Pianificare Microsoft Teams Rooms

Questo articolo introduce un approccio end-to-end alla pianificazione, alla distribuzione e al funzionamento delle Microsoft Teams Rooms nell'ambito della strategia generale per le sale riunioni e le sale riunioni.

Di seguito sono disponibili informazioni di pianificazione che coprono l'approccio consigliato e le decisioni principali da prendere, con collegamenti a informazioni tecniche di supporto. È consigliabile rivedere le sezioni Pianificare, distribuire e gestire anche se è già stata completamente distribuita.

Panoramica di Microsoft Teams Rooms

Microsoft Teams Rooms offre un'esperienza di riunione completa che porta video HD, audio e condivisione di contenuti a riunioni di tutte le dimensioni, dalle piccole aree di conferenze alle grandi sale riunioni.

Un utente tocca una console Teams Rooms, con uno schermo in background.

Microsoft Teams Rooms supporto è un'ottima risorsa per saperne di più su Microsoft Teams Rooms e su come può aggiungere valore nell'ambito della distribuzione.

Microsoft Teams Rooms componenti

Microsoft Teams Rooms include i componenti chiave seguenti per offrire un'esperienza utente ottimale:

  • Console touchscreen
  • Modulo di calcolo
  • applicazione Microsoft Teams Rooms
  • Periferiche (fotocamera, microfono, altoparlante)
  • Schermi esterni (massimo due)
  • Ingresso HDMI

È possibile ottenere questi componenti come bundle preinstallati da un certo numero di fornitori oppure acquistare singolarmente i componenti supportati seguendo i requisiti descritti in questo articolo.

licenze di Teams Rooms

Ogni dispositivo della sala riunioni, ad esempio una console Teams Rooms, Surface Hub e Pannello di Teams, deve essere Teams Rooms licenza. Teams fornisce due licenze per Teams Rooms: Microsoft Teams Rooms Pro e Microsoft Teams Rooms Basic.

Microsoft Teams Rooms Pro è ideale per le organizzazioni che hanno 25 o più dispositivi per sale riunioni o che vogliono esperienze di gestione delle riunioni e dei dispositivi più complete. Le riunioni ibride di Teams diventano più coinvolgenti con funzionalità come Front Row, Fotocamera contenuto, Eliminazione del rumore basata sull'intelligenza artificiale e altre funzionalità disponibili con Microsoft Teams Rooms Pro. Teams Rooms gli amministratori possono gestire centralmente tutti i dispositivi Teams Rooms certificati dall'interfaccia di amministrazione di Teams, dalla configurazione dei criteri di accesso condizionale all'analisi di dati di telemetria avanzati sull'integrità dei dispositivi e sulla qualità delle riunioni.

Microsoft Teams Rooms Basic è disponibile solo per le organizzazioni con pochi dispositivi per sale riunioni e che necessitano solo di funzionalità di base per riunioni e gestione. Microsoft Teams Rooms Basic consente di partecipare alle riunioni, condividere contenuti e video in tempo reale, partecipare a riunioni Zoom e Webex con Direct Guest Join ed eseguire l'inventario e il monitoraggio dei dispositivi di base nell'interfaccia di amministrazione di Teams.

Prima di usare un dispositivo per sale riunioni, è necessario assegnarvi una licenza. Per altre informazioni, vedere Microsoft Teams Rooms licenze.

Importante

Le licenze utente non sono supportate per l'uso con i dispositivi per le riunioni. Le licenze utente assegnate ai dispositivi per le riunioni dei team devono essere sostituite con una licenza di Teams Rooms Basic o Teams Rooms Pro prima del 1° luglio 2023. Ai dispositivi delle riunioni con una licenza utente dopo il 1° luglio 2023 verrà impedito di eseguire l'accesso finché non viene assegnata una licenza di Teams Rooms.

Inoltre, le licenze di Common Area Phone non sono supportate e non funzionano con Teams Rooms dispositivi. Teams Rooms dispositivi devono essere assegnati solo Teams Rooms licenze di base o Teams Rooms Pro.

   
decidere la distribuzione.
Punti decisionali
  • Si distribuiranno Microsoft Teams Rooms nell'organizzazione?
  • Come procurate i vostri sistemi di Microsoft Teams Rooms?
identificare le attività.
Passaggi successivi
  • Identificare chi eseguirà le attività principali durante l'intera distribuzione.
  • Esaminare le sale riunioni disponibili (e pianificare la configurazione) per capire dove distribuire Microsoft Teams Rooms e le periferiche appropriate per le dimensioni della sala.

Identificare chi eseguirà le attività principali durante l'intera distribuzione

Usare l'approccio illustrato di seguito per illustrare la distribuzione e personalizzare gli output di esempio forniti in base alle esigenze dell'organizzazione.

Iniziare con la comprensione di quali sale riunioni si dispone e immaginare cosa sarebbe più adatto per voi in futuro, quindi spostarsi selezionando e procurando le apparecchiature necessarie, preparando i siti, configurando e distribuendo il servizio, gestendo le modifiche e l'adozione da parte degli utenti, e sviluppando le operazioni e le procedure di manutenzione.

Iniziare con la comprensione di ciò che si ha e immaginare cosa sarebbe più adatto alle proprie esigenze, quindi spostarsi selezionando e procurando le apparecchiature necessarie, preparando i siti, configurando e distribuendo il servizio, gestendo le modifiche e l'adozione da parte degli utenti e sviluppando le operazioni e le procedure di manutenzione.

Potrebbe essere necessario coordinare queste attività in diversi team. Viene fornita una visualizzazione generale delle principali attività da trattare, oltre a suggerimenti per i team che sono tipicamente coinvolti nella distribuzione e gestione dei sistemi delle sale riunioni, per aiutare l'utente a decidere con chi lavorare.

Attività Chi può intraprendere l'attività Assegnato a Collegamenti a questo contenuto
Sale dell'inventario Strutture/team AV/team di progetto IT Pianificazione dell'inventario delle sale e delle funzionalità
Pianificare le funzionalità Team di progetto IT Pianificazione dell'inventario delle sale e delle funzionalità
Selezione del dispositivo Team di progetto IT/ team AV Selezione del dispositivo
Appalti Team di progetto IT/ team AV Appalti
Preparazione del sito Strutture/team AV/team di progetto IT Preparazione del sito
Prontezza del servizio Team di progetto IT Prontezza del servizio
Configurazione Team di progetto IT Configurazione e distribuzione
Deployment Strutture/team AV/team di progetto IT Elenco di controllo per la distribuzione
Adozione Strutture/team AV/team di progetto IT Adozione
Manutenzione e operazioni Team AV/team di progetto IT Panoramica della gestione

Pianificazione dell'inventario delle sale e delle funzionalità

Il primo passaggio consiste nell'inventariare gli spazi riunioni e le sale riunioni esistenti dell'organizzazione per comprenderne l'ambiente, le dimensioni, il layout e lo scopo. È quindi possibile identificare le funzionalità che si desidera che ogni stanza abbia, ad esempio fotocamere intelligenti, lavagna, fotocamera contenuto e così via.

Dopo aver creato un inventario delle attrezzature e delle funzionalità in ogni chat room esistente, i requisiti per tale sala vengono inseriti nella pianificazione della selezione del dispositivo per creare una soluzione di conferenza avanzata. Le modalità (audio e video) necessarie per ogni chat room, oltre alle dimensioni e allo scopo della chat room, svolgono tutti un ruolo importante nella scelta della soluzione più appropriata per ogni chat room.

Come parte della scoperta, è fondamentale considerare l'acustica e il layout della stanza. Ad esempio, controlla che le sedie nella stanza non blocchino la visualizzazione della fotocamera. Verifica che la stanza non abbia un'eco eccessiva o un aria condizionata rumorosa e che disponga di alimentazione sufficiente per gli schermi e le Microsoft Teams Rooms. Esistono molti fattori da considerare per cui il team o il partner audio-visivo (AV) sarà in grado di consigliare.

   
camere deplyment.
Passaggi successivi
  • Esaminare le chat room nell'ambito e definire le relative configurazioni di Microsoft Teams Rooms.

Inventario di esempio per riunioni/sale riunioni

Sito Nome chat room Tipo di sala Numero di persone Nell'ambito? Funzionalità attuali della chat room Funzionalità future per le chat room
Sede centrale di Londra Curie Media. 6-12 Vivavoce 1 schermo, audio e video più presentazione
Accesso PSTN
Sede centrale di Sydney Collina Grande 12-16 Unità AV legacy, 1 schermo e fotocamera 2 schermi, audio e video più presentazione
Accesso PSTN

Selezione del dispositivo

Valutare quale Microsoft Teams Rooms soluzione è più adatta per ogni chat room in base alle funzionalità future desiderate per la chat room. Decidi quali periferiche AV sono più adatte, a seconda delle dimensioni e del layout della stanza.

Per indicazioni sul tipo di sistema e dispositivi periferici in base al tipo e alle dimensioni della stanza, vedere l'articolo sui requisiti di Microsoft Teams Rooms.

In base al fornitore che si preferisce, usare le informazioni fornite nell'articolo sui requisiti per definire la configurazione dei dispositivi periferici Microsoft Teams Rooms e supportati per ogni tipo di chat room e usarla come modello per la distribuzione.

Suggerimento per professionisti: alcuni tipi di chat room potrebbero non essere applicabili per la distribuzione.

   
stanze nell'ambito.
Punti decisionali
  • Dall'inventario, quali tipi di sale si trovano nell'ambito per la distribuzione?
  • Quali sistemi verranno distribuiti per ogni tipo di chat room?
raccogliere materiale.
Passaggi successivi
  • Inizia a raccogliere materiale operativo chiave per i sistemi scelti e coinvolgi il tuo team di approvvigionamento.

Esempio di modello di distribuzione Microsoft Teams Rooms per l'organizzazione

Tipo/dimensione stanza Numero di persone Microsoft Teams Rooms sistema Periferiche Display(i)
Focus 10' di 9' 2-4
Piccolo 16' per 16' 4-6
Media 18' di 20' 6-12
Grande 15' per 32' 12-16

Suggerimento per professionisti - È il momento ideale per iniziare a raccogliere informazioni sulla soluzione Microsoft Teams Rooms scelta.

Appalti

Puoi procurarti il sistema scelto come bundle o soluzione integrata tramite partner di dispositivo.

È possibile acquisire Microsoft Teams Rooms da un certo numero di partner elencati nell'articolo sui requisiti. Visita i siti Web dei partner per ulteriori informazioni su queste soluzioni e opzioni di approvvigionamento.

A seconda della scala e dell'approccio di distribuzione, si potrebbe decidere di spedire i dispositivi periferici Microsoft Teams Rooms e supportati in una posizione centrale per la configurazione iniziale e l'assegnazione. Questo potrebbe essere un buon approccio per un'implementazione a fasi in molti siti. In alternativa, è possibile scegliere di spedire i bundle direttamente nei siti.

   
componenti della spedizione.
Punti decisionali
  • I componenti verranno spediti direttamente in un sito o in una struttura di gestione temporanea?
  • Chi gestirà la struttura di gestione temporanea (se decidete di utilizzarla)?
piano operativo.
Passaggi successivi
  • Pianificare le operazioni.
  • Pianificare l'adozione e la gestione delle modifiche.

Pianificare le operazioni

L'organizzazione deve eseguire attività di monitoraggio, amministrazione e gestione su base continuativa ed è fondamentale accettare chi eseguirà queste attività nelle prime fasi della distribuzione.

Molte organizzazioni hanno un team o un partner AV che gestisce le sale riunioni e i dispositivi. In alternativa, puoi chiedere a Microsoft di aiutarti a gestire Teams Rooms sfruttando Microsoft Teams Rooms Pro. Decidere chi gestirà i dispositivi Microsoft Teams Rooms in futuro per monitorare le prestazioni, nonché distribuire aggiornamenti software e aggiornamenti rapidi.

Valuta a quale coda helpdesk instradare le chiamate correlate a Microsoft Teams Rooms e fornisci le domande frequenti al team helpdesk in modo che possa comprendere meglio come usare Microsoft Teams Rooms e le principali procedure di risoluzione dei problemi che possono eseguire. Un buon punto di partenza per queste domande frequenti è la Guida dell'utente e i problemi noti.

   
scegliere manager.
Punti decisionali
  • Decidere chi gestirà Microsoft Teams Rooms.
  • Decidi a quale coda helpdesk instradare le chiamate correlate Microsoft Teams Rooms.
preparare gli account host.
Passaggi successivi
  • Prepararsi ad ospitare gli account.

Pianificare l'adozione e la gestione delle modifiche

Microsoft Teams Rooms sistemi presentano nuove funzionalità agli utenti. È importante riconoscere che si tratterà di un cambiamento per gli utenti e assicurarsi che la campagna di marketing interna identifichi i vantaggi che il nuovo sistema avrà per gli utenti e i principali punti di discussione che i lead possono usare per discutere con i loro team.

È consigliabile pianificare eventi di presentazione e rilascio di poster in ogni sito per informare gli utenti delle nuove funzionalità. È anche possibile creare "guide introduttive" in sala. È consigliabile trovare un campione di riunioni in ogni sito che possa aiutare gli altri a diventare subito operativi e iniziare a usare i dispositivi.