Esaminare i dati per una richiesta di diritti dell'interessato

Questo articolo illustra come esaminare i dati raccolti per una richiesta di diritti dell'interessato usando strumenti di redazione, tag file. Informazioni su come usare la funzionalità di collaborazione, che include un canale Teams dedicato.

Dopo aver raccolto i dati per una richiesta di diritti dell'interessato, la fase successiva consiste nel esaminare gli elementi di contenuto, decidere quali elementi includere o escludere come parte della richiesta e, se necessario, redigere le informazioni.

Attività per il completamento della revisione dei dati

La fase Rivedi dati si verifica quando i collaboratori esaminano gli elementi di contenuto nella scheda Dati raccolti. Verrà automaticamente configurato un canale Teams per facilitare la revisione dei contenuti da parte di tutti gli stakeholder. Per altri dettagli, vedere Collaborazione per la revisione dei dati riportata di seguito. Le attività essenziali per il passaggio di revisione dei dati sono descritte di seguito.

Importare file aggiuntivi

È possibile inserire elementi di contenuto aggiuntivi nella richiesta per la revisione dei dati. Ad esempio, i file archiviati all'esterno dell'ambiente Microsoft 365 dell'organizzazione o altri elementi che si ritiene rilevanti ma non sono stati inclusi nell'ambito della ricerca. È possibile importare file nella scheda Dati raccolti di una singola richiesta da esaminare e su cui lavorare, insieme agli altri elementi. I file importati vengono aggiunti allo stesso contenitore Archiviazione BLOB di Azure con gli altri elementi di contenuto recuperati dalla ricerca.

Seguire la procedura seguente per importare i file:

  1. Nella pagina dei dettagli della richiesta selezionare Importa file dalla barra dei comandi nella parte superiore della pagina.

  2. Sullo schermo verrà visualizzata una casella Importa file . Selezionare Scegli file e nella visualizzazione Esplora file scegliere uno o più file da importare.

  3. Verrà visualizzata nuovamente la casella Importa file , che elenca i file scelti. È possibile selezionare di nuovo Scegli file per aggiungere altri elementi all'elenco. Per rimuovere uno dei file, selezionare Cancella, che rimuove tutti i file e scegliere di nuovo i file.

  4. Quando tutti i file desiderati sono elencati nella casella Importa file , selezionare Importa. Per uscire senza caricare, selezionare Annulla importazione.

All'inizio dell'importazione, verrà visualizzata di nuovo la scheda Dati raccolti della richiesta. Un messaggio sopra la scheda indica che il caricamento è in corso. Se si verifica un problema con il caricamento, il messaggio indicherà e fornirà un'opzione per riprovare.

Verrà visualizzato un messaggio di conferma sopra la scheda Dati raccolti al termine dell'importazione.

Altri dettagli sull'importazione di file:

  • Le dimensioni dei singoli file non possono superare i 4 MB. Verrà visualizzato un messaggio di avviso nella casella Importa file quando un file è troppo grande per essere caricato.

  • Potrebbero essere necessari fino a 20 minuti prima che i file importati siano disponibili nella scheda Dati raccolti .

  • Se un'importazione è già in corso per un utente, lo stesso utente non sarà in grado di caricare file aggiuntivi fino al termine del processo di caricamento precedente. Più utenti possono caricare i file nella stessa richiesta contemporaneamente. Tuttavia, maggiore è il numero di caricamenti in corso, maggiore sarà il tempo necessario per il completamento. I messaggi di stato nella richiesta informeranno quando un caricamento è terminato e i file sono pronti per la revisione.

Contrassegnare gli elementi come Includi o Escludi e aggiungere note

Esaminare gli elementi elencati nella scheda Dati raccolti della richiesta. Se si decide di includere l'elemento come parte del report finale all'interessato, selezionare Includi sulla barra dei comandi nella parte superiore dell'elenco di elementi. È anche possibile selezionare il pulsante blu Includi nell'area di revisione del contenuto a destra dell'elenco di elementi. Quando si seleziona Includi, viene visualizzato un riquadro a comparsa con un'opzione per aggiungere note. Al termine, selezionare Invia per salvare lo stato di revisione dell'elemento come Includi.

Se l'elemento non appartiene come parte della richiesta, è possibile selezionare Escludi sulla barra dei comandi o il pulsante Escludi nell'area di revisione del contenuto. Contrassegnare un elemento in modo esplicito come Escludi è spesso necessario per i record interni.

Per impostazione predefinita, solo gli elementi contrassegnati come Includi verranno inclusi nei report finali generati per l'interessato.

Nota

Se contrassegni un elemento come Escludi, devi aggiungere una nota come giustificazione per il motivo per cui non riguarda la richiesta di diritti dell'oggetto. Le note sono per scopi interni e non sono incluse nei report finali.

Se il contenuto sembra essere un falso positivo per la query di ricerca, selezionare Non corrisponde e nel riquadro a comparsa selezionare Conferma. Questa azione contrassegnerà l'elemento come qualcosa che non avrebbe dovuto essere rilevato nella ricerca.

Applicazione di tag

I tag possono essere usati per identificare gli elementi che richiedono ulteriore attenzione. Priva fornisce tre tag predefiniti, ovvero Completamento, Eliminazione e Aggiornamento, per i quali è possibile impostare una descrizione. Priva fornisce anche due tag personalizzati che è possibile denominare e descrivere.

Ad esempio, se durante la verifica dei dati si determina che un elemento di contenuto non deve essere conservato dall'organizzazione, è possibile applicare il tag Elimina , quindi esportare un elenco di tutti i file con tag in modo da poter tornare indietro ed eliminare gli elementi identificati al termine della richiesta.

I cinque tag gestiti in Impostazioni si applicano a tutte le richieste di diritti dell'oggetto.

Per aggiungere o rimuovere tag:

  • Selezionare l'elemento dall'elenco nella scheda Dati raccolti della richiesta.
  • Nell'area di anteprima dell'elemento a destra dell'elenco selezionare il pulsante Applica tag nella riga inferiore. È anche possibile selezionare i tre punti a destra del nome dell'elemento e selezionare l'opzione Applica tag .
  • Viene visualizzato un riquadro a comparsa con l'elenco di tag. Selezionare la casella accanto a uno dei tag da applicare all'elemento. Se si deseleziona una casella selezionata, il tag verrà rimosso.
  • Al termine, selezionare Salva, che salva le selezioni dei tag e chiude il riquadro a comparsa.

Per aggiungere tag personalizzati o aggiornare le descrizioni dei tag:

  • Nella pagina Richieste diritti soggetto selezionare Impostazioni nell'angolo superiore destro della schermata per accedere alle impostazioni di Priva.
  • Passare alla pagina Tag di revisione dei dati e selezionare il tag per immettere una descrizione e, per i tag personalizzati, un nome. Altre informazioni sulle impostazioni dei tag.

Per esportare un elenco di elementi con tag:

  • Passare alla pagina Dati raccolti in una richiesta di diritti dell'interessato.
  • Sopra l'elenco di elementi selezionare il comando Esporta .
  • Verrà scaricato un file Excel che mostra le proprietà per tutti gli elementi raccolti dalla ricerca della richiesta. Trovare la colonna Tag per identificare e ordinare gli elementi in base al tag.

Usare il comando Annota per redigere il testo

Il comando Annota nell'area di revisione del contenuto consente di creare mark-up inline e redact dati all'interno di un elemento di contenuto. Ad esempio, se è necessario includere un file per un utente che contiene anche le informazioni personali di un altro interessato, è possibile utilizzare la modifica dell'area sotto il pulsante Disegno nella barra dei comandi per oscurare tutte le informazioni che non riguardano la persona che ha effettuato la richiesta. Al termine delle modifiche, selezionare Includi per aggiungere il file redacted alla richiesta. L'annotazione crea una copia del file, che viene archiviata nel BLOB di Azure. Il file originale rimane inalterato e archiviato nel percorso originale.

Immettere note su un file

Per aggiungere o rivedere note su un elemento, selezionare l'elemento dalla relativa riga e passare alla scheda Note file nell'area di revisione del contenuto a destra. È anche possibile usare l'opzione Aggiungi nota file per creare un nuovo commento. Per esaminare o aggiungere note a livello di caso generale, passare alla scheda Note principale precedente e usare Aggiungi nota caso. Queste note saranno visibili agli utenti che lavorano alla richiesta, ma non saranno incluse nel report finale o altrimenti condivise con l'interessato.

Collaborazione per la revisione dei dati

Gli amministratori delle richieste di diritti dell'oggetto possono visualizzare tutte le richieste. È possibile aggiungere altri utenti per collaborare a una richiesta, che consentirà loro di visualizzare tale richiesta e lavorare con i dati raccolti al suo interno per facilitare lo spostamento della richiesta al completamento.

Quando si crea una richiesta, viene creato automaticamente un canale di Teams dedicato per gli stakeholder per discutere della richiesta e condividere in modo sicuro input e contributi. La scheda Collaboratori nella pagina dei dettagli della richiesta mostra tutti i collaboratori che possono visualizzare e contribuire alla richiesta e a qualsiasi canale Teams associato.

Per aggiungere altri collaboratori, selezionare Aggiungi collaboratore, iniziare a digitare il nome dell'utente, selezionare il nome una volta visualizzato e quindi selezionare Aggiungi.

Per avviare una chat Teams, qualsiasi collaboratore può selezionare Chat con i collaboratori in alto a destra nella pagina dei dettagli della richiesta. Questa azione si apre Teams e inserisce l'utente nel canale Generale per il sito del team della richiesta di diritti dell'oggetto.

È possibile modificare il comportamento predefinito della creazione di canali Teams per le richieste di diritti dell'oggetto passando a Priva Impostazioni nell'angolo in alto a destra di Richiesta diritti soggetto. Selezionare Teams collaborazione, quindi deselezionare la casella nella pagina per disattivare le funzionalità Teams per tutte le richieste di diritti dell'oggetto.

Il comando Condividi in alto a destra nella pagina dei dettagli di una richiesta crea un collegamento condivisibile che passa direttamente alla richiesta in Priva. Assegnare questo collegamento ai collaboratori in modo che possano accedere alla richiesta a cui sono stati aggiunti.

Completare la revisione

Quando tutti gli elementi sono stati esaminati e il relativo stato è stato impostato su Includi, Escludi o Non corrisponde, è il momento di chiudere il passaggio di revisione. Qualsiasi collaboratore su una richiesta può completare la revisione.

Selezionare il pulsante Completa revisione nell'angolo in alto a destra della richiesta. Un riquadro a comparsa mostrerà un riepilogo dei dati e aggiungerà eventuali note correlate. Queste note sono destinate alla conservazione interna dei record e non vengono condivise con l'interessato.

Selezionare Completa revisione nel riquadro a comparsa per completare il passaggio di revisione. Questa azione prepara la richiesta per le fasi finali del processo: generazione di report e chiusura della richiesta. I riepiloghi delle decisioni verranno forniti più avanti nella scheda Report .

Passaggi successivi

Informazioni su come generare il report finale e lavorare per il completamento della richiesta in Generare report e chiudere una richiesta.

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