Iniziare con una distribuzione pilota di Microsoft 365 per i ruoli di lavoro in prima linea

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  • Si applica a:
    Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Prima di eseguire il commit di un'implementazione completa delle Microsoft 365 for frontline workers nell'organizzazione, è consigliabile provarla prima con un piccolo gruppo di persone nell'organizzazione. Iniziare prima con un programma pilota può essere utile:

  • Convalidare l'idoneità dell'utente.
  • Identificare e attenuare i problemi.
  • Garantire un'implementazione corretta a livello di organizzazione.

Ad esempio, un progetto pilota può aiutare a determinare:

  • Indica se gli scenari identificati corrispondono alle esigenze aziendali dell'organizzazione.
  • Quali elementi devono essere modificati o ulteriormente personalizzati per l'organizzazione.
  • Quali informazioni di training e orientamento è necessario fornire agli utenti prima, durante e dopo aver iniziato a usare questi nuovi strumenti.

L'esecuzione di un programma pilota fa parte del processo di adozione complessivo. Per altre informazioni sull'adozione di Microsoft 365 nell'organizzazione, vedere:

Passaggi per eseguire un programma pilota

Riunire le persone

Assemblare un gruppo di persone appartenenti alle community aziendali, IT e in prima linea per fungere da stakeholder e gruppo decisionale per il progetto pilota di Microsoft 365 per i lavoratori in prima linea. Assicurati di includere persone di tutte e tre le comunità per darti le migliori possibilità di successo.

Identificare quindi la community pilota della fase 1 e assicurarsi che includa i ruoli di lavoro in prima linea effettivi nel raggruppamento logico più piccolo per l'organizzazione. Ad esempio, un ristorante, una divisione di un grande magazzino, un negozio, un reparto clinico, un distretto, un impianto, un centro di distribuzione e così via. La chiave consiste nell'ottimizzare il ruolo di lavoro in prima linea medio che fa parte di un solo team. I manager o gli specialisti possono far parte di più team.

Procedura consigliata

È importante includere tutti i ruoli all'interno di quel raggruppamento logico più piccolo, dai manager ai lavoratori part-time o stagionali, per scoprire informazioni preziose e abilitare scenari di comunicazione moderni.

Punti decisionali

Al termine di questa fase, si dovrebbe essere in grado di rispondere a queste domande:

  • Chi parteciperà al tuo pilota?
  • Qual è il raggruppamento logico più piccolo per l'organizzazione?

Pianificare il progetto pilota

Ecco alcuni suggerimenti per un progetto pilota di successo.

  • Impostare le date di inizio e fine e definire obiettivi chiari per misurare il successo. Questi obiettivi consentono di pianificare l'implementazione dopo il completamento del progetto pilota.
  • Creare un piano di test, un processo per la raccolta di commenti e suggerimenti e un piano di comunicazione.
  • Tempo sufficiente per eseguire il progetto pilota e valutarne l'impatto. È consigliabile un minimo di 30 giorni.
  • Includere gli stakeholder e i partecipanti corretti, sapendo che è possibile aggiungere altri utenti durante il progetto pilota, se necessario. Per Microsoft 365 for frontline workers, assicurarsi che gli stakeholder e i partecipanti includano non solo i dirigenti aziendali e il personale IT, ma anche i manager e i lavoratori in prima linea, in modo da poter:
    • Assicurarsi di comprenderne le sfide durante la pianificazione dell'implementazione.
    • Verificare che l'implementazione abbia un effetto positivo su tali sfide.
  • Iniziare in piccolo e prendere tempo per sospendere, valutare i risultati e regolare il progetto pilota.

Per un progetto pilota di successo per i lavoratori in prima linea, la semplicità è fondamentale! Per la maggior parte delle organizzazioni, questa community in genere non viene fornita alcuna tecnologia di comunicazione o collaborazione supportata dall'azienda, ma probabilmente usa già strumenti consumer non supportati per soddisfare alcune esigenze di base.

Una procedura consigliata consiste nell'iniziare da dove si trovano gli utenti e imitare le funzionalità attualmente in uso negli strumenti consumer. Man mano che il progetto pilota progredisce e inizia il processo di iterazione, è possibile aumentare l'esperienza.

Punti decisionali

  • Quali funzionalità verranno incluse nella fase 1 del progetto pilota?
  • I dipendenti in prima linea hanno bisogno di turni per la gestione della pianificazione?
  • I lavoratori in prima linea hanno bisogno di Walkie Talkie per le comunicazioni push-to-talk (PTT)?

Non si è certi degli strumenti consumer attualmente in uso per questi utenti?

Usare un sondaggio per fare un inventario degli strumenti, delle funzionalità e degli scenari su cui si basano gli utenti.

Configurare Microsoft 365 e Teams

Determinare i dispositivi da supportare. Ad esempio, è possibile usare i client per dispositivi mobili di Teams in Android e iOS per l'accesso in movimento alle app Teams e ai ruoli di lavoro in prima linea. Vedere Ottenere i client di Teams e Gestire i dispositivi per i lavoratori in prima linea.

Per indicazioni su come configurare Microsoft 365, Teams e gli altri servizi necessari per il progetto pilota, vedere Configurare Microsoft 365 for frontline workers e la distribuzione di Teams.

Punti decisionali

  • Quali funzionalità di messaggistica di chat e canali verranno incluse nel progetto pilota?
  • Si creeranno team da zero o da un modello di team?

Procedura consigliata

Mantieni i canali semplici. È consigliabile resistere alla tentazione di creare un canale per ogni possibile area di conversazione e mantenere le cose semplici. Va bene se i canali vengono creati nel tempo in base alle esigenze.

Dopo aver configurato i team e i canali, configurare le app in prima linea da usare nel progetto pilota, tra cui:

Comunicare

Informare i lavoratori in prima linea della loro partecipazione al progetto pilota, gli obiettivi pilota e fornire formazione, se necessario, sulle nozioni di base.

Ad esempio, questa può essere un'istruzione per accedere a Google Play o Apple Store sui propri dispositivi mobili, scaricare l'app Teams e accedere con le credenziali aziendali. Condividere le risorse di Microsoft Teams per & l'apprendimento, in base alle esigenze. Teams è stato progettato con un'interfaccia facile da usare che la maggior parte dei lavoratori in prima linea dovrebbe trovare intuitiva.

Procedura consigliata

Non dimenticare di formare i tuoi manager sui turni! Se si intende includere Turni nel progetto pilota, è consigliabile tenere una sessione di formazione con i manager su come creare, gestire e pubblicare pianificazioni nel team.

Misura

Misurare l'utilizzo e valutare il feedback degli utenti. I report sull'utilizzo consentono di comprendere i modelli di utilizzo e attività e, insieme al feedback degli utenti, forniscono informazioni preziose.

Vedere i report di Microsoft 365 nell'interfaccia di amministrazione, nell'analisi dell'utilizzo di Microsoft 365 e nell'analisie nella creazione di report di Teams.

Potenziare i lavoratori in prima linea riguarda più le persone che la tecnologia. Per comprendere l'impatto di Teams, rimanere concentrati sull'esperienza dei lavoratori in prima linea. Esaminare prima, durante e dopo il pilota per comprenderne le esigenze, i punti deboli e le reazioni. È possibile configurare un canale Di feedback in Teams per raccogliere commenti e suggerimenti sulle esperienze.

Se si esegue l'iterazione del progetto pilota e si aggiungono nuove funzionalità nel corso del tempo, questo feedback può aiutare a guidare l'ordine, il ritmo o anche se sono necessarie funzionalità aggiuntive.

Procedura consigliata

Nutri i tuoi campioni ed evidenzia le tue vittorie. Premia i dipendenti in prima linea per aver abbracciato questi nuovi strumenti e per averli usati in modi innovativi correlati ai risultati aziendali per la tua azienda. Ciò consente di garantire l'adozione continua di Teams e il valore per l'azienda.

Eseguire l'iterazione e l'espansione

Ora che il primo progetto pilota è stato completato con un gruppo iniziale di lavoratori in prima linea, è il momento di espandersi. Si consideri una delle opzioni di espansione seguenti:

  • Espandere il numero di team.
    • Invece di una posizione, è possibile eseguire un'area?
  • Espandere funzionalità e funzionalità.
    • C'era una funzionalità chiave suggerita dai dipendenti in prima linea che non era inclusa nel set di funzionalità iniziale?

È consigliabile eseguire questo processo il numero di volte necessario per arrivare a una soluzione, a un set di procedure consigliate e alla documentazione di formazione per i lavoratori in prima linea.