Esaminare i dati per una richiesta di diritti dell'interessato

Questo articolo illustra come esaminare i dati raccolti per una richiesta di diritti dell'interessato usando strumenti di redazione, tag file. Informazioni su come usare la funzionalità di collaborazione, che include un canale teams dedicato.

Dopo aver raccolto i dati per una richiesta di diritti dell'interessato, la fase successiva consiste nel esaminare gli elementi di contenuto, decidere quali elementi includere o escludere come parte della richiesta e, se necessario, redigere le informazioni.

Attività per il completamento della revisione dei dati

La fase Rivedi dati si verifica quando i collaboratori esaminano gli elementi di contenuto nella scheda Dati raccolti . Verrà automaticamente configurato un canale di Teams per facilitare la revisione dei contenuti da parte di tutti gli stakeholder. Per altri dettagli, vedere Collaborazione per la revisione dei dati riportata di seguito. Di seguito sono elencate le attività essenziali per il passaggio di revisione dei dati:

Importare altri file

Quando si soddisfa una richiesta di accesso o di esportazione , è possibile inserire altri elementi di contenuto nella richiesta per consolidare la revisione e l'output per l'interessato. Ad esempio, i file archiviati all'esterno dell'ambiente Microsoft 365 dell'organizzazione o altri elementi che si ritiene rilevanti ma non sono stati inclusi nell'ambito della ricerca. È possibile importare file nella scheda Dati raccolti di una singola richiesta da esaminare e su cui lavorare, insieme agli altri elementi. I file importati vengono aggiunti allo stesso contenitore Archiviazione BLOB di Azure con gli altri elementi di contenuto recuperati dalla ricerca.

Seguire la procedura seguente per importare i file:

  1. Nella pagina dei dettagli della richiesta selezionare Importa file dalla barra dei comandi nella parte superiore della pagina.

  2. Sullo schermo verrà visualizzata una casella Importa file . Selezionare Scegli file e nella visualizzazione Esplora file scegliere uno o più file da importare.

  3. Verrà visualizzata nuovamente la casella Importa file , che elenca i file scelti. È possibile selezionare di nuovo Scegli file per aggiungere altri elementi all'elenco. Per rimuovere uno dei file, selezionare Cancella, che rimuove tutti i file e scegliere di nuovo i file.

  4. Quando tutti i file desiderati sono elencati nella casella Importa file , selezionare Importa. Per uscire senza caricare, selezionare Annulla importazione.

All'inizio dell'importazione, verrà visualizzata di nuovo la scheda Dati raccolti della richiesta. Un messaggio sopra la scheda indica che il caricamento è in corso. Se si verifica un problema con il caricamento, il messaggio indicherà e fornirà un'opzione per riprovare.

Verrà visualizzato un messaggio di conferma sopra la scheda Dati raccolti al termine dell'importazione.

Altri dettagli sull'importazione di file:

  • La dimensione massima del file per l'importazione è di 500 MB. Verrà visualizzato un messaggio di avviso nella casella Importa file se un file supera il limite.

  • Potrebbero essere necessari fino a 20 minuti prima che i file importati siano disponibili nella scheda Dati raccolti .

  • Se un'importazione è già in corso per un utente, lo stesso utente non sarà in grado di caricare più file fino al termine del processo di caricamento precedente. Più utenti possono caricare i file nella stessa richiesta contemporaneamente. Tuttavia, maggiore è il numero di caricamenti in corso, maggiore sarà il tempo necessario per il completamento. I messaggi di stato nella richiesta informeranno quando un caricamento è terminato e i file sono pronti per la revisione.

Filtrare l'elenco di elementi

Sopra l'elenco di elementi nella scheda Dati raccolti sono presenti un set di opzioni di filtro statico, ad esempio Parole chiave, Stato revisione e Tag. Per applicare uno di questi filtri, selezionare la freccia giù accanto al nome del filtro e immettere i criteri di filtro richiesti.

Consiglio

Il filtro per parole chiave può essere molto utile per identificare un subset specifico di elementi associati all'interessato. È possibile immettere più parole chiave separate da un punto e virgola. Il campo di testo della parola chiave è supportato da caratteri jolly; è possibile aggiungere il carattere jolly (*) prima o alla fine di una parola per trovare le varianti di tale parola.

Per trovare altri filtri, selezionare il comando Filtri sopra l'elenco di elementi. Verrà visualizzato un riquadro a comparsa Filtro con un elenco di set di filtri aggiuntivi; ad esempio il nome dell'elemento, i tipi di dati personali o i destinatari. Selezionare la casella accanto al set di filtri da applicare all'elenco di elementi. Il filtro Sito/percorso , come il filtro Parola chiave , è supportato da caratteri jolly.

Al termine della scelta dei filtri, selezionare Fine. L'elenco di elementi viene ora filtrato in base alle proprie scelte.

Se si applicano filtri e quindi si passa dalla scheda Dati raccolti , i criteri di filtro vengono reimpostati. Quando si torna alla scheda Dati raccolti , sarà necessario riapplicare tutti i filtri desiderati.

Contrassegnare gli elementi come Includi o Escludi

Esaminare gli elementi elencati nella scheda Dati raccolti della richiesta per determinare se contengono i dati personali dell'interessato. Per esaminare il contenuto in ogni elemento, selezionare il nome dell'elemento nell'elenco di elementi. Il contenuto verrà visualizzato nell'area di revisione del contenuto a destra della tabella. Se il contenuto non viene visualizzato, è possibile scaricare l'elemento per esaminarlo usando queste istruzioni.

Consiglio

La scheda Testo normale dell'area di revisione del contenuto evidenzia il testo corrispondente agli identificatori dell'interessato forniti al momento della creazione della richiesta (vedere il passaggio 4 del processo guidato per la creazione di una richiesta). Gli identificatori vengono evidenziati quando vengono visualizzati nel corpo di un messaggio di posta elettronica, un documento o un altro elemento di contenuto. Gli identificatori non vengono evidenziati quando vengono visualizzati nelle intestazioni di posta elettronica o di documento.

Se si decide di includere l'elemento come parte del report finale all'interessato, selezionare Includi sulla barra dei comandi nella parte superiore dell'elenco di elementi. È anche possibile selezionare il pulsante blu Includi nell'area di revisione del contenuto a destra dell'elenco di elementi. Quando si seleziona Includi, viene visualizzato un riquadro a comparsa con un'opzione per aggiungere note. Al termine, selezionare Invia per salvare lo stato di revisione dell'elemento come Includi.

Se l'elemento non appartiene come parte della richiesta, è possibile selezionare Escludi sulla barra dei comandi o il pulsante Escludi nell'area di revisione del contenuto. Contrassegnare un elemento in modo esplicito come Escludi è spesso necessario per i record interni.

Per impostazione predefinita, solo gli elementi contrassegnati come Includi verranno inclusi nei report finali generati per l'interessato.

Nota

Se contrassegni un elemento come Escludi, devi aggiungere una nota come giustificazione per il motivo per cui non riguarda la richiesta di diritti dell'oggetto. Le note sono per scopi interni e non sono incluse nei report finali.

Se il contenuto sembra essere un falso positivo per la query di ricerca, selezionare Non corrisponde e nel riquadro a comparsa selezionare Conferma. Questa azione contrassegnerà l'elemento come qualcosa che non avrebbe dovuto essere rilevato nella ricerca.

Scarica i file

Se il contenuto di un elemento non viene visualizzato nell'area di revisione del contenuto, è possibile scaricare l'elemento nel computer locale per esaminare e apportare eventuali modifiche necessarie. Per scaricare un elemento, selezionarne il nome dall'elenco di elementi, quindi selezionare il comando Scarica a sinistra della casella di ricerca sopra l'elenco di elementi. Se è necessario apportare modifiche all'elemento, salvare le modifiche apportate all'elemento nel computer locale, quindi reimportare l'elemento seguendo le istruzioni di importazione.

Applicazione di tag

I tag di revisione dei dati non eseguono o avviano alcuna azione su un elemento di contenuto, ma possono essere usati per identificare e contrassegnare gli elementi che potrebbero richiedere ulteriore attenzione. L'applicazione di un tag può essere utile, ad esempio, per chiedere ai collaboratori di esaminare un set specifico di file.

Sono disponibili 23 tag di revisione dei dati totali. Due sono tag predefiniti denominati Completamento e Aggiornamento, per i quali è possibile impostare una descrizione. Gli altri 21 sono tag personalizzati che è possibile denominare e descrivere.

Informazioni su come gestire i tag in Impostazioni Priva. Le impostazioni dei tag si applicano a tutte le richieste di diritti dell'oggetto.

Per aggiungere o rimuovere tag per un singolo elemento:

  • Selezionare l'elemento dall'elenco nella scheda Dati raccolti della richiesta.
  • Nell'area di anteprima dell'elemento a destra dell'elenco selezionare il pulsante Applica tag nella riga inferiore. È anche possibile selezionare i tre punti a destra del nome dell'elemento e selezionare l'opzione Applica tag oppure selezionare l'icona dei tag nella barra dei comandi sopra l'elenco di elementi.
  • Viene visualizzato un riquadro a comparsa con l'elenco di tag. Selezionare la casella accanto a uno dei tag da applicare all'elemento. Se si deseleziona una casella selezionata, il tag verrà rimosso.
  • Al termine, selezionare Salva, che salva le selezioni dei tag e chiude il riquadro a comparsa.

Per aggiungere o rimuovere tag per più elementi:

  • Selezionare il primo elemento dall'elenco nella scheda Dati raccolti della richiesta.
  • Selezionare la casella di controllo accanto a elementi aggiuntivi nell'elenco per eseguire la stessa modifica del tag.
  • Nell'area direttamente sopra l'elenco di elementi selezionare il comando Applica tag .
  • Nell'elenco a discesa visualizzato selezionare Aggiungi o Rimuovi.
  • Viene visualizzato un riquadro a comparsa con l'elenco di tag. Selezionare la casella accanto a uno dei tag da aggiungere o rimuovere.
  • Aggiungere note se si desidera a ogni file selezionato. Le note sono solo per riferimento interno e non sono visibili agli interessati.
  • Selezionare Salva per salvare le selezioni e chiudere il riquadro a comparsa.

Per aggiungere tag personalizzati o aggiornare le descrizioni dei tag:

  • Nella pagina Richieste diritti soggetto selezionare Impostazioni nell'angolo in alto a destra della schermata per accedere alle impostazioni Priva.
  • Passare alla pagina Tag di revisione dei dati e selezionare il tag per immettere una descrizione e, per i tag personalizzati, un nome. Altre informazioni sulle impostazioni dei tag.

Per esportare un elenco di elementi con tag:

  • Passare alla pagina Dati raccolti in una richiesta di diritti dell'interessato.
  • Sopra l'elenco di elementi selezionare il comando Esporta .
  • Verrà scaricato un file di Excel che mostra le proprietà per tutti gli elementi raccolti dalla ricerca della richiesta. Trovare la colonna Tag per identificare e ordinare gli elementi in base al tag.

Usare il comando Annota per redigere il testo

La scheda Annotazione nell'area di revisione del contenuto consente di creare contrassegni inline e redact dati all'interno di un elemento di contenuto. Ad esempio, se è necessario includere un file per un utente che contiene anche le informazioni personali di un altro interessato, è possibile utilizzare la modifica dell'area sotto il pulsante Disegno nella barra dei comandi per oscurare tutte le informazioni che non riguardano la persona che ha effettuato la richiesta. Al termine delle modifiche, selezionare Includi per aggiungere il file redacted alla richiesta. L'annotazione crea una copia del file, che viene archiviata nel BLOB di Azure. Il file originale rimane inalterato e archiviato nel percorso originale.

Consiglio

Usare il comando Cerca (icona della lente di ingrandimento) nell'area Annotazione della revisione del contenuto per trovare rapidamente il testo da redigere. Digitare il testo che si sta cercando nella casella di testo di ricerca, quindi selezionare le frecce Avanti e Precedente a destra della casella di ricerca per passare alle istanze successive.

Immettere note su un file

Per aggiungere o rivedere note su un elemento, selezionare l'elemento dalla relativa riga e passare alla scheda Note file nell'area di revisione del contenuto a destra. È anche possibile usare l'opzione Aggiungi nota file per creare un nuovo commento. Per esaminare o aggiungere note a livello di caso generale, passare alla scheda Note principale precedente e usare Aggiungi nota caso. Queste note saranno visibili agli utenti che lavorano alla richiesta, ma non saranno incluse nel report finale o altrimenti condivise con l'interessato.

Collaborazione per la revisione dei dati

Gli amministratori delle richieste di diritti dell'oggetto possono visualizzare tutte le richieste. È possibile aggiungere altri utenti per collaborare a una richiesta, che consentirà loro di visualizzare tale richiesta e lavorare con i dati raccolti al suo interno per facilitare lo spostamento della richiesta al completamento.

La scheda Collaboratori nella pagina dei dettagli della richiesta mostra tutti i collaboratori che possono visualizzare e contribuire alla richiesta e a qualsiasi canale teams associato.

Per aggiungere collaboratori a una richiesta:

  1. Nella pagina dei dettagli di una richiesta passare alla scheda Collaboratori .
  2. Selezionare il comando Aggiungi collaboratore nella scheda .
  3. Nella finestra Aggiungi collaboratore iniziare a digitare il nome dell'utente, selezionare il nome una volta visualizzato e quindi selezionare Aggiungi.
  4. Condividere un collegamento alla richiesta con i collaboratori. Per ottenere il collegamento, selezionare Condividi nell'angolo superiore destro della pagina dei dettagli della richiesta e quindi selezionare Copia collegamento.

Quando si crea una richiesta, viene creato automaticamente un canale teams dedicato per i collaboratori per discutere della richiesta e condividere in modo sicuro l'input. Per avviare una chat di Teams, qualsiasi collaboratore può selezionare Chat con i collaboratori in alto a destra nella pagina dei dettagli della richiesta. Questa azione apre Teams e inserisce l'utente nel canale Generale per il sito del team della richiesta di diritti dell'oggetto.

Per rimuovere un collaboratore, selezionarne il nome dall'elenco dei collaboratori e selezionare il comando Rimuovi collaboratore . La rimozione di un collaboratore rimuove l'utente dall'elenco dei collaboratori e dal canale Teams della richiesta. L'utente che ha creato la richiesta non può essere rimosso come collaboratore.

È possibile modificare il comportamento predefinito della creazione di canali di Teams per le richieste di diritti dell'oggetto passando a Impostazioni priva nell'angolo in alto a destra di Richiesta diritti soggetto. Selezionare Collaborazione di Teams, quindi deselezionare la casella nella pagina per disattivare le funzionalità di Teams per tutte le richieste di diritti dell'oggetto.

A

Completare la revisione

Quando tutti gli elementi sono stati esaminati e il relativo stato è stato impostato su Includi, Escludi o Non corrisponde, è il momento di chiudere il passaggio di revisione. Qualsiasi collaboratore su una richiesta può completare la revisione.

Selezionare il pulsante Completa revisione nell'angolo in alto a destra della richiesta. Un riquadro a comparsa mostrerà un riepilogo dei dati e aggiungerà eventuali note correlate. Queste note sono destinate alla conservazione interna dei record e non vengono condivise con l'interessato.

Selezionare Completa revisione nel riquadro a comparsa per completare il passaggio di revisione. Questa azione prepara la richiesta per le fasi finali del processo: generazione di report e chiusura della richiesta. I riepiloghi delle decisioni verranno forniti più avanti nella scheda Report .

Passaggi successivi

Informazioni su come generare il report finale e lavorare per il completamento della richiesta in Generare report e chiudere una richiesta.

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