Apa itu alur kerja siklus hidup?

  • Artikel

Alur kerja siklus hidup adalah fitur tata kelola identitas baru yang memungkinkan organisasi mengelola pengguna Microsoft Entra dengan mengotomatiskan tiga proses siklus hidup dasar ini:

  • Joiner: Saat individu memasuki cakupan membutuhkan akses. Contohnya adalah karyawan baru yang bergabung dengan perusahaan atau organisasi.
  • Mover: Saat individu berpindah antar batas dalam organisasi. Gerakan ini mungkin memerlukan lebih banyak akses atau otorisasi. Contohnya adalah pengguna yang berada di pemasaran dan sekarang menjadi anggota organisasi penjualan.
  • Leaver: Ketika seseorang meninggalkan cakupan membutuhkan akses. Gerakan ini mungkin memerlukan penghapusan akses. Contohnya adalah karyawan yang pensiun atau karyawan yang dihentikan.

Alur kerja berisi proses tertentu yang berjalan secara otomatis terhadap pengguna saat mereka bergerak melalui siklus hidup mereka. Alur kerja terdiri dari tugas dan kondisi eksekusi.

Tugas adalah tindakan tertentu yang berjalan secara otomatis saat alur kerja dipicu. Kondisi eksekusi menentukan cakupan siapa yang terpengaruh dan pemicu kapan alur kerja akan dilakukan. Misalnya, mengirim email kepada manajer tujuh hari sebelum nilai dalam employeeHireDate atribut karyawan baru dapat dijelaskan sebagai alur kerja. Hal ini terdiri dari:

  • Tugas: Kirim email.
  • Siapa (cakupan): Karyawan baru.
  • Kapan (pemicu): Tujuh hari sebelum employeeHireDate nilai atribut.

Alur kerja otomatis menjadwalkan pemicu berdasarkan atribut pengguna. Cakupan alur kerja otomatis dimungkinkan melalui berbagai atribut pengguna dan diperluas, seperti departemen tempat pengguna berada.

Alur kerja siklus hidup bahkan dapat diintegrasikan dengan kemampuan tugas aplikasi logika untuk memperluas alur kerja untuk skenario yang lebih kompleks melalui aplikasi logika yang ada.

Diagram alur kerja siklus hidup.

Mengapa menggunakan alur kerja siklus hidup

Siapa pun yang ingin memodernisasi proses manajemen siklus hidup identitas bagi karyawan perlu memastikan:

  • Bahwa ketika pengguna bergabung dengan organisasi, mereka siap untuk pergi pada hari pertama. Mereka memiliki akses yang benar ke informasi, keanggotaan grup, dan aplikasi yang mereka butuhkan.
  • Bahwa pengguna yang tidak lagi terikat dengan perusahaan karena berbagai alasan (penghentian, pemisahan, cuti, atau pensiun) memiliki akses mereka dicabut tepat waktu.
  • Bahwa proses untuk menyediakan atau mencabut akses tidak terlalu membebani atau memakan waktu bagi administrator.
  • Administrator dan pengguna resmi lainnya dapat dengan mudah memecahkan masalah, dan pengelogan tersebut cukup untuk membantu pemecahan masalah, audit, dan kepatuhan.

Alasan utama untuk menggunakan alur kerja siklus hidup meliputi:

  • Memperluas proses provisi berbasis-SDM Anda dengan alur kerja lain yang menyederhanakan dan mengotomatiskan tugas.
  • Pusatkan proses alur kerja Anda sehingga Anda dapat dengan mudah membuat dan mengelola alur kerja di satu lokasi.
  • Memecahkan masalah skenario alur kerja dengan mudah dengan riwayat alur kerja dan log audit.
  • Mengelola siklus hidup pengguna sesuai kebutuhan. Seiring bertambahnya organisasi Anda, kebutuhan sumber daya lain untuk mengelola siklus hidup pengguna berkurang.
  • Kurangi atau hapus tugas manual.
  • Terapkan aplikasi logika untuk memperluas alur kerja untuk skenario yang lebih kompleks dengan aplikasi logika yang ada.

Kemampuan tersebut dapat membantu memastikan pengalaman holistik dengan memungkinkan Anda menghapus dependensi dan aplikasi lain untuk mencapai hasil yang sama. Anda kemudian dapat meningkatkan efisiensi dalam orientasi karyawan baru dan dalam penghapusan mantan karyawan dari sistem.

Kapan menggunakan alur kerja siklus hidup

Anda dapat menggunakan alur kerja siklus hidup untuk mengatasi salah satu kondisi berikut:

  • Mengotomatiskan dan memperluas orientasi pengguna dan provisi SDM: Gunakan alur kerja siklus hidup saat Anda ingin memperluas skenario provisi SDM Dengan mengotomatiskan tugas seperti membuat kata sandi sementara dan mengirim email kepada manajer. Jika saat ini Anda memiliki proses manual untuk orientasi, gunakan alur kerja siklus hidup sebagai bagian dari proses otomatis.
  • Mengotomatiskan keanggotaan grup: Saat grup di organisasi Anda ditentukan dengan baik, Anda dapat mengotomatiskan keanggotaan pengguna dalam grup tersebut. Manfaat dan perbedaan dari grup dinamis meliputi:
    • Alur kerja siklus hidup mengelola grup statis, di mana Anda tidak memerlukan aturan grup dinamis.
    • Tidak perlu memiliki satu aturan per grup. Aturan alur kerja siklus hidup menentukan cakupan pengguna untuk menjalankan alur kerja, bukan grup mana.
    • Alur kerja siklus hidup membantu mengelola siklus hidup pengguna di luar atribut yang didukung dalam grup dinamis--misalnya, jumlah hari tertentu sebelum employeeHireDate nilai atribut.
    • Alur kerja siklus hidup dapat melakukan tindakan pada grup, bukan hanya keanggotaan.
  • Riwayat alur kerja dan audit: Gunakan alur kerja siklus hidup saat Anda perlu membuat jejak audit proses siklus hidup pengguna. Dengan menggunakan pusat admin Microsoft Entra, Anda dapat melihat riwayat dan audit untuk skenario orientasi dan keberangkatan.
  • Mengotomatiskan manajemen akun pengguna: Bagian utama dari proses siklus hidup identitas adalah memastikan bahwa pengguna yang pergi memiliki akses mereka ke sumber daya yang dicabut. Anda dapat menggunakan alur kerja siklus hidup untuk mengotomatiskan penonaktifan dan penghapusan akun pengguna.
  • Mengintegrasikan dengan aplikasi logika: Anda dapat menerapkan aplikasi logika untuk memperluas alur kerja untuk skenario yang lebih kompleks.

Persyaratan lisensi

Menggunakan fitur ini memerlukan lisensi Tata Kelola ID Microsoft Entra. Untuk menemukan lisensi yang tepat untuk kebutuhan Anda, lihat Tata Kelola ID Microsoft Entra dasar-dasar lisensi.

Dengan Alur Kerja Siklus Hidup, Anda dapat:

  • Membuat, mengelola, dan menghapus alur kerja hingga batas total 100 alur kerja.
  • Memicu eksekusi alur kerja sesuai permintaan dan terjadwal.
  • Kelola dan konfigurasikan tugas yang ada untuk membuat alur kerja yang khusus untuk kebutuhan Anda.
  • Buat hingga 100 ekstensi tugas kustom yang akan digunakan dalam alur kerja Anda.

Langkah berikutnya