Gestione documenti SharePoint

Question

Avrei bisogno per la gestione documentale ISO 9001 impostare o provare a capire come impostare la visualizzazione di chi ha letto il documento e chi lo ha scaricato.

Inoltre quando clicco su "cronologia versioni" perchè non mi appaiono le approvazioni e tutti i dati necessari?

Come impostare la visualizzazione dei solo elementi approvati a chi non è proprietario?

Grazie

Answer 1

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Gentile @Lapo Tacconi,

Grazie per aver contattato il forum Q&A di Microsoft.

Capisco che hai diverse domande riguardanti il ​​controllo dei documenti e la conformità alla norma ISO 9001 in SharePoint. Le funzionalità di cui hai bisogno: monitoraggio delle letture, approvazioni e visualizzazioni limitate sono tutte configurabili, ma si basano sulla configurazione di librerie e criteri specifici.

Dalla mia ricerca, il monitoraggio diretto di "chi ha letto il documento" e "chi lo ha scaricato" richiede metodi diversi nelle moderne versioni di SharePoint, poiché non esiste una singola colonna integrata per lo "Stato di lettura" come si potrebbe vedere per le approvazioni.

1. Monitoraggio delle visualizzazioni (letture)

È possibile controllare le visualizzazioni dei documenti, ma non una vera e propria conferma di "conferma di lettura".

Quando si passa il mouse su un documento in una libreria, il pannello informativo mostra il numero di visualizzazioni (e di visitatori univoci) e l'attività. Questo conferma che un utente ha visualizzato il documento nel browser, ma non se l'ha letto per intero. Per un registro dettagliato di chi ha effettuato l'accesso o visualizzato il file, è necessario utilizzare la Ricerca nel registro di controllo nel portale di conformità di Microsoft 365 Purview. Questo è il registro ufficiale e verificabile ai fini della conformità.

2. Monitoraggio dei download

Registri di controllo: questo è l'unico modo affidabile per monitorare i download ai fini della conformità. Il registro di controllo registra l'evento "File scaricato" insieme all'utente e al timestamp.

Report sull'utilizzo di SharePoint (limitato): il report sull'utilizzo del sito può mostrare i file principali in base all'utilizzo, ma il registro di controllo è necessario per il monitoraggio dei download a livello di utente specifico.

Per riferimento: Cerca nel registro di controllo | Microsoft Learn

Non vengono visualizzate le approvazioni nel riquadro Cronologia versioni standard perché le approvazioni vengono gestite da un processo separato (impostazione di approvazione del flusso o del contenuto), non dal controllo delle versioni predefinito dei file.

Cronologia versioni: questo riquadro registra le modifiche al contenuto del file e ai relativi metadati (ad esempio, data di modifica, modificatore).

Stato di approvazione: la decisione di approvazione effettiva (Approvato/Rifiutato) e la data/l'utente che l'ha approvata sono archiviati in una colonna dedicata "Stato di approvazione" all'interno della libreria stessa.

Per visualizzare i dati di approvazione insieme al file, è necessario aggiungere le colonne "Stato di approvazione" e "Commenti del responsabile approvazione" alla visualizzazione della libreria.

Dati di flusso (se si utilizza Power Automate): se si utilizza un flusso di Power Automate per l'approvazione in più fasi, la cronologia completa delle approvazioni viene archiviata nella cronologia di esecuzione del flusso in Power Automate, non in SharePoint.

Per riferimento: Funzionamento del controllo delle versioni in elenchi e librerie - Supporto Microsoft

Impostazione di visualizzazioni limitate per gli elementi approvati (controllo ISO 9001)

Questo è fondamentale per la conformità ISO, in quanto garantisce che solo i documenti correnti e approvati siano visibili agli utenti generici.

1. Abilitare l'approvazione del contenuto:

Accedere a Impostazioni raccolta documenti di destinazione > Impostazioni controllo delle versioni.

In "Richiedi approvazione del contenuto per gli elementi inviati?", selezionare Sì.

2. Imposta la sicurezza degli elementi bozza:

Nella stessa area delle impostazioni, trova Sicurezza degli elementi bozza (Chi può visualizzare gli elementi bozza in questa raccolta documenti?).

Seleziona l'opzione: "Solo gli utenti che possono approvare gli elementi (e l'autore dell'elemento)".

Per riferimento: Richiedi l'approvazione degli elementi in un elenco o in una raccolta - Supporto Microsoft

Quando questa opzione è impostata:

Un documento appena caricato o modificato avrà lo stato "In sospeso" e sarà visibile solo all'autore e agli approvatori designati.

Gli utenti generici (non proprietari) potranno visualizzare solo i documenti che sono stati ufficialmente "Approvati" (l'ultima versione principale).

Se un elemento viene rifiutato, la versione approvata precedente rimane visibile e la bozza rifiutata è visibile solo ai proprietari/approvatori.

Spero che queste informazioni ti siano utili. Segui questi passaggi e fammi sapere se funziona. In caso contrario, possiamo collaborare per risolvere il problema. Grazie per la pazienza e la comprensione. Se hai domande o hai bisogno di ulteriore assistenza, non esitare a condividerle nei commenti, così potrò continuare a supportarti. Attendo con ansia la tua risposta.

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