Prenotazioni di budget generale

Una riserva di bilancio generale è un documento che a volte viene anche definito impegno . Le entità del settore pubblico spesso utilizzano questo documento per accantonare o contrassegnare i fondi a budget in modo che non siano disponibili per altri scopi. Solitamente queste prenotazioni vengono effettuate prima che i fornitori siano selezionati per l'acquisto. Utilizzando le riserve di bilancio generali, un'organizzazione può monitorare in modo esplicito le spese pianificate a fini di gestione e rendicontazione. Ogni richiesta di acquisto, ordine di acquisto o fattura fornitore generata può essere associata ad almeno una prenotazione di budget generale.

Le prenotazioni con budget generale sono disponibili solo se vengono soddisfatte le seguenti condizioni:

• Hai la versione 8.1 o successiva.
• Le chiavi di configurazione Settore pubblico, Processo di gravame e Processo di pre-gravame sono attivate.
• Stai utilizzando definizioni di pubblicazione. (Tuttavia, non è necessario utilizzare le definizioni di registrazione se non si attiva la contabilità degli impegni.)
• La configurazione del controllo del budget è attivata e configurata e il controllo del budget è attivato.

Le riserve di bilancio generali contengono righe che forniscono dettagli sullo scopo della riserva e sui fondi riservati pianificati. Questi dettagli includono le date di inizio e di fine della prenotazione. È possibile aggiungere, modificare ed eliminare linee. È inoltre possibile specificare vari dettagli, come l'articolo richiesto, la valuta, il prezzo unitario, la quantità e l'importo totale. Le riserve di bilancio generali sono destinate ad essere utilizzate dagli enti del settore pubblico.

Gli enti del settore privato utilizzano il termine riserva di bilancio per parlare di oneri o pre-oneri. Tuttavia, a differenza delle riserve di bilancio generali, tali riserve di bilancio non sono documenti.

È possibile creare diversi tipi di prenotazione di budget generale per specificare diverse caratteristiche e requisiti, in base alle proprie esigenze di acquisto. Le caratteristiche includono il flusso di lavoro utilizzato per la prenotazione e i valori predefiniti. Ad esempio, puoi creare tre tipi di prenotazione. Si utilizza un tipo per le richieste di acquisto, un altro per gli ordini di acquisto e un altro ancora per le fatture fornitore.

Nella prenotazione del budget generale è anche possibile visualizzare le distribuzioni contabili e le righe del giornale di contabilità secondaria per la transazione.

Nota

I conti mastri utilizzati per le riserve di bilancio generali devono essere inclusi nel controllo di bilancio. Se tali conti non vengono inclusi nel controllo del budget, si verificherà quanto segue.

• La riserva di bilancio generale e i relativi documenti di consumo non saranno gravati o pre-gravati.
• Le transazioni di riporto non creeranno voci nel registro di bilancio.
• L'annullamento e la finalizzazione delle prenotazioni di bilancio generali non ridurranno il budget da riportare a nuovo.
• I conti mastri non saranno inclusi nelle richieste di analisi del budget e nelle statistiche di controllo del budget.

Se si utilizza la contabilità di progetto, è possibile attivare il monitoraggio dei costi impegnati per le riserve di budget generali.

È possibile trasferire le riserve di bilancio generali da un anno fiscale all'altro. Puoi anche Chiudi o finalizzare una prenotazione di budget generale completata o scaduta alla fine dell'anno.

Una riserva di bilancio generale viene annullata in modo diverso a seconda del documento che vi fa riferimento:

• Se il documento è un ordine di acquisto, la prenotazione viene annullata quando l'ordine di acquisto viene confermato.
• Se il documento è una fattura e non fa riferimento a un ordine di acquisto o a un contratto di acquisto, la riserva di bilancio generale viene annullata quando la fattura viene registrata.
• Se il documento è una richiesta di acquisto, la prenotazione viene annullata quando la richiesta di acquisto viene approvata.