Az Archiválás funkció leírása az Outlookban

Eredeti TUDÁSBÁZIS-szám: 830119

További információ

Az Outlook-postaláda növekszik, ahogy az elemek ugyanúgy jönnek létre, ahogyan a papírok az asztalon halmozódnak fel. A papíralapú világban időnként átkeverheti a dokumentumait, és tárolhatja azokat, amelyek fontosak, de ritkán használják őket. Koruk alapján elvetheti a kevésbé fontos dokumentumokat, például az újságokat és a magazinokat.

Ugyanezt a folyamatot gyorsan elvégezheti az Outlook 2003-ban és az újabb verziókban is. A régi elemeket manuálisan is átviheti egy tárolófájlba, ha a Fájl menü Archívum elemét választja. Vagy az Archiválás funkcióval automatikusan áthelyezheti a régi elemeket. Az elemek akkor tekinthetők réginek, ha elérik az Ön által megadott kort. Az Archiválás funkcióval törölheti vagy áthelyezheti a régi elemeket. Az Outlook mindenféle elemet képes archiválni, de csak az e-mail mappában tárolt fájlokat tudja megtalálni, például egy Microsoft Excel-számolótáblát vagy egy e-mailhez csatolt Microsoft Word-dokumentumot. Az e-mail mappában nem tárolt fájlok nem archiválhatók.

Az Archiválás funkció kétlépéses folyamattal rendelkezik. Először kapcsolja be az Archiválás funkciót. Másodszor beállítja az Archiválás funkció tulajdonságait minden archiválni kívánt mappához.

Megjegyzés

Ha több Exchange-fiókkal rendelkezik ugyanabban az Outlook-profilban, az alapértelmezett archiválási beállítás az összes fiókra érvényes lesz. Ennek elkerülése érdekében alkalmazza az Archiválás beállítást a mappa szintjén.

A mappaszinten meghatározhatja az archiválandó elemeket, és azt, hogy milyen gyakran legyenek archiválva. Automatikusan archiválhatja az egyes mappákat, vagy konfigurálhat egy alapértelmezett archiválási beállítást az összes mappához. Ezután konfigurálja az archiválási beállításokat azokhoz a mappákhoz, amelyeket nem szeretne az alapértelmezett archiválási beállítások használatával használni. Az Archiválás funkció automatikusan fut az Outlook indításakor. Az Outlook dátum szerint ellenőrzi az egyes mappák archiválási tulajdonságait, és áthelyezi a régi elemeket az archív fájlba. A Törölt elemek mappába áthelyezett elemek törlődnek.

Outlook 2003 és Outlook 2007 esetén

Alapértelmezés szerint több Outlook-mappa is be van állítva az Archiválás funkció bekapcsolásával. Az alábbi lista azokat a mappákat sorolja fel, amelyeken be van kapcsolva az Archiválás funkció, valamint az egyes mappák alapértelmezett korosítási időszaka:

  • A Naptár mappa (hat hónap)
  • A Feladatok mappa (hat hónap)
  • A Napló mappa (hat hónap)
  • Az Elküldött elemek mappa (két hónap)
  • A Törölt elemek mappa (két hónap)

A Beérkezett üzenetek, a Jegyzetek, a Névjegyek és a Piszkozatok mappában nincs automatikusan bekapcsolva az Archiválás funkció. Az Archiválás funkció nem használható a Névjegyek mappával, mivel a Névjegyek mappának nincs archív tulajdonsága.

Outlook 2010 és újabb verziók

Alapértelmezés szerint az Archiválás funkció ki van kapcsolva az Outlook 2010 és újabb verziókban. Az Archiválás funkció alapértelmezés szerint engedélyezve van az Outlook 2003-ban és az Outlook 2007-ben. Ha nem tiltja le az Archiválás funkciót az Outlook 2003-ban vagy az Outlook 2007-ben, és az Outlook 2010-re vagy újabb verziókra frissít, az Archiválás funkció továbbra is engedélyezve marad.

Az elemek archiválása és exportálása közötti különbség

Az elemek archiválásakor csak személyes mappafájlba (.pst) archiválhatja az elemeket. Az elemek exportálásakor számos különböző fájltípusba exportálhatja az elemeket, beleértve a .pst fájlokat és a tagolt szövegfájlokat. A meglévő mappastruktúra megmarad az új archív fájlban. Ha az archivált mappa fölött van egy szülőmappa, a szülőmappa az archív fájlban jön létre. A szülőmappában lévő elemek azonban nem lesznek archiválva. Ily módon ugyanaz a mappastruktúra létezik az archív fájl és a postaláda között. A mappák az archiválás után is a helyükön maradnak, még akkor is, ha üresek. Csak egy fájltípus, egy .pst fájl archiválható.

Az elemek exportálásakor a program az eredeti elemeket az exportálási fájlba másolja, de azokat nem távolítja el az aktuális mappából.

Az Archiválás funkció bekapcsolása

Outlook 2010 és újabb verziókra:

  1. Válassza a Fájl fület, majd a Fájl menü Beállítások lapfülét.
  2. Válassza a Speciális lapfület.
  3. Válassza az Archiválási beállítások lehetőséget.
  4. Jelölje be az Archiválás minden jelölőnégyzetet. Írjon be egy számot a Napok mezőbe az archiválási folyamat futási gyakoriságának megadásához.
  5. Ha az elemek archiválása előtt szeretne értesítést kapni, jelölje be a Rákérdezés az archiválás előtt jelölőnégyzetet.
  6. Az Alapértelmezett archív fájl mezőbe írja be az átvitt archivált elemek fájlnevét, vagy válassza a Tallózás lehetőséget a listából való kiválasztáshoz.
  7. Válassza egymás után kétszer az OK gombot.

Outlook 2007 és Outlook 2003 esetén:

  1. Az Eszközök menüben válassza a Beállítások, majd az Egyéb fület.
  2. Válassza az Archiválás lehetőséget.
  3. Jelölje be az Archiválás minden jelölőnégyzetet, majd adja meg, hogy milyen gyakran fusson az archiválási folyamat, ha beír egy számot a napok mezőbe.
  4. Ha az elemek archiválása előtt szeretne értesítést kapni, jelölje be a Rákérdezés az archiválás előtt jelölőnégyzetet.
  5. Az Alapértelmezett archív fájl mezőbe írja be az átvitt archivált elemek fájlnevét, vagy válassza a Tallózás lehetőséget a listából való kiválasztáshoz.
  6. Válassza egymás után kétszer az OK gombot.

Most, hogy bekapcsolta az Archiválás funkciót, minden mappához be kell állítania az archiválási tulajdonságokat.

Fontos

Az alapértelmezett archív fájlként kiválasztott Outlook-adatfájlnak (.pst) a helyi számítógépen kell lennie. A hálózati .pst fájlok használata csak az Outlook 2010-ben támogatott, nagyon specifikus feltételek mellett. A .pst fájlok hálózaton keresztüli használatára vonatkozó korlátozásokról további információt a személyes mappák (.pst) fájljainak helyi hálózaton és WAN-kapcsolaton keresztüli használatára vonatkozó korlátozások című témakörben talál.

Mappa archiválási tulajdonságainak beállítása

Outlook 2010 és újabb verziókra:

1. módszer:

  1. Jelölje ki az archiválni kívánt mappát.
  2. Válassza a Mappa fület, majd az Archiválási beállítások lehetőséget.

2. módszer:

  1. Kattintson a jobb gombbal az archiválni kívánt mappára, és válassza a Tulajdonságok parancsot.
  2. Válassza az Archiválás lapot.
  3. A mappa archiválási tulajdonságainak beállításához jelölje be a jelölőnégyzetnél régebbi elemek törlését .
  4. Ha meg szeretné adni, hogy az elemeket mikor kell automatikusan áthelyezni az archív fájlba, írjon be egy számot a Hónapok mezőbe.
  5. Ha meg szeretne adni egy fájlt az átvitt archivált elemekhez, válassza a Régi elemek áthelyezése lehetőséget.
  6. A Régi elemek áthelyezése mezőbe írja be az archivált elemek fájlnevét. Vagy válassza a Tallózás lehetőséget a listából való kiválasztáshoz, majd kattintson az OK gombra.

Outlook 2007 és Outlook 2003 esetén:

  1. A mappalistában kattintson a jobb gombbal az archiválni kívánt mappára, majd válassza a Tulajdonságok parancsot.
  2. Válassza az Archiválás lapot.
  3. A mappa archiválási tulajdonságainak beállításához válassza a Korábbi elemek törlése lehetőséget.
  4. Ha meg szeretné adni, hogy az elemeket mikor kell automatikusan áthelyezni az archív fájlba, írjon be egy számot a Hónapok mezőbe.
  5. Ha meg szeretne adni egy fájlt az átvitt archivált elemekhez, válassza a Régi elemek áthelyezése lehetőséget.
  6. A Régi elemek áthelyezése mezőbe írja be az archivált elemek fájlnevét. Vagy válassza a Tallózás lehetőséget a listából való kiválasztáshoz, majd kattintson az OK gombra.