Database per gestione contatti e presenze

Question

Buongiorno, è la prima volta che scrivo ed avrei bisogno di un suggerimento.

Non ho mai usato Access ma sto seguendo un corso di Basi di dati e SQL.

Da qui mi è venuta la voglia di provare ad usare Access.

Vi vorrei chiedere se sia però il programma giusto per quello di cui ho bisogno, ovvero la gestione presenze di un gruppo di persone.

Attualmente ho due tabelle Excel, una con l'elenco di tutti i partecipanti sulle righe, e tutte le info ad essi collegate sulle colonne (****, sotto gruppo, cellulare, telefono di casa, altri numeri telefonici, mail, indirizzo, data di nascita, luogo di nascita, anno di frequenza, codice associativo ecc).

Nell'altra tabella, l'elenco dei partecipanti divisi per sotto gruppo sulle righe, e sulle colonne le date delle riunioni.

Metto 1 per indicare la presenza, 0 per l'assenza.

Da qui poi ho creato tutta una serie di celle che mi restituiscono alcuni dati, come la percentuale di presenza dei singoli, del loro sotto gruppo in totale o per data di riunione, per anno di frequenza, per ****, e un grafico con l'andamento del gruppo, col la percentuale riunione per riunione ecc

Secondo voi Access sarebbe più indicato per gestire questo tipo di informazioni? 

Permette di creare qualcosa anche a livello grafico più piacevole per la visualizzazione di questi dati?

Sarebbe invece un lavoro inutile e non pertinente?

Grazie

Answer 1

Non va bene?

Answer 2

Ciao Sandro,

non avendo ben capito come disegnare gli oggetti che devo gestire, provo a riportarti qui le due tabelle con cui ho a che fare.

Quella "dei calcoli" è questa:

In pratica su ogni riga ci sono le persone, divise per squadre di appartenenza. 1 per la presenza e 0 per l'assenza, sulle colonne come vedi ci sono le date.

Posso immediatamente sapere la percentuale di presenza di ciascuna squadra in totale, per singola persona su tutto l'anno, o per singola squadra data per data (colonne).

Poi coloro tutto per condizioni, per sapere quando le cose stanno "andando male", troppi assenti ecc.

1. tabella riassuntiva con la percentuale di presenza per ogni data, numero effettivo di persone, MAIUSCOLA che indica la tipologia di incontro.
2. percentuali di presenze e numero effettivo diviso per squadre, ****, annata ecc che però ho scritto manualmente con delle formule, sapendo quale fosse ****, squadra ed annata di ciascuna persona (sono solo 35 ma il setup iniziale è stato lungo
3. numero di incontri divisi per tipologia e presenze per tipologia

Nell'altra tabella ho tutti i dati sulle persone:

Quello che mi ha fatto pensare di usare i database (Access) era la possibilità di ottenere tutte quelle informazioni di presenze per squadre, annate, maschio/femmina, incarico, ecc ecc senza sapere a memoria ciascuna persona che attributo avesse e di conseguenza scrivendo a mano tutte le formule, ma poter usare le informazioni contenute in questa seconda tabella.

Le tabelle potrebbero essere unite usando come chiave primaria la coppia Nome, Cognome oppure il Codice (che è univoco ma anche un elemento che in genere non uso per niente, serve solo per ragioni burocratiche).

In teoria con i database dovrei poter ottenere anche informazioni nuove a cui non avevo pensato, senza dover riorganizzare le tabelle o unendo artigianalmente celle il cui legame conosco solo io a livello mentale.

Spero che queste indicazioni possano essere state d'aiuto.

Answer 3

ciao Simone,

[...]

intanto grazie per la lunghissima risposta che mi hai dedicato.

[...]

prego.

Prendi un foglio di carta bianco, immacolato.

Prendi una matita e disegna su di esso gli oggetti che devi gestire nel tuo database e le iterazioni tra di essi, esattamente come ce li hai descritti nel post precedente.

Dopo di che prova  a pensare quali sono le caratteristiche che questi oggetti hanno.

Queste saranno le tue tabelle e i loro campi.

Non appena fatto ritorna e spiegaci come hai proceduto e vediamo di proseguire.

Facci sapere.

Ciao, Sandro.

Answer 4

Ciao Sandro,

intanto grazie per la lunghissima risposta che mi hai dedicato.

Il dubbio viene dal fatto che le riunioni durante l'anno sono circa 20-30, ma le persone sono sempre le stesse da inizio a fine anno e sono circa 35 divise in 5 gruppi.

Da questo punto di vista per ora riesco a gestirmela comodamente con Excel.

Però già solo ad esempio per conteggiare le presenze solo delle persone che si trovano al 2° anno di frequenza, devo farlo manualmente sommando solo le celle di quelle persone, perché so che sono di quell'anno (perché è scritto nella tabella separata di che anno sono).

O calcolare le persone che sono sotto la media del gruppo, non riesco a farlo senza celle di supporto (che non vorrei creare per avere sparsi dati un po' inutili).

Il problema è che con Access dovrei partire da zero e non saprei dove mettere le mani per lavorare ad una cosa così specifica.

Per quanto riguarda il corso di Basi di dati è iniziato solo da un mesetto, abbiamo fatto l'algebra relazionale e iniziato l'SQL ma partendo da tabella già pronte ed usando Oracle, non siamo ancora arrivati alla progettazione di una base dati.

È per questo che non so bene se iniziare a sbattere la testa su Access, e nel caso partendo da dove.

Answer 5

ciao Simone,

benvenuto innanzitutto :-).

[...]

Da qui poi ho creato tutta una serie di celle che mi restituiscono alcuni dati, come la percentuale di presenza dei singoli, del loro sotto gruppo in totale o per data di riunione, per anno di frequenza, per ****, e un grafico con l'andamento del gruppo, col la percentuale riunione per riunione ecc

Secondo voi Access sarebbe più indicato per gestire questo tipo di informazioni? 

[...]

come ti sarai già reso conto, Excel da questo punto di vista ti permette da subito di "andare in produzione" se mi passi il termine perché con le funzioni native che mette a disposizione, nel momento in cui la complessità dei dati da gestire è non elevatissima consente di ottenere da subito risultati in termine di calcoli statistici o semplice conteggi e/o somme.

Nel momento in cui la complessità e la numerosità dei dati cresce lo strumento comincia a non essere più opportuno con la necessità di passare da un database piatto e un database relazionale.

Visto da come di dici che sei agli inizi, potresti approfittare per sperimentare un po' e valutare da solo quali sono i punti di forza nel tuo scenario tali per cui Excel potrebbe bastare e quando invece hai bisogno di Access.

Dal mio punto di vista, potresti già trovarti nella seconda delle due possibilità perché nel momento in cui hai molte riunioni, con diverse date e diversi argomenti, con diversi partecipanti da dover di volta in volta memorizzare, con excel dovresti procedere con tutta probabilità  con grandi copia incolla, con il rischio di commettere qualche errore con Access, i dati li dovresti sempre inserire, ma la comodità ad esempio di una relazione 1->m che permette la classica realizzazione di form master e details di access è davvero unica.

[...]

Permette di creare qualcosa anche a livello grafico più piacevole per la visualizzazione di questi dati?

[...]

con un po' di fantasia le forms di access possono essere personalizzate notevolmente ed essere rese davvero accattivanti.

[...]

Sarebbe invece un lavoro inutile e non pertinente?

[....]

a questo ultimo aspetto mi sembra già di avere risposto... :-).

In bocca al lupo per i tuoi studi sulla base dati e per il tuo progetto.

Un consiglio, dedica tempo, ma per certo i docenti del tuo corso non mancheranno di enfatizzare questo aspetto, sui concetti relativi alla normalizzazione, è molto importante.

Poi viene l'Sql, realizzare query performanti è tutt'altro che semplice (parlo di query complesse) e poi è indispensabile per automatizzare per bene il database la conoscenza - approfondita - di VBA, ma le fondamenta sono la corretta impostazione della base dati.

[...]

Grazie

prego, ciao, Sandro.