Indicazioni per le sale riunioni per Teams

Questo articolo ha lo scopo di guidare gli utenti su come ottimizzare gli spazi per le riunioni con Microsoft Teams Rooms soluzioni e dispositivi. Include informazioni su usi, layout e specifiche di dispositivi e soluzioni Teams Rooms.

Panoramica

Microsoft Teams Rooms soluzioni offrono flessibilità di scopo e anche flessibilità di movimento in uno spazio che non le sale riunioni tradizionali. Ad esempio, con i dispositivi Teams Rooms, gli utenti possono migliorare la collaborazione con una lavagna digitale e le fotocamere intelligenti per il monitoraggio delle persone assicurano che ogni partecipante locale possa essere visto ovunque si trovi nella stanza. Qualsiasi tipo di spazio e qualsiasi tipo di riunione può essere ottimizzato con dispositivi Teams Rooms o soluzioni Teams Rooms.

Riunioni incentrate sulla presentazione

Organizzare riunioni e presentarsi è il primo contenitore e questa riunione è in genere più formale. L'audio visivo è una priorità e l'attenzione è rivolta alla presentazione del contenuto. Il dispositivo è in genere fisso, consentendo agli utenti di rimanere seduti mentre interagiscono con il dispositivo da una console al centro del tavolo.

Gli spazi riunione e presentazione assegnano priorità a presentazioni e discussioni, il che significa che il layout e la tecnologia devono essere ottimizzati per la condivisione di contenuti e la creazione condivisa remota. Tutti devono essere coinvolti nella discussione e devono essere in grado di vedere e interagire con il contenuto condiviso.

Layout Riunione e presentazione degli spazi: le tabelle devono essere fisse e posizionate davanti agli schermi della stanza. Nelle stanze più piccole, i tavoli possono essere collegati alla parete, ma in spazi più grandi devono essere separati per soddisfare le considerazioni relative alla fotocamera.

Riunioni incentrate sulla creazione condivisa

Le riunioni riunioni e co-create sono in genere meno formali e hanno priorità sulla creazione condivisa, l'input penna e la lavagna. Anche l'accesso ai file personali è uno stato attivo per questo contenitore. Il dispositivo può essere mobile, incoraggiando gli utenti a alzarsi in piedi, raccogliere e interagire con il dispositivo.

Lo spazio giusto collega gli utenti e la tecnologia senza problemi ed elimina l'attrito anche per gli utenti più novizi. I dispositivi Teams sono progettati per essere sufficientemente user-friendly per consentire ai giovani studenti o ai nuovi utenti di spostarsi abilmente e per consentire ai docenti o agli amministratori di controllare e personalizzare dal primo utilizzo.

Organizzare riunioni e creare layout di spazio in modalità condivisa: Le tabelle e le attrezzature per la creazione condivisa possono avere posizioni flessibili e dovrebbero ospitare gruppi di persone che lavorano sui tavoli o sull'attrezzatura.

Presentazioni e riunioni incentrate sulla creazione condivisa

Tenere presente che entrambi i tipi di chat room possono gestire entrambi i tipi di esperienze quando necessario. Le camere possono anche essere progettate per ospitare sia facilmente avendo tecnologia per ogni utilizzo. La cosa importante da ricordare è che, indipendentemente dallo spazio che si sta equitando, da un ufficio privato a una sala conferenze, deve essere abilitato Teams.

Combinazione di layout di presentazione e creazione condivisa di spazi: Una combinazione di casi d'uso di altri scenari di riunione può essere combinata per formare sale multiuso in cui le riunioni incentrate sulla presentazione, così come il lavoro di creazione condivisa, possono essere raggiunti con la stessa efficienza, spesso contemporaneamente.

Ottimizzare l'esperienza di riunione

Una grande esperienza di incontro è il risultato dell'uso della migliore tecnologia possibile per uno spazio riunioni in modi che facilitano lo scambio di idee senza essere intrusivi.

Esperienze di Teams Rooms native rispetto ad altri dispositivi

Teams Rooms andare oltre ciò che può essere fatto con Teams sui dispositivi personali fornendo funzionalità uniche nella sala, come l'accesso con un tocco, videocamere di contenuti per condividere lavagne fisiche nella riunione in modo intelligente e funzionalità di prossimità come il trasferimento senza soluzione di continuità di una riunione di Teams dal dispositivo personale alla sala.

I sistemi non nativi e auto-costruiti che si basano su servizi esterni, o una connessione bring-your-own-device, non corrisponderanno mai veramente alla facilità d'uso o alla qualità immersiva di una sala riunioni nativa di Teams.

Si è capito che nel corso di una distribuzione, potrebbero essere necessari passaggi intermedi (ad esempio la distribuzione rapida di sale riunioni bring-your-own-device) implementati nel percorso verso un'esperienza di Teams completamente nativa negli spazi delle riunioni.

Uso di Teams per creare la migliore esperienza possibile per le riunioni

Avendo sia Teams su tutti i tuoi dispositivi personali che correttamente distribuito Microsoft Teams Rooms in tutti i tuoi spazi, sarai in grado di facilitare la migliore esperienza di riunione possibile per ognuno dei tuoi utenti. Mentre prevedi di ottenere la migliore esperienza possibile, dovrai affrontare tutti i tuoi spazi sia in termini di distribuzione tecnologica che di guida e formazione per l'utente finale.

È normale pianificare l'implementazione su larga scala a livello aziendale in fasi in cui alcune sale vedono la tecnologia aggiunta in momenti diversi o persino alcuni componenti installati prima di altri (ad esempio la distribuzione di pannelli teams per la pianificazione in ogni stanza in un determinato edificio durante l'installazione di Teams Rooms soluzioni un piano o anche una sala alla volta).

Preparare gli utenti a eseguire questa operazione in più fasi per ottimizzare l'esperienza di riunione di Teams in ogni punto del percorso.

Buona esperienza: dispositivi personali da soli in un'area riunioni

È possibile iniziare con questo piano indirizzando tutti gli spazi riunione non AV o non dotati di collaborazione. È comunque possibile sfruttare Teams nelle sale riunioni, anche se le sale riunioni non hanno ancora installato dispositivi Teams.

Audio: Un ottimo ponte per un Teams Rooms completo consiste nel pianificare la tecnologia per le riunioni fornendo ai singoli utenti dispositivi audio certificati da Teams per sale e gruppi più piccoli oppure distribuendoli in sale prima di una soluzione completa Teams Rooms per spazi più grandi destinati a gruppi più grandi in cui un piccolo dispositivo non lo tagli.

Dei video: Quando si usano queste sale, i singoli utenti possono portare i propri dispositivi da condividere nel contenuto della riunione di Teams e acquisire le loro espressioni con le singole fotocamere. Gli utenti possono quindi designare qualcuno come unica origine audio per il gruppo locale, connettendo il dispositivo personale al dispositivo audio certificato, in modo che tutti (sia locali che remoti) abbiano un'esperienza positiva con l'audio della riunione.

Impegno: L'abilitazione delle sale riunioni per una migliore esperienza di riunione di Teams, anche quando richiede l'uso di dispositivi personali e periferiche, consentirà comunque agli utenti di espandere le attività che possono eseguire con Teams. Quando gli utenti sono situati in uffici privati e in workstation individuali, Teams facilita le discussioni di persona oltre a interagire con i partecipanti remoti.

Esperienza migliore: soluzioni Teams Rooms e nessun dispositivo personale

Se si installano soluzioni Teams Rooms o se si hanno già sale già distribuite con dispositivi di Teams Rooms appropriati per i rispettivi spazi, si sta per iniziare ad avere ottime esperienze di riunione.

Audio: L'audio di questi spazi di riunione verrà gestito dalla soluzione Teams Rooms e dai dispositivi audio certificati da Microsoft.

Dei video: I video in questi spazi verranno gestiti dalla soluzione Teams Rooms e dalle fotocamere certificate Microsoft.

Impegno: Gli utenti finali potranno sfruttare l'esperienza completa Teams Rooms per le riunioni, assicurando che tutti possano partecipare facilmente alle riunioni e disporre di audio e video eccezionali.

Esperienza ottimale: Teams Rooms soluzioni usate in combinazione con i dispositivi personali

Formare gli utenti a utilizzare la tecnologia in coordinamento conduce al risultato più efficiente e semplificato. Lo scenario migliore possibile è una combinazione di tecnologia installata e dispositivi personali.

Audio: La maggior parte della connettività delle sale riunioni e il lavoro audio-video verranno gestiti dalla soluzione Teams Rooms, mentre i singoli utenti possono partecipare alla stessa riunione con fotocamere attivate e audio disattivate per un'esperienza completamente coinvolgente.

Dei video: Gli utenti remoti potranno vedere tutti i partecipanti alla riunione oltre alla semplice lettura e alla condivisione del contenuto. Un utente remoto può attivare il video personale per ottenere una visualizzazione da qualsiasi punto della sala con la possibilità di concentrarsi su qualsiasi partecipante.

Impegno: La chat può rimanere dinamica con tutti i partecipanti, locali e remoti, coinvolti e coinvolti. La condivisione di video sia da Teams Rooms che tramite singole fotocamere consente ai partecipanti remoti di sentirsi coinvolti con tutti.

L'uso di Teams su tutti i dispositivi assicura che gli utenti della sala locale e gli utenti remoti si sentano ugualmente coinvolti nelle riunioni.

Considerazioni sulla tecnologia

Le scelte giuste per la tecnologia audio e video aiuteranno gli utenti a sfruttare al meglio le riunioni di Microsoft Teams.

Audio

Le considerazioni relative all'audio sono fondamentali per garantire che i partecipanti remoti e in sala possano essere ascoltati e compresi in modo chiaro. La copertura del microfono e dell'altoparlante deve includere tutti i sedili della stanza senza lasciare spazi vuoti.

I dispositivi audio giusti per ogni spazio:

È necessaria un'unica origine audio per uno spazio per garantire che non ci siano problemi audio in una sala riunioni.

L'associazione del microfono e degli altoparlanti giusti per ogni spazio darà i migliori risultati possibili per essere ascoltati chiaramente senza distrazioni.

  • Negli spazi condivisi, le opzioni si espandono, ma restano gli stessi principi: i partecipanti alla riunione devono essere ascoltati e ascoltarne chiaramente gli altri.

    • Tutti i dispositivi audio all-in-one sono opzioni di alta qualità e di facile distribuzione per spazi più piccoli con un numero limitato di partecipanti seduti relativamente vicino al dispositivo audio.

    • In spazi più grandi, i microfoni e gli altoparlanti si separano per garantire la massima copertura per tutti i partecipanti nello spazio. Molte soluzioni per sale di medie e grandi dimensioni sono disponibili come parte di un kit che non richiede alcuna configurazione, solo installazione fisica di microfoni e altoparlanti.

    • Negli spazi molto più grandi e complessi, sono disponibili soluzioni che consentono di utilizzare insieme una varietà di tipi di microfono e altoparlante, ad esempio catturare la voce di un docente e del pubblico da una grande sala, portando contemporaneamente la chiamata a tutti. Queste soluzioni si possono ottenere al meglio quando vengono distribuite con un partner Microsoft esperto nella progettazione e nella distribuzione di soluzioni più tecnicamente coinvolte.

Video

Il video è altrettanto importante dell'audio. Acquisire comunicazioni fisiche non verbali come espressioni facciali o gesti è importante quanto il contenuto della classe o della riunione per garantire il massimo coinvolgimento e comprensione. Le sale devono essere dotate delle dimensioni appropriate dello schermo in modo che tutti possano vivere correttamente la riunione, sia nella sala che in remoto. Questo è il motivo per cui le chat room devono avere anche la copertura della fotocamera e il campo vista corretto (FOV) per acquisire efficacemente tutti i partecipanti alla riunione in sala per coloro che partecipano in remoto.

Le fotocamere giuste per ogni spazio:

Per quanto importante sia l'audio, l'alta qualità video è una necessità per la collaborazione moderna di Teams. La tecnologia per le fotocamere è avanzata in modo significativo con fotocamere di alta qualità ora disponibili per tutti gli spazi.

  • Le fotocamere incluse in dispositivi come portatili e tablet devono essere usate in tutte le riunioni per garantire che tutti siano visti e ascoltati. Per gli utenti che desiderano offrire un'esperienza video più completa a uno spazio personale, le fotocamere esterne rappresentano un passaggio da dispositivi incorporati e possono essere usate in un maggior numero di scenari e configurazioni, assicurandosi che i partecipanti alla chiamata condividano la migliore visualizzazione di se stessi. Questi dispositivi si installano facilmente con una semplice connessione USB disponibile in ogni PC.

  • Negli spazi condivisi, le opzioni e le funzionalità si espandono. Le stanze più piccole possono essere coperte da fotocamere incluse all'interno di dispositivi audio all-in-one, come le barre audio. Queste fotocamere in genere sono dotate di un ampio campo vista, assicurando che catturano ogni partecipante nello spazio in un'unica ripresa. Molte di queste fotocamere includono anche elementi come l'inquadratura intelligente dell'immagine, in modo che la fotocamera mostri solo le persone nella riunione e non le sedie vuote, o il conteggio delle persone, per tenere traccia e comprendere l'utilizzo dello spazio.

  • Nelle sale più grandi, le fotocamere sono dotate della tecnologia necessaria per catturare i partecipanti in un'ampia gamma di posizioni a diverse distanze. Queste fotocamere possono acquisire gruppi o concentrarsi su individui specifici mantenendo una grande chiarezza visiva. I dispositivi che possono tenere traccia e utilizzare solo gli altoparlanti attivi vengono regolarmente utilizzati in spazi più grandi, in modo che molti partecipanti possano essere presenti singolarmente durante una riunione mentre contribuiscono con i loro pensieri.