Associare un file excel al numero di serie del pc o licenza per evitarne l'uso non autorizzato da parte di terzi.

Question

Buongiorno a tutti,

sono un consulente aziendale ed ho questa esigenza:

quando elaboro un foglio di lavoro excel, ad esempio lo predispongo per una pianificazione finanziaria di un'azienda utilizzando una serie innumerevole di formule , installo nel computer dell'azienda mia cliente il foglio da me elaborato e predisposto per tale uso.

Naturalmente, proteggo il foglio di lavoro excel con una password per evitare che l'addetto possa inquinare le formule ma soprattutto per evitare che possa essere copiato e utlizzato da terze persone. 

Sappiamo però che la password può essere aperta con programmi speciali e quindi non sarebbe efficace per evitare  l'uso improprio del foglio di lavoro da parte di terze persone non autorizzate.

Allora ho pensato che forse esiste un modo o un'applicazione per vincolare AUTOMATICAMENTE  il foglio di lavoro al numero di serie del pc o al numero di licenza d'uso dell'azienda.

Così se, ad esempio, l'addetto alla pianificazione finanziaria volesse copiare il file su un'altro pc il file non si aprirebbe in quanto non riconoscerebbe il n. di serie o di licenza  d'uso del nuovo pc. .

Potreste aiutarmi per questa mia esigenza? Ora  uso excel 2013 ma salvo tutti i fogli in formato excel 1997-2003 per renderli più accessibili. 

Potreste suggerirmi come fare?

Answer 1

Se vuoi optare per la crittografia EFS è molto semplice (molte informazioni le trovi nei link che ti ho inserito precedentemente).

Attenzione: Esegui prima tutte le prove con un file di test in quanto operazioni non corrette potrebbero rendere il file illeggibile. Questo metodo non è esente da qualsiasi tipo di vulnerabilità in quanto il certificato è archiviato comunque nei sistemi degli utenti, quindi prestare comunque attenzione e non correre rischi contando esclusivamente sull'affidabilità di questo sistema.

1. Copia il file di Excel che vuoi proteggere su un computer
2. Vai nelle proprietà del file, nella riga "Attributi" fai click con il tasto "Avanzate" quindi seleziona "Crittografa contenuto per la protezione dei dati".
3. Dopo la conferma il file verrà contrassegnato in verde e potrà essere aperto solo con l'account utente corrente. Ad esempio se proverai ad aprirlo in un altro computer o su un altro account utente ti verrà visualizzato un errore di accesso negato.
4. Per poter consentire l'accesso anche ad altri account utente/computer dovrai prima esportare il certificato. Per fare questo segui questa guida: http://windows.microsoft.com/it-it/windows/back-up-efs-certificate#1TC=windows-7

Durante la fase di esportazione è consigliabile impostare una password in modo che l'importazione del certificato abbia comunque una protezione.

In ogni caso archivia la copia del certificato in un posto sicuro in quanto rappresenta l'unica "chiave di accesso" per il file, anche in caso di malfunzionamento di un computer.

5. Copia il file del certificato su un altro account a cui vuoi concedere il diritto di lettura. Fai doppio click sul file e segui le istruzioni del wizard per importare il certificato nel percorso predefinito. Inserire la password quando richiesta per completare l'importazione.

Dopo questa operazione l'account potrà aprire correttamente il file.

Ripeti questa operazione di importazione per tutti i computer/account a cui vuoi concedere l'accesso.

Answer 2

Per proteggere il codice:

• Visual Basic 6.0 (il tool di programmazione che puoi trovare ora solo nell'abbonamento MSDN).
• Crei una ActiveX.DLL e ci metti il codice. La DLL è compilata quindi non puoi vedere il codice così facilmente come nel vb di Excel
• Registri la DLL sulla macchina che utilizzerà il file
• Metti un riferimento alla DLL nel progetto di Excel
• Nei moduli del vb di Excel avrai solo le chiamate al codice che si trova nella DLL

Inoltre, puoi legare il progetto al numero di serie dell'HD della macchina sulla quale utilizzi il file o meglio, nella DLL mettere un controllo all'esistenza di un semplice file di testo che contenga una stringa e che avrai salvato dove solo tu sai.

Come detto tante volte, noi *automatizziamo* i file di Excel. Non creiamo programmi. Per fare quello serve altro che il vb di Excel.

Answer 3

SharePoint non è un'alternativa alla crittografia EFS perché è proprio un software completo di collaborazione e non si limita semplicemente alla protezione dei file (che è il problema che ci avevi posto inizialmente).

Se sei interessato anche ad avere le caratteristiche aggiuntive offerte da un software di collaborazione allora SharePoint Online è una buona scelta ma devi considerare che questo comporterà comunque dei costi aggiuntivi e richiederà delle competenze aggiuntive per la corretta configurazione.

Sharepoint è un software potente e per questo motivo non si può riassumere il suo funzionamento in un post qui nella community.

Intanto puoi iniziare da qui:

https://products.office.com/it-it/sharepoint/sharepoint-online-collaboration-software

Qui trovi un video che mostra l'interfaccia di gestione: https://www.youtube.com/watch?v=KixJE3n0Mwc

Guida TechNet: https://technet.microsoft.com/it-it/library/gg132908(v=office.14).aspx

Per approfondire ti consiglio di seguire qualche corso o leggere qualche libro sull'argomento oppure di rivolgerti direttamente ad un consulente.

Answer 4

Il metodo più semplice per fare quello che chiedi è proteggere il file di Excel tramite la crittografia EFS del sistema operativo. Questo metodo di protezione permette l'accesso al file solo se il computer in uso ha un certificato specifico (che in un ambito aziendale può essere esportato con password e poi importato in più computer oppure distribuito direttamente tramite Active Directory, se disponibile).

Le procedure sono completamente applicabili anche in Windows 8.1.

Se poi sei anche l'amministratore di rete oppure nell'azienda è presente un amministratore di rete si possono trovare soluzioni ancora più complete ma anche più complesse (come ad esempio Active Directory Right Management Services), ma in tal caso ti consiglio di inserire la richiesta nei forum TechNet dedicati ad utenti aziendali:

https://social.technet.microsoft.com/Forums/it-IT/home

Answer 5

Naturalmente, proteggo il foglio di lavoro excel con una password per evitare che l'addetto possa inquinare le formule ma soprattutto per evitare che possa essere copiato e utlizzato da terze persone. 

<cut>

Excel non è fatto per fare quanto chiedi. Un file di Excel è un semplice file.

E Excel non è difendibile. Posso nascondere password, riferimenti a licenze o quant'altro nel codice e impedire la visione dello stesso, ma posso anche togliere le protezioni, leggere il codice e modificare password e riferimenti a mio piacimento.

Un modo potrebbe essere (se non hai codice vb) quello di pubblicare il file (Excel 2010/2013) in un tuo sito SharePoint e dare l'accesso e l'utilizzo solo a chi è autorizzato, accesso e utilizzo e non possibilità di scaricare/modificare il file.

Vedi un esempio qui:

• https://support.office.com/it-it/article/Pubblicare-una-cartella-di-lavoro-su-un-sito-di-SharePoint-77ee880f-8928-4283-bc01-e0d49e3f360b