Come ottimizzazione della struttura di un file EXCEL?

Question

Ciao a tutti

Ho costruito un file EXCEL di grandi dimensioni (4300 KB), più di 20 fogli di lavoro, molte tabelle, formule estremamente complesse, diversi collegamenti ad altri file.

Questo file purtroppo non riesce a lavorare correttamente e presenta anomalie di funzionamento (le formule non ritornano i risultati corretti- anche se sembra impossibile).

Il file, dulcis in fundo, talvolta si deteriora durante il salvataggio e alla riapertura mostra lo spazio di lavoro (dove dovrebbero essere le celle – per intenderci- completamente grigio, senza che vi sia la possibilità di operare.

Mi sono ormai deciso a riscriverlo, affrontando un lavoro estremamente impegnativo.

Vorrei sapere quali criteri dovrei utilizzare per rendere la struttura più efficiente.

In particolare vorrei capire come lavorano i meccanismi di excel su tabelle e collegamenti.

Conviene dividere i dati su più tabelle di piccole dimensioni, o è indifferente e quindi li si può raccogliere in un’unica grande tabella.

Conviene mantenere i fogli in un unico file o è meglio fare tanti file fra loro collegati?

Come dicevo in apertura il file da errori di elaborazione, quindi mi domandavo cosa posso recuperare (copiando) dal vecchio file.

Posso copiare i fogli o rischio di trascinarmi dietro gli errori?

Posso copiare i formati o anche questo comporta dei rischi?

Answer 1

Tieni conto che parlo (scrivo) per esperienza personale fatta presso clienti e che ovviamente non conosco il tuo contesto.

Tu sei sicuro che i dati debbano stare TUTTI in tabelle su file di Excel?

I dati dovrebbero trovarsi in un database e con Excel accedi poi al db per recuperare SOLO quelli che ti occorrono al momento per la loro analisi/il loro utilizzo.

E' un errore comune mettere tutto in Excel, Excel che poi si arrabbia e mostra i suoi limiti.

Excel dialoga molto bene con diversi tipi di db ed è in grado di fungere da interfaccia per i dati la contenuti, gestendo inserimento e recupero.

Inoltre gli strumenti messi a ultimamente disposizione (PowerBI, PowerQuery, PowerPivot) facilitano molto il lavoro.

Poi puoi fare un *tutto Excel*, ma viste le dimensioni (da quello che intuisco) dei tuoi file, in ambiente 64bit.

Ma devi valutare bene il progetto, pensare *avanti* per non ritrovarti a dover riscrivere tutto a breve e gestire un rigoroso sistema di backup.

E, se il tutto è condiviso, pensare a soluzioni tipo SharePoint/Azure (restando in ambito MS).

Grazie per l'attenzione e buona serata.

Answer 2

Ciao  Mauro 

Grazie del suggerimento, che sicuramente terrò in grande evidenza

Valuterò gli strumenti che mi suggerisci, anche se ho qualche preoccupazione per 

il tempo che possono richiedere in termini di apprendimento

Ovviamente se hai qualche consiglio è ben accetto

un'ulteriore perplessità deriva dal fatto che (sono un consulente aziendale) non so se i miei clienti

sono disposti a imparare l'utilizzo di nuovi prodotti (è già duro fargli usare excel) e a sopportare i costi.

A tal proposito infatti mi domandavo quali costi è necessario sopportare per avere i prodotti

Grazie

Ciao