Trasferire i metadati da un dataset ai files contenuti al suo interno

Question

Buongiorno, ho creato dei Dataset all'interno di una libreria SharePoint. Volevo sapere se c'è un modo per fare in modo che automaticamente tutti i files all'interno del dataset abbiano lo stessa metadato della cartella padre. Nel test che ho fatto ho creato un "Content Type" chiamato "B_Budget", ma i files al suo interno hanno un "Content Type" chiamato "Document".2_screenshot.jpg

Answer 1

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Ciao @Finamore, Remo

Buongiorno! Grazie per aver contattato il team di Domande e risposte Microsoft.

Fare in modo che i file all'interno di un dataset (cartella) in SharePoint ereditino automaticamente i metadati dalla cartella padre è un'esigenza molto comune negli ambienti aziendali. Per impostazione predefinita, SharePoint non eredita automaticamente i metadati dalle cartelle, ma esistono alcuni modi pratici per ottenere un comportamento simile:

Opzione 1: Utilizzare "Impostazioni valore predefinito colonna"

Questo è il modo più semplice per assegnare automaticamente i metadati ai file quando vengono caricati in una cartella specifica.

1. Accedere alla Raccolta documenti che contiene il dataset.
2. Fare clic sull'icona a forma di ingranaggio → scegliere Impostazioni raccolta → Altre impostazioni raccolta
   
3. Selezionare Impostazioni valore predefinito colonna.
   

Seleziona la cartella → assegna valori predefiniti per le colonne dei metadati (ad esempio, Tipo di budget = Marketing).

1. Fai clic su OK per salvare.

Risultato: quando carichi file in quella cartella, SharePoint applicherà automaticamente i valori predefiniti dei metadati configurati.

Nota:

Questo metodo non modifica il Tipo di contenuto dei file, ma imposta solo i valori dei metadati.

I file caricati tramite OneDrive Sync o tramite trascinamento dal desktop potrebbero non ricevere i metadati predefiniti in modo affidabile.

Opzione 2: Utilizza unset di documenti (avanzato)

Se hai bisogno che i metadati vengano condivisi ed ereditati tra più file, valuta la possibilità di utilizzare unset di documenti anziché una cartella normale.

Vantaggi:

I metadati assegnati al set di documenti vengono applicati automaticamente a tutti i file al suo interno.

Ideale per la gestione di documenti raggruppati per progetto, contratto o budget.

Funziona bene con flussi di lavoro e controllo delle versioni.

Per abilitare la funzionalità Set di documenti su un sito:

1. Da un sito di SharePoint, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio > Informazioni sul sito.
   
2. Fare clic su Visualizza tutte le impostazioni del sito.
   
3. Fare clic su Funzionalità Raccolta siti in Amministrazione Raccolta siti.
   
4. Per attivarla, fare clic sul pulsante Attiva accanto a Set di documenti.
   
5. Nella Raccolta documenti, andare a Impostazioni raccolta → Quindi fare clic su Aggiungi da tipi di contenuto del sito esistenti.
   
6. In Seleziona tipi di contenuto del sito da, scegliere Tipi di contenuto del set di documenti → Aggiungi → fare clic su OK.
   

Per aggiungere il tipo di contenuto del set di documenti alla raccolta.

1. In Sito documenti → fare clic su Nuovo → scegliere Set di documenti.
   

(Poiché il nostro attuale ambiente di test utilizza l'interfaccia in inglese, gli screenshot verranno visualizzati anche in inglese. Tuttavia, è possibile eseguire le stesse azioni sull'interfaccia in italiano: le posizioni dei pulsanti e delle icone sono le stesse.)

2. Assegnare metadati al set di documenti → tutti i file al suo interno erediteranno automaticamente tali metadati.

Se hai bisogno di ulteriore assistenza o hai altre domande, non esitare a contattarmi. Sono qui per aiutarti.

Grazie ancora per la pazienza e per aver scelto il forum Microsoft Q&A.

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