Aggiungere, bloccare o rimuovere un utente Viva Engage

Gli amministratori verificati o di rete possono aggiungere, bloccare o rimuovere Viva Engage utenti e definire i campi da includere nei profili.

Per accedere all'interfaccia di amministrazione Viva Engage per gestire gli utenti:

  • In Microsoft 365 passare a Amministrazione>Viva Engage.

  • In alternativa, in Viva Engage selezionare l'icona delle impostazioni Viva Engage e quindi selezionare Modifica impostazioni Amministrazione rete.

Invitare gli utenti a Viva Engage

Usare questa procedura solo per invitare i dipendenti con un messaggio di posta elettronica aziendale a Viva Engage.

  • Se si applica l'identità di Microsoft 365 nella rete, tutti gli utenti di Microsoft 365 con una licenza Viva Engage vengono creati come utenti in sospeso in Viva Engage.
  • Se non si applica l'identità di Microsoft 365, gli utenti devono selezionare il riquadro Viva Engage da Microsoft 365 o accedere a Viva Engage per accedere alla rete.
  • Se si invita un utente a un gruppo senza licenza Viva Engage, tale utente viene sospeso in Viva Engage e rimosso dall'elenco dei membri del gruppo. Non riceveranno messaggi di posta elettronica per gli annunci.

Se la rete Viva Engage è in modalità nativa, è necessario eseguire questa azione nel portale di gestione degli utenti Microsoft Entra.

Se la rete Viva Engage non è in modalità nativa, seguire questa procedura:

  1. In Viva Engage selezionare l'icona delle impostazioni e selezionare Modifica impostazioni di amministratore di rete. Questa selezione apre l'interfaccia di amministrazione di Yammer.

  2. Nell'interfaccia di amministrazione di Yammer selezionare Utentiinvita utenti>.

  3. Immettere i singoli indirizzi di posta elettronica e quindi selezionare Invita.

  4. È anche possibile selezionare Importa una rubrica e importare un file CSV esportato da un'applicazione di posta elettronica, ad esempio Outlook o Apple Mail. Il file CSV deve includere un singolo indirizzo di posta elettronica in ogni riga.

Nota

Se l'organizzazione usa più di un dominio Internet per gli indirizzi di posta elettronica e si vogliono aggiungere utenti da altri domini alla rete, valutare la possibilità di eseguire un consolidamento della rete Viva Engage. Per altre informazioni, vedere Migrazione di rete: Consolidare più reti Viva Engage.

Gestire gli utenti in sospeso

Un utente in sospeso è un utente invitato a una rete Viva Engage ma che non ha mai eseguito l'accesso. Gli utenti in sospeso possono essere aggiunti alle community e ricevere messaggi di posta elettronica di notifica degli annunci dagli amministratori della community. Come in tutti i prodotti Office, gli utenti in sospeso sono visibili nell'elenco dei membri della community.

Per interrompere la ricezione di annunci da una determinata community, gli utenti possono accedere a Viva Engage e lasciare la community. In alternativa, possono seguire il collegamento di annullamento della sottoscrizione nel messaggio di posta elettronica per annullare la sottoscrizione a tutti i messaggi di posta elettronica Viva Engage.

Invitare gli utenti guest

Invitare contatti esterni con indirizzi di posta elettronica esterni al dominio, ad esempio consulenti, terzisti o partner. I domini di posta elettronica guest non vengono aggiunti all'elenco dei domini autorizzati per la rete.

  1. In Viva Engage selezionare l'icona delle impostazioni e selezionare Modifica impostazioni di amministratore di rete per passare all'interfaccia di amministrazione di Yammer.

  2. Nell'interfaccia di amministrazione di Yammer selezionare Utenti>invita guest.

  3. Immettere i singoli indirizzi di posta elettronica. Gli utenti guest, inclusi quelli attivi e in sospeso, sono elencati in questa pagina.

     Screenshot dell'elenco Guest in sospeso.

Come per altri utenti, i nomi e i profili degli utenti guest rimangono vuoti fino a quando non accettano gli inviti e completano la registrazione. Gli account utente guest possono essere eliminati in qualsiasi momento, ma i relativi contributi alla rete rimangono.

Per altre informazioni sui guest, vedere Domande frequenti sulla messaggistica esterna.

Rimuovere utenti

È possibile disattivare o rimuovere definitivamente utenti attivi, utenti in sospeso e guest.

Se la rete Viva Engage è in modalità nativa, usare solo la pagina Rimuovi utenti nel portale Amministrazione per elaborare una richiesta dell'interessato per il GDPR. Prima di procedere, esaminare le richieste GDPR o le richieste GDPR per tutti i Office 365. Per rimuovere un utente dalla rete Viva Engage, passare al portale di gestione degli utenti Microsoft Entra.

Se la rete Viva Engage non è in modalità nativa, seguire questa procedura:

  1. In Viva Engage selezionare l'icona delle impostazioni e selezionare Modifica impostazioni di amministratore di rete per passare all'interfaccia di amministrazione di Yammer.

  2. Nell'interfaccia di amministrazione di Yammer selezionare Utenti>Rimuovi utenti.

  3. Immettere il nome di un utente esistente.

  4. Selezionare un'azione da eseguire:

    • Disattivare l'utente:

      • Se l'utente non dispone di credenziali di Microsoft Entra, questa opzione impedisce all'utente di accedere fino a quando l'utente non verifica di nuovo il proprio indirizzo di posta elettronica. Senza l'accesso all'account di posta elettronica verificato, non è possibile accedere di nuovo a Viva Engage. Le informazioni sul profilo utente, i messaggi e i caricamenti di file rimangono. Questa può essere un'opzione utile per i dipendenti che lasciano il contratto in quanto possono essere rinnovati al loro ritorno. Gli utenti disattivati possono riattivare il proprio account entro 90 giorni abilitando l'account di posta elettronica e accedendo a Viva Engage, dove ricevono un messaggio di posta elettronica con collegamenti per riattivare. Dopo 90 giorni, l'account viene eliminato definitivamente.

      • Se l'utente dispone di credenziali Microsoft Entra, usare prima di tutto questa azione per disattivare l'utente e quindi seguire le istruzioni in Blocca utenti.

    • Rimuovere definitivamente l'utente e mantenere i messaggi: Questa opzione consente di rimuovere l'utente e conservare i messaggi e il contenuto pubblicati.

    • Rimuovere definitivamente l'utente e i messaggi seguenti: Questa opzione consente di rimuovere l'utente e tutti i messaggi pubblicati. Questo non può essere invertito.

    • Cancellare l'utente. Cancellare il nome e le informazioni personali, ma lasciare i messaggi. (Non può essere annullata dopo 14 giorni): Questa opzione disattiva l'utente per 14 giorni in modo che l'amministratore possa valutare file e messaggi prima che l'utente venga eliminato definitivamente.

    Tutte le opzioni di eliminazione eliminano i dati seguenti:

    • Chi sta seguendo la persona, quali conversazioni e articoli sta seguendo e chi li sta seguendo

    • Segnalibri, preferenze relative alla lingua, impostazioni di notifica e attività dell'account

    • Profilo dell'utente

    • Appartenenze a gruppi

    • Organigramma

    • L'elenco delle reti di cui l'utente era membro

    Le prime tre opzioni di eliminazione mantengono il nome dell'utente in Viva Engage dati archiviati ed elencano gli utenti disattivati nella pagina Rimuovi utenti, da cui è possibile riattivare o eliminare un utente. Solo l'opzione Cancella l'utente rimuove il nome dell'utente.

    Screenshot dell'elenco utenti disattivato.

Bloccare gli utenti

Un utente con un indirizzo di posta elettronica bloccato non può accedere alla rete Viva Engage a meno che un amministratore non lo sblocchi.

Se la rete Viva Engage è in modalità nativa, è necessario bloccare gli utenti dal portale di gestione degli utenti Microsoft Entra.

Se la rete Viva Engage non è in modalità nativa, bloccare gli utenti usando una delle opzioni seguenti:

  • Bloccare l'utente nell'interfaccia di amministrazione di Yammer:

    1. In Viva Engage selezionare l'icona delle impostazioni e selezionare Modifica impostazioni di amministratore di rete per passare all'interfaccia di amministrazione di Yammer.

    2. Nell'interfaccia di amministrazione di Yammer selezionare Utenti>blocca gli utenti.

    3. Immettere l'indirizzo di posta elettronica dell'utente da bloccare. Se si immettono più indirizzi di posta elettronica, separarli con virgole o interruzioni di riga.

    Se l'utente selezionato è sospeso in Viva Engage, bloccando l'indirizzo di posta elettronica, l'utente viene eliminato.

    Consiglio

    Poiché Viva Engage è più efficace quando ogni post proviene da un singolo utente, è possibile bloccare gli indirizzi di posta elettronica del gruppo.

  • Bloccare l'utente rimuovendo la licenza e il piano di servizio e rimuovendo il riquadro Viva Engage da Office 365:

Gestire i membri della community in Viva Engage

Posso annullare la sottoscrizione a Viva Engage?