Configurare la disponibilità del servizio in Microsoft Bookings

In Microsoft Bookings, la gestione della disponibilità del servizio è essenziale per una pianificazione efficiente degli appuntamenti. Microsoft Bookings semplifica e semplifica la gestione della disponibilità del servizio e la corrispondenza con la disponibilità del personale. Configurando la disponibilità del servizio, è possibile assicurarsi che i clienti possano prenotare i servizi quando si desidera e che il personale possa fornirli in modo efficiente ed efficace.

Categorie di disponibilità del servizio

Esistono tre categorie di disponibilità del servizio.

1. Prenotabile quando il personale è gratuito: Ciò significa che il servizio sarà disponibile solo quando sono disponibili anche i membri del personale che offrono questo servizio. Questa opzione consente di evitare la doppia prenotazione o conflitti nell'orario del personale.
2. Non prenotabile: Ciò significa che il servizio non può essere prenotato dai clienti. È possibile utilizzare questa opzione se si vuole sospendere temporaneamente un servizio o renderlo non disponibile per la prenotazione online. Se necessario, è comunque possibile prenotare manualmente questo servizio dal calendario.
3. Ore personalizzate: Ciò significa che è possibile impostare una pianificazione settimanale specifica per la disponibilità del servizio. Questa opzione offre maggiore flessibilità e controllo sulla pianificazione del servizio.

Queste opzioni si applicano alla disponibilità generale del servizio. Se si vuole impostare una disponibilità diversa per un intervallo di date specifico, è possibile selezionare "Aggiungi un intervallo di date diverso" e immettere le date di inizio e fine per tale periodo. Scegliere quindi una delle tre opzioni per tale intervallo di date. È possibile aggiungere più intervalli di date con impostazioni di disponibilità diverse, che sostituiscono la disponibilità generale del servizio. In questo modo, è possibile personalizzare la disponibilità del servizio per festività, eventi speciali o altre occasioni.

Blocca la disponibilità durante determinate date

Ci possono essere momenti in cui non vuoi accettare prenotazioni, ad esempio vacanze, vacanze o giorni personali.

Per configurare i servizi come "Non prenotabili" per le date specificate, seguire questa procedura:

1. Aprire le impostazioni del servizio per cui si vuole modificare la disponibilità.
2. Selezionare Opzioni di disponibilità.
3. Selezionare Imposta disponibilità per un intervallo di date diverso.
4. Inserisci il periodo per il quale non accetterai alcuna prenotazione per questo servizio.
5. Selezionare Non prenotabile.

La configurazione della disponibilità del servizio in Microsoft Bookings offre un approccio personalizzato alla pianificazione degli appuntamenti, allineando facilmente la disponibilità del personale alle prenotazioni dei clienti. Che si tratti di sessioni ricorrenti o intervalli di date personalizzati, Bookings consente alle aziende di ottimizzare le risorse e migliorare l'esperienza dei clienti.

Impostare il tempo di buffer in Microsoft Bookings

Alcuni degli appuntamenti potrebbero richiedere tempo prima o dopo l'incontro con il cliente per configurare, pulire o ripristinare la stanza e l'attrezzatura. Oppure, se sei in viaggio tra gli appuntamenti dei clienti, potresti aver bisogno di tempo per assicurarti che tu e il tuo team possiate viaggiare tra un appuntamento e l'altro senza far attendere il cliente.

È possibile impostare l'ora del buffer prima dell'inizio degli appuntamenti, dopo la fine degli appuntamenti o entrambi per concedere al personale il tempo aggiuntivo necessario per prepararsi per l'appuntamento successivo.

Configurare le impostazioni predefinite del tempo di buffer

Le impostazioni predefinite dell'ora del buffer vengono impostate nella pagina Dettagli servizio in Bookings. Come tutte le impostazioni predefinite del servizio impostate in questa pagina, queste impostazioni predefinite possono essere modificate dall'utente per una prenotazione specifica per soddisfare esigenze specifiche dei clienti.

L'impostazione relativa all'ora del buffer è disponibile nella pagina Dettagli servizio . Prima di poter essere impostato per un determinato servizio, è necessario abilitare l'impostazione dell'ora del buffer selezionando l'interruttore tempo buffer. In questo modo vengono visualizzati gli elenchi a discesa Prima e Dopo , che vengono usati per selezionare la quantità predefinita di tempo da conservare prima e dopo ogni prenotazione, come illustrato di seguito:

Tempo di buffer e disponibilità

I clienti non visualizzano direttamente e non possono modificare i tempi del buffer impostati. Tuttavia, poiché il tempo del buffer viene usato per calcolare la durata complessiva del servizio, i clienti vedranno l'utente e il personale pertinente come prenotati sia durante gli orari di buffer che di appuntamenti regolari. I clienti vedono anche la disponibilità per te e il tuo personale solo se c'è abbastanza tempo sia per l'appuntamento che per il tempo del buffer.

Ad esempio, un appuntamento di un'ora con un tempo di buffer pre-appuntamento di 15 minuti richiede un blocco di tempo disponibile di almeno 1 ora e 15 minuti. Un appuntamento per questo servizio riempirebbe quindi un intervallo di tempo di 75 minuti nel calendario e richiede 75 minuti di disponibilità per prenotare senza conflitti.