Menggunakan template Word di Dynamics 365

 

Berlaku Untuk: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Fitur ini diperkenalkan pada Pembaruan CRM Online 2016 dan CRM 2016 (lokal).

Ingin memiliki fitur ini? Cari administrator Dynamics 365 atau staf dukungan.

Setelah Anda membuat dan mengimpor template Microsoft Office Word ke Microsoft Dynamics 365, dengan satu klik pengguna dapat menghasilkan standar dokumen yang secara otomatis diisi dengan data Dynamics 365. Fitur ini memiliki beberapa pertimbangan khusus yang Anda harus tahu tentang untuk cara agar berhasil membuat template Word.

Tip

Lihat video berikut: Buat dokumen langsung dari Dynamics CRM dengan menggunakan template Word dan Excel (2:38)

Peringatan

Ada masalah yang dikenal ketika membuat template di Word. Topik ini berisi informasi tentang cara untuk mencegah interaksi yang berpotensi bisa mengacaukan Word. Lihat: Penting! Masalah yang dikenal dan cara menghindarinya.

Berikut ini adalah versi Word yang didukung.

Area	Versi Word
Membuat template Word	2013, 2016
Menggunakan dokumen Word yang dihasilkan di Dynamics 365	2010, 2013, 2016

Ikuti langkah-langkah dalam topik ini untuk berhasil membuat dan menggunakan template Word di Dynamics 365.

Langkah 1: Buat template Word

Di mana Anda dapat membuat template

Ada tiga tempat di Dynamics 365 di mana Anda dapat membuat template Word:

• Dari halaman pengaturan. Pergi ke pengaturan > template > template dokumen > baru(). Anda akan memerlukan izin yang memadai untuk mengakses halaman pengaturan, seperti Administrator sistem atau sistem Customizer.

• Dari rekaman. Buka rekaman seperti akun dalam penjualan. Pergi ke penjualan > Client_Accounts > Akun aktif Saya. Klik account untuk membukanya, dan kemudian klik Lainnya (...) > template Word > Buat Template Word. Template yang dibuat di sini pribadi dan tersedia hanya untuk pengguna yang membuat template.

• Dari daftar rekaman. Sebagai contoh, pergi ke penjualan > Client_Accounts > Akun aktif Saya. Pilih satu account, dan kemudian klik Lainnya (...) > template Word > Buat Template Word.

  

Tip

Untuk menghapus template dokumen pribadi, lakukan hal berikut:

1. Klik Pencarian Tingkat Lanjut ().

2. Untuk Cari, pilih template dokumen pribadi.

3. Klik hasil (!).

4. Pilih template dokumen pribadi untuk dihapus dan kemudian klik Hapus ().

Setelah mengklik Buat Template Word, pilih entitas untuk filter, dan kemudian klik Template Word > pilih entitas.

Halaman pilihan hubungan muncul.

Apakah hubungan 1: n, N:1, dan N:N itu?

Layar ini memerlukan pemahaman tentang struktur data Dynamics 365 Anda. Administrator atau kustomizer Dynamics 365 Anda dapat memberikan informasi tentang hubungan entitas. Untuk konten admin, lihat TechNet: membuat dan mengedit hubungan entitas.

Berikut adalah beberapa contoh hubungan untuk entitas Account.

Relasi	Keterangan
	Sebuah akun dapat memiliki beberapa kontak.
	Prospek, akun atau kontak dapat memiliki beberapa akun.
	Sebuah akun dapat memiliki daftar pemasaran. Sebuah daftar pemasaran dapat memiliki akun.

Hubungan yang Anda pilih pada layar ini menentukan apakah entitas dan bidang tersedia kemudian ketika Anda mendefinisikan template Word. Pilih hanya hubungan yang Anda perlu tambahkan data Dynamics 365-nya ke template Word.

Catatan

Untuk memastikan download dokumen tepat waktu, ada batas atas 100 untuk jumlah rekaman terkait yang dihasilkan untuk setiap relasi. Misalnya, jika Anda sedang mengekspor template untuk akun, dan Anda ingin menyertakan daftar kontaknya, dokumen akan dihasilkan paling banyak 100 dari kontak account.

Unduh template.

Klik Download Template di halaman pilih entitas untuk membuat file Word pada komputer lokal dengan entitas diekspor yang termasuk sebagai XML data.

Langkah 2: Mengaktifkan tab pengembang

Buka di file template Word. Pada titik ini, dokumen nampaknya kosong.

Untuk melihat dan menambahkan Dynamics 365 XML data, Anda harus mengaktifkan tab pengembang Word.

1. Pergi ke File > pilihan > Sesuaikan pita, dan kemudian mengaktifkan pengembang.

   

2. Klik OK.

Pengembang sekarang muncul dalam pita Word.

Penting! Masalah yang dikenal dan cara menghindarinya

Ada masalah yang dikenal dengan template Word yang dihasilkan Dynamics 365 dan Microsoft Office Word. Dalam bagian berikutnya, Anda akan menambahkan bidang kontrol konten XML untuk template Word.

Peringatan

Beberapa hal yang dapat menyebabkan Word macet, yang mengharuskan Anda untuk menggunakan Manajer Tugas untuk menghentikan Word:

• Anda memasukkan konten kontrol lain daripada gambar atau teks murni.

• Anda membuat perubahan tekstual, seperti mengubah kapitalisasi atau menambahkan teks, untuk kontrol konten. Perubahan ini dapat terjadi melalui AutoCorrect serta suntingan pengguna. Secara default, Microsoft Word AutoCorrect memanfaatkan kalimat. Ketika Anda menambahkan bidang kontrol konten, Word melihat ini sebagai sebuah kalimat yang baru dan akan memanfaatkan itu ketika fokus bergeser dari bidang.

Untuk mencegah masalah dengan bidang kontrol, lakukan hal berikut:

Tambahkan kolom hanya sebagai teks murni atau gambar

1. Anda menggunakan panel pemetaan XML untuk menambahkan bidang entitas Dynamics 365 ke template Word. Pastikan hanya menambahkan kolom sebagai teks murni atau gambar.

   

Jangan membuat perubahan teks ke kontrol konten yang ditambahkan

1. Anda dapat membuat perubahan format untuk ke bidang kontrol konten, seperti huruf tebal teks, tetapi tidak ada perubahan tekstual lain, termasuk perubahan kapitalisasi.

   

Jika Anda mengalami kemacetan Word atau kinerja degradasi, coba mematikan AutoCorrect.

Matikan AutoCorrect

1. Dengan template file terbuka di Word, pergi ke File > pilihan > Proofing > pilihan AutoCorrect.

   

2. Hapus Besarkan huruf pertama dari kalimat dan secara otomatis menggunakan saran dari pemeriksa ejaan.

   

3. Hapus tanda hubung (-) dengan dash (-) di tab AutoFormat dan AutoFormat saat Anda mengetik.

4. Klik OK.

Jika Anda mengikuti rekomendasi di atas, Anda siap untuk menentukan template Word.

Langkah 3: Tentukan Word template

Gunakan panel pemetaan XML untuk mendefinisikan template Word dengan bidang entitas Dynamics 365.

1. Di template Word, klik pengembang > panel pemetaan XML.

   

   Skema XML default dipilih.

   

2. Pilih skema XML Dynamics 365. Ini akan mulai dengan “urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   Penting

   Jika Anda sering memiliki suntingan tak sengaja yang menyebabkan Word untuk macet atau memiliki penurunan kinerja, pastikan untuk menonaktifkan pilihan AutoCorrect menurut bagian: "masalah yang dikenal dan cara menghindarinya".

3. Perluas entitas Dynamics 365, klik kanan bidang entitas, dan kemudian klik Masukkan kontrol konten > teks murni.

   

Bidang entitas Dynamics 365 ditambahkan ke template Word.

Tambahkan bidang entitas tambahan, tambahkan label deskriptif, teks, dan format dokumen.

Template yang selesai mungkin terlihat seperti ini:

Beberapa bidang kontrol konten yang Anda masukkan mungkin memiliki beberapa baris data. Sebagai contoh, account memiliki lebih dari satu kontak. Untuk memasukkan semua data dalam template Word, tetapkan bidang kontrol konten untuk mengulangi.

Atur bidang kontrol konten untuk mengulangi

1. Tempatkan bidang dengan mengulangi data dalam baris tabel.

2. Pilih seluruh baris tabel dalam template.

   

3. Di panel pemetaan XML, klik kanan hubungan yang mengandung bidang kontrol konten, dan kemudian klik Mengulangi.

   

Bila Anda menggunakan template Word dalam Dynamics 365 untuk membuat dokumen, tabel akan terisi dengan beberapa baris data.

Ketika template memiliki bidang dan format yang Anda inginkan, Simpan, dan upload ke Dynamics 365.

Langkah 4: Upload template Word kembali ke Dynamics 365

"Ketika template Word Anda dibangun seperti yang Anda inginkan, simpan sehingga Anda dapat meng-upload-nya ke Dynamics 365.

Akses ke template Word baru dibuat tergantung pada bagaimana Anda meng-uploadnya dan dengan akses yang diberikan kepada peran keamanan. Pastikan untuk memeriksa Peran keamanan digunakan untuk mengontrol akses ke template.

Administrasi Dynamics 365 dapat menggunakan halaman pengaturan untuk meng-upload template Word ke Dynamics 365. Template yang diupload dalam pengaturan tersedia untuk semua pengguna di organisasi Dynamics 365 Anda.

Untuk admin: Upload template Word ke Dynamics 365

1. Di Dynamics 365, pergi ke pengaturan > template > template dokumen.

2. Klik Unggah Template.

3. Tarik file Word di kotak dialog atau browse ke file.

   

4. Klik Upload.

Pengguna non-admin dapat meng-upload template untuk mereka gunakan sendiri dari daftar rekaman.

Untuk non-admin atau admin yang ingin membuat template pribadi: Upload template Word ke Dynamics 365

1. Dalam Dynamics 365, buka halaman dengan daftar rekaman, misalnya, daftar akun pelanggan dalam penjualan.

2. Pilih item tunggal seperti sebuah akun, dan kemudian klik Lainnya (...) > template Word > Buat Template Word.

3. Klik Template Word > Unggah.

   

4. Tarik file Word di kotak dialog atau browse ke file.

5. Klik Upload.

Langkah 5: Menghasilkan sebuah dokumen dari template Word

Menggunakan template Word yang telah Anda buat, lakukan hal berikut:

1. Buka rekaman dengan informasi yang Anda ingin untuk membuat sebuah dokumen. Misalnya, buka rekaman akun pelanggan dalam penjualan.

2. Klik Lainnya (...) > template Word, dan kemudian di bawah template Word pilih template yang Anda buat.

   Jika template yang Anda buat tidak terlihat, ada dua kemungkinan:

   1. Hanya template yang dibangun untuk jenis rekaman dipilih (entitas) akan ditampilkan. Misalnya, jika Anda membuka rekaman peluang, Anda tidak akan melihat sebuah template yang Anda buat dengan entitas akun.

   2. Anda perlu memperbarui Dynamics 365 untuk melihat template. Refresh browser atau tutup dan buka kembali Dynamics 365.

Setelah Anda , pilih template Word, Dynamics 365 membuat dokumen Word dari data yang Anda pilih.

Coba sampel template Word

Ada lima template Word yang disertakan dengan Microsoft Dynamics 365.

Sampel template Word dibuat dengan jenis rekaman tertentu (entitas). Anda hanya akan dapat menerapkan template untuk rekaman dari jenis rekaman yang sama.

Nama	Entitas
Ringkasan Peluang	Peluang (area Penjualan)
Ringkasan Kampanye	Kampanye (area Pemasaran)
Ringkasan Kasus	Kasus (area layanan)
Faktur	Faktur (area penjualan)
Ringkasan Akun	Client_Account (area penjualan, layanan, dan pemasaran)

Untuk menerapkan sampel template Word

1. Buka rekaman dengan informasi dengan jenis entitas yang cocok dengan template sampel. Misalnya, buka rekaman akun pelanggan dalam penjualan untuk menerapkan template ringkasan akun.

2. Klik Lainnya (...) > template Word, dan kemudian di bawah template Word pilih template sampel.

Buka template Word yang baru dibuat dan berikan tampilan.

Catatan

Anda dapat meninjau tetapi tidak mengedit template yang disertakan dalam Microsoft Dynamics 365.

Pertimbangan tambahan

Peran keamanan digunakan untuk mengontrol akses ke template

Administrator Dynamics 365 dapat mengontrol akses ke template Word dengan beberapa rincian. Misalnya, Anda dapat memberi tenaga penjualan akses membaca tetapi tidak akses tulis ke template Word.

1. Di Dynamics 365, klik Pengaturan > Keamanan > Peran Keamanan.

2. Pilih peran kemudian klik tab Manajemen Bisnis.

3. Pilih Template dokumen untuk mengatur akses untuk template yang tersedia untuk seluruh organisasi. Pilih Template dokumen pribadi untuk template yang dibagi untuk masing-masing pengguna.

4. Klik lingkaran untuk menyesuaikan tingkat akses.

Daftar dokumen-dokumen yang dibuat tidak berada dalam urutan yang sama seperti rekaman

Daftar rekaman yang dibuat dari template kustom mungkin tidak muncul dalam urutan yang sama dalam dokumen Word seperti urutan di Dynamics 365. Rekaman tercantum dalam urutan waktu dan tanggal mereka dibuat.

Lihat Juga

Menganalisis data dengan template Excel