Tehát tudnia kell, hogy ha el szeretné kerülni a beszerzési rendelés újbóli jóváhagyását bizonyos mezők megváltoztatásakor, akkor a Accounting distribution.changed mező NEM szerepeltethető kijelölt mezőként az újbóli jóváhagyásnál.

Beszerzési igénylés ajánlatkérési szabályai

A beszerzési igénylés ajánlatkérési szabálya meghatározza azokat a feltételeket, amelyek esetén ajánlatkérés szükséges a beszerzési igénylés valamelyik sorához. Ha egy sor megfelel a feltételeknek, megjelenik a „nem hivatalos ajánlatkérés” vagy „hivatalos ajánlatkérés” pecsét az igénylési sorban.

Beszerzési igénylés ellenőrzési szabálya

A beszerzési igénylés ellenőrzési szabálya a fogyasztás típusú igénylésekhez nem kötelező szabály. Az ilyen típusú szabályok létrehozásakor különböző lapokon található beállításokat adhat meg:

• A Munkafolyamat elküldése lapon beállíthatja azokat a mezőket, amelyeket a jóváhagyásra elküldendő igénylés igénylési sorában meg kell adni.
• A Rendelési mennyiségek lapon beállíthatja azokat a mezőket, amelyek bizonyos körülmények között szükségesek a beszerzési igényléshez. Rendelési mennyiségeket is érvényesíthet.
• A Dátumok lapon beállíthatja, hogy a könyvelési dátum és a kért dátum megegyezzen-e
• A Cím lapon megadhatja, hogy a felhasználó számára engedélyezett-e a rendszerben új cím létrehozása a beszerzési igénylésre való alkalmazáshoz.

Igénylésicél-szabály

A igénylésicél-szabály egy választható szabály, amely meghatározza az adott jogi személy számára engedélyezett igénylésicél-típust. Amennyiben ebben a szabályban nincs megadva másik cél, az igénylések célja létrehozáskor automatikusan Felhasználás lesz.

Feltöltési kategória hozzáférési irányelvszabálya

A feltöltési kategóriához való hozzáférés szabálya egy opcionális szabály, amely meghatározza azokat a termékeket, amelyek egy adott jogalany igénylésének teljesítéséhez rendelkezésre állnak, ha az igénylés célja Feltöltés.

Feltöltés-ellenőrzési szabály

A feltöltés-ellenőrzési szabály egy választható szabály, amely meghatározza azokat mezőket, amelyeket a jóváhagyásra beküldendő igénylés igénylési sorában meg kell adni, ha az igénylési cél Feltöltés.

Beszerzési rendelés létrehozására és igényösszesítésre vonatkozó szabály

A beszerzési rendelés létrehozására és igényösszesítésre vonatkozó szabály meghatározza egy beszerzési rendelés jóváhagyott beszerzési igénylésből való generálásakor használt irányelvszabályokat. Az ilyen típusú szabályok létrehozásakor különböző lapokon található beállításokat adhat meg:

• A Beszerzési rendelés felosztása lapon meghatározhatja a beszerzési igénylési sorok különálló beszerzési rendelésekre való felosztásának feltételeit.

• Az Ár/engedmény átvitele lapon megadhatja, hogy beszerzési rendelés létrehozásakor mely esetben kerüljön sor az ármegállapodások újraszámítására:

  • Csak ha nincs kereskedelmi megállapodás - Az árak és kedvezmények csak akkor kerülnek átvezetésre a beszerzési igénylésből, ha nincs alkalmazandó kereskedelmi megállapodás vagy alapár. Ha a cikkhez vagy a szállítóhoz tartozik kereskedelmi megállapodás vagy alapár, akkor a program a kereskedelmi megállapodás vagy alapár alapján újraszámolja az árakat és az engedményeket, és alkalmazza azokat a beszerzési rendelésre. Ha nincs más beállítás megadva, ez az alapértelmezett működés.
  • Mindig - Az árak és kedvezmények mindig a beszerzési igénylésből kerülnek átvitelre.

  A kérelmezőnek engedélyezheti az ár és az engedmény átviteli módszerének megváltoztatását az egyes beszerzési igénylési soroknál, függetlenül az ár/engedmény definiált átviteli szabályától. Válassza ki a Kézi felülbírálás engedélyezése beszerzésiigénylés-soronként lehetőséget, ha engedélyezni szeretné ezt a képességet.

• A Cikkleírás átvitele lapon átviheti a cikkleírást az igénylésből, ha az egy ajánlatkérésből származik.

• Az Árkülönbözet tűréshatára lapon definiálhatja azokat a szabályokat, amelyekkel a beszerzési katalógus egy cikkének árnövekedésekor a jóváhagyott beszerzési igénylések visszairányíthatók az ellenőrzési folyamatba. Beállíthatja azt a maximális összeget, amellyel a beszerzés igényléseken szereplő cikkek nettó összege növelhető a beszerzési igénylés jóváhagyásának időpontja és a beszerzési rendelés létrehozásának időpontja között. A nettó összeg kiszámítása a következő képlettel történik: ([Mennyiség × (egységár - kedvezmény) ÷ áregység] + beszerzési egyéb díjak) × (100 - kedvezmény százalék) ÷ 100 Az Ön által beállított ártűrést meghaladó beszerzési igénysorokat kézi feldolgozásra visszatartjuk. A Hibafeldolgozás lapon konfigurált szabályok határozzák meg a beszerzési igénylési sorok feldolgozásának módját.

• A Hibafeldolgozás lapon adhatja meg azt a feldolgozási szabályt, amelyet akkor kell alkalmazni a beszerzési igénylésekre, ha szállítói hiba vagy ártűréshatár-hiba miatt nem sikerül az ellenőrzésük. Válasszon a következő lehetőségek közül:

  • Nincs intézkedés - A beszerzési igény sorai a Jóváhagyott beszerzési igények kiadása oldalon maradnak. A beszerzési igénylési sorok állapota Jóváhagyva marad. A hibákat azonban meg kell oldani ahhoz, hogy beszerzési rendelést lehessen létrehozni a beszerzési igénylési sorokhoz.
  • A beszerzési igénylés sorának törlése - A beszerzési igénylés sorai törlésre kerülnek. A kérelmező létrehozhat új beszerzési igénylést a visszavont sorokhoz, ha továbbra is kérelmezni kívánja a cikkeket.
  • Új beszerzési igény sor létrehozása - A beszerzési igény sorok törlésre kerülnek. Ezután új beszerzési igénylések jönnek létre, amelyek csak azokat a beszerzési igénylési sorokat tartalmazzák, amelyek ellenőrzése sikertelen volt. Az új beszerzési igénylések Tervezet állapotúak lesznek a létrehozáskor. Ezek a beszerzési igénylések a hibák kijavítása után újból elküldhetők ellenőrzésre. A beszerzési igénylési sorok készítője értesítést kap a sorok visszavonásáról, valamint arról is, hogy új beszerzési igénylések jöttek létre a sikertelen beszerzési igénylési sorokhoz.

• A Beszerzési rendelés manuális létrehozása lapon adhatja meg azokat a paramétereket, amelyek meghatározzák, hogy beszerzési igényléseket manuálisan kell-e feldolgozni, vagy automatikusan átalakíthatók beszerzési rendelésekké. A paraméterek vonatkozhatnak belső katalóguscikkekre, külső katalóguscikkekre vagy katalógusban nem szereplő cikkekre. Válasszon a következő lehetőségek közül:

  • Beszerzési rendelések manuális létrehozása - Manuálisan hozzon létre beszerzési rendeléseket az összes beszerzési igényléshez.
  • Automatikus beszerzési rendelések létrehozása - Automatikusan létrehozza a beszerzési rendeléseket az összes jóváhagyott beszerzési igényléshez. Egyik beszerzési igénylésnél sem kell kézzel létrehozni a beszerzési rendelést.
  • Automatikusan hozzon létre megrendeléseket, kivéve a következő feltételek esetén - Kézzel hozzon létre megrendeléseket az Ön által meghatározott feltételeknek megfelelő beszerzési igényekhez. A jóváhagyott beszerzési igényléseket a program automatikusan beszerzési rendelésre alakítja át. Ha a Beszerzési rendelések automatikus létrehozása, kivéve a megadott feltételek teljesülése esetén lehetőséget választja, beszerzési kategóriákat és szállítókat vehet fel annak megadásához, hogy a jóváhagyott beszerzési igénylési sorok közül melyik sorok igényelnek kézi feldolgozást. Ez a beállítás vonatkozhat a belső katalóguscikkekre, a külső katalóguscikkekre és a katalógusban nem szereplő cikkekre is. Amikor beszerzési kategóriát választ, a beszerzési kategóriához tartozó összes alkategóriát is kiválasztja. Válassza az Összes lehetőséget egy meghatározott típusú beszerzési igénylési sor esetében, ha az összes ilyen típusú sornál kézi feldolgozást kíván megadni.

  Ha azt szeretné, hogy a beszerzési rendelések automatikusan jöjjenek létre a jóváhagyott beszerzési igénylésekből a beszerzési rendelések kötegelt létrehozási feladatának futtatásakor, akkor válassza ki a Beszerzési rendelések automatikus létrehozásának végrehajtása kötegelt feladatként lehetőséget. Ez a beállítás csak azokra a beszerzési igénylésekre érvényes, amelyek nem igényelnek kézi feldolgozást. Ha a beszerzési rendelések automatikus létrehozását kötegelt feladatként futtatja, ezt a tevékenységet ütemezheti olyan időpontra, amikor az erőforrások kevésbé korlátozottak. Amennyiben a beszerzési igénylési sorokra ki van választva az Előleg szükséges lehetőség, a jóváhagyott beszerzési igénylések manuális feldolgozásához válassza az Az igénylés előlegfizetéshez való előkészítésének időpontja lehetőséget. A kézi feldolgozásra kijelölt beszerzési igénylések szűrhetők, ha csak azokat a beszerzési igénylési sorokat kívánja megjeleníteni, amelyek előleget igényelnek.

• Az Igényösszevonás lapon megadhatja azokat a paramétereket, amelyek meghatározzák, hogy a manuálisan feldolgozott beszerzési igénylések figyelembe vehetők-e a beszerzési igénylések összevonásakor. A paraméterek vonatkozhatnak belső katalóguscikkekre, külső katalóguscikkekre vagy katalógusban nem szereplő cikkekre. Válasszon a következő lehetőségek közül:

  • Nem engedélyezi az igénykonszolidációt - Egyetlen jóváhagyott beszerzési igénylés sora sem jogosult igénykonszolidációra. Ez az alapértelmezett beállítás, és csak azokra a beszerzési igénylési sorokra vonatkozik, amelyek kézi feldolgozást igényelnek a beszerzési rendelések létrehozásához.
  • Mindig engedélyezze a kereslet-konszolidációt - Minden jóváhagyott beszerzési igénylés sora jogosult a kereslet-konszolidációra. Megjegyzés: Ha a Követelés-konszolidáció lapon a Mindig engedélyezze az igénykonszolidációt opciót választja, de a Kézi rendelés létrehozása lapon a Megrendelések automatikus létrehozása opciót választja, akkor minden beszerzési igényt kézi feldolgozásra tartanak fenn.
  • Az igénykonszolidáció engedélyezése a következő feltételek mellett - Határozza meg azokat a kritériumokat, amelyek meghatározzák, hogy a jóváhagyott beszerzési igénylőlap sorok jogosultak-e az igénykonszolidációra. A beszerzési igénylési sorok mindegyik típusához beállíthatja a feltételeket a beszerzési kategória és a szállító szerint. Ha az Igényösszevonás engedélyezése a megadott feltételek teljesülése esetén lehetőséget választja, a beszerzési igénylési sorok mindegyik típusához beállíthatja a feltételeket a beszerzési kategória és a szállító szerint. Amikor beszerzési kategóriát választ, a beszerzési kategóriához tartozó összes alkategóriát is kiválasztja. Ha az Összes lehetőséget választja egy meghatározott sortípusnál, az adott sortípussal rendelkező összes beszerzési igénylési sor használható lesz az igényösszevonáshoz.