Passaggio 4: Inoltrare un messaggio di posta elettronica di un ex dipendente a un altro dipendente o convertirlo in una cassetta postale condivisa

In questo passaggio si assegna l'indirizzo di posta elettronica dell'ex dipendente a un altro dipendente o si converte la cassetta postale dell'utente in una cassetta postale condivisa.

Convertire la cassetta postale dell'ex dipendente in una cassetta postale condivisa

Quando si converte la cassetta postale di un utente in una cassetta postale condivisa, tutti i messaggi di posta elettronica e il calendario esistenti vengono conservati. L'unica differenza è che ora si trovano in una cassetta postale condivisa, cui potranno accedere diversi utenti invece di uno solo. È possibile convertire una cassetta postale condivisa in una cassetta postale utente (privata) in un secondo momento, se si desidera.

• La creazione di una cassetta postale condivisa è il modo meno costoso perché non sarà necessario pagare per una licenza purché la cassetta postale sia inferiore a 50 GB. Se è superiore a 50 GB, è necessario assegnarvi una licenza.
• Se si converte la cassetta postale in una cassetta postale condivisa, saranno disponibili anche tutti i vecchi messaggi di posta elettronica. Questa operazione può richiedere molto spazio.
• Se si configura l'inoltro della posta elettronica, solo i nuovi messaggi inviati all'ex dipendente verranno inviati al dipendente corrente.

Seguire questa procedura per convertire la cassetta postale dell'utente in una cassetta postale condivisa.

Inoltrare l'e-mail di un ex dipendente a un altro dipendente

Importante

Se si sta configurando l'inoltro della posta elettronica o una cassetta postale condivisa, alla fine non eliminare l'account dell'ex dipendente. L'account deve restare valido per poter ancorare l'inoltro della posta elettronica o la cassetta postale condivisa.

1. Nell'interfaccia di amministrazione passare alla pagina Utenti>Utenti attivi.
2. Selezionare il nome del dipendente che si vuole bloccare e quindi selezionare la scheda Posta .
3. In Email Inoltro selezionare Gestisci inoltro di posta elettronica.
4. Attivare Inoltra tutta la posta elettronica inviata a questa cassetta postale. Nella casella Indirizzo di inoltro digitare l'indirizzo di posta elettronica del dipendente corrente che otterrà il messaggio di posta elettronica.
5. Seleziona Salva.
6. Ricordare di non eliminare l'account dell'ex dipendente.

Importante

Negli scenari in cui la cassetta postale è inattiva a causa di motivi di conformità, l'inoltro o la conversione della cassetta postale in una cassetta postale condivisa non funzionerebbe.

Annullare le riunioni di Outlook

Assicurarsi di annullare tutte le riunioni che l'utente precedente aveva nel calendario. In questo modo le persone possono rimuovere le riunioni create dall'utente precedente.

Se la persona ha avuto riunioni che hanno prenotato attrezzature o camere, non sarà disponibile per essere prenotato fino a quando tali riunioni non vengono annullate. Leggere Eliminare un appuntamento o una riunione per i passaggi.

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