Come gestire le mail per cui attendo ritorno

Question

Ciao a tutti!

come poter gestire le mail per cui attendo ritorno?

Al momento sto usando il campo "CCN" (invio per conoscenza nascosta) inserendo la mia mail.

La stessa mail quindi me la ritrovo in "Posta in arrivo"; la vado così a associare ad una categoria con etichetta colorata così riesco ad individuarle rapidamente.

Volevo capire se esiste altra soluzione più "smart" per gestire quanto sopra.

Con l'organizzazione delle mail per argomento/thred ci avevo provato tempo fa.

Ma ditemi se fa al mio caso.

Grazie

Answer 1

Ciao Paolo,

grazie molte per la risposta intanto.

Ti rispondo punto per punto:

1. Utilizza la Funzione di follow-up di Outlook: l'ho scoperta proprio questi giorni nel web; ma come da suggerimento da guida ufficiale Microsoft in cui dice "Usare questa funzionalità con discrezione. È possibile che alcuni destinatari non apprezzino l'aggiunta di promemoria Outlook." temo non sia la soluzione (al momento) per me. Non avendo tutti colleghi versatili verso tutte le scorciatoie per molteplici motivi ho paura di ritrovarmi a dover gestire una parte con i follow-up ed una parte alla vecchia maniera con Categorie/Etichette. Nel mio caso ritengo che non ne valga la pena.
2. Crea una Cartella "In Attesa": Questa potrebbe essere una soluzione per tenere più ordinata la cartella "Posta in arrivo". Sono abituato ad archiviare le mail una volta chiuso il discorso. Soprattutto all'inizio dovrei prestare più attenzione a questa cartella "In Attesa". Però non è male come soluzione.
3. Utilizza le Categorie o Etichette: Come ho scritto le uso già e mi trovo molto bene.
4. Aggiungi un Promemoria o Scadenza: Per il mio utilizzo la trovo un lavoro in più. Se mi devo annotare un promemoria per poi andare alla ricerca della mail stessa (che sia in "Posta in arrivo" o altre cartelle) tanto vale che tenga solo la mail con la categoria/etichetta. Lo ritengo nel mio caso più immediato.
5. Utilizza un Sistema di Gestione delle Attività Esterno: Questo punto non l'ho capito. Potresti farmi un esempio? Grazie
6. Thread per Argomento: Come scritto ho provato ma non mi trovo. Perché spesso accade che una mail di un determinato oggetto ad un certo punto si divide in due giri di mail (ad esempio perché da li nasce un altro discorso in cui sono coinvolti destinatari diversi). Con l'organizzazione per Thread/Argomento ho testato come facilmente si perda il filo del discorso. Per questo motivo preferisco gestirle singolarmente, archiviando quelle superate e gestendo con le etichette le altre.

Grazie ancora.

Attendo ritorno sul punto 5.

Answer 2

Ciao! Gestire le email per cui stai aspettando una risposta è un'ottima pratica per mantenere la tua casella di posta organizzata. Ecco alcune alternative o suggerimenti che potrebbero essere più "smart":

1. Utilizza la Funzione di follow-up di Outlook:
   • Molti client di posta elettronica, inclusi Outlook, offrono una funzione di "follow-up" che ti consente di contrassegnare le email e ricevere notifiche quando non ricevi una risposta entro un determinato periodo di tempo.
2. Crea una Cartella "In Attesa":
   • Crea una cartella dedicata chiamata "In Attesa" o un nome simile. Quando invii un'email e stai aspettando una risposta, sposta quella email nella cartella "In Attesa". In questo modo, puoi facilmente monitorare le email che richiedono un follow-up senza doverle cercare nella tua casella di posta principale.
3. Utilizza le Categorie o Etichette:
   • Oltre alle etichette colorate, puoi utilizzare le categorie (se supportate dal tuo client di posta elettronica). Assegna una categoria specifica alle email per cui stai aspettando una risposta e poi filtra o visualizza le email in base a questa categoria.
4. Aggiungi un Promemoria o Scadenza:
   • Alcuni client di posta elettronica consentono di impostare promemoria o scadenze per le email. Puoi impostare un promemoria per controllare le email in cui stai aspettando una risposta dopo un certo periodo di tempo.
5. Utilizza un Sistema di Gestione delle Attività Esterno:
   • Se hai un grande volume di email che richiedono un follow-up, potresti considerare l'utilizzo di un sistema di gestione delle attività esterno o di un'app di task management per tenere traccia delle email in sospeso.
6. Thread per Argomento:
   • Se l'organizzazione delle email per argomento o thread funziona per te, potresti continuare a utilizzare questa strategia. Assicurati di contrassegnare in modo chiaro le email per cui stai aspettando una risposta.

Scegli la strategia che si adatta meglio al tuo flusso di lavoro e alle tue preferenze personali. L'importante è mantenere una pratica coerente per gestire le email in sospeso e assicurarsi di fare regolarmente un follow-up quando necessario.